TINJAUAN MANAJEMEN PROGRAM STUDI SASTRA INGGRIS Jurusan Bahasa dan Sastra Fakultas Ilmu Budaya 2012 2/07/2013 RUANG RAPAT GRL Lt 2
LEMBAR PENGESAHAN TINJAUAN MANAJEMEN 1. Jenis Berkas : Tinjauan Manajemen 2. Nama Unit : Program Studi Sastra Inggris 3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya 4. Penanggung Jawab : Yusri Fajar, M.A (Ketua Program Studi Sastra Inggris) 5. Tim Penyusun : a) Fatimah, M.App. Ling b) Yuni Astuti (Anggota UJM Jurusan Bahasa dan Sastra 6. Periode : 2012 Malang, Selasa 2 Juli 2013 Ketua Program Studi Sastra Inggris Ttd Yusri Fajar, M.A. NIP. 19770517 200312 1 001 Tinjauan Manajemen Program Studi Sastra Inggris Page 2
I.PELAKSANAAN HARI/TANGGAL : Selasa, 2 Juli 2013 RUANG : RAPAT, GRL LT 2 JAM : 10.00 WIB AGENDA : MANAGEMENT REVIEW PRODI SASTRA INGGRIS PESERTA : Ketua Program dan Dosen-Dosen PS Sastra Inggris II. LINGKUP PEMBAHASAN 2.1. EVALUASI PROGRAM KERJA DAN CAPAIAN SASARAN MUTU 2O12 Pada tahun 2012 kebijakan program studi terkait dengan program kerja bidang pemerataan dan perluasan akses yaitu menambah jumlah dosen dengan melakukan perekrutan dosen untuk memperbaiki rasio dosen dan mahasiswa dan meningkatkan kuantitas dosen yang sesuai dengan bidang ilmu. Pada tahun 2012 Prodi Sastra Inggris merekrut 4 orang dosen tetap non PNS (bergelar S2) dengan latar belakang disiplin ilmu bidang linguistik dan Sastra. 3 orang merupakan lulusan luar negeri dan satu orang merupakan lulusan dalam negeri. Perekrutan ini selain memperbaiki rasio dosen dan mahasiswa, juga mengurangi beban kinerja dosen terutama untuk pengajaran dan pembimbingan skripsi. Berkaitan dengan arah kebijakan dan program kerja pilang 2 yaitu peningkatan mutu, relevansi dan daya saing, program studi sastra Inggris mengagendakan mengadakan beberapa lokakarya peninjauan kurikulum. Pelaksanaan peninjauan kurikulum ini menghadirkan pakar kurikulum dari UM yaitu Prof. Kasihani Kasbollah PhD. Dalam lokakarya ini RPKPS dan silabus ditinjau ulang dengan mengacu pada KBK. Selain itu Program Studi juga berupaya meningkatkan mutu dengan memperhatikan masukan dari stakeholders dengan melakukan tracer studi untuk mendapatkan tanggapan dari pengguna lulusan. Formulir isian yang ditujukan pada pengguna lulusan di berbagai instituasi dikirimkan dan beberapa bisa didapatkan namun belum maksimal. Dalam bidang penelitian, Program Studi Sastra Inggris berupaya meningkatkan kuantitas penelitian dengan dana hibah dari luar fakultas. Pada tahun 2012 ada tiga kelompok penelitian dosen yang mengikuti kompetisi dana hibah nasional yang dikelola oleh LPPM dan satu kelompok mendapatkan dana hibah tersebut dan melaksanakan penelitian kampung Inggris Pare Kediri dengan konsep community based learning dikaitkan dengan pemberdayaan ekonomi lokal masyarakat. Tinjauan Manajemen Program Studi Sastra Inggris Page 3
