BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan Sejarah ketenagalistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad ke-19, ketika beberapa perusahaan Belanda mendirikan pembangkit tenaga listrik untuk keperluan sendiri. Hal ini terus berkembang menjadi kepentingan umum, diawali dengan perusahaan swasta Belanda yaitu NV. NIGM yang memperluas usahanya dari bidang gas ke bidang tenaga listrik. Selama perang dunia dua berlangsung, perusahaanperusahaan listrik tersebut dikuasai oleh Jepang dan setelah kemerdekaan Indonesia, tanggal 17 Agustus 1945, perusahaan-perusahaan listrik tersebut direbut oleh pemuda-pemuda Indonesia pada bulan September 1945 dan diserahkan kepada pemerintah Republik Indonesia. Pada tanggal 27 Oktober 1945, Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas, dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik hanya sebesar 157,5 MW saja. Tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di bidang listrik, gas dan kokas. Tanggal 1 Januari 1965, BPU-PLN dibubarkan dan dibentuk dua perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) yang mengelola tenaga listrik dan Perusahaan Gas Negara (PGN) yang mengelola gas. Saat itu kapasitas pembangkit tenaga listrik PLN sebesar 300 MW. Tahun 1972, Pemerintah Indonesia menetapkan status Perusahaan Listrik Negara sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara. Tahun 1990 melalui Peraturan 49
50 Pemerintah No. 17, PLN ditetapkan sebagai pemegang kuasa usaha ketenagalistrikan. Tahun 1992, pemerintah memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan tenaga listrik. Sejalan dengan kebijakan di atas, pada bulan Juni 1994 status PLN dialihkan dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero). 3.2 Visi, Misi, dan Motto Perusahaan a. Visi Diakui sebagai perusahaan kelas dunia yang bertumbuh kembang, unggul dan terpercaya dengan bertumpu pada potensi insani. b. Misi 1) Menjalankan bisnis kelistrikan dan bidang lain yang terkait, berorientasi pada kepuasan pelanggan, anggota perusahaan, dan pemegang saham; 2) Menjadikan tenaga listrik sebagai media untuk meningkatkan kualitas kehidupan masyarakat; 3) Mengupayakan agar tenaga listrik menjadi pendorong kegiatan ekonomi; 4) Menjalankan kegiatan usaha yang berwawasan lingkungan. c. Motto Sahabat Setia Untuk Kemajuan
51 3.3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.4 Tugas dan Wewenang 3.4.1 Deputy Director of Business Process and Information System Memastikan terlaksananya evaluasi penyempurnaan proses bisnis, tersedianya sistem informasi terintegrasi yang mendukung proses bisnis dan strategi pengembangannya di lingkungan perusahaan, terlaksananya proses analisa, evaluasi dan pengolahan data informasi sesuai kebutuhan perusahaan, serta pembinaan kegiatan terkait di unit-unit pada PLN.
52 3.4.2 Assistant Deputy Director for Information System Program Management Office Bertanggung jawab mengkaji dan meningkatkan kemampuan Project Management termasuk pelatihan dan sertifikasi pelaksana proyek, mengembangkan standarisasi pengelolaan program dan bertanggung jawab terbentuknya Knowledge Object, membantu pembentukan tim implementasi proyek IT dan mengusulkan penyelesaiannya permasalahan proyek serta menyusun laporan pelaksanaan proyek IT kepada IT Strategy Committee dan membina pengelolaan administrasi proyek IT. 3.4.2.a Senior Specialist II Information System Project Management Bertanggung jawab mengkaji, mengevaluasi pelaksanaan proyek IT, memfasilitasi penyediaan aplikasi penunjang pelaksanaan, mengkaji resiko dan mengusulkan langkah penanganannya, menyusun standarisasi pelaksanaan proyek dan pelaporan, menyusun tim proyek IT dan mengatur beban kerja anggota tim, kompetensi anggota dan mengusulkan rencana pelatihan Project Management serta menyusun laporan pelaksanaan proyek IT kepada IT Strategy Committee. 3.4.2.b System Analyst Information System Project Management Bertanggung jawab melaksanakan proyek IT sesuai satandar dan prosedur yang telah ditetapkan, mengevaluasi dan melaporkan kemajuan pelaksanaan proyek serta merencanakan kebutuhan personil proyek.
