74 BAB 3 METODE PENULISAN 3.1. Model Rumusan Masalah dan Pengambilan Keputusan Di bawah ini merupakan diagram alir yang menjelaskan langkah-langkah yang dilakukan penulis pada penulisan di PT. Baria Trandinco: Gambar 3.1 Flowchart Metodologi penulisan bagian 1
Gambar 3.2 Flowchart Metodologi penulisan bagian 2 75
Gambar 3.3 Flowchart Metodologi penulisan bagian 3 76
77 Gambar 3.4 Flowchart Metodologi penulisan bagian 4 Gambar 3.1 sampai gambar 3.4 menjelaskan langkah langkah penulisan yang dilakukan penulis. Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas maka dibawah ini diberikan penjelasan yang lebih menyeluruh dan rinci dari setiap langkah langkah penilitian : 1. Studi Pendahuluan Studi pendahuluan adalah tahap awal dalam metodologi penulisan ini. Di tahap ini penulis melakukan studi lapangan dengan terjun langsung ke perusahaan. Pengamatan langsung maupun wawancara adalah hal-hal yang dilakukan dengan tujuan mengetahui informasi-informasi awal mengenai perusahaan. Dalam hal ini, penulis berusaha untuk memahami mengenai bidang industri PT. Baria, produk-produk yang dihasilkan oleh PT. Baria, struktur organisasi PT. Baria beserta strategi-strategi yang diambil dalam menjalankan aktivitas bisnis mereka, maupun permasalahan yang dihadapi PT. Baria.
78 Dari berbagai masalah yang ditemukan, penulis kemudian memilih satu masalah untuk untuk menjadi permasalahan dalam penulisan ini, untuk kemudian dicari solusi penyelesaiannya. Studi pendahuluan ini merupakan metode yang berguna untuk mempermudah identifikasi masalah dan penulis sebagai panduan untuk mengerjakan tahap-tahap selanjutnya. 2. Identifikasi Masalah dan Perumusan Masalah Setelah diadakan penulisan pendahuluan, permasalahan pada perusahaan dapat diidentifikasi, kemudian ditelusuri akar penyebab permasalahan. Dalam menelusuri akar penyebab permasalahan dilakukan melalui pengamatan secara langsung di lapangan dan wawancara langsung kepada pihak perusahaan. Kemudian, setelah menemukan akar permasalahan, dilakukan pemilihan metode atau cara-cara untuk menyelesaikan akar permasalahan utama yang ada. Dalam penulisan ini, permasalahan yang diangkat menjadi topik adalah perancangan suatu sistem informasi untuk proses pengadaan bahan baku dengan konsep e-procurement dan pemiliahn supplier terbaik dengan metode Fuzzy AHP. 3. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan untuk mencari informasi - informasi tentang teori, metode dan konsep yang relevan dengan permasalahan. Sehingga dengan informasi informasi tersebut dapat digunakan sebagai acuan dalam penyelesaian masalah. Studi pustaka yang dilakukan dengan mencari informasi dan referensi dalam bentuk text book, literatur, informasi dari internet maupun sumber-sumber lainnya seperti diskusi dengan dosen dan penulis. 4. Pengumpulan Data
79 Pengumpulan data ini dilakukan dengan cara pengamatan langsung, wawancara dengan pihak terkait dan mengumpulkan data historis perusahaan. Data perusahaan yang dikumpulkan adalah : Gambaran umum perusahaan, yang meliputi : o Struktur organisasi perusahaan. o Tugas dan wewenang masing masing divisi dalam perusahaan. o Sistem kerja dan proses bisnis perusahaan. o Lingkungan eksternal perusahaan, lebih khususnya supplier. Kriteria kriteria penilaian supplier yang merupakan hasil diskusi dan wawancara dengan manajer purchasing. Data bahan baku. Data data supplier. Data penilaian prioritas kriteria didapat dari hasil polling. Data historis kinerja supplier seperti data jumlah keterlambatan, data jumlah retur, data jumlah cacat dan lain lain. Hasil penilaian terhadap supplier untuk masing masing supplier yang merupakan hasil polling pada perusahaan. Setelah dilakukan pengumpulan data akan dilanjutkan ke dua tahap yang berjalan secara paralel yaitu proses pengolahan data dan proses analisis dan perancangan sistem informasi. 5. Pengolahan Data
80 Data data dan informasi yang telah diperoleh akan digunakan pada pengolahan data yang di dalamnya meliputi kegiatan kegiatan sebagai berikut: 1) Analisa dan pemiliah kriteria dan subkriteria Pada tahap ini bertujuan untuk menentukan kriteria kriteria apa saja yang akan digunakan untuk menilai satu supplier baik atau tidak. Kriteria dan sub kriteria ini digambarkan menjadi sebuah hierarki. Penentuan kriteria ini merupakan hasil analisis dan diskusi penulis dengan pihak perusahaan. Selain itu merupakan hasil referensi buku dan makalah dari hasil studi pustaka. 2) Pembobotan prioritas kriteria Pembobotan prioritas kriteria berguna untuk menentukan seberapa penting suatu kriteria bila dibandingkan dengan kriteria yang lina dalam menentukan seberpa baik supplier. Sering terjadi perbedaan pendapat tentang seberapa penting suatu kriteria. Oleh karena itu digunakan polling, yang mana hasil dari polling akan digunakan dalam perhitungan untuk menentukan seberapa penting kritera tersebut dibandingkan dengan kritera yang lain. 3) Pembobotan supplier Pembobotan supplier dilakukan dengan melakukan penilaian supplier untuk setiap kriteria yang telah ditentukan sebelumnya. Penilaian supplier tidak dapat akan terlepas dari faktor subjektivitas bila penilaian ini dilakukan oleh satu orang. Oleh karena itu penilai supplier ini akan dilakukan dengan melakukan polling ke beberapa karyawan dan supplier yang dianggap kompeten.
