BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Analisis sistem memiliki tujuan untuk melakukan penganalisaan dan mencari kelemahan dari sistem yang berjalan. Sehingga pada akhirnya proses perwujudan sistem yang baik akan tetap terpenuhi sejalan dengan perkembangan zaman. Analisis sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan di Rezki Pulsa Tanjungpinang yaitu tentang pencatatan data voucher fisik dan elektrik, proses pembelian voucher fisik dan elektrik, serta proses penjualan voucher fisik dan elektrik. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, analisis dokumen, analisis kebutuhan sistem. 3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan 3.2.1 Prosedur Pembelian Voucher Fisik yang Berjalan Berikut ini adalah prosedur pembelian voucher fisik di Rezki Pulsa Tanjungpinang : 26
27 1. Karyawan membuat daftar voucher fisik yang akan dibeli untuk diberikan ke pimpinan. 2. Pimpinan melakukan persetujuan pembelian. 3. Jika tidak maka karyawan akan membuat daftar voucher fisik kembali. 4. Jika ya maka pimpinan akan mengembalikan daftar voucher fisik yang akan dibeli tadi ke karyawan, lalu karyawan akan memberikan daftar voucher fisik yang akan dibeli tersebut ke supplier. 5. Supplier membuat nota pembelian untuk diberikan ke karyawan. 6. Karyawan melakukan pencatatan stok voucher fisik yang masuk. 7. Karyawan membuat laporan pembelian voucher fisik untuk diberikan ke pimpinan dan diarsipkan.
28 Flowmap Berjalan Pembelian Voucher Fisik Karyawan Supplier Pimpinan Daftar Voucher Fisik yang Akan Daftar Voucher Fisik yang Akan Persetujuan Pembelian T Beli Barang? Y Daftar Voucher Fisik yang Akan Daftar Voucher Fisik yang Akan Daftar Voucher Fisik yang Akan Nota Pembelian Buat Nota Pembelian Catat penambah an stok dan Buat Pembelian Nota Pembelian Pembelian Pembelian Gambar 3.1 Prosedur Pembelian Voucher Fisik yang Berjalan
29 3.2.2 Prosedur Pengisian Saldo Voucher Elektrik yang Berjalan Berikut ini adalah prosedur pengisian saldo voucher elektrik di Rezki Pulsa Tanjungpinang : 1. Karyawan memberikan laporan sisa saldo ke pimpinan. 2. Pimpinan memberitahukan kepada karyawan jumlah saldo yang harus dibeli. 3. Karyawan melakukan pengisian saldo voucher elektrik ke supplier. 4. Supplier membuat nota pembelian untuk diberikan ke karyawan. 5. Karyawan melakukan pencatatan pengisian saldo voucher elektrik dan membuat laporan pengisian saldo voucher elektrik untuk diberikan ke pimpinan dan diarsipkan.
30 Flowmap Berjalan Pengisian Voucher Elektrik Karyawan Supplier Pimpinan Sisa Saldo Sisa Saldo Beritahukan jumlah saldo yang harus dibeli Jumlah Saldo yang Harus Jumlah Saldo yang Harus Jumlah Saldo yang Harus Nota Pembelian Buat Nota Pembelian Catat Pengisian Saldo dan Buat pengisian Saldo Nota Pembelian Pengisian Saldo Pengisian Saldo Gambar 3.2 Prosedur Pengisian Saldo Voucher Elektrik yang Berjalan
31 3.2.3 Prosedur Penjualan Pulsa yang Berjalan Berikut ini adalah prosedur penjualan pulsa yang sedang berjalan di Rezki Pulsa Tanjungpinang : 1. Pembeli memberikan data pembelian ke karyawan. 2. Karyawan melakukan pengecekan apakah barang tersedia. 3. Jika tidak tersedia, maka data pembelian akan dikembalikan ke karyawan. Jika tersedia, karyawan akan membuat nota penjualan untuk diberikan ke pembeli. 4. Karyawan melakukan pencatatan penjualan dan membuat laporan penjualan untuk diberikan ke pimpinan dan diarsipkan.
32 Flowmap Berjalan Penjualan Pulsa Pembeli Karyawan Pimpinan Data Pembelian Data Pembelian Cek Ketersedi aan T Ada? Y Data Pembelian Buat Nota Penjualan Nota Penjualan Nota Penjualan Nota Penjualan Buat Penjualan Penjualan Penjualan Gambar 3.3 Prosedur Penjualan Pulsa yang Berjalan
33 3.3 Analisis Dokumen Dari hasil penelitian yang dilakukan pada Rezki Pulsa Tanjungpinang diperoleh dokumen yaitu : 3.3.1 Dokumen Input a. Nota Pembelian Fungsi : Digunakan untuk bukti pembelian dan pencatatan stok. Sumber : Supplier. Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Karyawan. b. Data Pembelian Fungsi : Digunakan untuk mengetahui barang yang akan dibeli pembeli. Sumber : Pembeli. Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Karyawan. 3.3.2 Dokumen Output a. Pembelian Voucher Fisik Fungsi Sumber : Untuk rekap pembelian selama periode tertentu. : Karyawan. Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Pimpinan.