53 3.4.2.c Senior Specialist II Information System Project Administration Bertanggung jawab mengevaluasi dan menghimpun seluruh informasi berkenaan dengan pelaksanaan proyek IT, mengelola laporan, basis data dan administrasi proyek IT dan standarisasi pelaporan dan menyusun laporan pengendalian dokumentasi proyek IT. 3.4.2.d System Analyst Information System Project Administration Bertanggung jawab menganalisa dan mengelola seluruh informasi berkenaan dengan pelaksanaan proyek sistem informasi, mengelola laporan, basis data dan administrasi proyek sistem informasi dan standarisasi pelaporan dan menyusun laporan pelaksanaan standar pelaksanaan dan dokumentasi.
54 3.5 Sistem yang Sedang Berjalan 3.5.1 Diagram Konteks Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan
55 3.5.2 DFD Level 0 Proyek Inisialisasi Proyek 1.0 Proses Penerimaan Proyek Memonitor Proyek Project Manager Memberikan Surat Kesepakatan Seleksi SDM & TIM Seleksi Vendor 4.0 Pemberian Surat Kesepakatan Menyetujui Surat Kesepakatan 3.0 Pencarian SDM Penetapan SDM & TIM Pemberian Profil SDM 2.0 Pencarian Vendor Penetapan Vendor Pemberian History Data Vendor Evaluasi Proyek Pemberian Dokumen Cek Hasil Proyek 5.0 Pemrosesan Proyek Gambar 3.3 DFD level 0 Sistem Yang Sedang Berjalan
56 3.5.3 DFD Level 1 Gambar 3.4 DFD level 1 Sistem Yang Sedang Berjalan 3.6 Standard Operation Procedure (SOP) SOP ini menjelaskan korelasi yang penting antara IT Master Plan (ITMP) dan Program Management Office (PMO). Selain itu, dokumen SOP PMO ini menjelaskan bagaimana suatu organisasi seperti PT PLN (Persero) dapat menghilangkan konflik sumber daya dan prioritas proyek, dan menyediakan penjelasan terperinci mengenai proses pencegahan dan perbaikan masalah-masalah tersebut. SOP disusun sebagai suatu metode dan proses standar yang berisikan struktur, definisi pekerjaan dan tanggung jawab, proses Program Management Office termasuk Project Management Methodology yang sebaiknya dijadikan acuan secara disiplin
57 oleh PLN, mulai dari proses pemilihan proyek-proyek IT yang dapat memberikan Strategic Value Generation kepada PLN sampai dengan proses pengontrolan terhadap implementasi proyek-proyek IT yang telah disetujui. 3.7 Project Management Methodology (PMM) Gambar 3.5 Flowchart PMM Langkah Project Management Methodology (PMM) : a. Project Initiation Project Initiation merupakan proses pertama dalam PMM yang mendefinisikan proyek secara lebih spesifik.
58 b. Project Planning Project Planning merupakan suatu proses yang dilakukan untuk mempersiapkan perencanaan proyek (Project Management Plan), yang mencakup sembilan Project Management Knowledge Area. Proses ini sangat penting agar proyek dapat dijalankan dengan baik dan terkontrol. c. Project Execution Proses Project Execution adalah suatu proses untuk melaksanakan perencanaan proyek yang tertuang dalam Project Management Plan dan untuk mencapai objective proyek. d. Project Control Proses Project Control merupakan suatu rangkaian aktivitas yang dilakukan didalam suatu proyek agar segala issue dan permasalahan dapat diatasi dengan tetap memperhitungkan resiko resiko dari keputusan yang diambil sehingga pada akhirnya kualitas yang telah ditetapkan untuk produk, services atau deliverables sebagai output proyek dapat dicapai. e. Project Closing Proses Project Closing merupakan suatu rangkaian aktivitas untuk mengakhiri proyek atau fase proyek yang meliputi serah terima deliverables, post project review, penutupan kontrak, pengarsipan dokumen proyek dan pembubaran tim.
