5 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Komunikasi Pengertian komunikasi menurut Himstreet and Baty dalam Purwanto (2003), komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyalsinyal, maupun perilaku atau tindakan. Menurut Bovee, komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan. Komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan informasi atau pesan antara dua orang atau lebih dengan cara yang efektif, sehingga pesan yang dimaksud dapat dimengerti. Dalam penyampaian atau penerimaan informasi ada dua (2) pihak yang terlibat, yaitu : 1. Komunikator : orang atau kelompok orang yang menyampaikan informasi atau pesan. 2. Komunikan : orang atau kelompok orang yang menerima pesan. Pada umumnya, pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dan proses pemindahan pesannya dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seseorang melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal nonverbal. 2.1.1 Proses Komunikasi Menurut Bovee dan Thill dalam Purwanto (2003), proses komunikasi terdiri atas enam (6) tahap, yaitu : 1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan 2. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan 3. Pengirim menyampaikan pesan 4. Penerima menerima pesan 5. Penerima manafsirkan pesan 6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim
6 Ke-6 tahapan dalam proses komunikasi tersebut dapat digambarkan dalam sebuah diagram pada Gambar 1. Tahap 1 Pengirim mempunyai gagasan Tahap 2 Pengirim mengubah ide menjadi gagasan SALURAN dan MEDIA Tahap 6 Penerima mengirim ide pesan Tahap 5 Penerima menafsirkan pesan Tahap 3 Pengirim mengirim pesan Tahap 4 Penerima menerima pesan Gambar 1. Proses komunikasi (Purwanto, 2003) Penjelasan mengenai 2003) proses (Purwanto,2003) komunikasi menurut Bovee dan Thill adalah : Tahap Pertama : Pengirim mempunyai suatu ide/gagasan Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, pengirim pesan harus menyiapkan ide, atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain. Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan. Ide-ide yang ada dalam benak disaring dan disusun ke dalam suatu memori yang ada dalam jaringan otak, yang merupakan gambaran persepsi terhadap kenyataan. Tahap Kedua : Pengirim Mengubah Ide menjadi suatu pesan Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide dapat diterima atau dimengerti dengan sempurna. Agar ide dapat diterima dan dimengerti secara sempurna maka pengirim pesan harus memperhatikan beberapa hal, yaitu subyek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal dan latar belakang budaya. Tahap Ketiga : Pengirim Menyampaikan Pesan Setelah mengubah ide-ide ke dalam suatu pesan, tahap berikutnya adalah memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima pesan. Saluran komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan pesan terkadang relatif pendek, tetapi ada yang
7 cukup panjang. Panjang pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Bila menyampaikan pesan-pesan yang panjang dan kompleks secara lisan, pesanpesan tersebut dapat terdistorsi atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya. Di samping itu, dalam menyampaikan suatu pesan, berbagai media komunikasi (media tulisan maupun lisan) dapat digunakan. Oleh karena itu, perlu diperhatikan jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan. Tahap Keempat : Penerima Menerima Pesan Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi bila pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima menerima pesan tersebut. Para penerima pesan harus dapat mendengar apa yang dikatakan dan memahami pesan-pesan yang disampaikan. Tahap Kelima : Penerima Menafsirkan Pesan Setelah penerima menerima pesan, tahap berikutnya adalah bagaimana dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti dan tersimpan didalam benak pikiran penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru dapat ditafsirkan secara benar, bila penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud pengirim pesan. Tahap Keenam : Penerima Memberi Tanggapan dan Umpan Balik ke Pengirim Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Umpan balik tersebut merupakan tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. 