Hal. 1
UTILITY Setup Password User Anda dapat men-create User ID dan Password user Identitas: Akses Menu: Nomor: hanya untuk informasi saja. User ID: harus digunakan pada saat login. Setting akses (otoritas) berdasarkan Group ataupun Individual. Bila Anda mempunyai sedikit karyawan, lebih mudah langsung setting otoritas untuk karyawan secara indivudual: mana yang boleh diakses, mana yang tidak boleh. Namun bila Anda memiliki banyak karyawan, lebih mudah kelompokkan ke Group masing2, mis: Admin, Marketing, Teknisi, Pembelian, dsb. Login: Status: menyatakan user sedang login saat ini Multiple: user ini boleh login di beberapa komputer sekaligus. mis. user X bisa login di komputer A dan komputer B pada saat bersamaan. Bila tidak Multiple, user tsb. harus Exit dulu sebelum bisa login di komputer lain. Hal. 2
Nama: Awal, Tengah, Akhir: cukup jelas Password: Sementara: Password sementara Pada saat user login untuk pertama kalinya, program akan meminta mengganti password. Ubah Terakhir: cukup jelas Ganti setiap Hari Bila password mempunyai expire date. Bila password tidak bisa expire, isikan 0 Otoritas: A s/d G A merupakan otoritas tertinggi. Ada beberapa menu yang hanya bisa diakses oleh otoritas A. al: Zap Data, Import Data, Daftar Password User dapat men-create user baru dengan otoritas yang sama atau di bawahnya. Contoh: Otoritas B dapat men-create User ID dengan otoritas B atau di bawahnya, dst. Otoritas B tidak bisa create / edit / hapus user otoritas A. Dengan demikian Anda dapat memberikan otoritas kepada karyawan sesuai dengan tingkatan masing-masing. mis. Anda memberikan otoritas C pada manager. Manager tsb. tidak bisa men-akses password Anda. Bila manager tsb. sudah tidak bekerja, Anda dapat menghapus user tsb. Hal. 3
Daftar Password Administrator: hanya Administrator yang bisa akses ke Daftar Password. Bila Anda adalah owner, pastikan Anda memiliki hak Administrator ini. Setup Password Password Baru Warning dalam hari Bila password bisa expire, maka hari sebelum expire, program akan memberikan peringatan. Kata Ganti Password? Bila Anda ingin menganti password pada saat login, Anda tinggal tambahkan karakter ini di belakang password. mis. Password: 5678 Bila isi 5678? Program akan meminta ganti password baru. Password No ID Bila dipilih, maka User ID tidak boleh sama dengan Password mis. User ID: 678, Password: 678, tidak akan diijinkan. Panjang Min password = karakter Panjang Max password = karakter Cukup jelas Hal. 4
Simpan ex-password: Program akan menyimpan ex-password, sehingga tidak bisa digunakan lagi. mis. User ini pernah menggunakan password: lisa077, sekarang ingin menggunakan password tsb. lagi, akan ditolak. Anda dapat setting agar program mengingat seberapa banyak ex-password. Case-Sensitive User ID Case-Sensitive Password Anda dapat memilih apakah User ID dan Password case-sensitive (beda huruf besar / kecil) atau tidak. Otoritas Menu Anda dapat menentukan user2 tertentu boleh akses ke menu tertentu saja. Menu yang tidak boleh diakses tidak akan muncul pada layar. mis. Anda create satu Group baru untuk MKT (Marketing) Hal. 5
Pilih Tidak (X) untuk menu2 yang tidak boleh diakses. Pilih Termasuk, untuk menu2 yang boleh diakses. Hal. 6
Catatan : menu File, Index / Pack Data, Exit, Edit, View harus selalu Termasuk, untuk otoritas apapun Hal. 7
Otoritas boy adalah MKT (Marketing) Hal. 8
Pada saat boy login, tampilan iconnya adalah : Sebagai perbandingan, tampilan lengkapnya adalah: Hal. 9
