8(a) LAPORAN PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN BIL. 18/2016 28 SEPTEMBER 2016
1.0 LATAR BELAKANG Penambahbaikan berterusan adalah penting dalam usaha penjaminan kualiti sesebuah organisasi. Bagi organisasi yang melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti yang berlandaskan piawai MS ISO 9001:2008, penambahbaikan berterusan adalah keperluan yang dinyatakan dalam Fasal 8.5.1 Penambahbaikan Berterusan. Salah satu langkah yang telah diambil oleh Universiti Malaya bagi memastikan proses penambahbaikan berterusan dalam Sistem Pengurusan Kualitinya adalah melalui projek penambahbaikan berterusan yang dilaksanakan pada peringkat Pusat Tanggungjawab (PTj). Perkara yang dipilih untuk Projek Penambahbaikan Berterusan telah dikenal pasti oleh PTj melalui maklum balas pelanggan atau ketakakuran yang diterima atau masalah berulang yang dihadapi dalam menjalankan sesuatu aktiviti di PTj masingmasing. PTj diminta untuk mengemukakan cadangan projek penambahbaikan dengan menggunakan Borang Cadangan yang telah disediakan. Cadangan Projek Penambahbaikan Berterusan yang diterima dari PTj akan dinilai oleh Panel Penilai yang dilantik oleh Pengurusan Tertinggi. Panel akan membuat keputusan sama ada projek yang dikemukakan lulus, lulus bersyarat (perlu membuat pembetulan) atau ditolak. Bagi tujuan pemantauan, PTj diminta mengemukakan laporan kemajuan dan laporan akhir projek. Borang Cadangan, Laporan Kemajuan dan Laporan Akhir Projek Penambahbaikan Berterusan dipaparkan di laman web QMEC untuk rujukan dan kegunaan PTj. Sebagai langkah tambahan terhadap pemantauan projek, setiap PTj akan melaporkan status pelaksanaan projek di PTj masingmasing pada Mesyuarat Pengurusan Kualiti bersama Wakil Pengurusan. Projek yang telah tamat tempoh akan disenaraikan dan dinilai oleh panel bagi memilih projek terbaik. Anugerah akan diberikan kepada tiga projek Penambahbaikan Berterusan yang terbaik. Pemenang akan ditentukan berdasarkan pada kriteria ketelitian perancangan projek, perlaksanaan, pemantauan, pencapaian objektif projek, impak projek dan kebolehgunaan projek untuk diadaptasikan di PTj lain. 1
2.0 STATUS DAN KATEGORI PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN Jadual 1 menunjukkan senarai projek yang aktif di antara 17 September 2015 hingga 7 September 2016 mengikut PTj. Sejumlah 34 projek direkodkan dari 30 PTj. Jadual 1 Status Projek Penambahbaikan Berterusan sehingga 7 September 2016. i) Projek Telah Tamat Bil PTj Tajuk Kategori 1. 2. Institut Pengajian Cina Bendahari 3. Institut Pengajian Siswazah 4. Jab. Pembangunan dan Peny. Harta Benda 5. Fak. Perniagaan dan Perakaunan 6. 7. 8. Kolej Kediaman Ke 3 Fakulti Perubatan Perpustakaan 9. Fak. Sastera dan Sains Sosial 10. 11. 12. Fak. Sains Keselamatan Perubatan 13. Kolej Kediaman Pertama Penglibatan Luar Yang Boleh Menyumbangkan Kepada Profil IPC Sebagai Pakar Rujuk Yang Lebih Berprestij EPay (Portal Pembayaran Menggunakan Ked Kredit) E Supervision Pemantauan Bacaan Meter Elektrik Dan Air Secara Berkomputer Projek Pemindahan Sekolah Perniagaan Pascasiswazah (GSB) Ke Fak. Perniagaan Dan Perakaunan (FPP) Dan Menaiktaraf Kemudahan Dan Peralatan Mengatasi Masalah Kelewatan Penghantaran Laporan Projek Pelajar Memprofilkan Kemajuan Kursus Bagi Pelajar Ijazah Sarjana Muda Perubatan Dan Pembedahan (MBBS) Universiti Malaya Pemantapan Koleksi Nadir Cina Sebagai Sumber Warisan Peningkatan Kemudahan Pengajaran Dan Pembelajaran Bagi Pelajar Ijazah Pertama Dan Calon Pascasiswazah Fak. Sastera Dan Sains Sosial. Pemantauan Kerja Pembangunan Pds Menggunakan Google Drive Projek Penambahbaikan Sistem Keselamatan Di Rumah Kediaman Universiti (RKU) Seksyen 16 Penubuhan Makmal Kalibrasi Alatan Makmal Bertauliahkan ISO 17025 Fasa Pertama Di Fak. Perubatan, Universiti Malaya Penambahbaikan Sistem Parkir Kenderaan Kenderaan Kolej Kediaman 2
