ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI KEUANGAN INSTITUT INFORMATIKA INDONESIA

Transkripsi

1 ANALISA DAN DESAIN SISTEM INFORMASI KEUANGAN INSTITUT INFORMATIKA INDONESIA ANALYSIS AND DESIGN FINANCE INFORMATION SYSTEM INSTITUTE OF INFORMATICS INDONESIA Budiya Surya Putra 1), Febriliyan Samopa 2) Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Ikan Kerapu 3, Surabaya, 60177, Indonesia ABSTRAK Pada saat ini kebutuhan akan teknologi sangatlah tinggi. Untuk meningkatkan kinerja suatu institusi atau perusahaan membutuhkan suatu sistem infomasi yang memadai. Microsoft Excel merupakan salah satu tool yang dapat membantu para pengguna dalam melakukan suatu pembukuan keuangan. Pertanyaan yang timbul adalah apakah tool tersebut user friendly? Sehingga dapat digunakan semua kalangan? Oleh karena itu, dibutuhkan suatu tool yang user friendly sehingga dapat digunakan semua kalangan. Makalah ini, akan meneliti bagaimana membuat suatu sistem informasi yang user friendly dan dapat membantu kinerja agar lebih efisien dan lebih efektif. Juga akan dibahas tahapan Rekayasa Perangkat Lunak, dimulai Kebutuhan sistem, Desain sistem, Pengembangan sistem. Hasil yang diharapkan adalah dokumentasi Spesifikasi Kebutuhan Dan Desain Perangkat Lunak Sistem Informasi Keuangan, yang dapat menjadi rancangan yang dapat digunakan untuk implementasi selanjutnya dan memberikan rekomendasi kepada Sistem Informasi Keuangan. Kata kunci: Sistem Informasi Keuangan, Dokumentasi Spesifikasi Kebutuhan dan Desain Perangkat Lunak. ABSTRACT At present the need for technology is very high. To improve performance of an institution or company requires an adequate information system. Microsoft Excel is a tool that can help users in performing a financial bookkeeping. The question that arises is whether the tool is user friendly? So it can be used all the circles? Therefore, we need a tool that is user friendly so it can be used all the circles. This paper will examine how to create an information system that is user friendly and can help the performance to be more efficient and more effective. Will also be discussed phases of Software Engineering, started System requirements, system design, system development. The expected result is documentation Requirements of Specification and Software Design of Finance Information System, which can be a design that can be used for further implementation and provide recommendations to the Financial Information System. Keywords: Finance Information System, Documentation Requirement of Specification and Software Design of Finance Information System. C-45-1

2 PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi saat ini memang membawa dampak positif terhadap proses keuangan suatu institut dalam mencapai tujuannya. Pada era sebelum diterapkan teknologi informasi semua kegiatan institut dilakukan secara manual, tetapi saat ini hampir semua institut dengan skala menengah ke atas sudah memanfaatkan teknologi informasi. Alasan utama pemanfaatan teknologi informasi ini adalah untuk mempermudah dalam pengaturan sistem keuangan institut. Institut Informatika Indonesia ( IKADO) memiliki moto Technopreneur Institute yang memiliki makna bahwa selama belajar di IKADO, mahasiswa diberikan pengetahuan mengenai teknologi informasi dan juga diajarkan bagaimana menumbuhkan jiwa kewirausahaan. Dalam usaha untuk mencapai tujuan tersebut, dibutuhkan sistem informasi yang menunjang setiap kegiatan operasional, baik dalam kegiatan akademik maupun non akademik. Sistem Informasi Keuangan itu sendiri merupakan kegiatan non akademik yang menunjang kegiatan akademik. Sistem Keuangan institut ini saat ini masih sederhana dengan menggunakan Microsoft Excel. Sehingga pada saat melakukan transaksi keuangan seperti pembayaran, penggajian dan hal-hal lain yang berhubungan dengan keuangan masih mengalami kendala, seperti keterlambatan laporan keuangan serta kemungkinan terjadinya kesalahan informasi karena human error. Sedangkan tujuan dari penelitian ini adalah membuat analisa dan desain kebutuhan Sistem Informasi Keuangan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada di IKADO. METODE C-45-2

