Seleksi Sistem Minggu 12 & 13 Sub pokok bahasan : 1. Penyedia teknologi 2. Keputusan Membeli, menyewa atau sewa beli 3. Langkah-langkah menyeleksi dan memilih sistem Hasil dari desain sistem adalah sistem diatas kertas. Hasil desain sistem ini belum dapat diimplementasikan. Untuk dapat di implementasikan, maka komponen komponen sistem secara fisik perlu dimiliki. Komponen fisik sistem adalah komponen teknologi yang dapat berupa perangkat keras dan perangkat lunak. Menyeleksi atau memilih teknologi untuk sistem informasi merupakan tugas yang juga tidak mudah. Tahap seleksi sistem merupakan tahap untuk memilih perangkat keras dan perangkat lunak untuk sistem informasi. Tugas ini membutuhkan pengetahuan yang cukup bagi yang melaksanakannya supaya dapat memenuhi kebutuhan rancang bangun yang telah dilakukan. Pengetahuan yang dibutuhkan oleh pemilih sistem (analis sistem dapat bertindak sebagai pemilih sistem) diantaranya adalah pengetahuan tentang siapa siapa yang menyediakan teknologi ini, cara pemilikannya dan sebagainya. Pemilih sistem juga harus paham dengan teknik teknik evaluasi untuk menyeleksi sistem. A. Penyedia teknologi Terdapat beberapa macam penyedia teknologi ini, diantaranya adalah : 1. Pabrik perangkat keras Merupakan perusahaan yang memproduksi perangkat keras sendiri. Contoh perusahaan ini adalah IBM Corporation. Perangkat keras yang diproduksi dapat berupa perangkat keras komputer atau hanya perangkat keras peripheral, seperti misalnya printer, hard disk, plotter, mouse dan lain sebagainya. 2. Perusahaan perangkat lunak Merupakan perusahaan yang khusus memproduksi perangkat lunak dan dapat berupa perangkat lunak sistem (sistem operasi atau perangkat lunak bahasa) atau perangkat lunak paket aplikasi. Microsoft Inc, Borland International, Ashton Tate merupakan contoh dari perusahaan perangkat lunak yang terkenal untuk komputer mikro. Jogiyanto, HM 2008 1
3. Original Equipment Manufacturer (OEM), Value Added Remarketer (VAR) dan Independent Sales Organization (ISO) OEM adalah penjual yang membeli dari perusahaan lain dengan volume yang besar, kemudian menambah nilai gunanya dan menjual kembali secara eceran. Didalam industri komputer, istilah OEM ini digunakan untuk penjual yang membeli komputer dari pabrik perangkat keras lainnya, menambah program program didalamnya supaya lebih berdaya guna untuk aplikasi aplikasi tertentu dan menjual kembali perangkat keras ini bersama dengan perangkat lunaknya sebagai satu ksatuan kepada pembeli. Istilah lain dari OEM adalah VAR. hampir sama dengan OEM dan VAR adalah ISO. OEM dan VAR biasanya hanya menambah nilai tambah berupa perangkat lunak yang dibuat sendiri, sedangkan ISO menambahkan nilai tambah berupa perangkat lunak yang dibeli dari perusahaan perangkat lunak lainnya. 4. Rumah sistem (system house) dan turkey system Merupakan perusahaan yang bertindak seperti taylor atau tukang jahit. Rumah sistem dapat menerima pesanan berupa sistem total atau sebagian potongan sistem. Rumah sistem dapat hanya membuat perangkat lunak aplikasi saja untuk pemesan atau bersama sama dengan perangkat kerasnya, sehingga pemesan dapat langsung menggunakan sistem yang diinginkan. Sistem putar kuunci (turkey system) adalah sistem yang lengkap. Dengan sistem yang lengkap, pemesan sistem dapat berlangsung memutar kuncinya dan sistem kaan langsung bekerja 5. Kontraktor program mandiri (independent program contractor) Merupakan orang yang akan menuliskan program komputer sesuai dengan pesanan. Kontraktor program mandiri berfungsi sebagai programmer diluar perusahaan pemakai program. 6. Konsultan (consultant) 7. Biro jasa (service bureaus) 8. Dealer 9. Toko komputer Jogiyanto, HM 2008 2
