ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BARANG DAERAH STUDI KASUS: BAGIAN PERLENGKAPAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN MOJOKERTO Yudhi Kurniawan dan Aries Tjahyanto Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Email: awanyoudee@gmail.com ABSTRAK Penelitian ini ditujukan untuk menganalisa dan mendesain Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah (SIMBADA) untuk mendukung dari proses pengelolaan barang daerah yang lebih maksimal dalam menunjang pengambilan keputusan strategis pimpinan. Strategi yang digunakan diupayakan menggunakan sumber daya yang tersedia mengingat aplikasi ini akan di gunakan pada sektor pemerintahan dimana kemampuan operator sangat beragam baik dilihat dari faktor usia dan juga pendidikan, ada beberapa tahapan yang akan dilalui dalam penelitian ini yaitu analisa terhadap kebutuhan sistem yang sesuai dengan proses pengelolaan barang daerah di Pemerintah Kabupaten Mojokerto serta membuat desain Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah (SIMBADA) yang akan didokumentasikan sesuai dengan standar internasional yaitu IEEE 830-1998 dan IEEE 1016-1998. Kata kunci: SIMBADA, Sektor Pemerintahan, Standar Internasional PENDAHULUAN Bagian Perlengkapan merupakan salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang berfungsi dan bertugas untuk mengelola barang milik daerah dimana pengelolaan yang dijalankan meliputi : perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan penyaluran, penggunaan, penatausahaan, pemanfaatan, pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian, pembiayaan dan tuntutan ganti rugi sesuai dengan permendagri No.17 Tahun 2007. Informasi dan status kepemilikan barang serta detail kondisi dan harga barang serta atribut yang lain merupakan hal yang penting bagi suatu daerah karena data data kepemilikan barang menggambarkan akan kekayaan suatu daerah dimana daftar kekayaan dan pengelolaan harus transparan dan akuntabilitas sehingga dapat dipertanggungjawabkan kepada rakyat seiring dengan semakin bertambah dan berkurangnya barang daerah dari setiap tahun anggaran akibat dari pengadaan dan juga penghapusan maka rekapitulasi akan jumlah total barang daerah semakin lama waktu prosesnya, sebagaian besar pengelolaan barang daerah masih dilakukan dengan menggunakan formulir formulir isian secara manual, dimana pendataan tiap kelompok barang daerah dilakukan secara terpisah sesuai dengan formulir yang sesuai begitu juga dengan penyimpanannya sehingga duplikasi data mudah terjadi tidak terlepas juga dari faktor kesalahan manusia (human error).
Penggunaan aplikasi pengelolaan barang daerah mutlak diperlukan untuk mendukung seluruh kegiatan sesuai dengan Permendagri No.17 tahun 2007 tentang pengelolaan barang daerah untuk menggunakan Sistem Informasi Barang Daerah (SIMBADA), dimana semua tahapan kegiatan dapat diterjemahkan ke dalam aplikasi secara terintegrasi dengan baik sehingga adanya kesamaan data dan dapat mempermudah dalam hal akses dan juga pengambilan keputusan oleh pimpinan. Sedangkan di sisi lain banyak penawaran dari penyedia aplikasi pengelolaan barang daerah yang menawarkan aplikasi tidak lengkap semisal hanya pada level perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan penyaluran saja untuk tahapan yang lain tidak ada dimana kondisi ini bertentangan dengan kebijakan dari bagian Perlengkapan yang menginginkan sistem secara lengkap. Berdasarkan uraian dan permasalahan diatas, maka pada tesis ini akan dibuat analisa dan desain Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah (SIMBADA) dalam pengelolaan barang daerah sesuai dengan permendagri No 17 Tahun 2007 METODE PENELITIAN Proses penelitian merupakan suatu proses yang terdiri dari tahap-tahap yang saling terkait secara sistematik satu sama lainnya, di mana hasil dari satu tahap akan menjadi masukan bagi tahap berikutnya. pada penulisan tesis ini dibagi menjadi lima tahap yaitu: 1. Tahap Perencanaan 2. Tahap Analisis 3. Tahap Desain 4. Tahap Verifikasi Dan Validasi 5. Kesimpulan