59 3.8 Sistem PMO PMO terdiri dari dua sistem yang saling berhubungan, yaitu PMO Timesheet dan PMO Library. PMO Timesheet dan PMO Library merupakan aplikasi komputer yang dirancang untuk membantu kegiatan project management bidang IT baik ditingkat PLN Pusat maupun PLN unit. Aplikasi ini dijalankan berbasis web dan bisa di akses oleh seluruh komunitas IT PLN yang terlibat dalam kegiatan proyek IT. Tujuan dan Latar Belakang dari pembuatan PMO Timesheet dan PMO Library adalah : a. Kemudahan pengelolaan proyek IT baik di kantor pusat maupun PLN unit; b. Pemanfaatan kompetensi SDM bidang IT yang akan dilibatkan dalam proyek; c. Kemudahan pemantauan kemajuan pelaksanaan proyek; d. Memandu project manager dan project team mematuhi tahapan PMM; e. Memfasilitasi media penyimpanan dokumen proyek (repository). 3.8.1 PMO Timesheet PMO Timesheet berfungsi untuk mengidentifikasi dan mengelola semua proyek IT sesuai dengan PMM (Project Management Methodology), SDM IT serta vendor yang terkait dengan vendor IT. PMO Timesheet terdiri dari database Timesheet dan sistem Timesheet.
60 Gambar 3.6 Flowchart PMO Timesheet Langkah langkah pelaksanaan sistem PMO Timesheet adalah : a. Project Selection and Priorization Pada tahap ini menggunakan fungsi pengajuan/usulan proyek yang melakukan proses seleksi proposal yang diajukan dengan melakukan pencatatan awal Project Identification (PID) untuk pengajuan/usulan proyek yang telah memiliki bukti terdaftar sesuai Surat Usulan Proyek dan memiliki SKI. Di tahap ini PMO
61 Timesheet menampung dokumen KKP dan justification sebagai tanda kelayakan proyek agar dapat direalisasikan. b. Project Registration Fungsi set realisasi proyek untuk melakukan proses realisasi terhadap proyek yang sudah disetujui dan memiliki SPK dengan menentukan waktu pelaksanaan yang direalisasi, vendor dan informasi lainnya. Ditahapan ini, disediakan penampungan file yang berhubungan dengan proyek tersebut. Sehingga dapat disimpulkan tahapan ini berisi fungsi penetapan proyek yang direalisasikan dengan penentuan projectproposedid sesuai sistematika penomoran. c. Project Team Assignment Fungsi pemilihan tim yang terdiri dari tahapan tahapan : 1) Susunan jabatan dan kriteria tim; 2) Daftar dan pencocokan kandidat; 3) Pencarian kandidat secara umum; 4) Penentuan kandidat langsung. Dari beberapa tahapan ini, PMO Timesheet memiliki konsep yang sama dalam melakukan penunjukan Project Team dengan kualifikasi yang ditentukan. Sebelum melakukan pemilihan tim dari SDM, kami memiliki penentuan daftar kandidat untuk posisi yang dibutuhkan pada proyek tertentu yang didapat melalui
62 pencocokan kriteria. Pencarian kriteria secara umum dan penentuan kandidat langsung. d. Project Monitoring and Reporting Terdiri dari fungsi fungsi : 1) Set realisasi proyek Monitoring terhadap standarisasi pelaporan proyek sesuai standar tahapan metodologi proyek untuk memonitor kinerja proyek. 2) Catatan kerja tim Mencatat kegiatan atau aktifitas tim proyek secara personal terhadap proyek proyek yang dikerjakan dan terkait dengan proyek tertentu. 3) Catatan resiko proyek Menentukan dan mencatat kemungkinan resiko yang terjadi selama proyek berjalan, review dan evaluasi berjalan untuk pencapaian kinerja proyek. 4) Status pekerjaan proyek Menentukan presentase pekerjaan proyek sesuai tahapan PMM, mulai dari Initiating, Planning, Executing, Controlling hingga Closing. e. Project Review Project Review dan Post Project Review Process tergabung dalam fungsi :
