Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan Statis telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal Januari 2010 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR
Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 2010 TENTANG LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP STATIS A. Umum BAB I PENDAHULUAN Informasi yang terkandung di dalam arsip memiliki karakteristik khusus berdasarkan fungsi yang tidak setara dengan bahan pustaka yang penciptaannya dipersiapkan berdasarkan subyek. Pada penanganan penggandaan material tersebut di atas, masing-masing dibutuhkan prosedur tersendiri. Penggunaan dan penggandaan arsip harus sesuai dengan ketentuanketentuan yang tujuannya tidak saja sebagai tindakan preventif dalam menjaga keselamatan dan keutuhan arsip statis, tetapi juga meliputi perlindungan terhadap fisik arsip yang kondisinya tidak baik, di antaranya dengan pembatasan jumlah arsip yang digandakan. Persetujuan penggandaan dilakukan sebagai tindakan kontrol dan pengawasan di dalam pelestarian arsip statis. Sementara biaya pengandaan sebagai Penerimaan Negara Bukan Pajak pelaksanaannya dibedakan atas dasar kriteria pengguna arsip. Untuk meningkatkan peran dan fungsi ANRI dalam layanan arsip statis, serta mendayagunakan arsip statis sebagai informasi publik yang mudah diakses sesuai prinsip-prinsip aksesibilitas arsip statis dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan yang berlaku, maka perlu adanya Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan Statis. Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan Statis ini merupakan pedoman atau acuan bagi Subdirektorat Layanan agar muncul keseragaman dan ketertiban dalam kelancaran pelaksanaan tugas layanan arsip kepada pengguna sebagai salah satu bentuk pelayanan prima dalam memberikan informasi yang lebih baik serta terciptanya sinkronisasi dan harmonisasi pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja dengan unit kerja terkait. B. Maksud dan Tujuan Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan Statis dimaksudkan sebagai acuan dan panduan di dalam mengatur prosedur bagi layanan Penggandaan di ANRI. Tujuan Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan Statis adalah terwujudnya pelayanan prima bagi pengguna arsip statis di ANRI di dalam pemanfaatan arsip statis.
- 2 - C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan Statis berlaku dan digunakan di Subdit Layanan. Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan ini meliputi Layanan Penggandaan Kertas, Layanan Penggandaan Kartografik, Layanan Penggandaan Foto, Layanan Penggandaan Film serta Layanan Penggandaan Mikrofilm dan Kaset. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1982 jo Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1987 tentang Hak Cipta (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1987 Nomor 42, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3362); 3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846); 4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2005 tentang Jenis dan Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak Yang Berlaku Pada Nasional Republik Indonesia; 5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan Bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing; 6. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operational Prosedur (SOP); 8. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 9. Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Nasional Republik Indonesia Sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009; 10. Peraturan Kepala Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Nasional Republik Indonesia; 11. ISO 9001 2008 tentang Standar Manajemen Mutu.
- 3 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan Statis yang dimaksud dengan: 1. Pejabat yang berwenang dalam unit kerja layanan arsip adalah pejabat yang berwenang mengambil keputusan dan mensahkan akses pemanfaatan arsip statis di Unit Layanan ; 2. Petugas Transit adalah staf dan atau arsiparis yang bertugas pada ruang transit arsip; 3. Petugas Layanan Penggandaan adalah petugas yang melayani penggandaan arsip kertas dan mencatatkan jumlah hasil penggandaan yang kemudian diserahkan kepada Petugas Layanan Keuangan; 4. Unit Reproduksi Media Baru adalah unit yang melayani penggandaan arsip media baru, seperti arsip foto, film, serta mikrofilm dan kaset. 