BAB IV PERANCANGAN SISTEM

BAB IV PERANCANGAN SISTEM 4.1. Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah suatu gambaran sketsa sistem atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan ini dibuat untuk ditujukan kepada pemakai, perancang sistem atau ahli analisa atau ahli yang berhubungan dengan perancangan ini, perancangan sistem dibuat berdasarkan masukan dari hasil analisa untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada tahap analisa. Fase ini adalah inti teknis dari proses rekayasa perangkat lunak. Pada fase ini elemen-elemen dari model analisa dikonversikan. Dengan menggunakan satu dari sejumlah metode perancangan, fase perancangan akan menghasilkan perancangan data, perancangan antarmuka, perancangan arsitektur dan perancangan prosedur. Rancangan ini meliputi FlowMap yang diusulkan, Diagram Konteks, Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Struktur Program, Rancangan Input, Rancangan Proses dan Rancangan Output. 54

55 4.2. Tujuan Perancangan Sistem Sistem pengolahan data pada PT. Inja Wiratama Langgeng adalah suatu sistem informasi berbasis komputer yang dirancang dengan tujuan untuk memberikan pelayanan dan memudahkan pihak karyawan, Pimpinan dalam rangka pengelolahan data sehingga dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Sedangkan tujuan dari perancangan sistem informasi diharapkan dapat meningkatkan kinerja khususnya informasi dan bagian pelayanan yang akan membantu kepuasan bagi konsumen dan karyawan. 4.3. Flowmap Usulan Penentuan Nilai Persediaan Air Mineral Sanford di PT. Inja Wiratama Langgeng Dibawah ini adalah prosedur penentuan Penghitungan Nilai Persediaan Air Mineral Sanford di PT. Inja Wiratama Langgeng sebagai berikut : 1. Bagian Administrasi Keuangan melakukan penginputan kedalam database berdasarkan daftar barang yang kemudian di proses menjadi surat permintaan. Dan Penghitungan Nilai Persediaan Air tersebut dengan menggunakan metode ratarata. 2. Surat permintaan tersebut, diserahkan kepada pimpinan untuk di tanda tangani, yang kemudian diserahkan kepada produsen 3. Produsen mengecek apakah stok pesanan tersebut ada atau tidak. Jika tidak maka surat pesanan tersebut akan di kembalikan kepada pimpinan, jika ada maka 55

56 produsen akan membuatkan surat jalan yang akan diserahkan kepada bagian administrasi keuangan. 4. Bagian administrasi keuangan dilakukan pengecekan kesuaian barang dengan surat jalan, jika sesuai akan dibuatkan kwitansi yang akan di serahkan kepada pimpinan. Kemudian bagian administrasi keuangan akan membuat laporan permintaan yang akan di serahkan kepada pimpinan. Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap usulan penentuan nilai persediaan air mineral berikut : 56

57 PROSEDUR PERMINTAAN BAGIAN ADM. KEUANGAN PIMPINAN PRODUSEN DATA BARANG BUAT SURAT PESANAN SURAT PERMINTAAN SURAT PERMINTAAN TANDA TANGAN SURAT PESANAN SURAT PESANAN SURAT PESANAN TIDAK CEK STOK SURAT JALAN YA CEK SURAT JALAN Ya Tidak BUAT SURAT JALAN SURAT JALAN INPUT DATA PERMINTAAN DB_inja CETAK KWITANSI KWITANSI KWITANSI TANDA TANGAN KWITANSI CETAK LAPORAN PERMINTAAN KWITANSI KWITANSI LAPORAN PERMINTAAN LAPORAN PERMINTAAN Gambar 4.1 Flowmap Usulan Permintaan 57

58 4.4. Flowmap Usulan Prosedur Pendistribusian Air Mineral Sanford di PT. Inja Wiratama Langgeng Dibawah ini adalah prosedur pendistribusian air mineral Sanford di PT. Inja Wiratama Langgeng sebagai berikut : 1. Pelanggan Menyampaikan surat permintaan air mineral kepada bagian administrasi keuangan. 2. Bagian administrasi keuangan melakukan pengecekan terhadap stock permintaan dari pelanggan, jika ada tidak ada, surat permintaan akan dikembalikan kepada pelanggan, jika ya ada, maka bagian administrasi keuangan akan melakukan penginputan data yang akan memproses nota penjualan yang akan diserahkan kepada pelanggan dan laporan penjualan yang akan diserahan kepada pimpinan. Untuk lebih jelasnya, lihat flowmap permintaan air mineral yang sedang berjalan berikut : 58

