Manual Prosedur Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Melalu Telephon dan E-Mail Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 2011
Manual Prosedur Pengesahan Foto Copy Ijazah dan Transkrip (Legalisasi) Bagi Pemohon Yang Melalui Telephon dan E-Mail Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 00800 04017 Revisi : 0 Tanggal : 30 Mei 2011 Diajukan oleh : Ka Subag Akademik -ttd- Dikendalikan oleh Suminarti, SE, M.AP : Pembantu Dekan I -ttd- Disetujui oleh Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes : Dekan -ttd- Dr. dr. Karyono Mintaroem, Sp.PA
Tujuan Menertibkan dan memperlancar proses serta pelayanan permintaan legalisasi ijazah dan Ruang Lingkup 1. Alumni Mengajukan surat permohonan permintaan legalisasi ijazah atau transkrip ke Subbag Akademik serta melakukan pembayaran sesuai ketentuan yang berlaku. 2. Subbag Akademik Memeriksa keaslian ijazah atau transkrip yang akan di legalisasi, memproses legalisasi ijazah atau transkrip. 3. Sekretaris pimpinan Mengajukan permintaan penandatanganan fotocopy ijazah atau transkrip yang dilegalisasi ke pimpinan. 4. Pimpinan Yang menandatangani legalisisr fotocopy ijazah atau dalam hal ini dekan atau pembantu dekan bidang Definisi 1. Legalisasi adalah pengesahan fotocopy ijazah atau transkrip oleh pejabat yang berwenang yaitu Pimpinan Fakultas atau Pimpinan yang menangani bidang Akademik. 2. Ijazah adalah tanda bukti tertulis telah lulusnya mahasiswa dari satu jenjang pendidikan. 3. Transkrip adalah daftar nilai akhir mahasiswa selama menempuh satu jenjang pendidikan 4. Alumni adalah mahasiswa yang telah menyelesaikan pendidikannya di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya baik jurusan Kedokteran, Keperawatan maupun jurusan Gizi. 5. Sekretaris pimpinan adalah bagian administrasi yang menjembatani masalah keadministrasian dari bagian-bagian ke pimpinan. 6. Pimpinan adalah Pembantu Dekan I dan Dekan Rujukan 1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 60 tahun 1999 Tentang Pendidikan Tinggi 3. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 080/0/2002 Tentang Statuta Universitas Brawijaya 4. Keputusan Rektor No.074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya Malang 5. Surat Keputusan Rektor No. 196/SK/2009 Tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Kepala Laboratorium Di Lingkungan Fakultas Kedokteran 6. Surat Ketetapan Rektor No.049/SK/2011 tentang Penghentian dan Pengangkatan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang.Periode 2011-2015 7. Keputusan Rektor No.263/SK/2007 tentang Pedoman Pendidikan di Universitas Brawijaya Malang 8. Keputusan Dekan No. 62/SK/H10.7/AK/2010 tentang Pedoman Akademik Program Studi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Tahun Akademik 2009/2010
9. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara No. 10 tahun 2001 tanggal 17 April 2001 tentang Pejabat yang Berwenang Mengesahkan Foto Copy Ijazah/STTB 10. Surat Keputusan Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya No. 044/J10.1.17/SK/2002 tentang Penetapan Tarif Pungutan Dana Masyarakat di Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Garis Besar Prosedur 1. Alumni menelpon ke Subbag untuk permintaan legalisasi dan menyebutkan alamat email dan rumahnya 2. Subbag mengarahkan alumni agar telpon ke pimpinan untuk mendapatkan nota persetujuan 3. Alumni menelpon Pimpinan untuk mendapatkan nota persetujuan 4. Pimpinan memberikan disposisi nota persetujuan ke Subbag 5. Subbag mengemail blanko permintaan legalisasi dan bidoata alumni ke email alumni 6. Alumni mengirim ulang blanko dan form biodata yang sudah di isi dan ditandatanganinya ke email Subbag dan mengirim biaya legalisasi via transfer 7. Subbagian Akademik menerima transfer biaya legalisasi dan membuat nota tanda bukti pelunasan biaya legalisasi. 