5. Petugas Layanan Keuangan yang disebut Kasir adalah petugas yang melayani penerimaan transaksi keuangan yang berlaku pada layanan arsip dan membuat serta menandatangani tanda bukti penerimaan uang; 6. Penggandaan arsip adalah tindakan memperbanyak naskah yang isinya sesuai dengan aslinya, dengan ukuran dan jumlah atas permintaan Pengguna ; 7. Pengguna (langsung) adalah pengguna baik swasta/perorangan, institusional maupun lembaga akademis yang izin aksesnya dibedakan berdasarkan kewarganegaraan di dalam pemanfaatan arsip; 8. Pengguna (tidak langsung) adalah pengguna baik swasta/perorangan, institusional maupun lembaga akademis yang memanfaatkan arsip secara tidak langsung dengan mendapatkan informasi yang diinginkan yang terkandung dalam khasanah arsip statis; 9. Alih media arsip adalah kegiatan pengalih media rekam arsip dari media rekam tertentu ke bentuk/jenis media rekam lain dengan prosedur tertentu sesuai ketentuan perundangan-undangan yang berlaku; 10. Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara dan mempunyai nilai kesejarahan; 11. Kartografik adalah arsip yang berisi informasi dalam bentuk grafis atau fotometrik tentang permukaan bumi atau sistem galaksi yang disusun berdasar skala tertentu, seperti peta, bagan, globe, bagan topografi, kartogram, potret udara dan sejenisnya termasuk teks penjelasannya; 12. Kearsitekturan adalah arsip yang berisi informasi berbentuk gambar teknik;
- 4-13. Konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas, baik tulisan tangan ataupun ketikan; 14. Media Baru adalah arsip yang informasinya terekam dalam media non kertas, baik berupa arsip bacaan mesin maupun arsip pandang dengar; 15. Hak Cipta adalah hak eksklusif untuk mengumumkan atau memperbanyak arsip yang timbul secara otomatis setelah suatu ciptaan dilahirkan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku; 16. Hak atas penggandaan arsip adalah hak untuk penggandaan yang diberikan kepada pengguna arsip untuk memanfaatkan arsip film setelah mendapat izin penggunaannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 17. Formulir Penggandaan berisi keterangan mengenai: nama pengguna arsip, alamat pengguna arsip, periode arsip yang digandakan, jenis arsip yang digandakan (kertas/kartografik/kearsitekturan), judul khasanah arsip, nomor inventaris arsip, jumlah lembar; 18. Buku Pencatatan Penggandaan arsip konvensional berisi keterangan mengenai nama pengguna arsip, jenis arsip yang digandakan (kertas/kartografik/kearsitekturan), judul khasanah arsip, nomor inventaris arsip, jumlah lembar, tanggal penggandaan dan tanda tangan.
- 5 - BAB II PROSEDUR LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP STATIS Subdit Layanan atau Ruang Baca ANRI memiliki Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan Statis. Layanan Penggandaan di Ruang Baca dibagi menjadi dua berdasarkan jenis arsip yang dipinjam, yaitu Layanan Penggandaan Konvensional dan Layanan Penggandaan Media Baru. A. Layanan Penggandaan Konvensional 1. Kertas a. Petugas Transit menerima formulir penggandaan arsip dari pengguna; b. Petugas Transit meminta pengesahan dari Pejabat Layanan; c. Pejabat Layanan mengesahkan formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Petugas Transit ; d. Petugas Transit menyerahkan arsip beserta formulir penggandaan kepada Petugas Penggandaan ; e. Petugas Penggandaan melakukan penggandaan; f. Petugas Penggandaan menghitung jumlah dan mencatat jumlah hasil penggandaan; g. Petugas Penggandaan menyerahkan arsip dan hasil penggandaan serta formulir penggandaan kepada Petugas Layanan Keuangan/Kasir; h. Kasir menghitung jumlah nilai pembayaran dan membuat kwitansi; i. Kasir menerima uang pembayaran dan melakukan pembukuan keuangan; j. Kasir menyerahkan hasil penggandaan kepada Pengguna; k. Kasir menyerahkan arsip yang telah digandakan kepada Petugas Transit ; l. Petugas Transit Menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digandakan dari pengguna. 2. Kartografik a. Petugas Transit menerima formulir penggandaan arsip dari pengguna dan meminta pengesahan dari Pejabat Layanan; b. Petugas Transit meminta pengesahan dari Pejabat Layanan; c. Pejabat Layanan mengesahkan formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Petugas Transit ;