dan Saran Tahap perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu: 1. Memenuhi kebutuhan pemakai sistem 2. Memberikan gambaran yang jelas dan desain yang lengkap kepada pemogram komputer dan ahli teknik lainnya yang terlibat. Ini lebih mengarah kepada desain sistem yang terinci yaitu pembuatan desain yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan pemakai. ANALISA KEBUTUHAN Dari beberapa pokok kewenangan dan tugas serta berdasarkan peraturan yang berlaku. Bagian Perlengkapan melakukan pengelolaan barang daerah sesuai dengan mekanisme yang ada dimana pengelolaan barang daerah sendiri memiliki 11 aktivitas kegiatan utama seperti yang dideskripsikan pada bab sebelumnya. Setiap aktivitas yang ada akan dijalankan oleh beberapa sub bagian dalam bagian perlengkapan. Pembagian aktivitas pengelolaan barang daerah. Gambar 1 Siklus Pengelolaan Barang Daerah C-16-2
Kebutuhan utama dari pemakai adalah tercukupinya akan proses pengelolaan barang daerah seperti yang diisyaratkan dalam permendagri no 17 Tahun 2007. Dari pemahaman situasi awal yang sudah dapatkan maka dokumentasi kebutuhan perlu dibuat untuk memperjelas akan kebutuhan pengguna, daftar kebutuhan disajikan dalam bentuk tabel berikut. Tabel 1 Rekap Kebutuhan Fungsional Pengguna No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Deskripsi Kebutuhan Sistem mempunyai fasilitas login sebagai keamanan dan menentukan hak akses dari setiap user Sistem dapat melakukan manajemen kode barang dan kode lokasi dimana pengguna dapat menambahkan data dan merubah data kode yang ada Sistem dapat menampilkan formulir kebutuhan barang dan selanjutnya Pengguna dapat melakukan proses administrasi perencanaan kebutuhan barang dearah Sistem dapat menampilkan formulir penerimaan barang daerah dan selanjutnya Pengguna dapat melakukan proses administrasi penerimaan barang daerah Sistem dapat menampilkan formulir penyaluran barang daeran dan selnjutnya Pengguna dapat melakukan proses penyaluran barang daerah Sistem dapat menampilkan formulir kebutuhan barang inventaris sesuai golongan dan selanjutnya pengguna dapat melakukan administrasi penatausahaan barang daerah Sistem dapat menampilkan formulir perawatan barang dan filter data serta dilengkapi dengan pencarian data pemanfaatan dan selanjutnya pengguna dapat melakukan administrasi perawatan barang daerah Sistem dapat menampilkan formulir pemanfaatan barang dilengkapi dengan pencarian data barang inventaris yang akan dimanfaatkan dan juga dilengkapi dengan pencarian data pemanfaatan dan selanjutnya pengguna dapat melakukan administrasi pemanfaatan barang daerah Sistem dapat menampilkan formulir penghapusan barang dilengkapi dengan pencarian data barang yang sudah dihapus yang akan dimanfaatkan dan juga dilengkapi dengan pencarian data penghapusan dan selanjutnya pengguna dapat melakukan administrasi penghapusan barang daerah User dapat mengisikan kelengkapan administrasi dan mengganti username serta password untuk masuk dalam sistem Sistem dapat menginputkan data dan menampilkan dari data-data yang sudah diinputkan oleh pengguna dalam bentuk tabel yang mudah dibaca dan informatif Sistem dapat membedakan data yang sudah direkap dan belum dengan memberikan proses finalisasi terhadap data dengan maksud untuk mempermudah pengguna melakukan perubahan data dan penghapusan data yang sering Sistem dapat menampilkan pencarian kode barang dan kode lokasi yang dapat digunakan user untuk mempercepat pencarian kode dalam proses pengelolaan kebutuhan barang Sistem dapat menampilkan pencarian kode barang dari barang yang sudah diinventaris untuk mempermudah user dalam proses administrasi pemanfaatan barang, perawatan dan penghapusan Sistem dapat membedakan data yang sudah direkap dan belum dengan memberikan proses finalisasi terhadap data dengan maksud untuk mempermudah pengguna melakukan perubahan data dan penghapusan data yang sering dilakukan apabila terjadi kesalahan dalam input data C-16-3
