MANUAL PROSEDUR Penurunan Dan Pendistribusian Dana FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011 i
MANUAL PROSEDUR Penurunan Dan Pendistribusian Dana Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 0040006909 Revisi : 5 Tanggal : 1 Agustus 2014 Diajukan oleh : ttd Kepala Tata Usaha Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I ttd Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD Disetujui oleh : Dekan ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D i
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) untuk Pendidikan Diploma, Sarjana S-1, dan Pascasarjana yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Fakultas Pertanian senantiasa meningkatkan kualitas pendidikan dan pelayanan, dengan selalu melakukan pendistribusian dana ke jurusan dan bagian administrasi tepat waktu. Manual prosedur pendistribusian dana ini diperlukan untuk mempermudah pelaksanaan distribusi dana ke jurusan dan bagian administrasi di Fakultas Pertanian. Malang, 6 Juni 2011 Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 1098103 1 001 ii
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Definisi 1 Ruang lingkup 1 Referensi 1 Pihak Orang Terkait 2 Uraian Prosedur 2 Tim Penyusun 2 Lampiran 3 Bagan alur 5 iii
PENURUNAN DAN PENDISTRIBUSIAN DANA TUJUAN Menjamin terlaksananya penurunan dan penditribusian dana ke masing-masing jurusan dan bagian administrasi yang lain secara lancar, sesuai jadual dan ketentuan yang berlaku DEFINISI 1. Pernurunan dana merupakan upaya pemenuhan semua kelengkapan administrasi yang di diperlukan untuk mengambil dana dari UB. 2. Pendistribusian dana merupakan upaya pengalokasian dana secara adil sesuai dengan tingkat kebutuhan rumah tangga dan sumber daya masing-masing jurusan dan bagian administrasi di fakultas. 3. Singkatan yang dimaksud dalam Manual Prosedur ini: PD II PR II : Pembantu Dekan II : Pembantu Rektor II RUANG LINGKUP Manual Prosedur Penurunan dan Pendistribusian Dana mengatur proses penurunan dan pendistribusian dana kepada jurusan-jurusan dan bagian administrasi lain di lingkungan FPUB REFERENSI 1. Program Kerja Dekan 1
PIHAK ORANG TERKAIT 1. Dekan 2. Pembantu Dekan II 3. Bagian Keuangan 4. Bendahara Jurusan 5. Kasubag keuangan dan kepegawaian URAIAN PROSEDUR 1. Bagian keuangan membuat perencanaan penurunan dana per bulan sesuai dengan kebutuhan 2. Berkas perencanaan dimintakan persetujuan PD II. 3. Perencanaan yang disetujui segera diproses dan diketik rapi 4. Hasil ketikan berkas perencanaan dimintakan persetujuan Kepala Sub Bagian Keuangan dan Pembantu Dekan II 5. Berkas perencanaan dimintakan tanda tangan Dekan, kemudian diperbanyak dengan fotocopy untuk diproses lebih lanjut 6. Berkas perencanaan dikirim ke PR II, Kabiro dan Bagian Keuangan, kemudian di tunggu sampai dana turun 7. Apabila dana telah turun, segera dibuatkan perincian distribusi yang ditandatangani PD II, sekaligus minta persetujuan PD II untuk segera didistribusikan 8. Dana didistribusikan ke semua jurusan (IK.09.09.01) dan bagian administrasi fakultas sesuai dengan perencanaan dan kebutuhan 9. Menghitung keuangan sesuai dengan jumlah HR pimpinan, staf, insentif karyawan dan gaji tenaga honorer 10. Membayarkan HR pimpinan, staf dan insentif karyawan serta gaji tenaga honorer 11. Mengumpulkan bukti pengeluaran dan pembayaran 2
TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan II 2. KaSubbag Keuangan FP 3. Staf Pembantu Dekan II FP UB 4. Ketua GJM FP UB LAMPIRAN 1. Instruksi Kerja terkait INSTRUKSI KERJA DISTRIBUSI DANA KE JURUSAN TUJUAN Tujuan Instruksi Kerja Distribusi dana ke Jurusan ini dibuat sebagai acuan kerja bagi Subbag Keuangan dan Kepegawean untuk pencairan dana ke Jurusan di lingkungan FP-UB: RUANG LINGKUP Instruksi kerja ini mencakup pembuatan daftar distribusi kerja dan penyerahan uang kepada bendahara jurusan. INSTRUKSI KERJA 1. Siapkan daftar perincian distribusi dana yang telah ditandatangani PD II 2. Siapkan dana yang akan didistribusikan ke tiap jurusan, dimasukkan dalam amplop. 3. Pada bagian luar amplop, tuliskan jumlah dana yang dibayarkan dan nama jurusan. 4. Bila semua telah siap, segera beritahu para bendahara jurusan untuk mengambil dana. 5. Persilakan bendahara jurusan menandatangani tanda terima sebanyak 2 rangkap. 6. Pada saat bendahara jurusan membubuhkan tanda tangan, ambilkan amplop yang disiapkan. 7. Berikan amplop tersebut kepada bendahara jurusan. 3
8. Apabila diperlukan, berikan penjelasan secukupnya kepada bendahara jurusan tentang jumlah uang yang dibayarkan. 9. Persilahkan bendahara jurusan untuk menghitung uang yang dibayarkan. REFERENSI 1. Manual Prosedur penurunan dan pendistribusian dana TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan II 2. Kasubbag Keuangan dan Kepegawean FP-UB 3. Prof. Dr. Ir. Kuswanto,MS 4. Syahrul Kurniawan,SP.MP 4
BAGAN ALIR PENURUNAN DAN PENDISTRIBUSIAN DANA Pembuatan perencanaan penurunan dana Bagian keuangan membuat perencanaan penurunan dana per bulan sesuai dengan kebutuhan Persetujuan oleh PD II Berkas perencanaan dimintakan persetujuan PD II Persetujuan oleh Dekan Berkas perencanaan dimintakan tanda tangan Dekan, kemudian diperbanyak dengan fotocopy untuk diproses lebih lanjut Pengiriman berkas ke PR II, Kabiro dan Bagian Keuangan Berkas perencanaan dikirim ke PR II, Kabiro dan Bagian Keuangan, kemudian di tunggu sampai dana turun Pembuatan perincian distribusi Apabila dana telah turun, segera dibuatkan perincian distribusi yang ditandatangani PD II, sekaligus minta persetujuan PD II untuk segera didistribusikan Pendistribusian dana ke semua unit Dana didistribusikan ke semua jurusan dan bagian administrasi fakultas sesuai dengan perencanaan dan kebutuhan Penghitungan pengeluaran per item Menghitung keuangan sesuai dengan jumlah HR pimpinan, staf, insentif karyawan dan gaji tenaga honorer Pembayaran dan pengumpulan bukti pengeluaran Membayarkan HR pimpinan, staf dan insentif karyawan serta gaji tenaga honorer, serta pengumpulan bukti pengeluaran 5
MP PENURUNAN DANA DIPA-BLU Mulai Bendahara Pengeluaran Pembantu Pembuatan Surat Pengantar Pengajuan Anggaran ke Pembantu Rektor II ( Menit) Surat dilampiri : 1. SPP (Surat Permintaan Pembayaran) Bendahara Pengeluaran Pembantu Pengajuan SPM degan melakukan Entry Data melalui Aplikasi SPM Dirjen ( menit) Kasubbag Keuangan Dekan, PD II, KTU Pembantu PUMK Monitoring dan Evaluasi Pengajuan SPM ( menit) Persetujuan dan Penandatanganan Surat Pengantar beserta Berkas Lampiran ( menit) Pengiriman SPM disertai lampiran ( menit) SPM dilampiti : 1. Form Surat Permintaan Pembayaran (SPP) 2. Form Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTB) 3. Form Laporan Pengawasan Anggaran 4. Form Penerimaan dan Penyetoran Pajak 5. Laporan Pemungutan Pajak 6. Bukti Setoran Pajak (SSP) 7. Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) 8. FC Daftar Honorarium 9. FC SPK, RAB, Proposal Keuangan Kantor Pusat Menerima pengajuan dan memeriksa kelengkapan berkas ( menit) Bendahara Pengeluaran Pembantu Penerimaan Dana berupa cek/ tunai ( menit) Selesai 6