59 PROSEDUR PENDISTRIBUSIAN PELANGGAN BAGIAN ADM. KEUANGAN PIMPINAN SURAT PERMINTAAN SURAT PERMINTAAN SURAT PERMINTAAN TIDAK CEK STOCK YA INPUT DATA PERMINTAAN DB_inja CETAK NOTA PENJUALAN CETAK LAPORAN PENJUALAN NOTA PENJUALAN NOTA PENJUALAN LAPORAN PENJUALAN LAPORAN PENJUALAN Gambar 4.2 Flowmap Usulan Pendistribusian 59

60 4.5. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas eksternal dengan sistem. Dimana data yang diinputkan oleh bagian entitas eksternal akan diproses didalam sistem dan akan menghasilkan laporan yang diinginkan oleh entitas eksternal tersebut. Dibawah ini menggambarkan diagram konteks aliran pengolahan data yang akan dibangun pada perangkat lunak sistem informasi pada PT. Inja Wiratama Langgeng serta aliran paket data yang akan keluar dari sistem. PELANGGAN DATA DISTRIBUSI NOTA PENDISTRIBUSIAN Sistem Informasi Penghitungan Nilai Persediaan Air Meneral SANFORD DATA PERMINTAAN DATA BARANG KWITANSI LAPORAN PERSEDIAAN LAPORAN DATA BARANG LAPORAN PENDISTRIBUSIAN LAPORAN PERMINTAAN PRODUSEN PIMPINAN Gambar 4.3 Rancangan Diagram Konteks 60

61 4.6. Flow Diagram Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah jadi atau sistem yang baru dirancang yang akan dikembangkan secara logika, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik kemana data itu disimpan. Produsen Permintaan Proses 2.0 Pengolahan Masuk Permintaan Permintaan Tb_permintaan Tb_detailpermintaan Permintaan Permintaan Persediaan Permintaan Tb_persediaan Persediaan Proses 1.0 Pengolahan Nama Tb_barang Proses 4.0 Cetak Pelanggan Proses 3.0 Pendistribusian Tb_distribusi Persediaan Lap. Lap. Permintaan Lap. Pendistribusian Lap. Persediaan Tb_detaildistribusi Nota Pendistribusian Kwitansi Pimpinan Gambar 4.4 Flow Diagram Level 0 61

62 Dari DFD Level 0 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1. Proses 1.0 adalah proses pengolahan nama barang yang dihubungkan dari entitas Produsen ke tabel 2. Proses 2.0 adalah proses pengolahan data barang masuk yang berhubungan dengan table barang, table permintaan, table detailpermintaan, dan table persediaan. 3. Proses 3.0 adalah proses penginputan dari data pendsitribusian dari pelanggan untuk transaksi pendsitribusian yang akan di hubungkan ke table barang, table distribusi, table detaildistribusi, dan table persediaan 4. Proses 4.0 adalah proses cetak nota pendistribusian untuk pelanggan, kwitansi untuk produsen dan laporan-laporan yang akan diberikan ke pimpinan. Produsen Tb_barang Permintaan Proses 1.1 Input Nama Permintaan Permintaan Tb_permintaan Tb_detailpermintaan Jumlah Permintaan Proses 1.2 Edit Nama Jumlah Permintaan Gambar 4.5 Flow Diagram Level 1 Proses 1 62

63 Dari DFD Level 1 proses 1 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1. Proses 1.1 adalah proses penginputan nama barang masuk yaitu proses entitas produsen menginputkan data pendistribusian dan data diambil dari table barang. Selanjutnya akan terinput kedalam table permintaan dan table detail permintaan. 2. Proses 1.2 adalah proses edit nama barang yang akan terhubung dengan table barang sesuai dengan jumlah permintaan barang. Produsen Tb_barang Permintaan Proses 2.1 Input Masuk Permintaan Permintaan Tb_permintaan Tb_detailpermintaan Permintaan Jumlah Permintaan Proses 2.2 Ubah Stok Jumlah Permintaan Persediaan Proses 2.3 Ubah Nilai Persediaan Tb_persediaan Permintaan Gambar 4.6 Flow Diagram Level 1 Proses 2 63

64 Dari DFD Level 1 proses 2 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 3. Proses 2.1 adalah proses penginputan data barang masuk yaitu proses entitas produsen menginputkan data pendistribusian dan data diambil dari table barang. Selanjutnya akan terinput kedalam table permintaan dan table detail permintaan. 4. Proses 2.2 adalah proses update stock yang akan terhubung dengan table barang sesuai dengan jumlah permintaan barang. 5. Proses 2.3 adalah proses ubah nilai persediaan yang akan terhubung dengan table persediaan sesuai dengan data permintaan. Nilai Persediaan Pelanggan Tb_barang Proses 3.1 Input Tb_permintaan Tb_detailpermintaan Tb_persediaan Jumlah Proses 3.2 Ubah Stok Jumlah Proses 3.3 Ubah Nilai Persediaan Gambar 4.7 Flow Diagram Level 1 Proses 3 64