Anda bisa create tampilan icon yang ber-beda2 untuk setiap user, tergantung otoritas masing2. Anda dapat mencetak Daftar Menu, untuk memudahkan menentukan otoritas. Laporannya ada di Laporan -> Daftar Menu Hal. 10
Setup Sistem Setup Nota Setup Sistem akan dibahas pada satu bab tersendiri Setup NotaSistem akan dibahas pada satu bab tersendiri Backup Master ISX Program akan backup hanya data Master saja. Tidak backup data transaksi Backup Data ISX Program akan backup semua data ISX Backup Semua Data Restore Data Program akan backup semua data yang ada, termasuk ISX dan GLX Program akan restore data Restore ini akan menimpa data asli Data yang ditimpa tidak dapat dicari kembali Pastikan Anda memahami tujuan restore ini sebelum menjalankannya. Untuk restore data yang besar (lebih dari 1GB), proses di ISX sangat cepat. Tapi di background, MySQL masih dalam proses. Karena itu sesudah restore, harap tunggu sekitar ½ jam agar MySQL merampungkan restore ini. Hitung Min Stock Pada Master Stock, Anda bisa mengisikan Min / Max Stock yang diinginkan. Anda juga dapat meminta program mengitung Min / Max Stock tsb. Anda bisa isikan rumusannya di Setup Sistem mis. Dihitung dari rata2 penjualan selama 3 bulan sebelumnya Max Stock = Min Stock + 100 atau : Dihitung dari rata2 penjualan selama 3 bulan sebelumnya Max Stock = Min Stock x 1.50 Hitung Min Stock ini akan menghitung Min Stock sesuai dengan rumusan di Setup Sistem Global: Menghitung untuk Max / Min Stock gabungan (semua lokasi) Store: Menghitung untuk Store Max / Min Stock (satu lokasi saja) Hal. 11
Hal. 12
Zap Data Zap Data untuk menghapus data. Hapus Semua Data: Menghapus seluruh data Hapus Memorized: Menghapus data memorized saja Hapus Transaksi Menghapus data transaksi saja Data master tidak dihapus Hapus Transaksi dan Saldo Awal: Menghapus data transaksi dan saldo awal Data master tidak dihapus Hapus Opname Sementara yang sudah posting Isi Sample Master Data Create sample data Tersedia sample data untuk Toko Komputer dan Restoran Create Sample Faktur Bila ini adalah demo version, maka batasannya adalah 100 faktur. Harap create di bawah 100 Faktur, mis. 95 faktur. Password: sayayakin Hal. 13
Lain-lain Hal. 14
Import Data dari IS Windows Bila Anda menggunakan IS Windows dan ingin migrasi data master ke ISX. Sebelum import, program akan validasi data, sebagai contoh: pada IS Windows, Master Golongan, Wilayah, Lokasi, menggunakan Kode dan Nama, maka Nama boleh sama. Namun pada IS MySQL, tidak menggunakan Kode, sehingga Nama tidak boleh sama. Bila ada yang sama, program akan meminta direvisi terlebih dahulu sebelum melanjutkan import. Contoh: Master Wilayah Wilayah Keterangan JAKPUS JAKARTA JAKBAR JAKARTA JAKTIM JAKARTA Master Lokasi Lokasi Keterangan M-BM MATAHARI M-TAM MATAHARI Program akan tampilkan kode yang double agar dikoreksi terlebih dahulu sebelum diimport. Hal. 15
Hasil Import Harap mengecek ulang hasil import, untuk memastikan semua data master telah diimport. Pada contoh: data asli Langganan = 23, yang diimport = 21 data asli Supplier = 13, yang diimport = 12 Kode SSJ tidak bisa diimport karena ada tanda kutip. Sedangkan Kode B\H\I otomatis dikoreksi menjadi BHI Kode yang tidak berhasil diimport harus dikoreksi dan lakukan import ulang. Hal. 16