- 6 - d. Pejabat Layanan menyerahkan arsip beserta formulir penggandaan kepada Petugas Penggandaan ; e. Petugas Penggandaan melakukan penggandaan; f. Petugas Penggandaan menghitung jumlah dan mencatat jumlah hasil penggandaan; g. Petugas Penggandaan menyerahkan arsip dan hasil penggandaan serta formulir penggandaan kepada Petugas Layanan Keuangan/Kasir; h. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menghitung jumlah nilai pembayaran dan membuat kwitansi; i. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menerima uang pembayaran dan melakukan pembukuan keuangan; j. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menyerahkan hasil penggandaan kepada Pengguna; k. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menyerahkan arsip yang telah digandakan kepada Petugas Transit ; l. Petugas Transit Menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digandakan dari pengguna. B. Layanan Penggandaan Media Baru 1. Foto a. Petugas Transit menerima formulir penggandaan arsip dari pengguna dan meminta pengesahan dari Pejabat Layanan; b. Pejabat Layanan mengesahkan formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Petugas Transit ; c. Petugas Transit menyerahkan arsip beserta formulir penggandaan kepada Unit Reproduksi Media Baru; d. Petugas Transit menerima hasil penggandaan dan arsip foto dari Unit Reproduksi Media Baru; e. Petugas Transit menyerahkan hasil penggandaan kepada Petugas Layanan ; f. Petugas Layanan membuat deskripsi arsip foto yang digandakan; g. Petugas Layanan menyerahkan hasil penggandaan dan deskripsi arsip kepada Petugas Layanan Keuangan/Kasir; h. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menghitung jumlah nilai pembayaran dan membuat kwitansi; i. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menerima uang pembayaran dan melakukan pembukuan keuangan;
- 7 - j. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menyerahkan hasil penggandaan kepada Pengguna dan menyerahkan arsip kepada Petugas Transit ; k. Petugas Transit menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digandakan dari pengguna. 2. Film/Video a. Petugas Transit menerima formulir penggandaan arsip dari pengguna dan meminta pengesahan dari Pejabat Layanan; b. Pejabat Layanan mengesahkan formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Petugas Transit ; c. Petugas Transit mengantar Pengguna ke Unit Reproduksi Media Baru untuk preview; d. Petugas Transit menerima hasil penggandaan dari Unit Reproduksi Media Baru; e. Petugas Transit menyerahkan hasil penggandaan kepada Petugas Layanan Keuangan/Kasir; f. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menghitung jumlah nilai pembayaran dan membuat kwitansi; g. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menerima uang pembayaran dan melakukan pembukuan keuangan; h. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menyerahkan hasil penggandaan kepada Pengguna. 3. Mikrofilm dan Kaset a. Petugas Transit menerima formulir penggandaan arsip dan arsip yang akan digandakan dari pengguna kemudian meminta pengesahan dari Pejabat Layanan; b. Pejabat Layanan mengesahkan formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Petugas Transit ; c. Petugas Transit menyerahkan arsip beserta formulir penggandaan kepada Unit Reproduksi Media Baru; d. Petugas Transit menerima arsip dan hasil penggandaan dari Unit Reproduksi Media Baru; e. Petugas Transit menyerahkan hasil penggandaan kepada Petugas Layanan Keuangan/Kasir; f. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menghitung jumlah nilai pembayaran dan membuat kwitansi; g. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menghitung menerima uang pembayaran dan melakukan pembukuan keuangan;
- 8 - h. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menyerahkan hasil penggandaan dan arsip aslinya kepada Pengguna; i. Petugas Layanan Keuangan/Kasir menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digandakan dari pengguna.
- 9 - BAB III PENUTUP Kami berharap Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan ini dapat menjadi acuan bagi petugas unit kerja lingkungan Sub Direktorat Layanan dan unit kerja terkait agar semua pelaksanaan pelayanan arsip dapat berjalan sesuai tugas dan fungsinya yang pada akhirnya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pelayanan prima khususnya peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Prosedur Tetap tentang Layanan Penggandaan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Januari 2010 DIREKTUR PEMANFAATAN, DARMIATI
Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 01 TAHUN 2010 TENTANG LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP STATIS
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP STATIS A. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP KERTAS B. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP KARTOGRAFIK C. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP FOTO D. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP FILM/VIDEO E. DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP MIKROFILM DAN KASET F. FORMULIR PEMESAN PENGGANDAAN ARSIP