3 Tahap Identifikasi Tahap pada awal dari penelitian ini adalah melakukan identifikasi terhadap sistem yang digunakan saat ini. Dalam melakukan identifikasi metode yang digunaka adalah observasi dan wawancara. Observasi dilakukan dengan cara pengecekan langsung baik operasional maupun aplikasi yang digunakan saat ini, sedangkan wawancara dilakukan dengan pihak keuangan IKADO. Tujuan dilakukan observasi dan wawancara ini adalah untuk lebih memahami sistem yang digunakan secara menyeluruh. Tahap Studi Pustaka Tahapan Studi Pustaka merupakan tahapan yang penting, karena pada tahap ini merupakan tahap awal yang dipergunakan sebagai kerangka acuan untuk melaksanakan tahapan berikutnya. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah persiapan. Kegiatan persiapan yang dilakukan adalah menyiapkan hal-hal yang terkait dengan rencana penelitian, diantaranya adalah studi literature mengenai Sistem Keuangan, pengumpulan data awal (data-data Excel, wawancara), dan dokumentasi Laporan-laporan terdahulu. Tahap Analisa Pada tahap analisis dan identifikasi, kegiatan yang dimaksud meliputi : 1. Mempelajari dan menganalisa sistem keuangan saat ini Hasil dari observasi dan wawancara ini berupa daftar apa saja yang dibutuhkan untuk membuat Sistem Informasi Keuangan yang lebih cepat, akurat, lebih mudah penggunaannya, dan multi user. 2. Mengindentifikasi kebutuhan. Tahap ini bertujuan untuk mengindentifikasikan kebutuhan user, sehingga dapat diketahui hal-hal apa saja yang diperlukan dalam sistem informasi keuangan yang akan dibuat. 3. Mempelajari dan menganalisa data yang terlibat dalam sistem. Setelah menfindentifikasikan kebutuhan, pada tahap ini akan dilakukan pendalaman data yang berhubungan dengan struktur data dan lokasi data. Tahap Verifikasi Pada tahap Verifikasi ini akan dilakukan peninjauan apakah hasil analisa dari Tahap Analisa sesuai atau tidak dengan kebutuhan akan desain sistem yang akan dibuat, dengan mengacu dari data yang telah didapat pada Tahap Studi Pustaka. Tahap Desain Dalam tahap desain ini, kegiatan yang dilakukan meliputi : 1. Desain Kebutuhan Sistem Berdasarkan hasil survey yang dilakukan user pada tahap persiapan dan evaluasi beberapa kebutuhan diatas, maka selanjutnya disusun kerangka desain Sistem Informasi Keuangan berdasarkan urutan proses bisnis dan kebutuhan sistem. 2. Desain Arsitektur Sistem Berdasarkan data yang telah diperoleh pada tahap analisa kebutuhan, pada tahap ini akan dirancang bagaimana kebutuhan yang sudah dimodelkan akan di implementasikan yang digambarkan dalam Use Case diagram dan Activity Diagram. 3. Desain Sistem Informasi Keuangan Desain Sistem Informasi Keuangan ini, meliputi desain proses, desain data dan desain antar muka sistem; Desain proses Objek-objek yang berurutan secara dinamis dalam urutan tertentu berinteraksi untuk mewujudkan fungsionalitas seperti yang telah digambarkan dalam Use Case diagram. C-45-3