2.2. EVALUASI KEPUASAN STAKEHOLDERS DAN PENANGANAN KELUHAN Untuk mengetahui tingkat kepuasan stakeholders, setiap akhir semester dilakukan penyebaran kuesioner kepada mahasiswa setiap akhir semester. Dari hasil kuesioner ini bisa diketahui sejauh mana kepuasaan mahasiswa terhadap proses belajar mengajar dan sarana serta prasarana yang ada. Lebih dari itu kepuasaan stakeholders juga dilacak melalui tracer studi khususnya yang berkaitan dengan pengguna lulusan. Formulir dikirimkan kepada pengguna lulusan dan kemudian digunakan sebagai rujukan dalam melihat sejauh mana kompetensi dan ketermpilan lulusan diapresiasi oleh pengguna lulusan. Evaluasi dari pelanggan ini digunakan untuk memperbaiki kurikulum dan meningkatkan performa PS sehingga bisa menghasilkan lulusan yang berkualitas. 2.3 TINDAK LANJUT ATAS TEMUAN AIM SIKLUS 11 TAHUN 2012 PELAKSANAAN AIM SIKLUS 11 TAHUN 2012 Waktu : 18 September 2012 Tempat : GBS 1.7 Auditor : Rizka Fitriani, SE, MSA, AK. Asih Purwanti, S.IP, M.IP Auditee : Kaprodi Sastra Inggris NO Bidang yang di Audit TEMUAN PERBAIKAN 1 Kinerja Standar 7 Ada kerjasama dengan institusi di luar negeri namun sudah banyak yang berakhir di tahun 2011 Meningkatkan kerjasama dan memperbaharui MOU dengan institusi luar negeri 2 Struktur Organisa Sudah disebutkan dalam MM namun belum menyebutkan penjelasan tentang hubungan Membuat Surat ke Jurusan untuk menindaklanjuti temuantemuan terkait struktur Tinjauan Manajemen Program Studi Sastra Inggris Page 4
si kinerja antara PS, Jurusan dan Fakultas organisasi di MM 3 Proses Bisnis Organisa si Belum menetapkan ukuran kepuasan pelanggan Menulis surat ke Jurusan untuk terkait proses bisnis organisasi terutama tentang kepuasan di MM 4 Siklus PDCA (untuk setiap proses kegiatan) Proses kegiatan unit kerja belum disebutkan dalam MM Membuat surat ke jurusan untuk terkait siklus PDCA (untuk setiap proses kegiatan) di MM 5 Daftar induk dokumen Daftar MP belum lengkap (MP Wajib: MP Audit internal belum disebutkan) Membuat surat ke jurusan untuk terkait daftar dokumen induk di MM 6 Evaluasi Kinerja SDM Belum dijelaskan dalam MM Membuat surat ke jurusan untuk terkait evaluasi kinerja SDM di MM 7 Klausul 7.4.1: Proses pembelia n Belum dijelaskan dalam MM Membuat surat ke jurusan untuk terkait poin 7.4.1 tentang proses pembelian di MM 8 Lampiran Belum ada daftar lampiran pada MM Membuat surat ke jurusan untuk terkait lampiran dalam MM 9 standar 3 Rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi dengan daya tampung masih kurang, yaitu 1, 71 Meningkatkan mutu lulusan agar dapat menarik mahasiswa lebih banyak sehingga kualitas input meningkat (meningkatkan Tinjauan Manajemen Program Studi Sastra Inggris Page 5
promosi prodi melalui kegiatan mahasiswa seperti lomba tingkat SMA) 10 standar 3 Rasio mahasiswa baru regular yang melakukan registrasi dengan calon mahasiswa baru regular yang lulus seleksi, yaitu 78% Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk mengajukan keringan dan penundaan pembayaran standar 3 Prosentasi kelulusan tepat waktu (KTW) hanya 1, 27% -Memotivasi dan menfasilitasi mahasiswa yang sedang menulis skripsi agar cepat selesai 11 -Membuat rancangan jadwal penulisan skripsi selama satu semester seperti deadline dan alokasi waktu untuk menyiapkan sempro, semhas dan ujian skripsi 12 standar 3 Penggunaan hasil pelacakan hanya untuk perbaikan (1) proses pembelajaran. Sedangkan untuk (2) penggalangan dana, (3) informasi pekerjaan, (4)membangun jejaring masih belum dilakukan. Mulai menggunakan hasil pelacakan untuk: 1. Penggalangan dana 2. Info pekerjaan 3. Membangun jejaring 13 standar 3 Trace study yang dilakukan belum sampai pada pengguna lulusan Mulai melakukan tracer study yang ditujukan pada pengguna lulusan. (Sudah dilaksanakan namun perlu dimaksimalkan dan ditingkatkan) 14 Standar 3 Partisipasi alumni hanya di bidang kegiatan akademik, pengembangan jejaring, penyediaan fasilitas untuk kegiatan akademik sedangkan untuk (1) sumbangan dana (2) Mengadakan acara dan temu alumni serta koordinasi dengan alumni dengan tujuan: 1. Penggalangan Tinjauan Manajemen Program Studi Sastra Inggris Page 6