- 2 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP KERTAS Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Petugas Transit Pejabat Layanan Petugas Penggandaan Kasir Pengguna 1 Menerima formulir penggandaan arsip dari pengguna 2 Meminta pengesahan dari Pejabat Layanan 3 Mengesahkan formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Petugas Transit 4 Menyerahkan arsip beserta formulir penggandaan kepada Petugas Penggandaan Konvensional 5 Melakukan penggandaan 6 Menghitung jumlah dan mencatat jumlah hasil penggandaan 7 Menyerahkan arsip dan hasil penggandaan serta formulir penggandaan kepada Kasir 8 Menghitung jumlah nilai pembayaran dan membuat kwitansi 9 Menerima uang pembayaran dan melakukan pembukuan keuangan 10 Menyerahkan hasil penggandaan kepada Pengguna, menyerahkan arsip yang telah digandakan kepada Petugas Transit 11 Menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digandakan Norma Waktu: 15 180 menit (tergantung dari banyaknya pengguna dan jumlah lembar yang digandakan)
- 3 - DIAGRAM ALIR PENGGANDAAN ARSIP KARTOGRAFIK No Tahap Kegiatan Petugas Transit Pejabat Layanan Unit Penyelesaian Petugas Reproduksi Kasir Pengguna 1 Menerima formulir penggandaan arsip dari pengguna 2 Meminta pengesahan dari Pejabat Layanan 3 Mengesahkan formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Petugas Transit 4 Menyerahkan arsip beserta formulir penggandaan kepada Petugas Penggandaan 5 Melakukan penggandaan 6 Menghitung jumlah dan mencatat jumlah hasil penggandaan 7 Menyerahkan arsip dan hasil penggandaan serta formulir penggandaan kepada Kasir 8 Menghitung jumlah nilai pembayaran dan membuat kwitansi 9 Menerima uang pembayaran dan melakukan pembukuan keuangan 10 Menyerahkan hasil penggandaan kepada Pengguna 11 Menyerahkan arsip yang telah digandakan kepada Petugas Transit 12 Menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digandakan dari pengguna Norma Waktu: 15 180 menit (tergantung banyaknya pengguna dan jumlah lembar serta ukuran arsip yang digandakan)
- 4 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP FOTO No Tahap Kegiatan Petugas Transit Pejabat Layanan Unit Penyelesaian Unit Petugas Reproduksi Layanan Media Baru Kasir Pengguna 1 Menerima formulir penggandaan arsip dari pengguna dan meminta pengesahan dari Pejabat Layanan 2 Mengesahkan formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Petugas Transit 3 Menyerahkan arsip beserta formulir penggandaan 4 Menerima hasil penggandaan dan arsip foto 5 Menyerahkan hasil penggandaan kepada Petugas Layanan 6 Membuat deskripsi arsip foto yang digandakan 7 Menyerahkan hasil penggandaan dan deskripsi arsip kepada Kasir 8 Menghitung jumlah nilai pembayaran dan membuat kwitansi 9 Menerima uang pembayaran dan melakukan pembukuan keuangan 10 Menyerahkan hasil penggandaan kepada Pengguna dan menyerahkan arsip kepada Petugas Transit 11 Menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digandakan dari pengguna Norma Waktu: 2 hari kerja
- 5 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP FILM/VIDEO No Tahap Kegiatan Petugas Transit Kasir Unit Penyelesaian Pejabat Layanan Unit Reproduks i Media Baru Pengguna 1 Menerima formulir penggandaan arsip dari pengguna dan meminta pengesahan dari Pejabat Layanan 2 Mengesahkan formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Petugas Layanan 3 Mengantar Pengguna ke Unit Reproduksi Media Baru untuk preview 4 Menerima hasil penggandaan dari Unit Reproduksi Media Baru 5 Menyerahkan hasil penggandaan kepada Kasir 6 Menghitung jumlah nilai pembayaran dan membuat kwitansi 7 Menerima uang pembayaran dan melakukan pembukuan keuangan 8 Menyerahkan hasil penggandaan kepada Pengguna Norma Waktu: 1 hari kerja
- 6 - DIAGRAM ALIR LAYANAN PENGGANDAAN ARSIP MIKROFILM DAN KASET No Tahap Kegiatan Petugas Layanan Unit Penyelesaian Unit Pejabat Reproduksi Layanan Media Baru Kasir Pengguna 1 Menerima formulir penggandaan arsip dan arsip dari pengguna dan meminta pengesahan dari Pejabat Layanan 2 Mengesahkan formulir penggandaan dan menyerahkan kepada Petugas Layanan 3 Menyerahkan arsip beserta formulir penggandaan kepada Unit Reproduksi Media Baru 4 Menerima arsip dan hasil penggandaan dari Unit Reproduksi Media Baru 5 Menyerahkan hasil penggandaan kepada Kasir 6 Menghitung jumlah nilai pembayaran dan membuat kwitansi 7 Menerima uang pembayaran dan melakukan pembukuan keuangan 8 Menyerahkan hasil penggandaan dan arsip aslinya kepada pengguna 9 Menerima dan menyimpan arsip yang telah selesai digandakan dari pengguna Norma Waktu: 7 hari kerja (mikrofilm ke mikrofilm, kaset ke kaset) 1 hari kerja (cetak mikrofilm ke media kertas)
- 7 - FORMULIR PEMESAN PENGGANDAAN ARSIP DIREKTUR PEMANFAATAN, DARMIATI