STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MEDAN AREA UNIVERSITAS MEDAN AREA MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Allah SWT, Tuhan semesta alam, atas berkah rahmat dan hidayah-nya, kami dapat menyelesaikan Standar Operasional Prosedur (SOP). Hal ini menjadi sangat penting demi kelancaran jalannya suatu instansi ke depan sesuai dengan standart yang telah disepakati bersama. Standar Operasional Prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instasi. Tujuan SOP adalah menciptakan komitment mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi untuk mewujudkan good governance. Semoga Standar Operasional Prosedur (SOP) yang kami buat ini dapat berguna dan dimanfaatkan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang ada dan lebih meningkatan pelayanan yang ada di Universitas Medan Area. Tim Penulis, i
DAFTAR ISI Kata Pengantar... i Daftar Isi... ii STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BAB. I. Pendahuluan... 1 BAB. II. Pengolahan... 2 1. Tujuan... 2 2. Ruang Lingkup... 2 3. Tanggung Jawab... 2 4. Defenisi... 2 5. Uraian Prosedur... 2 BAB. III. Tata Tertib Universitas Medan Area... 4 BAB. IV. Struktur Organisasi Universitas Medan Area... 5 Daftar Lampiran... 6 Lampiran 1 : Diagram Alir Pengadaan Bahan Pustaka... 6 Lampiran 2 : Diagram Alir Pengolahan Bahan Pustaka... 7 Lampiran 3 : Diagram Alir Pelayanan Sirkulasi... 8 Lampiran 4 : Diagram Alir Pendaftarn Anggota... 9 ii
BAB. I. PENDAHULUAN A. Visi, Misi, Dan Tujuan 1. Visi: Menjadi perpustakaan yang unggul sebagai pusat rujukan informasi ilmiah dalam mendukung penyelenggaraan Tridharma perguruan tinggi. 2. Misi : 1. Menyediakan dan melayani akses informasi ilmiah secara efektif dan efisien dalam pelayanan pengguna sivitas akademika Universitas Medan Area. 2. Meningkatkan pelayanan, sarana dan prasaran dan teknologi terkini untuk menunjang pendidikan dan penelitian yang bermutu. 3. Tujuan: Menjadikan perpustakaan sebagai pusat rujukan informasi ilmiah untuk mendukung pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian masyarakat pada sivitas akademika Universitas Medan Area dengan memanfaatkan bahan perpustakaan yang tersedia. B. Sejarah Singkat Universitas Medan Area : Sejarah perpustakaan universitas medan area dimulai dari berdirinya universitas medan area (UMA) pada tahun 1983. pertama yang didirikan adalah yang berada di jl. Gatot Subroto, kemudian pada tahun 1995 perpustakaan pindah ke kampus jl. Kolam no.1 Medan Estate yang berada di gedung biro rektor lantai 1 dan perpustakaan inilah yang menjadi perpustakaan pusat Universitas Medan Area sampai sekarang. Universitas Medan Area memiliki luas ± 216 m² dan jumlah koleksi sebanyak ± 21.000 judul buku dengan jumlah ± 42.000 eksemplar yang terdiri dari jenis koleksi buku, jurnal, majalah ilmiah, dan karya ilmiah. Pada tahun 2008, membuka beberapa cabang pada tingkat fakultas. Pembukaan perpustakaan cabang ini bertujuan untuk mendekatkan pelayanan perpustakaan kepada pengguna dan juga untuk mengatasi keterbatasan kapasitas ruangan perpustakaan induk. cabang yang dibuka diantaranya fakultas Psikologi, Teknik, Hukum, Isipol, Pertanian, Biologi, Ekonomi dan Pasca Sarjana. C. Defenisi/Istilah Dalam a. Pengadaan adalah proses yang dilakukan dalam memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan baik dengan cara pembelian ataupun sumbangan. b. Pengolahan merupakan kegiatan pengkatalogan dan pengklasifikasian, serta perawatan Bahan Pustaka. c. Pelayanan pengguna perpustakaan merupakan kegiatan sirkulasi yang meliputi peminjaman,pengembalian, dan perpanjangan bahan pustaka serta pelayanan administrasi perpustakaan. d. Keanggotaan adalah proses pendaftaran anggota perpustakaan. 1