2.1.2 Fungsi Komunikasi Menurut William I Gorden dalam Mulyana (2005), fungsi komunikasi adalah : a. Fungsi Sosial Fungsi komunikasi sebagai komunikasi sosial setidaknya mengisyaratkan bahwa komunikasi penting untuk membangun konsep diri, aktualisasi diri, untuk kelangsungan hidup, untuk memperoleh kebahagiaan, terhindar dari tekanan dan ketegangan, antara lain lewat komunikasi yang
8 menghibur dan memupuk hubungan dengan orang lain. Melalui komunikasi dapat bekerja sama dengan anggota masyarakat lainnya (keluarga, kelompok belajar, kelompok tempat tinggal dan sosial secara keseluruhan) untuk mencapai tujuan bersama. b. Fungsi Ekspresif Fungsi komunikasi ekspresif adalah untuk menyatakan ekspresi dari seseorang ketika melakukan proses komunikasi. Komunikasi ekspresif tidak otomatis bertujuan mempengaruhi orang lain, namun dapat dilakukan sejauh komunikasi tersebut menjadi instrumen untuk menyatakan perasaan (emosi). Perasaan tersebut dikomunikasikan melalui pesan-pesan nonverbal. c. Fungsi Ritual Komunikasi ritual merupakan sebuah fungsi komunikasi yang digunakan untuk pemenuhan jati diri manusia sebagai individu, sebagai anggota komunitas sosial dan sebagai salah satu unsur dari alam semesta. Individu yang melakukan komunikasi ritual berarti menegaskan komitmennya kepada tradisi keluarga, suku, bangsa dan ideologi, atau agamanya. d. Fungsi Instrumental Komunikasi instrumental mempunyai beberapa tujuan umum yaitu menginformasikan, mengajar, mendorong, mengubah sikap dan keyakinan dan mengubah perilaku, atau menggerakan tindakan, serta menghibur. Bila diringkas, kesemua tujuan tersebut dapat disebut membujuk (bersifat instrumen). Sebagai instrumen, komunikasi tidak saja digunakan untuk menciptakan atau membangun hubungan, namun untuk menghancurkan hubungan tersebut Concrad dalam Tubbs (2001), mengidentifikasi tiga (3) fungsi komunikasi dalam organisasi, yaitu : a. Fungsi Perintah Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi membicarakan, menerima, menafsirkan dan bertindak atas suatu perintah. Dua (2) jenis komunikasi yang mendukung pelaksanaan fungsi ini adalah pengarahan
9 dan umpan balik. Tujuannya untuk memengaruhi anggota lain dalam organisasi. Hasil fungsi perintah adalah koordinasi antara sejumlah anggota yang saling bergantung dalam organisasi tersebut. b. Fungsi relasional Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi menciptakan dan mempertahankan bisnis produktif dan hubungan personal dengan anggota organisasi lain. c. Fungsi manajemen ambigu Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan yang melekat dalam organisasi. 2.1.3 Peran Komunikasi Menurut Mintzberg dalam Stoner, et al (1996) didefinisikan tentang peran komunikasi dalam tiga (3) peran manajerial, yaitu : a. Dalam peran antar pribadi, manajer bertindak sebagai tokoh dan pemimpin dari unit organisasinya, berinteraksi dengan karyawan, pelanggan, pemasok dan rekan sejawat dalam organisasi. b. Dalam peran informal, manajer mencari informasi dari rekan sejawat, karyawan dan kontrak pribadi yang lain, mengenai segala sesuatu yang mungkin memengaruhi pekerjaan dan tanggungjawabnya c. Dalam peran pengambilan keputusan, manajer mengimplementasikan proyek baru, menangani gangguan dan mengalokasikan sumber daya kepada anggota unit dan departemen. Berdasarkan peran komunikasi tersebut dapat disimpulkan bahwa komunikasi memiliki arti penting, terutama dalam peran antar pribadi, informal dan pengambilan keputusan. Dalam hal ini, komunikasi digunakan sebagai alat dalam penyampaian maksud dan tujuan yang ingin disampaikan oleh komunikator kepada komunikan. Dengan demikian, komunikasi merupakan suatu hal penting untuk digunakan dalam penyampaian suatu pesan kepada orang lain.
