Pengembangan Aplikasi Perpustakaan Sekolah

Transkripsi

1 Pengembangan Aplikasi Perpustakaan Sekolah Studi Kasus: SMP/SMU Charitas Jakarta 20 Nopember 2010 Astrid Callista Jurusan Sistem Informasi Universitas Pelita Harapan Tangerang, Indonesia Ratna Ayu Ringkasan One of the implementations of information technology in secondary level education is the use of an online school library system that can assist librarians and students alike. This paper describes the development of an online library system at SMP/SMU Charitas, South Jakarta. The system is accessible through two interfaces: local and online. The local interface will be used by the librarians and staff at the school library to manage all library activities. It is developed using.net Framework 2.0. The online interface is a web interface for students that can be accessed from home at any time, enabling them to manage their library account and reserve/request a book beforehand. This web interface is developed using ASP.NET 2.0 and utilizes SQL Server Keywords-online library system; database 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Walaupun perkembangan teknologi informasi dan penerapannya dalam berbagai bidang sudah semakin meluas, masih ada beberapa institusi, terutama di bidang pendidikan, yang belum memanfaatkan perkembangan ini. Salah satu contohnya adalah SMP/SMU Charitas di daerah Jakarta Selatan yang hendak menerapkan teknologi informasi pada perpustakaannya untuk membantu para staf perpustakaan dalam pengelolaannya sehari-hari. Melalui penggunaan sistem perpustakaan ini, pihak sekolah juga hendak membantu kegiatan belajar siswa dengan memberikan kemudahan pencarian dan pemesanan buku lewat fasilitas internet. Saat ini semua proses administrasi di perpustakaan tersebut masih menggunakan pencatatan secara manual atau paper-based. Siswa perlu berulang kali menuliskan data mereka jika ingin meminjam buku. Oleh karena itu data yang dicatat sangat banyak dan tidak teratur sehingga pihak perpustakaan sendiri mengalami kesulitan dalam mengetahui dan meninjau ulang aktivitas yang terjadi. Masalah juga timbul ketika pembaharuan data perlu terjadi. Proses manual yang ada saat ini menyebabkan terhambatnya penyampaian informasi baru dan pembaharuan data dari pihak perpustakaan ke siswa. Para siswa pun mengalami kesulitan dalam mencari buku atau media cetak yang mereka perlukan karena tidak adanya sistem pencatatan yang sistematis. Kesulitan ini bertambah ketika buku yang dicari tersebut ternyata sedang dipinjam karena data pemin-

2 jaman tidak dapat dilihat oleh siswa; mereka menjadi sangat tergantung kepada kesigapan dan waktu staf perpustakaan untuk membantu mereka dalam proses peminjaman. Masalah-masalah ini menghambat perpustakaan untuk berfungsi sebagaimana seharusnya dalam membantu proses belajar siswa-siswi sekolah tersebut. 1.2 Tujuan Penelitian Menganalisa kekurangan dan masalah dalam proses peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan sekolah pada saat ini. Merancang aplikasi yang dapat digunakan oleh pihak perpustakaan secara lokal untuk mengolah data dan memantau aktivitas perpustakaan sehari-hari, Merancang antarmuka berbasis web (online) yang dapat digunakan oleh siswa untuk mencari buku di perpustakaan, memesan (reservasi) buku dan mengajukan buku baru yang belum terdapat dalam koleksi perpustakaan tanpa harus mengunjungi perpustakaan sekolah. 2 Landasan Teori 2.1 Computer-Based Information System (CBIS) Computer-Based Information System atau yang di dalam bahasa Indonesia disebut Sistem Informasi Berbasis Komputer adalah sistem informasi yang menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) untuk dapat menghasilkan informasi dari proses suatu aktivitas[4]. Dengan menggunakan bantuan teknologi diharapkan dapat membantu manusia di dalam mengambil keputusan dan mempermudah di dalam melakukan suatu proses aktivitas. CBIS terdapat lima fungsi yaitu input, process, output, storage, dan control [2]. Selain mempunyai lima fungsi, CBIS mempunyai lima komponen yaitu hardware, software, people, data, dan procedure. Gambar 1: Fungsi dari Computer-Based Information System 2.2 Dewey Decimal Classification (DDC) Dewey Decimal Classification (DDC) merupakan sistem klasifikasi buku yang berstandar internasional. Sistem ini ditemukan oleh Melvil Dewey pada tahun Melvil Dewey merupakan pustakawan berkebangsaan Amerika Serikat. Selain itu, sistem DDC merupakan alat bantu bagi organisasi yang bergerak di bidang pengetahuan umum yang secara berkelanjutan melakukan perbaikan di bidang pengetahuan [3]. DDC dipublikasikan oleh OCLC Inc. Di samping digunakan sebagai klasifikasi buku yang berstandar internasional juga digunakan untuk mekanisme pencarian berbagai sumber melalui website. Saat ini DDC sudah diterapkan di perpustakaan di ratusan negara oleh karena itu sistem ini pun akan tercakup dalam aplikasi yang akan dikembangkan. Pengklasifikasian Dewey terdiri dari tiga digit utama kemudian dapat ditambahkan desimal sebagai penunjuk yang lebih spesifik. Klasifikasi Dewey membagi kategori buku menjadi 10 kelas utama. Kemudian setiap kelas utama tersebut akan dibagi menjadi 10 divisi atau sub kelas dan setiap divisi tersebut akan dibagi menjadi 10 section atau sub divisi.