BAB. II. PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN A. Tujuan Pengelolaan Sebagai acuan staf perpustakaan tentang pengadaan, pengolahan, pelayanan Bahan Pustaka dan keanggotaan di Universitas Medan Area agar berjalan dengan tertib, efektif, efisien dan terkontrol. B. Ruang Lingkup Ruang Lingkup ini mencakup tentang prosedur pengadaan, pengolahan, pelayanan Bahan Pustaka, dan keanggotaan di Universitas Medan Area. C. Tanggung Jawab 1. Kepala Perpustakan bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berkaitan dengan perpustakaan baik itu dalam pekerjaan maupun pelayanan dan mengevaluasi kinerja pegawai perpustakaan. 2. f bertanggung jawab dalam pengadaan, pengolahan, pelayanan Bahan Pustaka, dan keanggotaan di Universitas Medan. 3. Anggota perpustakaan bertanggung jawab melakukan perawatan buku selama masa pinjam. D. Uraian Prosedur a. Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka 1. f perpustakaan mencari daftar buku terbaru dari web site, dari katalog buku penerbit dan dari usulan anggota perpustakaan. 2. f perpustakaan memilih buku yang akan dibeli atau memasukkan ke dalam daftar list buku sumbangan. 3. Jika buku yang diusulkan telah ada maka usulan buku tersebut dibatalkan. 4. Jika buku tersebut tidak ada dalam koleksi perpustakaan maka buku tersebut diajukan dalamdaftar pembelian. 5. Buku yang telah diajukan oleh staff perpustakaan dalam daftar pembelian disetujui oleh pihak rektorat dan yayasan. b. Prosedur pengolahan dan perawatan bahan pustaka 1. Pendataan dan penomoran inventarisasi bahan pustaka. 2. Pengatalogan dan pengklasifikasian bahan pustaka. 3. Pelebelan, penyampulan dan stempel bahan pustaka. 4. Perawatan bahan pustaka dilakukan oleh staff perpustakaan dengan memperhatikan keadaaan bahan pustaka yang ada di rak. 5. Selving berdasarkan subjek dan kategori. 2
c. Prosedur Pelayanan Pengguna perpustakaan 1. Pengunjung perpustakaan wajib mengisi buku tamu kunjungan perpustakaan kemudian melakukan penelusuran koleksi melalui OPAC (Online Public Access Catalog) atau langsung menuju ke rak koleksi. 2. Peminjaman: Peminjaman dilakukan dengan menginput nomor induk peminjam dan kode bahan pustaka yang akan dipinjam. 3. Pengembalian: Pengembalian dilakukan menginput nomor induk peminjam dan kode bahan pustaka yang akan dikembalikan. 4. Perpanjangan: Perpanjangan dilakukan menginput nomor induk peminjam dan kode bahan pustaka yang akan diperpanjang. 5. Pelayanan administrasi perpustakaan: pengguna perpustakaan menyerahkan skripsi, kuitansi pembayaran bebas pustaka, laporan kerja praktek, karya ilmiah, laporan penelitian, studi literatur dan surat keterangan diktat kepada staf perpustakaan dan surat akan dikeluarkan oleh pihak perpustakaan. d. Prosedur Menjadi Anggota Calon anggota perpustakaan harus datang ke perpustakaan untuk mendaftar menjadi anggota dengan membawa foto kopi KTM/KTP/SIM ataupun tanda pengenal lainnya. 3
BAB. III. TATA TERTIB PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MEDAN AREA A. Kewajiban Dan Larangan Universitas Medan Area Setiap pengguna perpustakaan berkewajiban untuk mematuhi tata tertib. Pelanggaran terhadap tata tertib dapat dikenakan sanksi denda dan sanksi administratif lainnya oleh pihak : 1. Pengguna perpustakaan yang mengunjungi perpustakaan diwajibkan terlebih dahulu untuk mengisi buku tamu. 2. Pengguna perpustakaanharus menitipkan tas, jaket, dan yang sejenisnya sebelum memasuki ruang koleksi perpustakaan. 3. Hanya buku catatan dan laptop yang dibenarkan untuk dibawa ke ruangan koleksi perpustakaan. 4. Pengguna perpustakaanharus berkelakuan baik dan berpakaian rapi selama berada di dalamperpustakaan. 5. Pengguna perpustakaanyang memakai celana pendek dan rok pendek serta yang memakai sandal jepit tidak dibenarkan masuk keruangan perpustakaan. 