sumbangan fasilitas masih belum ada sumbangan dana 2. Menyumbang fasilitas 15 Dosen tetap berpendidikan (terakhir) S2 dan S3 di bidang keahliannya sesui dengan kompetensi PS = 70,97% (belum memenuhi criteria maksimal) Memotivasi dan menfasilitasi dosen untuk melanjutkan studi ke jenjang S2 dan S3 16 Dosen tetap yang berpendidikan S3 yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS=6,45 (belum memenuhi criteria maksimal) Memotivasi dosen yang masih bergelar S2 untuk melanjutkan ke jenjang S3 17 Dosen tetap yang memiliki jabatan lektor kepala dan guru besar yang bidang keahliannya sesuai dengan kompetensi PS= 9,6% (belum memenuhi criteria maksimal) Memotivasi dan mendorong dosen tetap (bergelar S3) untuk mengurus kenaikan pangkat 18 Dosen yang memiliki sertifikat pendidik profesional=19,35% (belum memenuhi criteria maksimal Mengajukan dosen yang belum bersertifikat 19 Rasio mahasiswa terhadap dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan bidang PS (RMD)= 1;35 (fak non eksakta seharusnya 27-33) Merekrut dosen baru atau mengurangi jumlah mahasiswa yang akan masuk Prodi Sastra Inggris 20 Kegiatan tenaga ahli/pakar (sebagai pembicara dalam seminar/pelatihan, pembicara tamu, dsb dari luar PT sendiri (tidak termasuk dosen tidak tetap)= 4 orang (belum memenuhi kriteria maksimal Mengundang tenaga ahli dari luar PT Tinjauan Manajemen Program Studi Sastra Inggris Page 7
21 Peningkatan kemampuan dosen tetap melalui program tugas belajar dalam bidang yang sesuai dengan bidang PS=3,5% (belum memenuhi kriteria maksimal Mengirim dosen untuk studi lanjut 22 standar 4 Kegiatan dosen tetap yang bidang keahliannya sesuai dengan PS dalam seminar ilmiah/lokakarya/penataran/worksh op/pagelaran/pameran/peragaan yang tidak melibatkan dosen PT sendiri=069% (belum memenuhi kriteria maksimal) Melibatkan dosen di luar PT sendiri dalam kegiatan seminat ilmiah/lokakarya/dll 23 Prestasi dalam mendapatkan penghargaan hibah, pendanaan program dan kegiatan akademik dari tingkat nasional dan internasional; besaran dan proporsi dana penelitian dan sumber institusi sendiri dan luar institusi belum memenuhi kriteria maksimal Mendorong dan menfasilitasi dosen untuk mengajukan proposal berkualitas dalam hibah dan penelitian 24 Reputasi dan keluasan jejaring dosen dalam bidang akademik dan profesi belum memenuhi kriteria maksimal Mendorong dan menfasilitasi dosen untuk menjadi anggota organisasi profesi dan terlibat dalam kegiatan-kegiatan di luar perguruan tinggi sendiri 25 Jumlah pustakawan dan kualifikasinya masih belum memenuhi kriteria standar borang 4 Menambah jumlah pustakawan dan meningkatkan kualifikasi serta kompetensinya 26 Jumlah laboran, teknisi, operator, programmer masih belum memenuhi standar borang 4 Menambah jumlah laboran, teknisi, operator dan programmer Tinjauan Manajemen Program Studi Sastra Inggris Page 8