10 2.2. Pola Komunikasi Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi informal (Purwanto, 2003). 1. Saluran komunikasi formal Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggungjawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (downward communication), komunikasi dari bawah ke atas (upward communication), komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal. a. Komunikasi dari atas ke bawah Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari atas ke bawah. Aliran komunikasi dari manajer ke bawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggungjawab dan kewenangan dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengokoordinasikan, memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah. Jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn dalam Purwanto (2003), komunikasi ke bawah mempunyai lima (5) tujuan pokok, yaitu : 1) Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu 2) Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan 3) Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional 4) Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan
11 5) Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai b. Komunikasi dari Bawah ke Atas Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan yang ingin disampaikan mula-mula berasal dari karyawan yang selanjutnya akan disampaikan ke jalur yang lebih tinggi. Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah. Keterlibatan karyawan (bawahan) dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah satu cara positif dalam upaya membantu pencapaian tujuan organisasi. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas para manajer harus percaya penuh kepada bawahannya. Kalau tidak, informasi apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat, karena yang akan muncul hanyalah rasa curiga dan ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut. c. Komunikasi Horizontal Komunikasi horizontal atau sering disebut juga dengan istilah komunikasi lateral adalah komunikasi yang terdiri antara bagianbagian yang memiliki posisi sejajar/sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, memperngaruhi dan memberikan informasi kepada bagian, atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar. Di dalam prakteknya, terdapat kecenderungan bahwa dalam melaksanakan pekerjaannya, manajer suka melakukan tukar-menukar informasi dengan rekan kerjanya di Departemen atau Divisi yang berbeda, terutama apabila muncul masalah-masalah khusus dalam suatu organisasi perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat
12 koordinatif di antara anggota yang memiliki posisi sederajat, baik di dalam satu departemen maupun diantara beberapa departemen. d. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi berskala besar manakala terdapat saling ketergantungan antar bagian, atau antar departemen yang ada dalam organisasi tersebut. Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa keuntungan, diantaranya : 1) Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional 2) Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi 2. Saluran Komunikasi Informal Keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak dapat dielakkan. Jaringan ini dapat pula digunakan oleh para manajer untuk memonitor para karyawannya dalam melakukan tugasnya. Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memedulikan jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Hal-hal yang diperbincangkan biasanya bersifat umum seperti mengobrol tentang humor, keluarga, anak-anak, olahraga, musik, film, acara di TV dan juga kadang kala mereka membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam perusahaan. Sumber informasi dalam komunikasi informal adalah desas-desus atau selentingan (Purwanto 2003). 2.3. Faktor Penghambat Komunikasi Faktor faktor penghambat komunikasi dapat dikelompokkan ke dalam empat (4) masalah utama yang mencakup antara lain masalah dalam mengembangkan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan dan penafsiran pesan (Purwanto, 2003). Masalah tersebut masing-masing dapat dijelaskan sebagai berikut :
13 1. Masalah dalam Mengembangkan Pesan Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam meformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada, atau masih asing dengan audiens adanya pertentangan emosional atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan. 2. Masalah dalam Menyampaikan Pesan Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah penyampaian pesan dari pengirim ke penerima. Masalah yang paling jelas disini adalah faktor fisik yaitu media yang digunakan dalam berkomunikasi. Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan atau bermakna ganda. 3. Masalah dalam Menerima Pesan Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Selain itu gangguan atau masalah penerimaan pesan dapat muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Misalnya pendengaran yang kurang baik, maka penglihatan yang mulai kabur, atau bahkan sakit kepala. 4. Masalah dalam Menafsirkan Pesan Suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan, masalah terbesar terletak pada mata rantai terakhir, saat suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan. 2.4. Lingkungan Kerja Menurut Nitisemito (2000), lingkungan kerja adalah segala sesuatu yang ada disekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang diembankan. Menurut Sedarmayati (2001), lingkungan kerja adalah keseluruhan alat perkakas dan bahan yang dihadapi,
