BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Pada masa sekarang ini, industri manufaktur maupun industri jasa mulai berkembang dengan cepat. Persaingan di dalam dunia industri menjadi sangat ketat. Oleh karena itu untuk memenangkan persaingan tersebut, perusahaan-perusahaan harus dapat memuaskan konsumennya. Dalam memuaskan konsumennya perusahaan dapat menawarkan harga yang lebih murah dan kualitas produk yang lebih baik dibanding pesaing yang lainnya. Selain itu perusahaan juga dapat memberikan pelayananpelayanan seperti tepat waktu dalam mengirim produk, garansi, produk yang selalu tersedia, atau menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan konsumen. Dalam menjalankan fungsi bisnisnya perusahaan harus dapat melakukan penjualan yang merupakan sumber penghasilan perusahaan. Dengan tingkat penjualan yang tinggi, maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang besar pula. Tingkat penjualan perusahaan dapat dilihat dari jumlah permintaan konsumen atas produk yang dijual oleh perusahaan. Semakin banyak permintaan konsumen, maka tingkat penjualan perusahaan juga akan semakin tinggi. Perusahaan harus dapat memenuhi jumlah permintaan konsumen. Jika tidak, maka perusahaan akan kehilangan konsumen dan dapat mengakibatkan konsumen menjadi tidak puas dan akan kehilangan kepercayaan kepada perusahaan sehingga beralih ke perusahaan pesaing. Persediaan sangat erat kaitannya dengan penjualan. Jika produk yang diminta oleh konsumen tidak tersedia maka kita tidak dapat melakukan penjualan tersebut.
2 Untuk memenuhi jumlah permintaan konsumen sekaligus mengirim produk tersebut tepat waktu ke konsumen, maka perusahaan harus dapat memenuhi jumlah produk tersebut dengan menjaga produk tersebut selalu tersedia atau melakukan order secepatnya dari supplier untuk dikirim ke konsumen. Jika perusahaan terlalu sering melakukan pemesanan dari supplier maka akan mengakibatkan peningkatan biaya pemesanan atau jika perusahaan melakukan pemesanan dengan jumlah produk yang berlebihan maka biaya penyimpanan akan bertambah. Oleh karena itu, perencanaan persediaan sangat penting dimana dengan perencanaan yang baik, maka perusahaan dapat selalu memenuhi permintaan konsumen dan dapat melakukan efisiensi biaya untuk biaya pemesanan dari supplier dan biaya penyimpanan produk tersebut. PT. Global Inovasi Indonesia merupakan Official National Distributor sebagai representatif dari Digital Data Communication (DDC) di Indonesia untuk mendistribusikan produk dari DDC yang berpusat di Jerman. PT. Global Inovasi Indonesia berfokus pada pengembangan IT di bidang infrastruktur dan networking dengan mendistribusikan produk networking dan menawarkan solusi networking di Indonesia. Dalam memenuhi persediaan produknya, PT. Global Inovasi Indonesia melakukan pemesanan di salah satu cabang perusahaan DDC yaitu di Singapura. Sebagai distributor produk networking di Indonesia, maka perencanaan persediaan sangat penting dalam melakukan fungsi penjualan perusahaan Dengan semakin berkembangnya teknologi sistem informasi sekarang ini, perencanaan dan pengendalian persediaan menjadi lebih mudah dikontrol. Selain itu dengan sistem informasi tersebut, maka akan lebih mudah dalam mendapatkan dan menganalisis informasi yang membantu manajemen dalam melakukan pengambilan keputusan khususnya dalam keputusan banyaknya jumlah produk yang akan dipesan