Bil PTj Tajuk Kategori Pertama 14. 15. 16. 17. Kolej Kediaman Ke 2 Kolej Kediaman Ke7 Fak. Perubatan Kolej Kediaman Ke11 Penilaian Kualitatif Dan Kuantitatif Terhadap Keberkesanan Kawasan Kemudahan Aktiviti Pelajar Penambahbaikan Urusan Katering Kolej Kediaman Ke7 Program Sesi Tutor Rakan Sebaya (Peer Tutoring Session) Manual Pengurusan Projek Pelajar Kolej Kediaman Ungku Aziz (Mappua) Manusia ii) Projek Melebihi Tarikh Tamat Bil PTj Tajuk Kategori 1. Fak. Sains Komputer dan Teknologi Maklumat 2. 3. Kolej Kediaman Ke 12 Fak. Bahasa Linguistik Sistem Maklumat Bersepadu bagi Executive Information System (EIS) dan Key In Indicator (KPI) Cadangan Menambahbaiki Ruang Rekriasi & Ruang Belajar Di Kolej Kediaman Raja Dr Nazrin Shah Keberkesanan Kursus Universiti Komunikasi Bahasa Inggeris Manusia iii) Projek Sedang Berjalan Bil PTj Tajuk Kategori 1. 2. 3. Institut Pengurusan Pemantauan dan Penyelidikan Institut Asia Eropah Pergigian 4. Bahagian Perkhidmatan Pendaftar 5. 6. Pemantauan Prestasi Pusat Penyelidikan: Teras Penyelidikan & Teras Perkhidmatan Projek Membina Kemahiran Mengurus Dan Mengendalikan Seminar Bertaraf Sederhana Penambahbaikan Penyelenggaraan Lif Lif Di Menara Pascaijazah Dan Penyelidikan, Fak. Pergigian Penambahbaikan Sistem Pengambilan & Pemulangan Pakaian Akedemik Istiadat Konvekesyen Kolej Kediaman Ke 4 Sop Kewangan Kolej Kolej Kediaman Ke 9 Penambahbaikan Kemudahan Ruang Belajar & Interaksi Berkonsep Santai 3
7. 8. Fak. Perubatan Kolej Kediaman Ke 10 Penubuhan Makmal Kalibrasi Alatan Makmal Bertaulian ISO 17025 Di Fakulti Perubatan, Universiti Malayan Fasa Ke 2 Penyelarasan Sistem Dokumentasi Aktiviti Pelajar Pelajar Kolej Kediaman Tun Ahmad Zaidi iii) Projek yang Batal Bil PTj Tajuk Kategori 1. 2. 3. 4. 5. Pusat Kebudayaan Pusat Teknologi Maklumat Pusat Teknologi Maklumat Pusat Teknologi Maklumat Kolej Kediaman Ke 8 6. Sek. Audit Dalam dan Integriti Pengurusan Peralatan Dan Inventori University Malaya Graduand Verification Centre (Umgvc Univerisity Malaya EStudent Convo (UMESCO) EVoting Hybrid : Mobile And Web Based Voting Projek Penambahbaikan Sistem Maklumat Pelajar Pembangunan Kertas Kerja Audit Secara Berkomputer 4
Jadual 2 menunjukkan status projek Penambahbaikan Berterusan di antara 17 September 2015 hingga 7 September 2016. Rumusan status bagi projek ditunjukkan dalam Rajah 1. Jadual 2 Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori. STATUS BILANGAN PERATUS Sedang berjalan 8 23 Melebihi tarikh tamat 3 9 Tamat 17 50 Batal 6 18 Jumlah 34 100 Batal, 6, 18% Sedang berjalan, 8, 23% Melebihi tarikh tamat, 3, 9% Tamat, 17, 50% Rajah 1 Status Projek Penambahbaikan Berterusan pada 7 September 2016 5
Jadual 3 dan Rajah 2 merumuskan bilangan Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori. Secara amnya, sebahagian besar Projek Penambahbaikan Berterusan adalah berkaitan dengan Proses/Sistem (62%), manakala yang lainnya berkaitan Infrastruktur (31%) dan Manusia (7%). Jadual 3 Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori. KATEGORI BILANGAN PERATUS Infrastruktur 9 31 18 62 Manusia 2 7 Jumlah 29 100 Manusia; 2; 7% Infrastruktur; 9; 31% ; 18; 62% Rajah 2 Projek Penambahbaikan Berterusan mengikut kategori. (Status pada 7 September 2016) 6