34 b. Pengisian Saldo Fungsi : Untuk rekap pengisian saldo selama periode tertentu Sumber : Karyawan. Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Pimpinan. c. Penjualan Fungsi : Untuk rekap penjualan pulsa selama periode tertentu. Sumber : Karyawan Rangkap : 1 (Satu). Ditujukan : Pimpinan. 3.4 Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada aplikasi penjualan pulsa di Rezki Pulsa Tanjungpinang yang dilakukan secara manual tentu tidak efektif, tidak efisien dan memiliki banyak kelemahan dan keterbatasan,diantaranya : 1. Sering terjadi kesalahan dalam pencatatan saldo voucher elektrik pada saat selesai proses penjualan pulsa elektrik. 2. Sering juga terjadi kesalahan dalam perhitungan stok voucher fisik. 3. Keamanan data tidak terjamin, karena dapat dilihat oleh semua pihak tanpa proses pengamanan data.
35 4. Kesulitan dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan. 3.5 Analisis Kebutuhan Sistem Dalam aplikasi penjualan pulsa yang dikomputerisasikan diperlukan beberapa komponen pekerjaan untuk mendukung berjalannya aplikasi, diantaranya: 1. Aplikasi yang dapat melakukan penginputan data, penyimpanan dan penyajian data-data. 2. Aplikasi yang dapat memberikan informasi yang tepat dan benar untuk keperluan pengecekan data baik untuk karyawan maupun untuk pemilik. 3. Aplikasi yang dapat dengan cepat mencetak laporan. 4. Aplikasi yang dapat menjamin keamanan data sehingga data tidak dapat diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan. 5. Perangkat keras yang dapat mendukung berjalannya aplikasi seperti alat input, penyimpanan, output atau cetak. 3.6 Analisis Kebutuhan Pengguna Aplikasi ini nantinya akan dioperasikan oleh karyawan. Karyawan bertugas mengolah data voucher fisik dan elektrik. Khususnya pada saat proses pembelian dan penjualan. Karyawan juga tidak perlu membuat laporan karena di aplikasi ini dapat mencetak laporan sesuai dengan kebutuhan pimpinan.
36 3.7 Analisis SWOT Dalam melakukan analisis atas strategi yang dapat dilakukan oleh aplikasi yang akan di bangun, hal ini tergambar dengan jelas ketika melakukan analisis SWOT sebagai langkah awal menuju pembuatan strategi yang tepat. Pertamatama dilakukan analisis sumber kekuatan yang dimiliki oleh aplikasi ini dan mungkin tidak dimiliki oleh aplikasi lain. Kekuatan ini merupakan modal dari membangun aplikasi ini sendiri. 3.7.1 Kekuatan (Strength) Pada tahap kekuatan (strength) pada aplikasi yang akan di bangun adalah sebagai berikut : 1. Hasil pengolahan data pembelian dan penjualan voucher akan tersimpan secara terstruktur. Sehingga nantinya akan memudahkan pada saat proses pencarian dan pencetakan laporan. 2. Dapat digunakan pada hardware manapun tanpa harus khawatir akan spesifikasinya. 3.7.2 Kelemahan (Weaknesses) Tahap kedua dalam analisis yang harus diperhatikan adalah kelemahan yang dimiliki oleh aplikasi ini. Pada kelemahan merupakan hal-hal yang seharusnya dimiliki oleh aplikasi yang bersifat tangible maupun intangible tetapi tidak dimiliki oleh aplikasi ini yaitu modem yang berisi kartu yang digunakan untuk penjualan voucher elektrik harus selalu
37 terkoneksi dengan komputer dan harus selalu memiliki pulsa. Karena nantinya modem ini digunakan untuk proses penjualan voucher elektrik. 3.7.3 Peluang (Opportunity) Tahap ketiga dalam analisis ini meupakan hal yang dapat dilakukan oleh aplikasi ini dilihat dari ekternal aplikasi yang menjadi suatu peluang untuk aplikasi ini sendiri yakni dapat digunakan oleh distributor lain yang berada pada supplier yang sama sehingga dapat meningkatkan daya jual dari aplikasi tersebut. 3.7.4 Ancaman (Threat) Tahap terakhir dalam analisis ini suatu hal yang harus diwaspadai oleh aplikasi yaitu ancaman yang ada dari lingkungan yang ada saat ini. 1. Ancaman dari virus 2. Kerusakan dari hardware yang digunakan karena dapat mengakibatkan kehilangan data spasial.
38 3.8 Analisis SMS Gateway User Transaksi Modem Laptop Server Supplier Isi Pulsa Gambar 3.2 Analisis SMS Gateway Penjelasan : 1. User melakukan transaksi pengisian voucher pulsa elektrik. 2. Data transaksi akan diinputkan oleh karyawan melalui laptop yang sudah terhubung dengan modem. 3. Modem akan melakukan pengiriman pesan ke server supplier. 4. Server supplier akan secara otomatis melakukan proses pengisian pulsa.
39 5. Server supplier akan mengirimkan pemberitahuan status pengisian pulsa melalui modem. 6. Jika berhasil maka pulsa akan masuk ke user.