8. Subbag mencari arsip ijazah atau transkrip alumni untuk di fotocopy sesuai jumlah permintaan legalisasi 9. Menyimpan kembali arsip ijazah atau transkrip ke tempatnya 10. Subbag Akademik membubuhkan stempel legalisasi dan stempel penomeran pada fotocopy ijazah dan atau transkrip 11. Subbag Akademik memberikan penomeran sesuai dengan nomor urut yang ada dibuku penomeran legalisasi ijazah dan atau transkrip masing-masing jurusan dan tanggal legalisasi 12. Subbag melampirkan Form Data Alumni yang telah diisi pada fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi 13. Subbag mendata fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi di buku ekspedisi 14. KaSubbag memberikan paraf pada foto copy ijazah atau transkrip yang akan dilegalisasi 15. Subbag menyerahkan fotocopy ijazah dan atau transkrip yang akan dilegalisasi ke Sekretaris Pimpinan 16. Sekretaris Pimpinan menandatangani buku ekspedisi sebagai tanda bukti penerimaan berkas 17. Sekretaris pimpinan mengajukan berkas ke Pimpinan terkait untuk proses penandatanganan 18. Pimpinan menandatangani legalisasi ijazah dilakukan oleh Pembantu Dekan I kecuali legalisasi ijazah yang digunakan untuk keperluan pengangkatan PNS dan kenaikan pangkat PNS disahkan oleh Dekan 19. Pimpinan mengembalikan legalisisr yang sudah ditandatangani ke sekretaris pimpinan 20. Sekretaris Pimpinan menyerahkan berkas yang telah ditandatangani Pimpinan ke Subbag Akademik 21. Subbag menerima legalisasi yang sudah ditandatangani dan membubuhkan stempel fakultas 22. Subbag megirimkan legalisasi ijazah atau transkrip serta nota pembayaran ke alamat alumni 23. Alumni dapat mengajukan legalisasi ijazah kembali setelah 6 (enam) bulan terhitung dari legalisasi sebelumnya kecuali dalam kondisi tertentu misalnya untuk pendaftaran atau pengangkatan PNS dan TNI
Bagan Alir : Waktu Yang Dibutuhkan 12 (dua belas) hari ALUMNI BAGIAN AKADEMIK SEKR. PIMPINAN PIMPINAN (PD I & DEKAN) Mulai menelpon ke Subbag untuk permintaan legalisir dan menyebutkan alamat email & rumah Mengarahkan alumni untuk telpon ke pimpinan & mencatat alamat email dan rumah alumni menelpon ke Pimpinan untuk nota persetujuan Y Nota Persetujuan T Nota Persetujuan mengemail blanko permintaan legalisir dan bidoata alumni ke email alumni Memberikan acc nota persetujuan Tidak Memberikan acc nota persetujuan Mendownload blanko pengajuan legalisir & form biodata alumni Mengisi, menandatanga ni dan mengirim kembali blanko pengajuan legalisir & form biodata alumni/tracer study ke email Subbag Blanko pengajuan legalisir Form biodata alumni Mendownload blanko dan form yang sudah diisi alumni dan mencairkan biaya transfer Membayar biaya legalisir via transfer Mencairkan biaya transfer Membuatkan nota pembayaran
Mencari arsip ijazah atau transkrip asli dan memfotocopy nya sesuai dengan jumlah permintaan Menyimpan kembali arsip ijazah atau transkrip asli ke tempatnya semula Membubuhkan stempel legalisir dan penomeran pada fotocopy ijazah atau transkrip memberikan nomer dan tgl legalisir sesuai masing-masing jurusan/prodi Melampirkan data alumni ke lembar legalisir Mendata pengajuan legalisir ke buku ekspedisi KaSubbag membubuhkan paraf pada Fc ijazah atau transkrip yang akan di legalisir Mengirim pengajuan legalisir ke sekr. pimpinan yg di acc Buku ekspedisi yg di acc Menandatangani buku ekspedisi & mengembalikan buku ekpedisi ke petugas Menandatangani Berkas legalisir yg sudah ditandatangani
yg telah di tandatangani yg telah di tandatangani yg telah di tandatangani Membubuhkan stempel fakultas pada transkrip Legalisir ijazah atau transkrip Nota pembayaran Legalisir ijazah atau transkrip Selesai Mengirim legalisir ijazah atau transkrip & nota pembayaran ke alamat alumni Lampiran/ Keterangan Kode Penomeran Legalisasi : S.Ked (Ijazah) : /01a/Leg/H10.7/AK/20. S.Ked (Transkrip) : /01b/Leg/H10.7/AK/20. dr. (Ijazah) dr. (Transkrip) S.Kep (Ijazah) : /02a/Leg/H10.7/AK/20. : /02b/Leg/H10.7/AK/20. : /03a/Leg/H10.7/AK/20. S.Kep (Transkrip) : /03b/Leg/H10.7/AK/20. Ns. (Ijazah) Ns. (Transkrip) S.Gz (Ijazah) : /04a/Leg/H10.7/AK/20. : /04b/Leg/H10.7/AK/20. : /05a/Leg/H10.7/AK/20. S.Gz (Transkrip) : /05b/Leg/H10.7/AK/20. RD. (Ijazah) RD. (Transkrip) S.KG (Ijazah) : /06a/Leg/H10.7/AK/20. : /06b/Leg/H10.7/AK/20. : /07a/Leg/H10.7/AK/20. S.KG (Transkrip) : /07b/Leg/H10.7/AK/20.
drg. (Ijazah) drg. (Transkrip) S.Farm (Ijazah) : /08a/Leg/H10.7/AK/20. : /08b/Leg/H10.7/AK/20. : /09a/Leg//H10.7/AK/20. S.Farm (Transkrip) : /09b/Leg//H10.7/AK/20. Apt. (Ijazah) Apt. (Transkrip) S.Keb (Ijazah) : /10a/Leg//H10.7/AK/20. : /10b/Leg//H10.7/AK/20. : /11a/Leg/H10.7/AK/20. S.Keb (Transkrip) : /11b/Leg/H10.7/AK/20. Bd. (Ijazah) Bd. (Transkrip) PPDS (Ijazah) : /12a/Leg/H10.7/AK/20. : /12b/Leg/H10.7/AK/20. : /13a/Leg/H10.7/AK/20. PPDS (Transkrip) : /13b/Leg/H10.7/AK/20. S2 (Ijazah) S2 (Transkrip) S3 (Ijazah) S3 (Transkrip) Malang, Dekan Menyetujui dilaksanakan : /14a/Leg/H10.7/AK/20. : /14b/Leg/H10.7/AK/20. : /15a/Leg/H10.7/AK/20. : /15b/Leg/H10.7/AK/20. Ka.Subag Akademik Dr. dr.karyono Mintaroem, Sp.PA NIP. 19501116 198002 1 001 Suminarti, SE.MAP NIP. 19680507 200501 2 001