65 Dari DFD Level 1 proses 3 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1. Proses 3.1 adalah proses penginputan data distribusi yang datanya diambil dari entitas pelangan, table barang dan nilai terakhir persediaan dari table persediaan. Selanjutnya akan terinput kedalam table distribusi dan table detail distribusi. 2. Proses 3.2 adalah proses update stock yang akan terhubung dengan table barang sesuai dengan jumlah distribusi barang. 3. Proses 3.3 adalah proses ubah nilai persediaan dari table persediaan sesuai dengan data distribusi. Tb_barang Tb_permintaan Tb_detailpermintaan Tb_distribusi Tb_detaildistribusi Permintaan Permintaan Proses 4.1 Cetak Laporan Proses 4.2 Cetak Laporan Permintaan Proses 4.3 Cetak Kwitansi Proses 4.4 Cetak Laporan Proses 4.5 Cetak Nota DIstribusi Lap Lap Permintaan Kwitansi Produsen Pelanggan Nota Pimpinan Lap Lap Persediaan Proses 5.6 Cetak Laporan Persediaan Persediaan Tb_persediaan Gambar 4.8 Flow Diagram Level 1 Proses 4 65

66 Dari DFD Level 1 proses 4 terdiri dari beberapa proses diantaranya sebagai berikut : 1. Proses 4.1 adalah proses cetak laporan data barang yang diambil dari data barang yang akan diserahkan kepada pimpinan. 2. Proses 4.2 adalah adalah proses cetak laporan permintaan yang diambil dari data permintaan yang akan di serahkan kepada pimpinan. 3. Proses 4.3 adalah adalah proses cetak kwitansi yang diambil dari data distribusi dan data permintaan yang akan diserahkan kepada produsen. 4. Proses 4.4 adalah adalah proses cetak laporan distribusi yang diambil dari data distribusi yang akan diserahkan kepada pimpinan. 5. Proses 4.5 adalah adalah proses cetak nota pendistribusian yang diambil dari data distribusi yang akan diserahkan kepada pelanggan. 6. Proses 4.6 adalah adalah proses cetak laporan persediaan yang diambil dari dari data persediaan yang akan diserahkan ke pimpinan. 4.7. Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) atau Diagram antar entitas adalah suatu diagram yang menggambarkan hubungan objek data yang disimpan yang ada dalam suatu sistem secara konseptual. 66

67 Objek adalah objek yang dapat dicatat atau direkam atau segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan entitas dapat berupa orang, benda, tempat, peristiwa atau konsep yang bisa diolah untuk menghasilkan informasi, rancangan, diagram entitas ini dibuat menurut data yang ada sehingga dapat menjelaskan hubungan datadata. Atribut yang berhubungan dengan perangkat lunak Sistem Informasi Pengitungan Nilai Persediaan Air Mineral Sanford dengan Menggunakan pada PT. Inja Wiratama Langgeng dapat digambarkan sebagai berikut : DISTRIBUTOR DISTRIBUSI 1 n BARANG Kode Nama No Nota Kode n Jumlah Nama DIBELI Jumlah Harga Total No Kwitansi Tanggal Total Permintaan m PELANGGAN Gambar 4.9 Entity Relationship Diagram (ERD) 4.8. Perancangan Struktur File Didalam pembuatan program dibutuhkan suatu spesifikasi file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan-kegiatan dalam pengaturan dan 67

68 pencarian data dan pembuatan laporan yang dapat mempermudah kerja sistem komputer. Untuk itu sistem pengolahan data ini membutuhkan spesifikasi file untuk mempermudah dalam melakukan pemrorgaman, yang dapat dilihat dari tabel-tabel berikut ini : Nama Tabel : tb_barang Primary Key : kode_barang Tabel 4.1 Tabel No. Field Name Type Size 1. Kode_barang Text 5 2. Nama_barang Text 50 3. Jumlah Number Nama Tabel : tb_permintaan Primary Key : no_kwitansi Tabel 4.2 Tabel Permintaan No. Field Name Type Size 1. No_kwitansi Text 5 2. Tanggal Date/Time 3. Total_Permintaan Number 68

