Shinta T. Effendy X Yudhi M. Hamzah

Transkripsi

1 Tugas Rangkuman Artikel 06 Judul: Work Systems and IT Artifact: Does the Definition Matter? Penulis: Stephen Alter Diterbitkan oleh: CAIS, 2006 Kata kunci: IT Artifact, Work Systems, Post-Adoptive Behavior Ringkasan Artikel Abstract Selain isu mengenai rigor vs relevance dan inti dan scope dari bidang information system (IS), masih terdapat pertanyaan apakah definisi dari istilah dasar yang kurang cukup menjadi halangan untuk mencapai kemajuan. Artikel ini fokus pada definisi dari IT artifact dan work system. Artikel ini juga melihat lebih detail pada apakah definisi dari work system pada JCZ penting terhadap postadoptive behaviors. Introduction Menurut penulis, bidang IS seringkali menggunakan definisi yang kurang memenuhi untuk istilah dasarnya. Definisi yang banyak ini menyebabkan 3 masalah: Generalisasi atau hasil riset sebelumnya mengenai IS, dsb tidak dapat dikutip dengan berarti tanpa menjelaskan terlebih dahulu bagaimana penulisnya mendefinisikan istilahnya, jika didefinisikan. Sulit untuk mengakumulasi pengetahuan karena kesimpulan yang ada mengenai IS, dsb kemungkinan menggunakan istilah tsb dengan berbeda Artikel mengenai IS, dsb kadang mengambil contoh yang menunjukkan hanya karakteristik dari sebagian kategori dan bahkan seringkali tidak sesuai dengan definisi dari artikel itu sendiri terhadap istilah tsb. IT artifact pernah dibahas oleh Orlikowski dan Iacono, kemudian Benbasat dan Zmut dan Agarwal dan Lucas. Apakah ada perbedaan yang penting antara IT artifact dan IT-enabled work system. Artikel ini membandingkan definisi work system yang dikemukakan oleh Alter dan JCZ. Penulis juga berpendapat definisi dari JCZ kemungkinan mempengaruhi konseptualisasi mereka terhadap postadoptive behaviors. Artikel ini juga memberikan model alternatif yang mengilustrasikan bagaimana definisi yang berbeda dan perhatian yang lebih besar untuk isu work system mungkin akan mengarahkan ke konseptualisasi yang berbeda yang dapat memecahkan masalah yang berbeda. Comparison of Two Definitions of Work System Work system framework (WSF) dari Alter memberikan sudut pandang yang statik mngenai work system dan 9 elemen dari WSF memberikan panduan untuk memahami atau menganalisis sebuah

2 work system. Selain itu 9 elemen ini juga memberikan panduan untuk mempelajari lebih dalam ke masalah yang penting. Contohnya work practices dapat dilihat dan dianalisis melalui beberapa kacamata seperti proses bisnis, pengambilan keputusan, komunikasi, koordinasi, kontrol, dsb. Work system life cycle model (WSLC) melengkapi pandangan static dari WSF dengan memberikan sebuah pandangan dinamis dengan menyimpulkan bagaimana sebuah work system berubah seiring waktu. WSLC sifatnya iteratif, melingkupi perubahan yang terencana maupun tidak. Tujuan dari JCZ adalah untuk mengkonseptualisasikan post-adoptive behaviors daripada untuk berteori mengenai work system. Sebagai pengganti dari IT artifact, work system memberikan struktur referensi yang lebih nyaman dan lebih mudah dimengerti untuk post-adoptive behaviors. Comparison of JCZ and WSF Work practices work task dan work process yang di-refer oleh JCZ dapat mengkombinasikan information processing, communication, decision making, coordination, thinking dan physical actions. Participants keterlibatan orang dalam work system adalah perbedaan yang cukup penting. Penggunaan kata organization members daripada work system participants (yang disebutkan dalam WSF) mengimplikasikan bahwa kontraktor eksternal dan anggota organisasi lain tidak termasuk. JCZ merefer ke social structure secara eksplisit, WSF tidak, tapi hanya memandang social structure sebagai promosi, bayaran, bonus sebagai bagian dari environment di mana sebuah work system beroperasi Information JCZ tidak mencantumkan data, informasi, atau knowledge dalam definisinya. Padahal penting karena work system tidak dapat beroperasi tanpa informasi dan post adoptive behaviors untuk berbagai tipe IT berkaitan dngan ketersediaan dan kualitas informasi yang sedang atau sudah diproses. Technologies JCZ menggunakan kata feature, sebaiknya digunakan kata technology yang lebih natural Products and Services JCZ tidak menganggap products dan services diproduksi oleh work system Customers JCZ tidak me-refer customer dalam definisi work system-nya Environment dalam WSF environment mengelilingi work system dan penting untuk dipertimbangkan karena mempengaruhi performa work system. JCZ tidak jelas apakah work system berbeda dari konteksnya dan apakah environment yang berbeda harus termasuk dalam mengerti work system. Infrastructure definisi JCZ mempertimbangkan fitur teknologi yang dirasakan oleh member organisasi, tapi tidak menyebutkan infrastruktur teknis, human atau informational infrastructure Strategies JCZ tidak me-refer strategies dalam definisinya. Does the Definition Matter?