6. Pengguna perpustakaan selama berada di dalam perpustakaan, dilarang : a. Merokok, makan dan minum. b. Membawa senjata tajam c. Mencoret, merobek atau merusak lembar bahan pustaka. d. Memindahkan bahan pustaka dari rak ke rak lain. e. Mencoret atau merusak segala bentuk perabotan dan fasilitas perpustakaanlainnya. f. Bergaduh dan menimbulkan suara-suara yang menggangu orang ataupemustaka yang lain. g. Membuang sampah dengan cara sembarangan. 7. Buku yang telah dibaca tidak boleh diletakan kembali ke dalam rak buku (letakkan dimeja yang telah di sediakan). 8. Skripsi yang telah digunakan pengguna perpustakaan harus merapikan kembali kerak. 9. Buku yang telah lewat masa kembalinya dikenakan sanksi denda Rp. 1000/hari. 10. Buku yang rusak/hilang dikenakan sanksi mengganti buku yang sama, jika tidak diganti maka akan dikenakan sanksi administratif 4
Administrasi & Keuangan Sirkulasi PelayananReferensi PengadaanKoleksi PengolahanKoleksi Administrasi Selving Pengolahan Database Pemeliharaan Multimedia Pengembangan Multimedia Pasca Sarjana Fakultas Ekonomi Fakultas Psikologi Fakultas Teknik Fakultas Biologi Fakultas Pertanian Fakultas Hukum Fakultas Isipol Fakultas Ekonomi BAB. IV STRUKTUR ORGANISASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS MEDAN AREA Kepala DivisiPelayananPengguna DivisiPelayananTeknis Divisi Multimedia DivisiCabang 5
Daftar Lampiran. Lampiran 1. Diagram Alir Pengadaan Bahan Pustaka DIAGRAM ALIR AKTIVITAS PENANGGUNG JAWAB Mulai Universitas dan mencari daftar buku dari website, katalog buku penerbit dan dari usulan pemustaka Mencari daftar buku terbaru di website, katalog buku penerbit dan usulan pengguna perpustakaan Ka. / perpustakaan meneyeleksi buku yang diperlukan Memilih buku yang akan dibeli dari berbagai sumber dan memasukkannya dalam daftar list pembelian dan sumbangan Menyerahkan daftar list buku kepihak Rektorat dan YPHAS Meyerahkan daftar list buku yang akan dibeli dan diserahkan ke pihak Rektorat dan YPHAS Ka Acc dari pihak Rektorat dan YPHAS Persetujuan dari Rektorat dan YPHAS Ka melakukan pembelian dan menyediakan buku di Membuat tanda terima buku Ka Selesai 6
Lampiran 2. Diagram Alir Pengolahan Bahan Pustaka Pengolahan Bahan Pustaka DIAGRAM ALIR AKTIVITAS PENANGGUNG JAWAB Mulai Pendataan dan penomoran inventarisasi bahan pustaka Pendataan dan penomoran inventarisasi bahan pustaka Pengatalogan dan pengklasifikasian bahan pustaka Pengatalogan dan pengklasifikasian bahan pustaka Pelebelan, penyampulan dan stempel bahan pustaka Perawatan Bahan Pustaka - Pelebelan, penyampulan dan stempel bahan pustaka. - Perawatan bahan pustaka yang rusak dan memperhatikan keadaan bahan pustaka yang dirak. Selving berdasarkan subjek dan kategori Selving berdasarkan subjek dan kategori. Perawatan bahan pustaka Selesai 7
Lampiran 3. Diagram Alir Pelayanan Sirkulasi Pelayanan Sirkulasi DIAGRAM ALIR AKTIVITAS PENANGGUNG JAWAB Mulai Pengunjung mengisi buku tamu kunjungan dan penelusuran di OPAC atau menuju ke rak Peminjam menunjukkan kartu tanda pengenal Mengisi buku tamu kunjungan perpustakaan. Menunjukkan kartu tanda pengenal untuk mengetahui identitas peminjam. menginput nomor induk peminjaman/pengembalian Menginput nomor peminjam/pengembalian Mendata buku yang dipinjam/dikembalikan/perpanj angan dan stempel tanggal kembali Mendata buku yang dipinjam/dikembalikan/diperpan jang dan stempel tanggal kembali. Selesai 8
Lampiran 4. Diagram Alir Pendaftaran Anggota Pendaftaran Anggota DIAGRAM ALIR AKTIVITAS PENANGGUNG JAWAB Mulai Calon anggota wajib datang ke perpustakaan Calon anggota perpustakaan wajib datang ke perpustakaan Menyerahkan foto kopi tanda pengenal Menyerahkan foto kopi tanda pengenal. Menginput data calon anggota perpustakaan perpustakaan menginput data calon anggota perpustakaan. Selesai 9