4 Interaksi ini akan di representasikan dalam Sequence Diagram. Sequence Diagram menggambarkan hubungan antar objek dengan memberikan penjelasan tentang urutan waktu. Desain Database Desain data disajikan dalam bentuk Class Diagram, dengan pemodelan secara UML, pada tahap desain data ini, Use Case Diagram yang didapatkan pada tahap desain proses akan diterjemahkan menjadi Class Diagram. Desain antar muka sistem Suatu bagan untuk memahami alur antar halaman dari sistem yang dibuat. HASIL DAN PEMBAHASAN Dari analisa yang didapat dari studi pustaka dan wawancara, maka hasil tersebut digambarkan dalam Use Case seperti di bawah ini : Anggaran Operasional Bag.Akademik Anggaran Gaji Yayasan Bag.Marketing Pembelian Formulir Pendaftaran Denda Kas BAU Laporan Rekap Bulanan Rektor Bag.Operasional Kerum... Bag.Keuangan Pembayaran Uang Kuliah Transkasi Bank Yayasan Pembantu Rektor 1 Pembayaran USP Mahasiswa Realisasi Anggaran Gaji Calon Mahasiswa Baru Transaksi Bank Operasional 1: Input Anggaran Gaji Dosen 2: Input Anggaran Gaji Staff Realiasasi Anggaran Operasional Gambar 1. Use Case Diagram Sistem Informasi Keuangan Dari Use Case yang telah dibuat, maka dapat dijelaskan secara detail alur kerja sistemnya dengan menggunakan Collaboration Diagram. [] 3: Hitung Total Anggaran 5: Ubah Data 6: Hapus Data 7: Validasi 8: Update Data : Bag.Keuangan : FrmAnggaranGaji : Gaji : ProsesAnggaranGaji Gambar 2. Collaboration Diagram : Use Case Anggaran Gaji 1: Input Anggaran Operasional 2: Hitung Total Anggaran 3: Tambah Data 4: Ubah Data 5: Hapus Data 6: Validasi 7: Update Data : Bag.Keuangan : FrmAnggaranOperasional : Operasional : ProsesAnggaranOperasional Gambar 3. Collaboration Diagram : Use Case Anggaran Operasional C-45-4

5 5: Validasi 6: Update Data 1: Input Tanggal dan Uraian Transaksi 3: Hitung Total Pendapatan : ProsesBankOperasional : BankOperasional : Bag.Keuangan : FrmBankOperasional 2: Tampilkan Total Pengeluaran : RealisasiGaji : Hitung Total Pengeluaran : RealisasiOperasional Gambar 4. Collaboration Diagram : Use Case Transaksi Bank Operasional 1: Input Pengeluaran 3: Hitung Total Pendapatan 5: Validasi 6: Update Data : Bag.Keuangan : FrmBankYayasan : ProsesBankYayasan 2: Tampilkan Total Pemasukan : BankYayasan : UangKuliah : Hitung Total Pemasukan : BankOperasional : USP Gambar 5. Collaboration Diagram : Use Case Transaksi Bank Yayasan 6: Tampilkan Filter Data : FrmFilterData 7: Pilih Data : Bag.Keuangan 1: Pilih Detail Data 2: Input Tanggal Pembayaran 3: Input Jenis dan Jumlah Denda : FrmDenda 4: Cari Data : Cari : DataMahasiswa 5: Tampilkan Hasil Pencarian Data 8: Tambah Data 9: Validasi 10: Update Data : ProsesDenda : Denda Gambar 6. Collaboration Diagram : Use Case Denda 1: Input Tanggal dan Uraian Transaksi 3: Hitung Total Pendapatan 4: Validasi 5: Update Data : Bag.Keuangan : FrmKasBAU : ProsesKasBAU : KasBAU 2: Tampilkan Total Pemasukan : PembelianFormulir : Hitung Total Pemasukan : Denda Gambar 7. Collaboration Diagram : Use Case Kas BAU C-45-5

