PENERAPAN ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) DALAM PERUSAHAAN AGRIBISNIS GOODHOPE ASIA HOLDINGS ltd. TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Gustiyan Taufik Mahardika P056111501.48 PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2012 0
DAFTAR ISI DATAR ISI... DAFTAR GAMBAR...... i ii I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Tujuan Penulisan... 1 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Manajemen... 2 2.2 Enterprise Resource Planning... 6 2.3 Profil Perusahaan... 7 III. PEMBAHASAN 3.1 Sistem ERP Goodhope Asia Holding... 9 3.2 Software ERP Goodhope Asia Holding... 9 IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan... 12 V. DAFTAR PUSTAKA... 13 0 i
DAFTAR GAMBAR Gambar Nomor Halaman Gambar 1. Komponen-komponen dalam SI... 4 Gambar 2. Enterprise Resource Planning (Sumber: O Brien, 2007)... 6 Gambar 3. Sistem ERP di Perusahaan Goodhope Asia Holding... 9 0 ii
I. PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. ERP merupakan salah satu bagian dari komponen sistem manajemen informasi. ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis banyak dimanfaatkan untuk mendukung kecepatan dan ketepatan proses bisnis tersebut. Beragamnya bidang bisnis tentunya memerlukan aplikasi sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis tersebut. Tidak terkecuali perusahaan Agribisnis Asia Goodhope Holdings. Asia Goodhope Holdings merupakan perusahaan agribisnis yang berasal dari Srilanka yang kini telah berkembang menjadi sebuah perusahaan agribisnis besar di Asia yang memiliki perkebunan Sawit yang luas di beberapa negara Asia termasuk Indonesia. Dengan menerapkan sistem informasi manajemen berupa ERP ke dalam struktur aktifitas perusahaan maka diharapkan dapat mempermudah, memperlancar, dan meningkatkan efisiensi daripada tugas-tugas perusahaan. 1.2.Tujuan Penulisan makalah ini bertujuan untuk: 1. Menjelaskan tentang Sistem Informasi Manajemen, ERP, beserta komponen-komponennya secara sederhana 2. Menjabarkan mengenai perusahaan Asia Goodhope Holdings beserta struktur perusahaan dan stakeholdernya. 3. Menerangkan bagaimana perusahaan agribisnis Asia Goodhope Holdings mengintegrasikan ERP ke dalam struktur perusahaannya. 1
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Tujuan Umum Sistem Informasi Manajemen : Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk,dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwamanajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semuainformasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis.aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer. Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuantertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang 2
gagal membangun SIM karena :1.Kurang organisasi yang wajar 2. Kurangnya perencanaan yang memadai 3. Kurang personil yang handal 4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancangsistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang. Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan SIM: SIM harus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Tujuan sistem informasi manajemen adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika 3
Gambar 1. Komponen-komponen dalam SI (Sumber: O Brien, 2007) Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, komponen kontrol, dan komponen jaringan. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1) Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar. 2) Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3) Komponen output 4
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4) Komponen teknologi Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5) Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 6) Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7) Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). 8) Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal 5
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 9) Komponen Jaringan Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan. 2.2. Enterprise Resource Planning Perencanaan sumber daya perusahaan ERP (enterprise resource planning) adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Gambar 2. Enterprise Resource Planning 6
Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis. Sistem ERP menggunakan software untuk mengintegralkan setiap aspek operasional perusahaan baik internal maupun eksternal. Syarat terpenting dari sistem ERP adalah integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. 2.3. Profil Perusahaan Goodhope Asia Holdings Limited memiliki pengalaman dalam pengembangan dan operasi perkebunan sejak lebih dari satu abad. Goodhope berawal dari Carson Cumberbatch, sebuah trading house dan investasi Sri Lanka, yang awalnya berinvestasi pada perkebunan teh dan karet di Malaysia dan Sri Lanka di awal 1900-an. Menyadari kesempatan untuk tumbuh di sektor vital, Carsons mengambil langkah perintis untuk pindah ke dalam bisnis kelapa sawit dengan mengubah perkebunan mereka di Malaysia dan memperluas lebih jauh pada tahun 1996 ke Indonesia melalui penggabungan Indomas Agro. PT Agro Indomas mulai beroperasi dengan hanya lebih dari 12.000 hektar lahan untuk dikembangkan. Goodhope Asia Holdings Limited memiliki misi untuk memenuhi kebutuhan kelapa sawit di dunia dan untuk menghasilkan pangan dalam keadaan yang berkelanjutan (sustainable). Visi Goodhope Asia Holdings Limited adalah menjadi perusahaan global dalam industri pangan, dimana karyawan dan kinerjanya akan memimpin perubahan dan menciptakan pertumbuhan yang luas. 7
Goodhope memiliki tujuan untuk menjadi perusahaan ternama yang sepenuhnya terintegrasi value chain kelapa sawit, mulai dari kepemilikan perkebenunan, produksi kelapa sawit, hingga pengilangan minyak-minyak konsumsi dan spesialis produksi produk mentega. Selain itu, Goodhope memfokuskan perusahaannya pada supply chain management dan melindungi akses untuk pemenuhan bahan-bahan penting input yang efektif secara biaya dan waktu. Tiga fokus perusahaan Goodhope Asia Holdings meliputi: 1. Oil Palm Plantations Business focus Goodhope Asia Holdings membudidayakan perkebunan kelapa sawit di Indonesia dan Malaysia. Untuk dapat mempertahankan laju pertumbuhan dalam jangka panjang, perusahaan harus memfokuskan pada ekspansi. Tidak hanya di Indonesia tapi juga ke wilayah lain seperti Afrika. 2. Edible Oils & Fats Business focus Goodhope Asia Holding memiliki fasilitas pengilangan di Malaysia dan India. Goodhope Asia Holding secara terus menerus mencari pasar potensial untuk memperkuat segmen bisnis melalui pencanggihan kapasitas pengilangan, penambahan nilai untuk rangkaian produknya, peningkatan jaringan distribusi, dan memiliki jenis produk mentega yang beragam. 3. Value Chain Adjacent Businesses focus Goodhope Asia Holding melihat input-input dan jasa lain yang dapat digunakan yang memungkinkan terciptanya sinergi untuk semua segmen kelompok bisnis. Supaya hal ini dapat tercapai, dilakukan penilaianpenilaian untuk memasuki bisnis di bidang pupuk, benih, jasa analisis laboratorium, riset pemasaran, dan proses bisnis outsourcing. Oleh karena itu perusahaan berencana untuk berinvestasi dalam mengamankan akses ke bahan mentah seperti pupuk dan benih, dan jasa analisis laboratorium dan fasilitas riset pemasaran untuk memastikan pensumberan yang efektif secara biaya dan waktu dan meningkatkan segmen bisnis upstream dan downstream yang sudah ada. 8
III. PEMBAHASAN 3.1. Sistem ERP Goodhope Asia Holding Sistem ERP Goodhope Asia Holding selaku perusahaan yang bergerak dalam bidang agribisnis adalah seperti berikut: Gambar 3. Sistem ERP di Perusahaan Goodhope Asia Holding Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) di Perusahaan Asia Goodhope Holding terintegrasi menjadi satu sistem yang mengatur antara CRM (Customer Relationship Management), HRM (Human Resource Management), MRP (Manufacturing Resource Planning), FRM (Finance Resource Management), dan SCM (Supply Chain Management). Kelima bidang ini diatur dalam satu sistem ERP sebagai pusat kendali data, walaupun secara tidak langsung kelima bidang ini dapat saling berhubungan. Namun, supaya kelima bidang ini dapat berkomunikasi harus melalui ERP terlebih dahulu. 3.2. Software ERP Goodhope Asia Holding ERP sebagai pusat pengendalian kegiatan operasional perusahaan Goodhope Asia Holding, meliputi kelima bidang CRM, HRM, FRM, MRP, dan SCM. Supaya ERP dapat berfungsi dengan optimal, maka ERP menggunakan software yang dapat mengendalikan kegiatan operasional sehari-hari perusahaan dengan seefisien mungkin dan seefektif mungkin. Software ini harus mampu bertindak sebagai pusat perusahaan namun juga user friendly sehingga tidak diperlukan keahlian komputer yang lebih lanjut supaya dapat mengoperasikannya. Untuk memenuhi hal ini maka software ERP yang digunakan oleh Goodhope Asia Holding adalah Oracle s JD Enterprise One. Goodhope awalnya menerapkan Oracle E-Business Suite Financials, Oracle Inventory Management, dan Oracle Purchasing bagi anak perusahaan yang beroperasi di Sri Lanka. Setelah kesuksesan tersebut, mereka kemudian 9
