Ringkasan Artikel Ilmiah Oleh : Prastudy Mungkas Fauzi Judul Artikel : Work Systems and s Does the Definition Really Matter? Sumber : Communications of the Association for Information Systems (vol. 17, 2006) Penulis : S. Alter Paper ini terdiri dari 3 bagian : - Artikel oleh Steve Alter - Tanggapan oleh Carter, Jasperson, Zmud - Jawaban atas tanggapan Carter, Jasperson, Zmud A. BAGIAN I Artikel ini mempertanyakan apakah pendefinisian istilah-istilah secara kurang memadai dapat menjadi hambatan untuk kemajuan. Fokus pada artikel ini adalah apakah definisi IT artifact atau work system itu penting. Bidang information system (IS) sering memberikan definisi kurang memadai terhadap istilah-istilah dasar. Misalnya, istilah seperti IS, ISD, DSS, expert system, knowledge management, dan CRM mempunyai banyak pengertian berbeda. Hal ini menghasilkan beberapa masalah : - Hasil penelitian sebelumnya tentang IS, ISD, DSS, CRM dan topik lainnya tidak bisa di-quote secara bermakna tanpa menjelaskan bagaimana peneliti menjelaskan istilah tersebut. - Sangat sulit untuk melakukan akumulasi pengetahuan karena kesimpulan mengenai IS, ISD, DSS, CRM dan topik lainnya menggunakan istilah-istilah tersebut dengan cara yang berbeda-beda. - Artikel mengenai topik seperti IS, ISD, DSS dan CRM kadang memberikan contoh yang tidak memenuhi ciri-ciri yang seharusnya dimiliki, dan kadang bahkan tidak sesuai dengan definisi dalam artikel. Artikel ini membahas terminologi dasar beraitan dengan inti dan ruang lingkup bidang IS. Artikel ini memfokuskan diri pada dua pengertian work system pada tabel dibawah. Pengertian pertama dinamakan WSF (work system framework), dan pengertian kedua JCZ (Jasperson, Carter, Zmud). Menurut penulis, istilah work system lebih berguna dari pada istilah IT artifact karena work system berkaitan dengan orang yang melakukan suatu pekerjaan, sedangkan IT artifact berkaitan dengan teknologi.
Tabel 1. Definisi IT artifact dan Work system Istilah [Orlikowski dan Iacono 2001] [Benbasat dan Zmud 2003] [Agarwal dan Lucas 2003] Work System [Alter 2003a] Work System [Jasperson, Carter, dan Zmud 2005] Pengertian Ada lima premis mengenai IT artifact : 1. IT artifact tidak alami, netral, universal atau given 2. IT artifact selalu berada dalam waktu, tempat dan komunitas tertentu 3. IT artifact terdiri dari banyak komponen yang harus diintegrasikan agar dapat bekerja 4. IT artifact tidak tetap dan tidak mandiri, tapi muncul dari kegiatan sosial dan ekonomi 5. IT artifact tidak statik / tak berubah, tapi dinamis IT artifact merupakan aplikasi dari IT untuk membantu melakukan pekerjaan yang dimuat dalam suatu struktur, yang dimuat sendiri dalam suatu konteks. Empat elemen IT artifact diantaranya IT, task, task structure, task context Pengertian IT artifact dikembangkan dengan mendefinisikan IT sebagai gabungan antara pemrosesan logika pada komputer ditambah basis data berkapasitas besar, dengan konektivitas jaringa telekomunikasi. IT artifact termasuk infrastruktur IT, inovasi teknologi dan terutama Internet. Work system adalah sistem dimana manusia dan/atau mesin melakukan kerja menggunakan informasi, teknologi, dan sumber daya lainnya untuk menghasilkan produk dan/atau pelayanan untuk pelanggan internal atau eksternal. Work system merepresentasikan konteks dimana anggota organisasi melakukan tugasnya masing-masing. Jadi, work system melibatkan anggota organisasi, tugas yang harus dilakukan anggota tersebut, proses kerja, fitur teknologi yang dapat membantu pelaksanaan tugas atau proses, dan struktur sosial yang mengarahkan anggota dalam hal perilaku dalam bekerja, dan dalam interaksi dengan sesama. Perbandingan JCZ dan WSF Work Practices melibatkan semua kegiatan di dalam work system. Pengertian JCZ tentang work system melibatkan tugas yang dilakukan oleh anggota, dan proses kerja. Participants adalah orang-orang yang melakukan kerja dalam work system. Ada yang benyak menggunakan teknologi, ada pula yang tidak menggunakannya sama sekali. o dalam pengertian JCZ anggota organisasi merupakan elemen inti dari work system o Pengertian JCZ juga menyebut tentang strujtur sosial, sedangkan WSF tidak menyebutkan struktur sosial secara eksplisit.
