NO. PSM/BUM-PKS/06 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013 Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama Hal. 1 dari 8
FRM/JKO-WKM/15-00 07 Mei 2012 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 13/08/2012 Perubahan terjadi pada nomor prosedur, semula No. PSM/BUM- PKS/)06 dirubah menjadi No. PSM/PKS-KTU/06 15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo Hasil temuan Audit Eksternal (NCR No. 01, audir No. 2 tanggal 08-08-2012), karena tidak sesuai dengan ketentuan penomoran dokumen pada Prosedur PSM/JKO-WKM/01 Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM Hal. 2 dari 8
1. Tujuan Menyajikan data dan informasi dalam proses pelaksanaan kegiatan untuk periode satu bulan. 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk penyusunan laporan bulanan mulai dari rekapitulasi data harian hasil pelaksanaan kegiatan di PKS sampai dengan penandatanganan laporan bulanan oleh Mill Manager. 3. Pengertian/Definisi 3.1. PKS adalah pabrik minyak kelapa sawit 3.2. TBS atau tandan buah segar adalah buah sawit yang dihasilkan dari kebun. 3.3. Mill Manager adalah penanggung jawab tertinggi di PKS. 3.4. Askep atau Asisten Kepala adalah wakil Mill Manager. 3.5. KTU atau Kepala Tata Usaha adalah penanggung jawab pada bagian tata usaha. 3.6. Asisten Laboratorium adalah penanggung jawab pada bagian laboratorium. 3.7. Asisten Proses adalah penanggung jawab pada bagian proses produksi CPO dan Kernel. 3.8. Operator Timbangan adalah karyawan yang bertugas melakukan penimbangan. 3.9. Krani Gudang adalah karyawan yang bertugas mendata pemasukkan dan pengeluaran material gudang. 3.10. Krani Pembukuan karyawan yang bertugas melakukan pembukuan hasil kegiatan di PKS 3.11. Administrasi dan Umum karyawan yang bertugas mengadministrasikan kegiatan di PKS. Hal. 3 dari 8
4. Referensi Rencana Kerja Tahunan (RKT) PKS. 5. Ketentuan Umum 5.1. Krani Produksi bertanggungjawab dalam penyusunan laporan harian dan bulanan hasil kegiatan di PKS. 5.2. Laporan Bulanan dan Rekapitulasi harian data pelaksanaan kegiatan pabrik, setelah ditandatangani KTU dan Mill Manager/Asisten Kepala diinformasikan ke Kantor Pusat di Jakarta sebagai laporan. 5.3. Bentuk informasi ke Kantor Pusat di Jakarta dapat dilakukan melalui proses email, pengiriman hard copy dokumen melalui kurir atau bentuk lain yang disepakati. 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan Hal. 4 dari 8
Prosedur Pembuatan Laporan Bulanan Krani produksi KTU Mill Manager 1 Identifikasi data harian 2 Input data harian ke komputer 3 Rekap data perhari 4 Cetak rekap harian 5 Melapor kepada KTU dan Mill Manager 6 Memeriksa rekap harian 6 Memeriksa rekap harian 8 7 7 Tanda tangan rekap Tanda tangan rekap Inventarisasi rekap harian 9 Menyusun laporan bulanan 10 Melapor Ke KTU 11 12 Memeriksa laporan bulanan Tanda tangan laporan bulanan 13 Dokumentasi laporan bulanan Hal. 5 dari 8
6.2. Penjelasan Flowchart Kegiatan 1. Mengidentifikasi data harian pelaksanaan kegiatan yang ada di PKS. Data-data yang diperlukan mencakup : 1. Data penerimaan TBS dari Operator Timbangan. 2. Data pengolahan TBS dari Asisten Proses. 3. Data hasil analisa laboratorium dari Asisten Laboratorium. 4. Data pemakaian solar dari Krani Gudang. 5. Data pengeluaran material gudang dari Krani Gudang. 6. Rekapitulasi biaya upah dan pengelolaan petty cash dari Administrasi dan Umum. 7. Data karyawan dari Administrasi dan Umum. 8. Data stock material di gudang dari Krani Gudang. 9. Data cost account pabrik dari Krani Pembukuan. 10. Data ekstraksi budget dengan realisasi produksi dari Krani Produksi. 11. Data monitoring kolam limbah dari Asisten Laboratorium. Kegiatan 2. Melakukan input data harian pelaksanaan kegiatan ke dalam komputer sesuai format yang ditentukan dalam setiap harinya. Kegiatan 3. Melakukan rekapitulasi data hasil pelaksanaan kegiatan pabrik setiap hari. Kegiatan 4. Melakukaan pencetakan rekapitulasi harian data hasil pelaksanaan kegiatan pabrik. Kegiatan 5. Melaporkan kepada KTU dan Mill Manager. Hal. 6 dari 8
Kegiatan 6. KTU dan Mill Manager memeriksa rekapitulasi harian data hasil pelaksanaan kegiatan pabrik. Kegiatan 7. KTU dan Mill Manager menandatangani rekapitulasi harian data hasil pelaksanaan kegiatan pabrik. Kegiatan 8. Melakukan inventarisasi rekapitulasi data harian hasil pelaksanaan kegiatan pabrik untuk keperluan penyusunan laporan bulanan. Kegiatan 9. Melakukan penyusunan laporan bulanan setiap akhir bulan berjalan. Kegiatan 10. Melaporkan laporan bulanan kepada KTU. Kegiatan 11. KTU memeriksa laporan bulanan dan menyerahkan kepada Mill Manager untuk ditandatangani. Kegiatan 12. Mil Manager menandatangani laporan bulanan. Kegiatan 13. Mendokumentasikan laporan bulanan. 7. Daftar Dokumen Pendukung. 7.1. Trip Tiket Angkutan TBS (TTAT). Hal. 7 dari 8
7.2. Slip Timbangan. 7.3. Rekap Harian Penerimaan TBS. 7.4. Buku Rekap Pengiriman CPO. 7.5. Rekap Pengiriman CPO. 7.6. Buku Rekap Pengiriman Kernel. 7.7. Analisa Material Balance NUT/FFB. 7.8. Rekap Pemakaian Solar dan Produksi KWH Power Plant. 7.9. Rekap Pengeluaran Material Gudang. 7.10. Processing Quality Control. 7.11. Rekap Quality Control Proses dan Produksi. 7.12. Rekap Hasil Pengujian ( Mutu CPO & KERNEL,Oil Losses & KERNEL Losses). 8. Lampiran Tidak ada. Hal. 8 dari 8