63 1) Set realisasi proyek Perolehan kepastian proses pelaksanaan proyek dapat disesuaikan dengan metodologi yang telah ditetapkan. 2) Catatan resiko proyek Menentukan dan mencatat kemungkinan resiko yang terjadi selama proyek berjalan. 3) Status pekerjaan proyek Menentukan presentase pekerjaan proyek sesuai tahapan PMM, mulai dari Initiating, Planning, Executing, Controlling hingga Closing. f. Post Project Review Process Post Project Review Process mereview proyek-proyek yang telah selesai. g. Project Archieve Project Archieve menggunakan fungsi set realisasi proyek metodologi dan set realisasi proyek dokumen kelayakan, perolehan kepastian proses pelaksanaan disesuaikan dengan metodologi yang telah ditetapkan. h. Project Training and Development Project Training and Development merupakan fungsi SDM pelatihan untuk memperoleh kepastian proses pelaksanaan yang disesuaikan dengan metodologi
64 yang telah ditetapkan, terdiri dari tahapan untuk dokumen Project Review Schedule, Project Review Report dan Project Progress Report. i. Project Monitoring Fungsi set realisasi proyek metodologi untuk memperoleh kepastian proses pelaksanaan yang disesuaikan dengan metodologi yang telah ditetapkan, terdiri dari tahapan untuk dokumen Project Review Schedule, Project Review Report dan Project Progress Report. j. Maintain Methodology and Tools Proses ini tidak dimasukkan ke sistem karena dijalankan secara manual. 3.8.2 PMO Library PMO Library berfungsi untuk menyimpan seluruh dokumen yang dihasilkan dari PMO Timesheet serta dokumen lain yang terkait dengan proyek IT masa lalu (sebelum adanya aplikasi PMO Timesheet). Dokumen yang disimpan dalam bentuk softcopy, sementara dokumen hardcopy dicatat dalam aplikasi sehingga memudahkan akses oleh user. 3.9 Permasalahan Yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh PT PLN (Persero) saat ini antara lain :
65 a. Tidak updatenya informasi berbagai kegiatan proyek baik di PLN kantor pusat maupun PLN unit; b. Keterlambatan informasi proyek yang mengakibatkan manajemen tingkat atas tidak memperoleh data yang cukup untuk mencari solusi atas permasalahan yang muncul; c. Belum tertatanya dokumentasi kegiatan proyek yang berakibat pada lemahnya unsur pengawasan; d. Sulitnya memperoleh informasi berbagai hal seputar proyek yang telah selesai; e. Kurang lengkapnya dokumen pendukung untuk kegiatan supervisi proyek; f. Sulitnya memperoleh data yang cukup untuk mencari solusi atas permasalahan yang muncul; 3.10 Usulan Pemecahan Masalah Sesuai dengan permasalahan yang dihadapi perusahaan, pemecahan masalah yang kami ajukan adalah membuat basis data beserta aplikasi PMO Timesheet dan PMO Library yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Aplikasi ini selanjutnya akan digunakan untuk mengatur pengelolaan proyek yang ada pada PT PLN (Persero) supaya pengawasan proyek menjadi lebih mudah dipantau baik dari segi kemajuan proyek maupun dokumentasi.