B. Keputusan Membeli, menyewa atau sewa beli Pertimbangan dari membeli, menyewa atau sewa beli untuk mendapatkan perangkat keras atau perangkat lunak tergantung dari dana yang tersedia di perusahaan dan pertimbangan pertimbangan pajak. Keuntungan sewa : 1. Membantu pemakai yang mengetahui peralatan aplikasinya tepat. 2. Lebih diterima manajemen 3. Menawarkan fleksibilitas tinggi 4. Metode yang aman bagi organisasi yang tidak memiliki pengalaman tentang komputer. 5. Biaya perawatan sudah termasuk dalam biaya sewa. 6. Memiliki hubungan yang lebih baik dengan vendor. Kerugian sewa: 1. Pemakaian sekitar 5 tahun, merupakan metode yang mahal. 2. Biaya sewa cenderung naik untuk membayaran per periode. 3. Komputer atau program baru mungkin tidak sesuai. C. Langkah-langkah menyeleksi dan memilih system Langkah langkah dalam menyeleksi dan memilih sistem dapat dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut : 1) Memilih penyedia teknologi Kebutuhan dari teknologi sistem dapat dikelompokan dalam empat kategori sebagai berikut : a) Perangkat keras yang sifatnya umum b) Perangkat keras yang spesifik untuk suatu aplikasi c) Perangkat lunak yang sifatnya umum d) Perangkat lunak yang spesifik untuk suatu aplikasi Tidak semua penyedia produk dapat memenuhi kebutuhan ini. Tabel berikut ini dapat digunakan sebagai pedoman untuk menentukan jenis penyedia produk mana yang tepat untuk masing masing kategori kebutuhan teknologi ini. Jogiyanto, HM 2008 3
Perangkat keras Perangkat lunak Umum Spesifik Umum Spesifik Pabrik perangkat keras Ya Ya Ya Tidak Perusahaan Perangkat lunak Tidak Tidak Ya Tidak OEM, VAR, ISO Ya Mungkin Ya Tidak Rumah Sistem dan turnkey system Ya Ya Ya Ya Kontraktor program mandiri Tidak Tidak Ya Ya Biro jasa pengolahan Ya Tidak Ya Tidak Dealer Ya Ya Ya Tidak Toko komputer Ya Ya Ya Tidak 2) Meminta proposal dari penjual Jika terdapat beberapa penyedia produk dan jasa yang mungkin dapat memenuhi kebutuhan dari sistem dan tidak semua penyedia teknologi ini akan dipilh, maka analis sistem perlu meminta proposal dari semua penyedia teknologi yang dipilih ini. Evaluasi proposal dari vendor : 1. Desk Checking Proposal Element 2. Technical Performance Criteria Comparisons Software Technical Performance Criteria Comparisons Software Technical Performance Criteria Comparisons 3. General Performance Criteria Comparisons 4. Benchmark & Simulation Test 5. Single Vendor vs Multiple Vendor 6. Price & Contract Negotiations 7. Acquisition & Financing Methods 8. Cost Effectiveness Analysis of GSD Alts 3) Menyaring penjual Tidak semua proposal yang masuk akan dievaluasi semuanya. Hanya proposal yang memenuhi syarat saja yang akan dievaluasi. Proposal yang tidak memenuhi syarat adalah proposal yang tidak sesuai dengan yang diinginkan di RFP. Oleh karena itu, semua proposal yang masuk perlu diperiksa terlebih dahulu untuk menentukan penjual mana yang memenuhi syarat. Demo ini disebut juga dengan istilah benchmark. Kinerja dari benchmark menunjukan indikasi sejauh mana perangkat keras atau perangkat lunak telah berfungsi sesuai dengan yang dibutuhkan. Jogiyanto, HM 2008 4
Benchmark merupakan teknik pengetesan yang terbatas. Teknik ini tidak mencerminkan semua kebutuhan yang diinginkan, hanya terbatas pada pengetesan kecepatan saja. Faktor faktor lainnya yang perlu dipertimbangkan adalah ujud dari perangkat kerasnya, modelnya, ujud tampilan perangkat lunak, kemudahan operasi perangkat lunak, dukungan purna jual dan lain sebagainya. 4) Mengevaluasi penjual yang lolos saringan Proposal yang telah lolos saringan lebih lanjut perlu dibandingkan satu dengan yang lainnya dan diranking untuk menentukan penjual mana yang direkomendasi. Sebelum melakukan ini, perlu ditetapkan terlebih dahulu kriteria evaluasi yang akan dilakukan dan cara pemberian nilainya, supaya evaluasi ini tidak bias. Analis tingkat tertimbang merupakan teknik yang dapat digunakan untuk mengevaluasi proposal. Teknik ini menggunakan penimbang atau bobot untuk masing masing faktor yang akan dinilai. Misalnya : Daya tahan merupakan faktor yang paling anda anggap penting, maka