3 3 Analisa Sistem Saat Ini Proses bisnis saat ini yang terdapat di perpustakaan akan digambarkan ke dalam bentuk activity diagram. Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, dari awal hingga akhir alir tersebut. Dari beberapa diagram yang ada, terdapat dua aktor utama yang melakukan aktivitas di perpustakaan, yaitu penjaga perpustakaan dan siswa. Beberapa aktivitas utama yang terdapat di perpustakaan saat ini dapat dilihat di activity diagrams yang terdapat di Gambar 2 dan Gambar 3. Gambar 2: Activity Diagram Peminjaman Buku Sistem Saat Ini 4 Hasil Perancangan Sistem Perpustakaan 4.1 User Requirements Requirements dibagi menjadi dua bagian, yaitu untuk sistem lokal dan online. 1. Sistem Lokal (a) Kontrol akses pengguna: untuk menggunakan sistem ini, pengguna diharuskan mempunyai akun (login dan password). Hanya satu pengguna, yaitu penjaga utama perpustakaan, yang mendapat akses sebagai administrator dan berhak mengelola data pengguna lain dan data perpustakaan (i.e. data buku dan katalog/klasifikasi buku, peminjaman, pengembalian dan denda). Pengguna lain yang bukan administrator, seperti kepala sekolah, dapat melihat data yang ada tetapi tidak dapat melakukan perubahan. (b) Pengklasifikasian buku sesuai standar internasional yang berlaku (Dewey Decimal). (c) Pembuatan laporan peminjaman dan pengembalian buku. (d) Pengelolaan pengajuan buku baru (request): merubah status pengajuan buku baru menjadi terpenuhi atau tidak terpenuhi. Siswa tidak dapat mengajukan buku baru lewat sistem lokal ini. (e) Pengelolaan reservasi buku: melihat daftar reservasi buku yang dilakukan oleh mahasiswa lewat antarmuka web dan merubah status buku yang direservasi. Siswa tidak dapat menggunakan sistem lokal untuk melakukan reservasi buku. 2. Sistem Online Gambar 3: Activity Diagram Pengembalian Buku dan Pembayaran Denda Sistem Saat Ini (a) Kontrol akses pengguna: fanya siswa yang terdaftar dalam database sekolah ini yang dapat menggunakan sistem ini.

4 (b) Pencarian buku: siswa dapat melakukan pencarian buku dan melihat status buku yang ditemukan (i.e. sedang dipinjam atau tersedia di perpustakaan). (c) Request buku baru: siswa dapat mengajukan buku baru yang belum tersedia di perpustakaan. (d) Reservasi buku: siswa dapat memesan buku atau mengantri untuk meminjam buku. 2. Sistem online: alir reservasi buku baru (Gambar 7). 4.2 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dan sistem. Gambar 5: Activity Diagram Peminjaman Buku Sistem Rancangan Lokal 4.4 Perancangan Basis Data 4.5 Perancangan Antarmuka 1) Antarmuka sistem lokal Gambar 4: Use Case Diagram Sistem Rancangan 4.3 Activity Diagrams Beberapa alir aktivitas utama dari sistem yang dirancang, baik untuk bagian sistem lokal maupun online, adalah sebagai berikut: 1. Sistem lokal: alir peminjaman dan pengembalian buku (Gambar 5 dan 6). 2) Antarmuka sistem online 5 Kesimpulan Dengan bantuan sistem perpustakaan ini, penjaga perpustakaan sekolah dapat mengelola data perpustakaan dengan lebih mudah, teratur dan terstandardisasi. Siswa mendapatkan keuntungan dengan adanya antarmuka baru yang memungkinkan mereka untuk mencari dan mereservasi buku yang dibutuhkan melalui internet sehingga tidak perlu datang

5 Gambar 7: Activity Diagram Reservasi Buku Sistem Rancangan Online [4] R. Ramakrishnan. Database Management System 3rd edition. Mc Graw Hill, Gambar 6: Activity Diagram Pengembalian Buku Sistem Rancangan Lokal [5] T. Wahyono. Computer based information system September ke sekolah. Mereka juga dapat menyuarakan kebutuhan mereka lewat request buku baru sehingga perpustakaan dapat merespon dan memenuhi kebutuhan tersebut. Pustaka [1] A. Dennis, B.H. Wixon, and D. Tegarden. System Analysis and Design with UML 2nd edition. John Wiley Sons, [2] J.A. O Brien and G.M. Marakas. Management Information System 7th edition. Mc Graw Hill, [3] Tim OCLC. Oclc (online computer library center) November 2009.

6 Gambar 8: Relasi Antar Tabel Basis Data Sistem Rancangan Gambar 10: Antarmuka Peminjaman Buku Gambar 9: Antarmuka Penambahan Data Buku Gambar 11: Antarmuka Pengembalian Buku

7 Gambar 12: Antarmuka Reservasi Buku Gambar 13: Antarmuka Pengajuan Buku Baru (Request)