BAB VI KEMAJUAN PEKERJAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK 6.1. Pengelolaan Waktu Pelaksanaan Proyek Sebagai Kontraktor Utama pembangunan Proyek One Sentosa Apartement PT. Adhi Persada Gedung harus membuat perencanaan waktu pelaksanaan dan target penyelesaian pekerjaan yang disesuaikan pada master schedule. Hal ini perlu dilakukan karena setiap item pekerjaan dalam pembagunan baik itu pekerjaan Struktur, ME dan Finishing merupakan pekerjaan yang saling terkait. Apa bila salah satu pekerjaan mengalami keterlambatan maka akibatnya target penyelesaian proyek pun ikut mengalami keterlambatan.. Sehingga akan mempengaruhi target bisnis pengoperasian bangunan gedung. Berdasarkan master schedule yang diinformasidari pihak owner (PT. Cenas Rayaland ) pada saat rapat Aanwijzing, Proyek One Sentosa Apartment Cikarang akan dimulai pada awal bula Februari 2015. Karena pada saat itu pekerjaan pondasi tiang pancang telah selesai dilaksanakan. Berikut adalah Bagan alur rencana pekerjaan struktur Proyek One Sentosa Apartment oleh PT, Adhi Persada Gedung. Gambar 6.1. Bagan alur rencana pekerjaan struktut Proyek One Sentosa Apartment 112
Dalam pengelolaan sebuah proyek, terutama terhadap waktu pelaksanaan, ada beberapa hal yang perl dilaksanakan secara internal dari tim proyek dari penyedia jasa. Daiantaranya adalah a. Pembuatan penjadwalan pelaksanaan proyek yang realitis dalam bentuk Kurva S dan Bar Chart. Tujuanya untuk memberikan acuan dan batasan terhadap proses pelaksanaan pekerjaan. Gambar 6.2. Rencana Kurva S Pekerjaan struktur b. Dari acuan Kurva S tersebut kemudian dibuat breakdown schedule oleh bagian engineering berupa: - Breakdown Schedule Bulanan - Breakdown Schedule mingguan c. Dari Break down Schedule mingguan maupunbulanan dirubah dalam bentuk bobot pekerjaan, kemudian dilakukan pendetaan dalam bentuk lingkup pekerjaan dan volume pekerjaan yang harus dicapai. 113
Gambar 6.3. Bar Chart Rencana Pekerjaan struktur d. Dalam pembuatan detail lingkup pekerjaan, tim produksi ikut serta merumuskan, sehingga terjadi kesinambungan antara perencanaan dari engineering dan pelaksanaan dari team produksi. e. Dengan mengacu kepada detail penjadwalan tersebut, dapat direview atau dihitung kebutuhan terhadap sumberdaya baik itu bahan material, alat bantu/ peralatan, dan tenaga kerja yang harus disediakan dan disupply kelapangan. f. Setelah detail penjadwalan selesai, maka tim produksi dapat langsung melaksanakan pekerjaan dilapangan dengan mengacu pada detail penjadwalan tersebut. g. Proses selanjutnya adalah melakukan monitoring terhadap hasil pekerjaan dengan rencana target yang sudah ditetapkan. Dengan menghitung volume pekerjaan yang telah selesai dan dibandingkan dengan perencanaan yang sudah ditetapkan. Sehingga grafik perbandingan antara pekerjaan aktual dan pelaksanaan pekerjaan dan dilihat dan dianalisa. Apakah pekerjaan telah target atau mengalami keterlambatan. 114
h. Evaluasi dapat dilakukan pada rapat khusus pelaksanan pekerjaan atau direview saat dilaksanakan MRM di lapangan. i. Evaluasi terhadap hasil pencapaian pekerjaan juga dapat dilakukan dengan mengadakan rapat dengan pihak Subkontraktor dan mandor yang ada di lapangan secara rutin tiap minggu untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dialami selama pelaksanaan di lapangan dan langkah konkret apa yang harus dilakukan untuk mengantisipasi jika terjadi keterlambatan. j. Secara eksternal, terkait dengan pemilik proyek atau Direct Contractor, disamping schedule utama juga dapat dilakukan review waktu dengan memberikan kepada pemilik proyek berupa : - Schedule Approval Material - Schedule Approval Sub Kontraktor - Schedule Approval Shopdrawing - Schedule Pengadaan Direct Contractor Schedule-schedule tersebut diajukan sehingga dapat disepakati bersamabesama dengan pihak owner mengenai waktu keputusan terhadap semua hal yang terkait dengan pelaksanaan proyek. k. Dengan adanya kesepakatan schedule tersebut, kita dapat memberikan informasi kepada pihak owner maupun review terhadap internal tim apabila terjadi keterlambatan terhadap persetujuan terhadap hal-hal yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan.. Berikut ini adalah Diagram alir (Flow Chart) prosedur pengendalian waktu pelaksanaan konstruksi (Time Control) 115
Gambar 6.4. Flow Chart Prosedure Pengendalian Waktu Kostruksi 6.2. Pengelolaan Kualitas Mutu Pelaksanaan Proyek Mengelola mutu / kualitas hasil pelaksanaan dalam sebuah proyek harus didasarkan oleh standar operasional prosedur yang telah ditentukan oleh karena itu memerlukan adanya kesepahaman bersama dari semua pihak di dalam internal team proyek. Pencapaian mutu / kualitas hasil pekerjan agar maksimal sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan tidak dapat dibebankan hanya kepada Quality Control, tetapi kepada semua team yang ada di lapangan baik dari team produksi maupun team 116
engineering. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan di lapangan oleh team proyek untuk menjaga mutu / kualitas hasil pekerjaan, yaitu : a. Memberikan pemahaman kepada semua team proyek, baik engineering, produksi, sub kontraktor dan para mandor terhadap batasan-batasan kriteria penerimaan sebuah hasil pekerjaan. Hal ini dapat dilaksanakan pada saat rapat MRM, rapat mandor dan rapat subkontraktor. b. Membuat pelatihan atau penyegaran di sela-sela waktu pelaksanaan pekerjaan kepada semua team, yang dilakukan oleh team di internal proyeak atau mengundang PPM atau supervisor senior dari proyek lain. c. Memberdayakan team Quality Control dan PPM secara maksimal, sehingga kontrol terhadap mutu hasil pekerjaan yang diawasi oleh supervisi bisa lebih maksimal sehingga ketidaksesuaian produk bisa diminimalisir. Berikut ini adalam konsep diagram pemahaman mengenai Sistem manajemen mutu Proyek. Gambar 6.5. Diagram Project Quality Management 117
Dalam proses pelaksanaan nya perlu dilakukan sistem audit baik internal maupun external untuk memastikan bahwa sistem pengendalian mutu berjalan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang telah ditetapkan. Sistem Audit Mutu Internal. Gambar 6.6. Sistem Audit Mutu Internal Pengendalian terhadap hasil pekerjaan diterapkan dengan tahapan Quality Control untuk mencegah ketidak sesuaian pada setiap tahapan, maka perlu dilakukan pengendalian pada setiap kondisi. Tahapan Quality Control Bagan alur proses inspeksi pemeriksaan Quality Control 118
Gambar 6.7. Diagram Sistem Quality Control 1. Initial Control Pengendalian quality paling awal dari semua tahapan konstruksi yang ada. a. Initial Inspection lebih dominan sebagai Engineering Process - Pemahaman design (Posisi, Dimensi, Quantity dan Bentuk Rencana) - Pemahaman Spesifikasi (Karakter Material Rencana) - Persetujuan Material ( Test Sample Material, Brosur-brosur, Mock Up,) - Pembuatan Job Mix Formula (Beton,Mortar) - Proposal Justifikasi Teknis (Design Usulan/Alternatif & Hitungan Teknis Jika Ada) - Persetujuan Shop Drawing/Gambar Kerja lapangan - Persetujuan RENCANA MUTU KONTRAK b. PIC Quality Initial Control Engineering (Design, Justek, Shop Drawing), Procurement (Persetujuan Material), Laborat (Test Sample Material, Job Mix Formula) 2. Incoming Control Pengendalian Pada saat Permulaan Kerja dan Kedatangan Bahan a. Permulaan Kerja 119