Dari beberapa aktivitas yang ada maka untuk memperjelas kebutuhan user maka digambarkan ke dalam use case yang disesuaikan dengan pengelolaan kebutuhan barang daerah: Gambar 2 Use Case dari Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah Untuk memperjelas interkasi antara user dengan sistem, digamabrkan pada diagram kolaborasi secara detail dari masing masing use case yang sudah ditentukan spesifikasinya ada beberapa diagram kolaborasi yang dihasilkan yaitu: Analisis Collaboration Diagram Use Case: Login Analisis Collaboration Diagram Use Case: Pengaturan Dan Manajemen Kodefikasi Barang Dan Lokasi (hal. Analisis Collaboration Diagram Use Case: Perencanaan Kebutuhan Analisis Collaboration Diagram Use Case: Penerimaan Barang Use Case : Penyaluran Barang Analisis Collaboration Diagram Use Case: Penatausahaan Barang Use Case : Pemanfaatan Barang Analisis Collaboration Diagram Use Case: Perawatan Dan Pemeliharaan Analisis Collaboration Diagram Use Case: Penghapusan Barang Desain Sistem Gambar 3 Kolaborasi Diagram dari Use Case Login Setelah dilakukan analisa maka dibuat beberapa desain class, baik itu untuk entity class, boundary class, dan control class, untuk masing-masing use case dengan menggunakan package sebagai identifikasinya, ada beberapa class yang digambarkan: 1. Package User Class User Class UserManage ClassUserUI C-16-4
2. Package Kode Barang Class KodeBarang Class KodebarangManage Class KodeBarangUI 3. Package Kode Lokasi Class KodeLokasi Class KodeLokasiManage Class KodeLokasiUI 4. Package Rencana Kebutuhan Barang Class RencanaKebutuhan Class RencanaKebutuhanManage Class RencanaKebutuhanUI 5. Package Penerimaan Dan Penyaluran Barang ClassPenerimaanDan Penyaluran ClassPenerimaanDan PenyaluranManage ClassPenerimaanUI ClassPenyaluranUI 6. Package Penatausahaan Barang Daerah Class InventarisBarangDaerah Class PenatausahaanManage Class FormkartuInventaris BarangUI 7. Package Pemanfaatan Barang Daerah Class Pemanfaatan Class PemanfaatanManage Class PemanfaatanUI 8. Package Pemeliharaan Dan Perawatan Barang Daerah Class Pemeliharaan Class PemeliharaanManage Class PemeliharaanUI 9. Package Penghapusan Dan Pemindahtanganan Barang Daerah Class Penghapusan Class PenghapusanManage Class PenghapusanUI Gambar 4 Class Diagram Package User Dari desain class yang sudah dibuat maka ditentukan keterkatian antar class dan sifat hubungannya sebagai bahan untuk membuat desain tabel database: 1. Tabel User 2. Tabel Kode Lokasi 3. Tabel Kode Barang 4. Tabel Rencana Kebutuhan 5. Tabel Penerimaan dan Pengeluaran 6. Tabel Pemanfaatan 7. Tabel Perawatan dan Pemeliharaan 8. Tabel Penghapusan Barang C-16-5
Dari beberapa tabel yang sudah dibuat maka selanjutnya dibuat desain interface yang menyediakan natarmuak bagi pengguna untuk menjalankan scenario sistem sesuai dengan use case yang ada. Ada beberapa desain tampilan yang dibuat antara lain yaitu: Desain interface untuk 1. Use case : Login 2. Use case : Pengaturan dan Manajemen Kodefikasi Barang Daerah Dan Loka 3. Use case : Perencanaan Kebutuhan Barang Daerah 4. Use case : Penerimaan Barang Daerah dan Penyimpanan 5. Use case : Penyaluran Barang Daerah 6. Use case : Penatausahaan Barang Daerah 7. Use case : Perawatan Dan Pemeliharaan Barang 8. Use case : Pemanfaatan Barang Daerah 9. Use case : Penghapusan Dan Pemindahtanganan Barang Daerah 10. Use case : Pelaporan kegiatan pengelolaan Barang Daerah Gambar 5 Desain Tampilan Login Selain desain interface juga ada beberapa desain output atau laporan yang aakn dihasilkan oleh setiap use case yang ada yaitu: Desain Laporan Daftar Rencana Kebutuhan Desain Laporan Penerimaan Barang Daerah Desain Laporan Pengeluaran Barang Daerah (KIB A) Golongan Tanah (KIB B) Golongan Peralatan Dan Mesin (KIB C) Golongan Gedung dan Bangunan (KIB D) Golongan Jalan, Irigasi Dan jaringan (KIB D) Golongan Aset Tetap Lainnya (KIB F) Golongan Konstruksi Dalam Pengerjaan Desain Laporan Buku Inventaris Desain Laporan Mutasi Barang Inventaris Desain Laporan Rekapitulasi Mutasi Barang Inventaris Desain Laporan Rekapitulasi Jumlah Barang Inventaris Desain Laporan Pemeliharaan Dan Perawatan Barang Inventaris Desain Laporan Pemanfaatan Barang Inventaris Desain Laporan Penghapusan dan Pemindahtanganan Barang Inventaris C-16-6