1. KEBIJAKAN KEBIJAKAN PROGRAM STUDI DALAM DALAM RAPAT MANAJEMEN REVIEW a) Bidang Penelitian Dalam rapat ini juga dibahas tentang upaya meningkatkan kuantitas penelitian dosen PS Sastra Inggris yang mendapatkan dana hibah di luar DPP/SPP. Upaya ini dimanifestasikan dalam kebijakan dengan mendorong para dosen untuk berkolaborasi dengan dosen fakultas lain untuk mengajukan penelitian dengan roadmap bidang budaya sosial dan ekonomi. b) Skripsi Mahasiswa Pembahasan tentang percepatan mahasiswa yang sedang menempuh skripsi dilakukan dengan merancang jadwal penulisan skripsi selama satu semester.: dua bulan pertama mahasiswa ditargetkan bisa melaksanakan seminar proposal, dua bulan kedua mahasiswa sudah bisa melakukan seminar hasil dan setelah itu mereka didorong untuk segera ujian skripsi di dua bulan terkahir. Dengan membuat rancangan jadwal dan deadline, mahasiswa diharapkan bisa menyelesaikan skripsi dalam satu semester. Selain itu, peran dosen pembimbing perlu ditingkatkan efektifitasnya. Kebijakan untuk mempercepat proses penulisan skripsi mahasiswa yang berkaitan dengan lama penulisan dan masa studi mahasiswa juga dilakukan program studi untuk mengubah kebijakan yaitu penguji skripsi mahasiswa hanya berjumlah 1 orang. Sebelumnya penguji skripsi berjumlah 2 orang.. TANGGAPAN DAN MASUKAN: Untuk meningkatkan kerjasama penelitian dengan institusi asing, maka perlu lebih meningkatkan peran divisi networking di Prodi Sastra Inggris. Tinjauan Manajemen Program Studi Sastra Inggris Page 9
Untuk meningkatkan peran alumni maka pengurus alumni perlu diaktifkan lagi dan didorong untuk melaksanakan kegiatan yang ditujukan untuk meningkatkan kontribusi alumni pada program studi khususnya dalam hal penggalangan dana. PS memberikan masukan pada Jurusan dan Fakultas untuk turut menfasilitasi pengembangan peran ikatan alumni. Untuk meningkatkan jumlah pustakawan, fakultas hendaknya bisa merekrut pustakawan dengan latar belakang pendidikan yang sesuai dengan bidangnya. PS dengan dukungan Jurusan dan fakultas diharapkan bisa lebih giat dalam membuka kemungkinan kerjasama dengan institusi lain di dalam dan di luar negeri. Salah satunya adalah dengan melakukan studi banding dan melakukan kerjasama nyata yang dituangkan dalam bentuk memo of understanding. Untuk tracer studi, PS dengan dukungan Jurusan dan Fakultas bisa membentuk tim yang bisa secara serius menangani tanggapan dari pengguna lulusan di berbagai wilayah di Indonesia di mana para alumni bekerja dan mendorong alumni untuk terlibat aktif dalam menyumbangkan gagasan dan tindakan nyata bagi pengembangan PS baik melalui kegiatan-kegiatan yang mendukung PBM hingga penggalangan dana. Para dosen hendaknya proaktif dalam mempersiapkan studi lanjut dengan secara aktif mencari berbagai peluang studi khusunya melalui beasiswa baik di dalam dan luar negeri. Terkait dengan upaya ini, maka program studi dengan dukungan fakultas diharapkan dapat menfasilitasi upaya studi lanjut para dosen. Tinjauan Manajemen Program Studi Sastra Inggris Page 10
Mengetahui Ketua Program Studi Sastra Inggris Notulis Yusri Fajar, M.A. NIP. 19770517 200312 1 001 Melania Shinta Herendika NIP. Tinjauan Manajemen Program Studi Sastra Inggris Page 11