melanjutkan penggelaran E-Business Suite Oracle untuk bisnis mereka di Indonesia dan Malaysia. Selanjutnya, Oracle E-Business Suite Human Capital Management dan Oracle Payroll juga akan diimplementasi di ketiga wilayah. PT Agro Indomas, perkebunan tertua dan terbesar milik Goodhope, sebelumnya menggunakan sistem lama yang tidak terpusat dalam mengelola operasional perkebunan mereka. Seiring pertumbuhan skala dan kompleksitas bisnis, perusahaan ini kemudian memutuskan untuk meng-upgrade sistem mereka ke JD Edwards EnterpriseOne. Alasan utama dipilihnya Oracle JD Edwards Grower Manajement adalah fleksibilitas dan fungsionalitasnya yang kaya sehingga dapat menyediakan solusi ERP end-to-end bagi sektor perkebunan. Goodhope juga menggunakan aplikasi Oracle dalam fasilitas produksi mereka yang lain. Solusi penggajian dari vendor pihak ketiga juga terintegrasi ke dalam JD Edwards EnterpriseOne. Goodhope sekarang siap untuk menerapkan kesuksesan implementasi mereka di PT Agro Indomas ke seluruh perkebunan lainnya. Sistem ERP Oracle telah memberikan keunggulan berikut untuk Goodhope: Solusi aplikasi tunggal untuk seluruh perkebunan dan kemampuan untuk membakukan proses bagi semua anak perusahaan perkebunan mereka. Pengelolaan perkebunan end-to-end yang terintegrasi mulai dari pengelolaan perkebunan sampai pengolahan dan bahkan hingga sistem keuangan. Integrasi real-time yang dari JD Edwards EnterpriseOne dapat digunakan sebagai layanan bagi berbagai divisi lain berkat dukungan Oracle E- Business Suite. Proses pengolahan dan perencanaan perkebunan terintegrasi melalui Oracle Hyperion Planning sehingga rencana kerja dapat diprediksi anggarannya dan dapat dengan mudah dievaluasi tingkat kinerjanya. Pengoperasian jembatan timbang otomatis yang terintegrasi dengan JD Edwards EnterpriseOne menyediakan informasi real-time yang diperlukan untuk memvalidasi tingkat produktivitas dan mengelola kinerja operasional. 10
Solusi ini memungkinkan perusahaan untuk membuat unit layanan bersama dengan mengintegrasikan solusi ini terhadap IBM FileNet dan menghasilkan penghematan biaya yang cukup berarti. JD Edwards Grower Management memungkinkan perusahaan untuk menangkap rincian dan atribut penting terkait blok tanah yang dikelola. Sistem ini akan memberikan informasi mengenai beragam kegiatan yang dilakukan sepanjang siklus pertumbuhan, mulai dari rencana pra-tanam hingga data mengenai perawatan umum. Solusi ini menyederhanakan teknologi informasi dan pelaporan melalui sebuah aplikasi enterprise yang terintegrasi. Perusahaan juga telah menerapkan Oracle Hyperion Aplikasi Performance Management dan Oracle Business Intelligence Enterprise Edition untuk kebutuhan Intelijen Bisnis mereka. Implementasi ini memberikan manajer senior akses langsung ke portal Business Intelligence terkait semua informasi dan laporan sehingga staf kantor tidak perlu lagi sibuk menyiapkan laporan. 11
IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan Penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan dapat membuat kinerja suatu perusahaan menjadi semakin efisien. Sistem informasi itu sendiri merupakan suatu kesatuan yang sistematis, dan tidak dapat dipisahkan. Namun belum tentu semua sistem informasi cocok untuk diterapkan pada semua perusahaan. Semua itu masih tergantung dengan jenis perusahaan tersebut, walaupun hanya berbeda pada hal tertentu. ERP pada perusahaan agribisinis Goohdhope Asia Holding mengatur 5 kegiatan yaitu FRM, HRM, CRM, MRP, dan SCM. FRM (Financial Resource Management) merupakan sistem informasi yang mengatur suatu finansial perusahaan, mulai dari payroll dan pembiayaan. HRM (Human Resources Management) merupakan sistem informasi yang mengatur suatu kegiatan yang berhubungan dengan HRD perusahaan. CRM (Customer Resource Management) merupakan sistem informasi yang mengatur hubungan perusahaan dengan pelanggan seperti call center. MRP (Manufacturing Resource Planning) merupakan sistem informasi yang mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan produksi perusahaan. SCM (Supply Chain Management) adalah sistem informasi yang berhubungan dengan rantai supply suatu perusahaan seperti kegiatan distribusinya dll. Pengintegrasian antara kelima hal ini dalam suatu perusahaan secara kesatuan sistematis yang efektif dan efisien dapat menjadikan kinerja suatu perusahaan semakin baik. Hal ini dapat pula mengakibatkan biaya yang diperlukan suatu perusahaan berkurang dan keuntungan yang dihasilkan dapat maksimal. Supaya hal ini dapat tercapai maka pemilihan ERP yang tepat harus dilakukan karena tidak semua ERP dapat bekerja dengan baik di semua perusahaan dengan bidang yang berbeda. 12
DAFTAR PUSTAKA O Brien, James A.1999. Management Information Systems: Managing Information Tecnology in The Networked Enterprice, forth Edition, IRWIN, USA. O Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta. O Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. O Brian dan Marakas. 2008. Management Information System. McGraw Hill. 0