Verifikasi dan Validasi Dari beberapa proses yaitu analisa kebutuhan dan perancangan sistem harus ada kesesuaian dan perwujudan apa yang sudah digambarkan dan dianalisa dengan apa yang sudah dirancang atau didesain, dalam tahap ini dibutuhkan verifikasi antara kebutuhan fungsional yang harus ada dengan desain sistem yang sudah dibuat dimana verifikasi ini dideskripsikan dalam beberapa keterangan yang diambil dari kebtuhan fungsional yang selanjutnya ditampilkan dalam tabel yang berisikan deskripsi dari kebutuhan dan bukti yang terkait dengan menunjukkan dokumen tersebut berada. Pada kegiatan validasi, dilakukan pemeriksaan apakah desain yang dibuat sudah sesuai dengan harapan pengguna dan apakah telah sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan terutama dalam kegiatan pengelolaan kebutuhan barang daerah merujuk pada peraturan yang berlaku. KESIMPULAN Dari desain sistem informasi manajemen barang daerah dalam kegiatan pengelolaan barang daerah pada Bagian Perlengkapan Pemerintah Kabupaten Mojokerto, dapat disimpulkan sebagai berikut: Berdasarkan hasil analisa kebutuhan yang sesuai dengan proses bisnis pengelolaan barang daerah pada Bagian Perlengkapan Pemerintah Kabupaten Mojokerto maka Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah ini dapat memenuhi kebutuhan dasar dalam: 1) Proses perencanaan kebutuhan 2) Proses penerimaan barang 3) Proses penyaluran barang 4) Proses penatausahaan barang 5) Proses perawatan barang daerah 6) Proses pemanfaatan barang daerah 7) Proses penghapusan barang daerah 8) Proses pembuatan laporan yang berkaitan dengan seluruh kegiatan pengelolaan barang daerah Sedangkan untuk bentuk desainnya adalah: 1) Desain proses Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah dalam bentuk Activity Diagram, Use Case diagram, Collaboration diagram. 2) Desain kebutuhan akan basis data Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah digambarkan melalui Class Diagram 3) Desain interface Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah yag dibuat dengan menggunakan GUI desain Dari analisa hasil verifikasi dan validasi kualitas desain UML, serta hasil analisa desain Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah didapatkan: Komponen komponen yang membangun model-model diagram UML, dalam desain Sistem Informasi Manajemen Barang Daerah telah sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan dasar dalam pengelolaan kebutuhan barang. Pengelolaan kebutuhan barang secara komputerisasi telah menerapkan prinsip prinsip dasar sesuai dengan peraturan yang digunakan. C-16-7
DAFTAR PUSTAKA Boehm B, Kitapci H., 2006, The WinWin approach : using a requirements negotiation tool for rationale capture and use. In : Dutoit A, McCall R, Mistrik, I, Paech B(eds) Rationale Management in Software Engineering, Springer. Dennis Alan, Wixom Barbara Haley, Tegarden David, 2005, Systems Analysis And Design With UML Version 2.0, Second Edition, John Wiley & Sons, Inc. Departemen Dalam Negeri (2007), Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 Tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah, Depdagri, Jakarta. Liu Liping, Roussev, Boris, 2006, Management of the object oriented development process, IDEA group publishing. Priestley, Mark, 2003, Practical Object-Oriented Design With UML, Second Edition, The McGraw-Hill Companies, Inc. Software Engineering Standards Committee of the IEEE Computer Society, 1998, IEEE 830-1998 Recommended Practice for Software Requirements Specifications, The Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc. Software Engineering Standards Committee of the IEEE Computer Society, 1998, IEEE 1016-1998 Recommended Practice for Software Design Descriptions, The Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc. Whitten, Jeffery, L., etc, 2004, Systems Analysis and Desaign Methods, The McGraw- Hill Companies, Inc. C-16-8