14 lingkungan sekitarnya dimana seseorang bekerja, metode kerjanya, serta pengaturan kerjanya baik sebagai perseorangan, maupun kelompok. Dari pendapat tersebut, disimpulkan bahwa lingkungan kerja merupakan segala sesuatu yang ada disekitar karyawan pada saat bekerja, baik berbentuk fisik, ataupun non fisik, langsung atau tidak langsung, yang dapat mempengaruhi dirinya dan pekerjaannya saat bekerja. 2.4.1 Jenis Lingkungan Kerja Secara garis besar, jenis lingkungan kerja terbagi menjadi dua (2) yaitu lingkungan kerja fisik dan lingkungan kerja non fisik (Sedarmayanti, 2001) a. Lingkungan Kerja Fisik Lingkungan kerja fisik adalah semua keadaan berbentuk fisik yang terdapat di sekitar tempat kerja yang dapat memengaruhi karyawan baik secara langsung maupun secara tidak langsung. Lingkungan fisik dibagi menjadi dua (2) kategori, yakni : 1) Lingkungan yang langsung berhubungan dengan karyawan, seperti pusat kerja, kursi, meja dan sebagainya 2) Lingkungan perantara, atau lingkungan umum dapat juga disebut lingkungan kerja yang mempengaruhi kondisi manusia, misalnya suhu, kelambaban, sirkulasi udara, pencahayaan, kebisingan, getaran mekanis, bau tidak sedap, warna dan lain-lain b. Lingkungan Kerja Non Fisik Lingkungan kerja non fisik adalah keadaan yang terjadi yang berkaitan dengan hubungan kerja, baik dengan atasan maupun hubungan sesama rekan kerja, ataupun hubungan dengan bawahan. Perusahaan hendaknya dapat mencerminkan kondisi yang mendukung kerjasama antara tingkat atasan, bawahan maupun yang memiliki status jabatan yang sama di perusahaan. Kondisi yang hendaknya diciptakan adalah suasana kekeluargaan, komunikasi yang baik dan pengendalian diri (Nitisemito, 2000)
15 2.4.2 Indikator Lingkungan kerja Beberapa indikator-indikator lingkungan kerja (Sedarmayanti, 2001) : 1. Penerangan 2. Suhu Udara 3. Suara bising 4. Penggunaan warna 5. Ruang gerak yang diperlukan 6. Keamanan kerja 7. Hubungan Karyawan 2.5. Penelitian Terdahulu yang Relevan Nindya (2009) melakukan penelitian berjudul Analisis Hubungan Pola Komunikasi Organisasi dengan Lingkungan Kerja Produktif PT. X Tbk Unit Bisnis Bogor. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui persepsi karyawan mengenai pola komunikasi organisasi, mengetahui persepsi karyawan mengenai lingkungan kerja produktif pada dan menganalisis hubungan pola komunikasi organisasi yang ada dengan lingkungan kerja yang produktif. Penelitian ini menggunakan metode analisis korelasi Rank Spearman. Penelitian ini menyimpulkan bahwa komunikasi yang terjadi pada PT. X Tbk Unit Bisnis adalah menggunakan pola komunikasi organisasi formal. Pola Komunikasi yang paling sering digunakan adalah pola komunikasi dari bawah ke atas (upward communication). Lingkungan kerjanya pun sudah sangat baik. Lingkungan kerja sudah produktif, hal ini dapat dilihat dari bagaimana perusahaan sudah memberikan kenyamanan dan ketenangan yang dapat meningkatkan kinerja yang baik dalam bekerja. Berdasarkan penilaian hasil uji korelasi Rank Spearman terdapat hubungan antara pola komunikasi organisasi formal dengan lingkungan kerja yang produktif. Untuk pola komunikasi informal tidak ada hubungan sama sekali dengan lingkungan kerja produktif. Hubungan yang paling kuat yaitu antara pola komunikasi dari bawah ke atas (upward communication) dengan lingkungan kerja produktif.
16 Mulyadi (2010) melakukan penelitian berjudul Pengaruh Pola Komunikasi Terhadap Motivasi Karyawan di PT. Bank Muamalat Tbk, cabang Bogor. Tujuan penelitian ini adalah mengidentifikasi pola komunikasi di PT. Bank Muamalat Tbk, mengidentifikasi motivasi karyawan di PT. Bank Muamalat Tbk dan menganalisis pengaruh pola komunikasi terhadap motivasi karyawan di PT. Bank Muamalat Tbk, Cabang Bogor. Penelitian ini menggunakan metode analisis regresi linear berganda. Penelitian ini menyimpulkan secara umum pola komunikasi yang terjadi di BMI berjalan dengan baik. Secara parsial terdapat tiga (3) peubah pola komunikasi yang berpengaruh terhadap motivasi karyawan yaitu komunikasi dari atas ke bawah, horizontal dan informal. Pola komunikasi diagonal dan bawah ke atas tidak berpengaruh terhadap motivasi karyawan.