3.0 PROJEK PENAMBAHBAIKAN BERTERUSAN TAMAT BAGI TAHUN 20152016 Sebanyak 17 projek telah tamat dari tempoh 16 April 2016 hingga 17 Ogos 2016 dan layak untuk dinilai oleh Panel Penilai. Berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, 3 PTj telah berjaya menerima anugerah iaitu: i. Anugerah Emas (Pertama) Fakulti Perubatan ii. Anugerah Perak (Kedua ) Fakulti Sains iii. Anugerah Gangsa (Ketiga) Perpustakaan Jadual 4 Projek Penambahbaikan Berterusan yang berstatus tamat sehingga 17 Ogos 2016. Bil PTj Tajuk Tarikh tamat 1. Kolej Kediaman Kesepuluh Keceriaan Bilik Belajar 13/5/2015 2. Bendahari 3. 4. 5. 6. 7. 8. Institut Pengajian China Institut Pengajian Siswazah Jabatan Pembangunan dan Penyelenggaraan Harta Benda Kolej Kediaman Kesembilan Fak. Perniagaan dan Perakaunan Kolej Kediaman Ketiga epay (Portal Pembayaran menggunakan Ked Kredit) Penglibatan Luar Yang Boleh Menyumbangkan Kepada Profil IPC sebagai pakar rujuk yang lebih berprestij 10/9/2015 28/4/2016 E Supervision 10/9/2015 Pemantauan Bacaan Meter Elektrik dan Air Secara Berkomputer Penambahbaikan Kemudahankemudahan Sukan bagi Kegunaan Pelajar di Kolej Projek Pemindahan Sekolah Perniagaan Pascasiswazah (GSB) ke Fak. Perniagaan dan Perakaunan (FPP) dan Menaiktaraf Kemudahan dan Peralatan Mengatasi Masalah Kelewatan Penghantaran Laporan Projek Pelajar 2/10/2015 26/5/2015 20/10/2015 27/8/2015 7
9. Fak. Perubatan 10. Akademi Pengajian Melayu 11. Perpustakaan 12. 13. Kolej Kediaman Kedua Fak. Sastera dan Sains Sosial 14. Fak. Sains 15. Keselamatan 16. Kolej Kediaman Pertama 17. Fak. Perubatan Memprofilkan Kemajuan Kursus Bagi Pelajar Ijazah Sarjana Muda Perubatan Dan Pembedahan (MBBS) Universiti Malaya Kajian Penambahbaikan Kemudahan ICT Di Akademi Pengajian Melayu, Universiti Malaya. Pemantapan Koleksi Nadir Cina Sebagai Sumber Warisan Penilaian Kualitatif Dan Kuantitatif Terhadap Keberkesanan Kawasan Kemudahan Aktiviti Pelajar Peningkatan Kemudahan Pengajaran Dan Pembelajaran Bagi Pelajar Ijazah Pertama Dan Calon Pascasiswazah Fak. Sastera Dan Sains Sosial. Pemantauan Kerja Pembangunan Pds Menggunakan Google Drive Projek Penambahbaikan Sistem Keselamatan Di Rumah Kediaman Universiti (RKU) Seksyen 16 Penambahbaikan Sistem Parkir Kenderaan Kenderaan Kolej Kediaman Pertama Program Sesi Tutor Rakan Sebaya Untuk Membantu PelajarPelajar Lemah Akademik Dalam Ijazah Sarjana Muda Perubatan (MBBS) 2/9/2015 18/8/2015 15/4/2016 19/7/2016 28/4/2016 29/4/2016 17/6/2016 19/7/2016 17/8/2016 8
4.0 RUMUSAN Secara amnya, PTj telah merancang dan melaksanakan Projek Penambahbaikan Berterusan. Namun begitu, PTj haruslah memastikan usaha berterusan dilakukan untuk mengenalpasti dan menjalankan projek penambahbaikan berterusan yang mempunyai impak besar terhadap proses kerja utama di PTj masingmasing. Berdasarkan analisa terhadap skop dan perlaksanaan projek penambahbaikan yang dilaksanakan oleh PTj, didapati kebanyakan skop projek adalah amat kecil dan mempunyai implikasi yang terhad. Oleh itu, dicadangkan agar setiap PTj tidak lagi perlu untuk mempunyai satu projek penambahbaikan. Walau bagaimanapun Projek Penambahbaikan Berterusan ini akan dikenalpasti oleh pihak QMEC berdasarkan proses teras. Langkah ini bertujuan untuk memastikan projek yang dikemukakan mempunyai impak yang lebih besar dalam menambahbaik proses teras masingmasing dan meringankan beban kepada setiap PTj untuk mengemukakan projek secara individu, terutamanya PTj yang mempunyai bilangan staf yang kecil. 9