Uitzet Posisi, Bentuk, Dimensi Pekerjaan, dibandingkan terhadap rencana b. Kedatangan Material - Pemeriksaan Material datang, dibandingkan dengan Material Contoh (Visualisasi/Bentuk/Warna, Dimensi/Ukuran, Merk, Type, Serial dsb) - Pemeriksaan Proses Produksi Material, dibandingkan dengan Job Mix (Beton Ready Mix, Factory Visit untuk material Pabrikan dsb) - Test Berkala terhadap material datang (cara acak/sampling) (Slump Test, Test Baja tulangan dsb) c. PIC Quality - Procurement (Pemeriksaan Material), Laborat (Proses Produksi & Test Berkala) - Superviser (Uitzet Posisi, Bentuk dan Dimensi) - Dimungkinkan penggunaan alat penguji, sample pembanding 3. Inproses Control Pengendalian dalam setiap proses kegiatan - Checking Kesesuaian dengan Shop Drawing - Checking Kesesuaian dengan Mock Up - Checking Kesesuaian hasil penghamparan Aspal - Dilakukan secara Kontinu - Checking - PIC Quality Superviser dan Quality Officer 4. Final Control Pengendalian pada akhir pekerjaan - Checking Hasil Akhir Mutu Beton - Checking Ketebalan Aspal (Core drill) - Checking Kadar Aspal (Extrac) - PIC Quality Superviser dan Quality Officer 120
Gambar 6.8. Konsep Quality Control 6.3. Pengelolaan Biaya Proyek Pengelolaan biaya pelaksanaan dalam sebuah proyek dapat dibagi menjadi 2 bagian, yaitu secara eksternal dan internal. Proses secara eksternal terkait dengan pihak owner, yaitu proses dan mekanisme pembayaran dari pihak owner kepada kontraktor. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh team proyek terkait pembayaran dari owner, yaitu : a. Memberikan batasan batasan mekanisme pembayaran di dalam dokumen kontrak, seperti batasan waktu penandatanganan progres, sertifikat, dan pembayaran serta batasan minimal pembayaran. b. Menunjuk team khusus (QS) yang bertanggung jawab terhadap proses penagihan, dari penandatanganan progres sampai sertifikat pembayaran dan proses evaluasi pek tambah kurang serta mengaktifkan PFM untuk melakukan monitoring pembayaran scr aktif ke pihak owner. c. Berkoordinasi secara kontinyu dengan pihak penagihan dari kantor divisi terkait dengan realisasi pembayaran dari pihak owner kepada kontraktor dan melakukan tindakan antisipatif terhadap kemungkinan keterlambatan pembayaran dari owner. 121
Project Financial Management Gambar 6.9. Project Financial Mangement 1. Financial Planning Mengidentifikasi isu-isu kunci atau informasi penting yang terkait dengan masalah keuangan, berupa ; peraturan keuangan yang berlaku, besaran keuangan, proses-proses keuangan dan persyaratan keuangan, yang dapat dimanfaatkan untuk mendanai proyek sehingga proyek dapat berjalan sesuai dengan schedule yang ditetapkan dan dapat menghasilkan cost pendanaan yang paling murah. Gambar 6.10. Sistem Financial Planning 122
2. Financial Control Financial Control adalah kegiatan memonitor hal-hal yang penting terhadap pelaksanaan pendanaan sesuai dengan rencana cash flow / pendanaan yang sudah dibuat. Identifikasi sebab-sebab penyimpangan yang dapat berdampak negatif maupun positif yang mempengaruhi hal-hal pada item financial planning, dilakukan untuk pelaksanaan continual improvement untuk memperbaiki kinerja keuangan. Gambar 6.11. Sistem Financial Control C. Administration and Records Administration and Records adalah aktivitas untuk mendesain dan memelihara informasi keuangan sebagai bahan masukan pada database untuk memudahkan pengendalian keuangan sehingga proses keuangan akan berjalan dengan lancar. 123
Gambar 6.12. Administration & Record Gambar 6.13. Penendalian Biaya Proyek yang efektif 124
Daftar Isi BAB VI... 112 KEMAJUAN PEKERJAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK... 112 6.1. PENGELOLAAN WAKTU PELAKSANAAN PROYEK... 112 6.2. PENGELOLAAN KUALITAS MUTU PELAKSANAAN PROYEK... 116 6.3. PENGELOLAAN BIAYA PROYEK... 121 DAFTAR ISI... 125 125