69 Nama Tabel : tb_detailpermintaan Primary Key : - Tabel 4.3 Tabel Detail Permintaan No. Field Name Type Size 1. No_kwitansi Text 5 2. Kode_ Text 5 4. Nama_barang Text 50 5 Harga Number 6 Jumlah Number 7 Total Number Nama Tabel : tb_distribusi Primary Key : no_nota Tabel 4.4 Tabel No. Field Name Type Size 1. No_nota Text 5 2. Tanggal Date/Time 3. Total_distribusi Number 69

70 Nama Tabel : tb_detaildistribusi Primary Key : - Tabel 4.5 Tabel Detail No. Field Name Type Size 1. No_nota Text 5 2. Kode_ Text 5 4. Nama_barang Text 50 5 Harga Number 6 Jumlah Number 7 Total Number Nama Tabel : tb_persediaan Primary Key : - Tabel 4.6 Tabel Persediaan No. Field Name Type Size 1. Kode_ Text 5 2. Nama_ Text 50 3. No_Transaksi Text 5 4. Didapat Text 50 5. Nilai_Didapat Number 6. Dipakai Text 50 7. Nilai_Dipakai Number 8. Sisa Text 50 9. Nilai_Sisa Number 70

71 4.9. Perancangan Struktur Program Struktur program adalah suatu konsep pembuatan yang mempunyai fungsi utuk mengelompokkan instruksi kedalam sub program fungsional dimana setiap sub program tersebut memiliki tugas dan fungsi tertentu yang digunakan untuk mendukung dari keseluruhan program yang dibuat. Struktur program yang dibuat adalah sebagai berikut : STRUKTUR PROGRAM INPUT PROSES OUTPUT DATA BARANG PENDISTRIBUSIAN BARANG LAPORAN DATA BARANG PERMINTAAN BARANG LAPORAN PERMINTAAN LAPORAN PENDISTRIBUSIAN LAPORAN PERSEDIAAN Gambar 4.10 Perancangan Struktur Program 71

72 4.10. Perancangan Struktur Menu Struktur menu merupakan bentuk umum dalam suatu perancangan aplikasi yang dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan sistem yang dibangun. Dengan adanya struktur menu ini, maka proses pengolahan data diharapkan lebih cepat dilakukan, sehingga keterlambatan dalam penyajian data dapat ditekan seminimal mungkin. Struktur menu yang dibuatkan dalam sistem ini terdiri dari menu-menu dan sub menunya. Dapat dilihat dari gambar berikut : MAIN MENU MASTER TRANSAKSI LAPORAN DATA BARANG BARANG MASUK DATA BARANG BARANG KELUAR DATA PELANGGAN PERMINTAAN DAN PENDISTRIBUSIAN Gambar 4.11 Perancangan Struktur Menu 72

73 4.11. Rancangan Input Rancangan input adalah rancangan dari dokumen dasar yang digunakan untuk dokumen input yang akan digunakan untuk menangkap data input. Kode Nama barang Jumlah Tambah Simpan Ubah Pencarian Keluar Gambar 4.12 Design Input Form Utama Transaksi Permintaan Batalkan Transaksi Keluar No Kwitansi Tanggal No Kode Nama Harga Jumlah Total ` Kode Nama Harga Jumlah Total... x = Proses Hapus Jumlah Item Total Selesai Gambar 4.13 Design Input Transaksi Permintaan 73

74 Transaksi Pendistribusian Batalkan Transaksi Keluar No Transaksi Tanggal No Kode Nama Harga/Unit Jumlah Total ` Kode Nama Harga Jumlah Total... x = Proses Hapus Jumlah Item Sub Total Total Bayar Bayar Kembalian Selesai Gambar 4.14 Design Input Transaksi Pendistribusian Laporan LAPORAN DATA BARANG Tanggal : xx/xx/xxxx No Kode Nama Jumlah Gambar 4.15 Design Output Laporan 74

75 Laporan Permintaan Jumlah Permintaan : xxx LAPORAN PERMINTAAN Ket : xxxx No No Kwitansi Tanggal Total Permintaan Gambar 4.16 Design Output Laporan Permintaan Laporan Pendistribusian LAPORAN PENDISTRIBUSIAN Jumlah Pendistribusian : xxx Ket : xxxx No No Nota Tanggal Total Gambar 4.17 Design Output Laporan Pendistribusian 75

76 Laporan Persediaan LAPORAN SISA PERSEDIAAN Kode : xxx Nama : xxx Ket : xxxx No No Nota Didapat Nilai Didapat Dipakai Nilai Dipakai Sisa Nilai Sisa Gambar 4.18 Design Output Laporan Persediaan 76