Information melibatkan informasi codified dan uncodified. Pengertian JCZ tentang work system tidak melibatkan data, informasi atau pengetahuan. Padahal, work system tidak dapat berjalan tanpa informasi. Technologies merupakan alat untuk membantu ornag melakukan tugasnya secara lebih efisien. Bukannya teknologi, pengertian JCZ melibatkan fitur-fitur teknologi yang membantu melakukan tugas atau proses. Products & Services adalah gabungan benda fisik, informasi dna layanan yang dihasilkan work system. Pengertian JCZ tentang work system tidak mempertimbangkan produk dan layanan yang dihasilkan work system Environment mencakup lingkungan organisasi, budaya, kompetitif, teknis dan regulasi dimana work system berjalan. Menurut JCZ, work system merepresentasikan konteks dimana anggota organisasi melakukan tugasnya masing-masing. Tidak jelas apakah pengertian konteks pada JCZ sama dengan pengertian environment pada WSF. Infrastructure melibatkan sumber daya manusia, informasi dan teknis dimana work system bergantung pada hal-hal tersebut. Pengertian JCZ mempertimbangakn fitur teknologi, tapi tidak menyebutkan infrastruktur teknis yang mungkin tak terlihat oleh pengguna teknologi. Strategies mencakup panduan dan pilihan tingkat tinggi dimana work system, organisasi atau perusahaan berjalan. Pengertian JCZ tidak menyebutkan tentang strategies. Efek dari definisi Bila work system hanya digunakan sebagai istilah sambil lalu untuk menggantikan kata-kata konteks organisasi, proses bisnis atau sistem dalam sebuah organisasi, maka definisi tidak terlalu penting. Namun, perbedaan definisi antara WSF dan JCZ sangat berpengaruh bila work system digunakan sebagai satuan analisa untuk memahami atau mempelajari suatu sistem dalam sebuah organisasi. a. Efek penghilangan dari definisi Definisi work system JCZ di dalamnya termasuk anggota organisasi, aktivitas kerja, proses kerja, fitur teknologi dan struktur sosial. Namun, pengertian JCZ tidak memasukkan informasi, salah satu dari 4 elemen utama dalam definisi WSF. Dalam model konseptual JCZ untuk post-adoptive behaviour, terdapat individual cogntition submodel dan organizational action submodel. Namun, terdapat kekurangan dengan mengabaikan informasi, yaitu tidak mempertimbangkan kemungkinan pengaruh faktor keakuratan, kelengkapan, dan kemampuan akses
terhadap informasi terhadap post-adoptive behaviour. Selain itu, dihilangkannya faktor-faktor seperti produk dan layanan, pelanggan dan lingkungan sangat membatasi conceptual model. b. Efek kejelasan definisi Artikel JCZ mempunyai empat pernyataan yang penggunaannya dalam work system tidak konsisten dengan definisi work system milik JCZ. Pada pernyataan pertama : Kami berpendapat bahwa organisasi membutuhkan taktik yang agresif untuk mendorong pengguna untuk memperbanyak penggunaan IT-enabled work systems tidak jelas bagaimana pengguna dapat menggunakan work system yang, menurut definisi, terdiri dari anggota organisasi, aktivitas kerja dan proses kerja. Mungkin yang dimaksud adalah memperbanyak penggunaan fitur-fitur teknologi, namun hal ini akan mengindikasikan work system adalah sebuah teknologi. Pada pernyataan kedua, kata-kata already installed IT-enabled work system juga mengindikasikan bahwa work system adalah sebuah teknologi. Pada pernyataan ketiga, dikatakan bahwa ERP adalah sebuah IT-enabled work system. Namun, sangat dipertanyakan apakah ERP masuk ke dalam definisi work system milik JCZ. Pada pernyataan keempat, sebuah IT-enabled work system dikatakan harus diimplementasi dan di-install. Model alternatif Alter mengusulkan 2 model alternatif untuk model konseptual JCZ untuk postadoptive behaviour. Pertanyaan inti dalam artikel JCZ adalah : Apa yang mempengaruhi pengguna aplikasi IT sekarang untuk mempelajari, menggunakan dan mengembangkan kemampuan penuh dari aplikasi tersebut? Dalam model alternatif pertama, pertanyaan tersebut dibuat lebih umum : Apa yang mempengaruhi pengguna aplikasi yang sudah ada, untuk mengubah penggunaan mereka terhadap fitur teknologi? Kemudian dalam model alternatif kedua, struktur pada model pertama ditambahkan beberapa indikator performa yang berhubungan dengan sembilan elemen pada WSF. Kesimpulan Artkel ini mempertanyakan penting/tidaknya definisi work system (atau IT artifact). Kemudian ditunjukkan bahwa definisi yang berbeda untuk work system semestinya dapat membahas isu-isu mengenai informasi diluar yang tertulis dalam JCZ. Kemudian, penggunaan ganda dari istilah work system dapat menjadi masalah. Alter juga menunjukkan model alternatif untuk menggambarkan post-adoptive behaviour yang
menekankan pada selisih performa berkaitan denan elemen work system. Hal ini menunjukkan bahwa definisi yang berbeda akan menghasilkan model yang berbeda pula. B. BAGIAN II Carter, Jesperson dan Zmud menanggapi artikel Alter dengan memfokuskan pada konsepsualisasi dari work system, dimana definisi hanya salah satu bagian. Kemudian, mereka menekankan dan menjelaskan kembali definisi dari work system dan menjelaskan dimana Alter salah memahami artikel mereka. Dalam artikelnya, Alter menyimpulkan bahwa : 1. Definisi mereka (JCZ) mempengaruhi konsepsualisasi mereka terhadap postadoptive behaviour. 2. Penggunaan definisi Alter (WSF) akan memperbaiki artikel mereka Carter, Jesperson dan Zmud setuju mengenai kesimpulan pertama : konsepsualisasi sangat dipengaruhi oleh definisi dasar. Namun, mereka tidak setuju dengan kesimpulan kedua. Penggunaan WSF belum tentu kan menghasilkan paper yang lebih (atau lebih tidak) efektif api yang pasti akan emnghasilkan paper yang berbeda. C. BAGIAN III Alter setuju dengan tanggapan Carter, Jesperson dan Zmud yang menyatakan bahwa penggunaan WSF tidak akan menghasilkan paper yang lebih baik atau lebih buruk. Namun, Alter juga berpendapat bahwa mendefinisikan work system sebagai sebuak sistem, bukannya sebuah konteks, mungkin saja menghasilkan observasi dan pemahaman yang lebih baik. Kemudian, menurut dia, definisi yang tidak konsisten dari istilah-istilah dasar dapat mengakibatkan sulitnya orang lain untuk memahami literatur tersebut.