faktor daya tahan dapat diberi bobot 50%, faktor kecepatan 30%, faktor bentuk 15% dan faktor harga 5/%. Jika terdapat dua buah produk, komputer A dan komputer B, produk mana yang akan dipilih? Penyelesaian: Anda dapat menggunakan nilai 0 sampai dengan 10 untuk nilai 0 yang terjelek dan nilai 10 yang terbaik. Cara yang lain adalah dapat dengan memberi nilai 1 untuk sangat jelek, 2 untuk jelek, 3 untuk sedang, 4 untuk baik dan 5 untuk sangat baik. Dari hasil pemberian nilai masing masing faktor yang dikalikan dengan bobotnya, maka masing masing faktor dapat mempunyai nilai tertimbang. Total nilai tertimbang yang paling besar untuk suatu produk merupakan produk yang dipilih sebagai berikut : Faktor Bobot Nilai Produk A Produk B Nilai tertimbang Nilai Nilai tertimbang Daya tahan 50 2 100 4 200 Kecepatan 30 4 120 3 90 Bentuk 15 5 75 5 75 Harga 5 4 20 2 10 T O T A L 100 315 375 Jogiyanto, HM 2008 5
Dari hasil analisis ini tampak bahwa produk B mempunyai ranking yang lebih tinggi dari produk A, sehingga produk B merupakan produk yang dipilih, walaupun harganya lebih mahal dibandingkan dengan produk A. Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan di dalam mengevaluasi perangkat keras yang ditawarkan oleh penjual adalah sebagai berikut : a) Ketahanan Penilaian terhadap ketahanan suatu produk dapat dilakukan dengan cara mengetesnya dengan suatu program iterasi dalam jangka waktu proses tertentu. b) Kecepatan proses Penilaian ini dapat dilakukan dengan benchmark test. c) Bentuk Cara penilaian ini adalah dengan melihat secara langsung ujud dari perangkat kerasnya. d) Harga Cara penilaian ini adalah dengan melihat harga yang ditawarkann dalam proposal. e) Kompatibilitas Merupakan kesesuaian dnegan perangkat keras pembanding lainnya. Perangkat keras pembanding ini dapat berupa perangkat keras tertentu yang dijadikan sebagai standar atau perangkat keras yang sudah dimliki oleh perusahaan yang akan tetap digunakan. Cara penilaian ini adalah dengan menjalankan program aplikasi yang beroperasi dengan baik diperangkat pembanding keperangkat keras yang akan di uji. f) Modularitas Merupakan kemudahan dari perangkat keras untuk dikembangkan dikemudian hari. Cara penilaian ini dengan melihat dan meminta pendapat dari oranglain yang sudah menggunakan perangkat keras tersebut. g) Pengendalian perangkat keras Merupakan pengendalian yang sudah terpasang (built in) didalam perangkat kerasnya. Cara penilaian ini adalah dengan mencoba langsung perangkat keras untuk pengendalian yang diinginkan. Jogiyanto, HM 2008 6
h) Skedul pengiriman Penilaian ini merupakan penilaian terhadap ketepatan pengiriman sesuai dengan skedul yang telah ditetapkan. Cara penilaian ini adalah dengan melihat pengalaman dari orang lain yang pernah membeli perangkat keras dari penjual yang sama. i) Pendukung dan jaminan purna jual Yang termasuk dari faktor faktor ini sebagai berikut : - Pelatihan - Dokumentasi manual yang lengkap - Bantuan instalasi dan operasi - Pengetesan - Garansi - Fasilitas penggantian selama perbaikan dan jaminan suku cadang - Perawatan dan reparasi - Reputasi penjual - Pengalaman penjual - Kondisi keuangan penjual Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan didalam mengevaluasi perangkat lunak paket aplikasi yang ditawarkan oleh penjual adalah sebagai berikut : a. Kemudahan digunakan b. Modularitas dan kemudahan dimodifikasi c. Kecepatan proses d. Kelengkapannya e. Pengendalian terprogram yang ada f. Dukungan dukungan Jogiyanto, HM 2008 7
5) Membuat kontrak Tujuan kontrak adalah untuk membuktikan siapa yang bersalah jika terjadi perselisihan atau beda pendapat dikemudian hari dan tindakan tindakan apa saja yang harus dilakukan. Hal yang perlu tercantum di kontrak : 1. Jaminan garansi kerja 2. Kewajiban-kewajiban akibat putus kontrak 3. Penalti jika terjadi kegagalan 4. Cara pembayaran 5. Pengaturan-pengaturan lain Jogiyanto, HM 2008 8