6 1: Input Periode Laporan : BankYayasan : Bag.Keuangan : FrmLaporan 2: Cari Data 3: Pilih Data : KasBAU : Cari : FrmFilterData : Operasional Gambar 8. Collaboration Diagram : Use Case Laporan : Gaji 7: Tambah Data 8: Ubah Data 9: Update Data 1: Input Tanggal dan Jumlah Pembayaran 2: Input Nomor Bukti Pembayaran : ProsesUSP : USP 3: Cari Data : Bag.Keuangan : FrmUSP 4: Tampilkan Hasil Pencarian Data 6: Pilih Data : Cari : DataMahasiswa 5: Tampilkan Filter Data : FrmFilterData Gambar 9. Collaboration Diagram : Use Case Pembayaran USP 1: Input Kode Bukti dan Jumlah Pembayaran 2: Input Nama Calon Mahasiswa 3: Tambah Data 4: Validasi 5: Update Data : Bag.Keuangan : FrmPembelianFomulirPendaftaran : PembelianFormulir : ProsesPembelianFormulir Gambar 10. Collaboration Diagram : Use Case Pembelian Formulir Pendaftaran 1: InputJumlahRealisasiGajiDosen 2: InputJumlahRealisasiGajiStaff 3: Hitung Total Realisasi 5: Validasi 6: Update Data : Bag.Keuangan : FrmRealisasiGaji : RealisasiGaji : ProsesRealisasiGaji Gambar 11. Collaboration Diagram : Use Case Realisasi Anggaran Gaji C-45-6

7 1: Input Unit Kerja 2: Input Tanggal dan Uraian Anggaran 3: Hitung Total Realisasi 5: Ubah Data 6: Validasi 7: Update Data : Bag.Keuangan : FrmRealisasiOperasional : RealisasiOperasional : ProsesRealisasiOperasional Gambar 12. Collaboration Diagram : Use Case Realisasi Anggaran Operasional 12: Validasi 13: Update Data 10: Tambah Data 11: Ubah Data : ProsesUangKuliah : UangKuliah 1: Input Tanggal Pembayaran 2: Input Jumlah Pembayaran 3: Input Tanggal dan Nomor Bukti Pembayaran 4: Validasi 5: Update Data : Bag.Keuangan : FrmUangKuliah : CekDenda : Denda 6: Cari Data 7: Tampilkan Hasil Pencarian Data 9: Pilih Data : Cari : DataMahasiswa 8: Tampilkan Filter Data : FrmFilterData Gambar 13. Collaboration Diagram : Use Case Pembayaran Uang Kuliah KESIMPULAN DAN SARAN Penelitian dilakukan untuk mencari solusi desain sistem untuk pengelolaan keuangan yang saat ini ada dalam institut. Kesimpulan berkaitan dengan tujuan dan manfaat penulisan, sedangkan saran lebih bersifat rekomendasi bagi pembaca tesis ini apabila akan melakukan implementasi topik bahasan atau melakukan studi lanjut terkait topik bahasan. Berdasarkan hasil penelitian, Sistem yang didesain dapat memenuhi kebutuhan dalam mendukung proses bisnis dan menyelesaikan permasalahan yang ada di institut. DAFTAR PUSTAKA James A.F. Stoner, R. Edward Freeman, Daniel R. Gilbert, Jr. (2000).Management. Prentice Hall, Sixth edition. Liping Liu, Boris Roussev. ( 2005). Management Of The Object-Oriented Development Process. Idea Group Publishing. Mary P. Follett. Creating Democracy, Transforming Management. Tonn, Joan C., New Haven: Yale University Press, p. 34 Mulyadi, Akuntansi Biaya, Penerbit BPFE-Yogyakarta, 1990 Prest, A.R. and Turvey, R. (1965). Cost Benefi t Analysis, A Survey, Economic Journal, 75, S. Biffl, A. Aurum, B. Boehm, H. Erdogmus, Gruenbacher. ( 2005). Value-Based Software Engineering. Springer. C-45-7

8 Supriyono. ( 2000). Akuntansi Biaya : Perencanaan dan Pengendalian serta Pembuatan Keputusan. Edisi Kedua. Yogyakarta: STIE YKPN Terry Quatrani. (2002).Analysis and Design with UML. Rational Software Corporation. Whitten, J.L., Bentley, L.D., dan Dittman,K.C. (2004). Systems Analysis and Design Methods, Irwin McGraw-Hill, Boston, MA. C-45-8