Transfer / Update Data Bila Anda mempunyai beberapa cabang, Anda dapat mengontrol stock, omzet cabang dari komputer Anda. Karena data2nya dipakai bersama, maka datanya harus konsisten. Data Master (data induk) sebaiknya diisi di satu tempat saja, misalnya di Pusat, baru dibagi-bagikan ke cabang. Data Master adalah Kode Golongan, Wilayah, Lokasi, Stock, dsb. Bila Anda ingin membagi-bagikan pekerjaan di mana setiap cabang mengisi sebagian data, baru kemudian digabungkan, maka ingat: 1) Barang yang sama jangan diisi dua kali. mis. Cabang A isi barang Epson, cabang B juga isi barang Epson 2) Kode jangan sampai double mis. Cabang A membuat kode 1001, cabang B juga membuat kode 1001 untuk item yang lain. Untuk menghindari hal2 di atas, disarankan pengisian Data Master dilakukan di satu tempat. Bisa dilakukan di beberapa komputer secara multi-user, dalam satu jaringan. Kami menyarankan prosedur berikut: Untuk pertama kali: Pusat Isi data Master Sesudah selesai, kirim ke cabang dengan Backup Master ISX Cabang Jalankan Restore Data Restore Data akan menimpa data yang ada. dalam hal ini dianggap Cabang belum mempunyai data. Hal. 17
Untuk rutin: Bila ada item baru, atau perubahan harga Pusat Isi di pusat Jalankan Transfer Data, Kirim Master File Cabang Jalankan Update Data, Master Cabang mengirim hasil transaksi ke Pusat Cabang Jalankan Transfer Data, Kirim Transaksi Pusat Jalankan Update Data, Transaksi Hal. 18
Kirim Data Master & Kirim Transaksi Update Data Master Hal. 19
Update Data Transaksi Hal. 20
Untuk pengiriman Data Master ke cabang., Anda juga dapat menentukan harga yang beda2 untuk setiap outlet. mis. Anda mempunyai beberapa outlet, di mana harga outlet bisa berbeda, untuk outlet Pondok Indah Mall, harga jual lebih tinggi, sedangkan outlet Senen, harga jual lebih rendah. Anda bisa mempunyai sampai 10 harga outlet. Hal. 21
Anda dapat transfer harga outlet. Pada saat Transfer Data, Anda bisa memilih Harga Outlet yang ingin ditransfer. Bila Anda ingin harga default, maka pilih N/A (Not Applicable atau tidak ubah harga) Anda dapat men-copy dari satu harga ke harga lain. Harga setiap outlet umumnya sama, hanya sebagian barang yang beda harga. Karena itu Anda bisa copy harga, kemudian ubah untuk barang2 yang beda harga saja. Menunya di Setup Sistem -> Setting Harga Hal. 22
Kirim Transaksi: Semua Transaksi Hanya Penjualan Kirim semua transaksi Kirim hanya transaksi Penjualan dan Retur Penjualan Nota yang belum pernah ditransfer: Program akan transfer nota yang belum pernah ditransfer. Dengan demikian Anda tidak perlu meng-ingat2 kapan terakhir melakukan transfer. Transfer ulang dari awal: Program akan transfer ulang dari awal, termasuk nota2 yang sudah pernah ditransfer. Mis. Anda memasang komputer baru dan ingin semua transaksi cabang dikirim ulang. Transfer dari tgl. s/d Melakukan transfer ulang untuk periode tsb. (termasuk nota yang sudah pernah ditransfer) Transfer Faktur Penjualan dari s/d Melakukan transfer berdasarkan no.faktur (termasuk nota yang sudah pernah ditransfer) Update data Anda bisa memilih update data Master atau Transaksi saja. Untuk Master Stock Tidak update data stock bila sudah ada Anda hanya ingin update item baru, tidak ingin update data stock yang sudah ada. Contoh Pemakaian : Gudang yang create kode stock baru. Pada saat update ke Pusat, Anda ingin hanya update item baru yang belum ada di komputer Pusat, sedangkan item yang suda ada, tidak dikutak-katik. Untuk Transaksi Cek Nota yang double Program akan cek apakah ada nota yang sudah pernah ditransfer sebelumnya. Bila Anda mengirim transaksi dengan pilihan: Nota yang belum pernah ditransfer. Maka tidak mungkin ada nota double, sehingga Anda bisa abaikan pilihan ini. Proses transfer akan lebih cepat. (catatan: ini bukan cek no.nota) Cek Kode Stock Program akan mencocokkan Kode Stock antara Pusat dengan Cabang. Bila semua kode stock dicreate dari Pusat saja, maka sudah pasti kode Stock antara Pusat dan Cabang akan selalu cocok, sehingga Anda bisa abaikan pilihan ini. Proses transfer akan lebih cepat. Password: sayayakin Catatan: No.Nota setiap cabang harus dibedakan. mis. cabang #1, dengan No.Faktur Penjualan: 11000001, 11000002 cabang #2, dengan No.Faktur Penjualan: 21000001, 21000002 Pada saat update, program tidak akan cek no.nota, sehingga bila ada no.nota yang sama, akan menjadi double. Hal. 23
