MANUAL PROSEDUR Pengajuan Anggaran Rutin FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
MANUAL PROSEDUR Pengajuan Anggaran Rutin Fakultas Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 0040006908 Revisi : 4 Tanggal : 6 Juni 2011 Diajukan oleh : Kasubbag Keuangan dan Kepegawian ttd Saptiharini, A.Md Dikendalikan oleh : Pembantu Dekan I ttd Ir. Didik Suprayogo,MSc.PhD Disetujui oleh : Dekan ttd Prof. Ir.Sumeru Ashari,M.Agr.Sc.,Ph.D
KATA PENGANTAR Fakultas Pertanian, Universitas Brawijaya menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) untuk Pendidikan Diploma, Sarjana S-1, dan Pascasarjana yang dijelaskan dalam Manual Mutu Akademik. Fakultas Pertanian senantiasa meningkatkan kualitas pendidikan dan pelayanan, dengan selalu melakukan pembayaran gaji kepada dosen dan karyawan tepat waktu. Untuk memperlancar proses pembayaran gaji pegawai, maka dilakukan pengajuan anggran rutin setiap bulannya. Manual prosedur pengajuan anggaran rutin ini diperlukan untuk mempermudah pelaksanaan pemberian gaji bagi pegawai di Fakultas Pertanian. Malang, 6 Juni 2011 Dekan Prof. Ir. Sumeru Ashari, MAgr.Sc., PhD NIP 19530328 198103 1 001
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR DAFTAR ISI i ii Tujuan 1 Definisi 1 Ruang lingkup 1 Referensi 1 Pihak Orang Terkait 2 Uraian Prosedur 2 Tim Penyusun 2 Lampiran 3 Bagan alir 5
PENGAJUAN ANGGARAN RUTIN TUJUAN Menjamin terlaksananya pengajuan anggaran rutin pembayaran gaji yang lancar, sesuai jadual dan ketentuan yang berlaku DEFINISI 1. Anggaran merupakan rencana pembiayan kegiatan yang akan dilakukan sesuai dengan rencana operasional program kerja. 2. Anggaran Rutin merupakan rencana pembiayan kegiatan rutin yang secara reguler dilakukan sesuai dengan operasional program kerja rutin. 3. Juru bayar adalah staf administrasi keuangan yang ditugaskan untuk mengusulkan, mencairkan dan membayarkan keuangan kepada pegawai 4. Singkatan yang dimaksud dalam Manual Prosedur ini: PD II KBAU KPPN SP2D : Pembantu Dekan II : Kepala Biro Administrasi Umum : Kantor Pelayanan dan Perbendaharaan Negara : Surat Perintah Pencairan Dana RUANG LINGKUP Manual Prosedur Pengajuan Anggaran Rutin mengatur proses pengusulan, pencairan dan pembayaran keuangan kepada pegawai. Manual Prosedur ini berlaku bagi pengajuan anggaran rutin di lingkungan FPUB. REFERENSI 1. Program Kerja Dekan 1
PIHAK ORANG TERKAIT 1. Dekan 2. Pembantu Dekan II 3. Subbag Keuangan dan Kepegawian URAIAN PROSEDUR 1. Bagian keuangan menyiapkan daftar gaji pegawai 2. Daftar gaji diperiksa kembali apabila terdapat perubahan. Apabila terdapat perubahan, maka perubahan tersebut dimasukkan ke daftar gaji. 3. Daftar gaji yang telah benar dan ditandatangani juru bayar, dikirim ke kantor pusat UB untuk ditandatangani oleh bendahara keuangan universitas dan KBAU. 4. Daftar gaji yang telah ditandatangani dibawa ke KPPN untuk dikoreksi dan dibuatkan SP2D 5. SP2D dibawa ke kantor pusat UB untuk diproses lebih lanjut. 6. Juru bayar FP menerima surat cek dari KBAU, kemudian dibawa ke Bank untuk dicairkan. 7. Juru bayar, dengan dibantu staf keuangan lainnya, menghitung keuangan sesuai dengan jumlah gaji masingmasing pegawai. 8. Juru bayar membayarkan gaji kepada pegawai (IK 09.08.01) pada waktu yang ditentukan TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan II 2. KaSubbag Keuangan dan Kepegawaian FP-UB 3. Dr. Ir. Kuswanto, MS 4. Syahrul Kurniawan, SP. MP LAMPIRAN 1. Instruksi Kerja terkait 2
INSTRUKSI KERJA PEMBAYARAN GAJI TUJUAN Tujuan Instruksi Kerja ini dibuat supaya pembayaran gaji pegawai berjalan lancar dan dapat dipertanggungjawabkan tepat waktu. RUANG LINGKUP Instruksi kerja ini mencakup persiapan daftar gaji, dan penerimaan gaji oleh karyawan. INSTRUKSI KERJA 1. Siapkan berkas daftar pegawai yang akan ditandatangani sebanyak 2 rangkap. 2. Siapkan amplop gaji yang telah berisi uang gaji pegawai dan letakkan di dekat candela pembayaran. 3. Buka pintu candela pembayaran gaji tepat pukul 13.00 WIB. 4. Pindahkan berkas daftar gaji di dekat candela pembayaran gaji. Berkas untuk golongan III ke bawah diletakkan di sebelah timur, untuk golongan IV diletakkan di sebelah barat. 5. Siapkan 2 bolpoint yang masing-masing ditaruh didekat berkas daftar gaji. 6. Berikan bantuan kepada pegawai yang kesulitan menemukan nomor urut di daftar gaji. 7. Persilakan pegawai untuk membubuhkan tanda tangan sebanyak 2 kali. 8. Pada saat pegawai sedang menandatangani berkas daftar gaji, siapkan amplop gaji pegawai tersebut. 9. Berikan amplop gaji kepada pegawai dan ingatkan agar dihitung di depan juru bayar. 3
REFERENSI 1. Manual Prosedur pengajuan anggaran rutin TIM PENYUSUN 1. Pembantu Dekan II FP UB 2. Kasubbag Keuangan dan Kepegawean FP-UB 3. Ketua GJM FP UB 4
MP ALUR PENGAJUAN GAJI Mulai Bagian Kepegawaian SK Baru (10 Menit) SK Baru terdiri dari : 1. Kenaikan Pangkat 2. Gaji Berkala 3. Pensiun 4. KP4 Petugas Pembantu Administrasi Belanja Pegawai Foto Copy dan Legalisasi (1 Jam) Kepala Tata Usaha Legalisasi (1 jam) Petugas Pembantu Administrasi Belanja Pegawai Proses Inputing Data ke Aplikasi GPP Gaji dan Pencetakan Hasil (25 menit/ data) Bagian Keuangan Kantor Pusat Penerimaan Berkas Copy SK (30 menit) KPPN Penerimaan dan Pengambilan Berkas oleh Keuangan Kantor Pusat (1 Jam) Petugas Pembantu Administrasi Belanja Pegawai Pengesahan SP2D dari KPPN dan mengirimkan daftar gaji ke BNI Dosen / Tenaga Kependidikan BNI melakukan transfer gaji melalui rekening Selesai 5
6