3 Perbedaannya tidak terlalu penting apabila work system digunakan sebagai istilah pengganti sebagai sinonim untuk konteks organisasi, proses bisnis, atau sistem dalam sebuah organisasi. Tetapi perbedaannya sangat penting apabila work system digunakan sebagai unit analisis untuk memahami atau menganalisis sebuah sistem dalam organisasi Effects of Omissions from the Definition Karena tujuan JCZ untuk mengeksplorasi post adoptive behavior, maka penting untuk ditanyakan apakan informasi akan meningkatkan isu yang penting dalam post adoption decision tentang penggunaan fitur teknologi tertentu. Terlepas dari keuntungan fitur teknologi yang mengasumsikan informasi tidak problematik, tapi sepertinya accuracy, timeliness, completeness, accessibility dan security dari information adalah faktor penentu yang penting untuk post-adoptive behavior. Effects of Clarity of the Definition Kalimat pertama dapat diimplikasikan bahwa sebuah work system adalah technology. Kalimat pertama dan keempat mengimplikasikan bahwa instalasi me-refer pada hardware dan software sedangkan implementasi me-refer pada work system yang baru. Kalimat ketiga: menganggap ERP sebagai work system akan mengkombinasikan banyak role, task, proses, dan struktur sosial sebagai sesuatu yang terlalu kompleks untuk dideskripsikan sebagai sebuah work system. Definisi JCZ mengenai work system mungkin mempengaruhi konseptualisasi post adoptive behavior dan bentuknya dapat mengarahkan kebingungan pada perbedaan antara IT-enabled work system dan IT application. Surat balasan dari JCZ kepada editor Surat ini merupakan balasan dari tulisan Alter diatas. Melalui paper ini, penulis ingin mengajukan pendapat bahwa Alter salah memahami paper yang mereka buat sebelumnya. Penulis setuju dengan pernyataan Alter bahwa definisi tentang work system yang mereka buat berpengaruh pada konseptualisasi dari penerapannya. Namun penulis tidak setuju dengan pernyataan Alter bahwa dengan menggunakan definisi yang dikemukakan Alter dapat meningkatkan hasil dari paper yang mereka buat. Penulis menyatakan bahwa definisi work system yang dibuat oleh mereka dan Alter sebenarnya tidak jauh berbeda. Untuk mendukung pernyataannya, penulis membandingkan ulang perbandingan antara definisi WSF dan JCZ yang dilakukan oleh Alter, yaitu : 1. Participant & Customers Alter berpendapat bahwa definisi participant oleh JCZ hanya mencakup orang-orang yang berada di dalam organisasi saja. Penulis menyanggah dengan menyatakan bahwa walaupun penulis secara eksplisit menyatakan bahwa "Organization's member" merupakan elemen inti dari work system, namun penulis tidak menafikkan participant lain. Bahkan penulis juga mendiskusikan participant lain sebagai rekan atau pakar yang juga berasosiasi dengan work system. 2. Information Alter berpendapat bahwa JCZ tidak mendefinisikan mengenai information. Penulis menyanggah dengan menyatakan bahwa peran dari information diimplikasikan pada diskusi

4 mengenai technology sense-making, work system sense-making, dan work system outcomes. 3. Products & Services Pada paper sebelumnya, penulis memfokuskan pada apa yang terjadi setelah suatu sistem diterapkan, oleh karena itu produk dan service yang dihasilkan oleh work system tidak banyak dibahas. Namun penulis membahas mengenai work system sense-making yang juga bisa dianggap sebagai hasil dari work system. 4. Environment Pada paper sebelumnya, karena penulis memfokuskan kepada apa yang terjadi setelah suatu sistem diterapkan, maka penulis membatasi diskusi tentang environment pada immediate work environment. Penulis juga melakukan beberapa klarifikasi, antara lain : Alter menyatakan bahwa definisi dari JCZ work system mempunyai keterbatasan. Dalam hal ini penulis setuju dengan menyatakan bahwa pembatasan itu berguna untuk membatasi scope dari conceptual model. Alter mengajukan conceptual model yang lebih sederhana dari two part model yang dikemukakan oleh penulis. Penulis berpendapat hal itu karena model yang digunakan Alter mempunyai level abstraksi yang lebih tinggi. Penulis juga mengemukakan perbedaan-perbedaan antara definisi work system yang mereka buat dengan work system yang dibuat oleh Alter, antara lain: 1. Goal/Objectives Alter memfokuskan diri pada mendefinisikan konseptualisasi dari work system, sementara penulis memfokuskan diri pada menkonseptualisasikan apa yang terjadi setelah sistem diterapkan. 2. Definition Alter menjadikan work system sebagai objek utama, sementara penulis menjadikan work system sebagai konteks dimana objek utama berjalan, yaitu apa yang terjadi setelah sistem diterapkan. 3. Level of Abstraction Alter menyajikan work system dalam abstraksi level tinggi, sementara penulis menyajikan work system dalam abstraksi level rendah. Balasan Alter kepada JCZ Pada paper ini, Alter merespon surat dari JCZ diatas. Poin-poinnya antara lain : 1. Work system: a system or a context JCZ mengemukakan bahwa work system merupakan suatu context. Jika itu benar, maka apa sistem yang berjalan diatas context tersebut? 2. Work system elements Alter menyatakan bahwa pemasukan elemen information, product dan service, dan customer akan membuat definisi JCZ mengenai work system lebih berguna bagi praktisi dan peneliti 3. Penggunaan kata work system yang tidak konsisten dengan definisi Menurut JCZ, work system adalah context, sementara sebuah context bisa dibuat menjadi ITenabled. Namun tidak ada penggunaan kata IT-enabled context. 4. Apakah definisi itu penting? Penulis setuju bahwa penggunaan definisi yang ia buat pada paper JCZ tidak akan memberikan dampak yang cukup berarti, namun definisi yang ia buat bisa banyak berguna

5 untuk mengidentifikasikan topik dan isu tambahan. 5. Kesamaan akhir Penulis mengemukakan kesamaan antara definisi penulis dengan definisi dari JCZ, yaitu work system walaupun ditambah dengan IT tidak akan menjadi information system.