3 dari supplier dan waktu untuk melakukan pemesanan kembali yang paling optimal sehingga biaya persediaan yang dikeluarkan menjadi lebih ekonomis. 1.2 Perumusan Masalah Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan adalah perusahaan belum memiliki suatu sistem yang dapat memberikan informasi mengenai perkiraan tingkat permintaan di periode yang akan datang sehingga perusahaan tidak dapat menentukan berapa banyak produk yang akan dipesan dari supplier dan kapan pemesanan akan dilakukan. Perusahaan menentukan jumlah pemesanan atau waktu pemesanan hanya berdasarkan perkiraan saja. Selain itu, perusahaan tidak memiliki jumlah safety stock yang tepat sehingga perusahaan terlalu sering melakukan pemesanan berlebihan agar tidak terjadi stock-out. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, maka masalah tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Metode peramalan apakah yang tepat untuk diterapkan dalam melakukan peramalan permintaan produk perusahaan? 2. Metode persediaan apakah yang tepat dan ekonomis untuk diterapkan dalam perusahaan? 3. Berapakah jumlah pemesanan ekonomis produk yang dipesan dari supplier? 4. Berapakah jumlah persediaan pengaman produk untuk mencegah terjadinya stock-out produk? 5. Kapankah waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan dari supplier? 6. Sistem informasi yang bagaimana yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan peramalan, perhitungan perencanaan persediaan, monitoring
4 persediaan dan pencetakan surat atau laporan yang berhubungan dengan persediaan yang diperlukan perusahaan? 1.3 Ruang Lingkup Agar pembahasan topik skripsi ini lebih terarah dan terfokus pada tujuan yang ingin dicapai, maka dilakukan pembatasan ruang lingkup pada skripsi penulisan ini yaitu 1. Penelitian dan pengumpulan data dilakukan di PT. Global Inovasi Indonesia pada bagian penjualan, bagian pembelian dan bagian gudang. 2. Data historis penjualan yang diperoleh dari pihak perusahaan merupakan data penjualan mulai tahun 2007 sampai oktober 2008. 3. Pembahasan hanya dilakukan pada 3 jenis produk yang memiliki transaksi pemesanan dan penjualan paling banyak. 4. Pengendalian persediaan stok barang perusahaan hanya dibahas pada persediaan stok barang untuk penjualan. Pengendalian persediaan stok barang untuk projectproject perusahaan tidak dibahas. 5. Metode peramalan yang diuji coba adalah double moving average, double exponential smoothing dan regresi linear. 6. Metode perencanaan persediaan berdasarkan waktu pemeriksaan / pemesanan yang dibandingkan adalah metode continuous review (system Q) menggunakan EOQ (economic order quantity) dan periodic review (system P) menggunakan EOI (economic order interval) single item. 7. Tidak ada transaksi Back Order, karena konsumen tidak menginginkan Back Ordering.
5 8. Tidak ada transaksi retur barang. Pengembalian barang dari konsumen hanya pada produk yang masih memiliki garansi yang nantinya akan ditukarkan pada supplier di Singapura. 9. Hal-hal di luar dugaan seperti bencana alam sehingga pengiriman barang tidak dapat dilakukan dan lain-lain diasumsikan tidak akan terjadi di masa mendatang. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan : 1. Mengetahui metode peramalan yang paling baik yang akan digunakan perusahaan untuk mengetahui perkiraan permintaan pada periode yang akan datang. 2. Menentukan kuantitas pemesanan, jumlah safety stock dan waktu pemesanan kembali yang paling optimal berdasarkan metode pemesanan yang paling baik antara continuous review (system Q) dengan periodic review (system P). 3. Merancang suatu sistem informasi persediaan yang dapat membantu dalam melakukan perencanaan persediaan. 4. Menghasilkan laporan-laporan yang mudah dimengerti oleh manajemen Manfaat : 1. Membantu manajemen dalam mengetahui tingkat permintaan untuk periodeperiode yang akan datang 2. Membantu manajemen dalam pengambilan keputusan untuk menentukan kuantitas pemesanan yang paling optimal, jumlah safety stock optimal agar tidak terjadi stock out dan waktu pemesanan kembali. 3. Memudahkan dan mempercepat dalam melakukan perencanaan dan pengendalian persediaan.