Transfer Pemindahan -> Pembelian Transfer Pemindahan -> Penerimaan Update Nota Untuk pemakaian program Kantor Pusat Cabang Kantor Pusat mengirim barang ke Cabang. Pada Kantor Pusat, ini adalah Pemindahan barang dari lokasi asli ke lokasi Cabang Cabang menerima barang dari Kantor Pusat Agar cabang tidak perlu mengisi ulang, maka Kantor Pusat bisa mengirim Nota Pemindahan yang sudah ada dalam bentuk file. Nota Pemindahan tsb. bisa diupdate sebagai Pembelian ataupun Penerimaan, tergantung dari policy perusahaan. Hal. 24
Kirim ke PDT Terima Opname PDT PDT (Portable Data Terminal) adalah mesin kecil seperti PDA atau handphone, dapat men-scan barcode dan menyimpan data. Umumnya digunakan untuk opname stock. Prosesnya sbb: Program mengirimkan Kode dan Nama Barang ke PDT. Karyawan membawa PDT ini ke lapangan / gudang untuk opname stock. Karyawan akan scan barang dan mengisi qty. Setelah selesai, hasil opname langsung ditransfer ke Opname Stock, tanpa perlu diinput lagi. Dengan demikian proses Opname Stock menjadi lebih mudah dan cepat. Hal. 25
Create Perusahaan Baru Bila Anda menggunakan program ini untuk beberapa perusahaan, jalankan proses ini untuk create database perusahaan baru. Program akan create dari data yang ada sekarang. Bila itemnya sama, lengkapi Master Stocknya terlebih dahulu baru menjalankan proses ini. Bila Anda menginginkan database yang kosong, maka sesudah create dan memilih database, jalankan Zap Data untuk mengosongkan data. Catatan: Nama database tidak boleh mengandung simbol seperti @#$%^& dsb, dan harus diawali dengan huruf. Password: sayayakin Untuk memilih database yang digunakan, Anda harus memilih di MySQL ODBC. Klik Start -> Control Panel -> Administrative Tools -> Data Sources (ODBC) Pilih System DSN atau User DSN, eisdata dan klik Configure Hal. 26
Disini Anda dapat memilih database perusahaan yang ingin dijalankan. Catatan: eisdata adalah database default. Pada saat mengubah database, program ISX harus exit. Daftar Perusahaan Anda dapat melihat daftar perusahaan. Perusahaan yang sedang aktif akan ditandai dengan * Hal. 27
Catatan: Untuk multi-user, setiap komputer dapat memilih database-nya sendiri. mis. Komputer #1 untuk SumberJaya, komputer #2 untuk SejahteraJaya. Agar mudah membedakan, Anda bisa memasang wallpaper yang berbeda-beda. Contoh: Setiap perusahaan bisa mempunyai Setup Sistem sendiri. Anda dapat memasang password tambahan untuk masing2 database. Sesudah login, maka user harus memasukkan password tsb. Hal. 28
Hal. 29
Upgrate Database Upgrade database akan dilakukan secara otomatis. Bila karena satu hal tertentu belum terupgrade, jalankan Upgrade Database untuk upgrade ulang. Cek Database Perbaiki Database Data rusak adalah kasus yang sangat langka di MySQL. Pada banyak kasus, cukup jalankan proses ini untuk perbaiki database Tgl.Awal & Akhir Transaksi Menu ini akan menampilkan nota yang pertama dan terakhir. Ini untuk memudahkan Anda melacak bila operator mengisi nota dengan tanggal yang salah. IP Address Menu ini hanya sebagai tambahan fasilitas saja. Hal. 30