6 4. Manajemen dapat melihat informasi yang diperlukan dalam melakukan pengambilan keputusan khususnya persediaan berdasarkan laporan-laporan yang dihasilkan. 1.5 Gambaran Umum Perusahaan 1.5.1 Sejarah Perusahaan PT. Global Inovasi Indonesia berlokasi di seputar kawasan bisnis IT / Komputer di Jalan Gajahmada Jakarta. PT Global Inovasi Indonesia atau disingkat menjadi GLOVASI merupakan Official National Distributor sebagai representatif dari Digital Data Communication [DDC] di Indonesia untuk mendistribusikan produk Level One dan equip yang dikembangkan oleh DDC tersebut. DDC berpusat di Jerman dan memiliki cabang yang tersebar di seluruh dunia. Spesialisasi bisnis GLOVASI meliputi pengembangan di bidang : 1. Infrastructure Local Area Network, WAN, dan MAN 2. Data Communication - Wired dan Wireless 3. Voice over Internet Protocol 4. Network Switching Management - L2, L3, SNMP 5. KVM Switching Management 6. Fiber Optic Solution 7. Ethernet Solution 8. Network Security Management 9. Digital Surveillance [IP Camera / Digital CCTV] 10. Video Conferencing GLOVASI juga memiliki business partners dalam melakukan bisnisnya seperti : 1. AMP TYCO - Cabling Solution
7 2. NEXANS - Cabling Solution 3. FURUKAWA - Cabling Solution 4. LEGRAND - Electric dan VDI Solution 5. IBM, HP, FUJITSU - Mainframe & Storage Solution 6. ATEN - KVM Solution 7. MOXA - Data Communication for Industry Solution 8. FORTUNARACK & CISCOM - Rack Server Solution Selain itu, project-project yang telah diselesaikan maupun yang akan dikerjakan oleh GLOVASI yaitu : 1. PT TELKOM INDONESIA - ADSL Modem 2. ASTON Mangga Dua Jakarta Infrastructure 3. PELINDO I Dumai - Fiber Optic 4. PT Adhikarya Jakarta - Infrastructure (on proposing) 5. Jakarta Busway - IP Camera / CCTV (on proposing) 1.5.2 Struktur Organisasi Gambar 1.1 Struktur Organisasi PT. Global Inovasi Indonesia
8 Berikut ini merupakan rincian tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang ada dalam PT. Global Inovasi Indonesia : 1. Direktur Menentukan kebijakan dan strategi perusahaan. Menentukan peraturan yang berlaku dalam perusahaan. 2. Sales Manager Bertanggung jawab atas pembelian produk dari supplier. Bertanggung jawab atas penjualan atau pemasaran. Bertanggung jawab atas penyimpanan produk di gedung dan pengiriman produk. 3. Operational Manager Bertanggung jawab atas pelaksanaan project pada PT.Global Inovasi Indonesia mulai dari persiapan perencanaan sampai project tersebut selesai. 4. Finance Menyiapkan dana untuk setiap anggaran. Melakukan pencatatan dan pembukuan terhadap segala aktivitas bisnis perusahaan. Bertanggung jawab atas pembayaran-pembayaran yang dilakukan. 5. Sales & Marketing Menerima pesanan dari pelanggan. Membuat invoice dari pesanan pelanggan yang diterima. Melakukan pemasaran produk ke customer.
9 6. Warehouse Bertugas untuk melakukan pengecekan stok produk di gudang. Bertugas menentukan kapan harus melakukan pembelian produk beserta kuantitasnya dari supplier. Bertugas menginformasikan kepada purchasing untuk melakukan pembelian produk dari supplier jika stok produk sudah menipis. Bertugas melakukan pengeluaran barang dan mengirimkannya ke customer melalui jasa ekspedisi yang tersedia. 7. Purchasing Bertugas melakukan pembelian produk dari supplier. Menjalin hubungan baik dengan supplier. Membuat purchase order dan mengirimkannya ke supplier. 8. Technical Support Bertugas melakukan pengecekan produk yang rusak seperti retur atau garansi dan melakukan perbaikan produk jika memungkinkan. Mengetahui cara kerja dan pemakaian/pemasangan produk. Melayani troubleshooting dari customer.