81 Dari hasil polling pembobotan prioritas kriteria dan pembobota nilai supplier akan dilakukan perhitungan dengan menggunakan metode Fuzzy AHP. Sehingga akan didapat nilai dari setiap supplier yang dijadikan untuk menentukan peringkat supplier. 4) Perhitungan Fuzzy AHP Pada perhitungan Fuzzy AHP akan melakukan perhitungan bobot prioritas dari setiap kriteria dan perhitungan bobot performa dari setiap alternatif supplier. Metode fuzzy yang digunakan adalah triangular fuzzy number. Langkah langkah perhitungan fuzzy sebagai berikut : 1. Membuat penilaian skala lingustik. 2. Konversi nilai crisp menjadi nilai fuzzy. 3. Membuat matriks synthetic pairwise comparison prioritas dari setiap kriteria dan subkriteria. 4. Perhitungan bobot dari setiap kriteria dan subkriteria. 5. Defuzifikasi bobot dari setiap kriteria dan subkriteria. 6. Perhitungan performance setiap alternatif supplier untuk setiap kriteria. 7. Penentuan crisp untuk tingkat performace total dari supplier. 8. Perankingan supplier 6. Analisis dan perancangan sistem informasi Tujuan dari proses analisis dan perancangan sistem informasi yaitu untuk menganalisis sistem berjalan yang dinilai masih banyak memiliki masalah dan kekurangan. Yang selanjutnya akan diketahui spesifikasi kebutuhan pengguna sistem. Spesifikasi kebutuhan pengguna sistem akan menjadi dasar perancangan sistem usulan yang merupakan perbaikan dari
82 sistem berjalan. Selanjutnya dengan penggunaan teknologi informasi akan dilakukan perancangan sistem informasi yang dapat mengakomodasi sistem usulan tersebut. Tahap tahap dari analisis dan perancangan sistem informasi adalah sebagi berikut: 1) Analisis sistem Analisis sistem dilakukan untuk mengetahui masalah dan kekurangan yang terjadi. Sehingga dapat diketahui kebutuhan kebuthan apa saja yang harus dapat dipenuhi oleh sistem informasi yang menjadi usulan perbaikan pada sistem berjalan. 2) Perancangan sistem Perancangan sistem pada penulisan menggunakan Unified Modeling Language (UML) diagram. Tahapan tahapan yang dilakukan pada perancangan sistem yaitu sebagai berikut : Problem Domain Analysis o Pembuatan System Definition o Pembuatan Class Diagram o Pembuatan State Chart Diagram untuk masing-masing Class Application Domain Analysis o Pembuatan Use Case Diagram o Pembuatan Sequence Diagram o Penentuan function list. o Pembuatan Navigation Diagram
83 Architecture Design o Pembuatan Criteria Diagram o Pembuatan Component Diagram o Pembuatan Deployment Diagram Design Component o Pembuatan model component o Pembuatan function component 3) Perancangan dan pengembangan database Database digunakan sebagai media penyimpan data data input dan output dari sistem informasi. Database yang akan digunakan pada pengembangan aplikasi sistem informasi akan menggunakan MySQL yang merupakan database management system yang open source. 4) Perancangan dan pengembangan aplikasi Aplikasi yang dikembangkan akan berbasiskan web. Dengan aplikasi ini diharapkan dapat mengakomodasi proses pengadaan bahan baku dengan konsep e-procurement dan proses evaluasi supplier (Fuzzy AHP). Aplikasi akan dikembangkan dengan bahasa pemrograman web PHP. 5) Uji coba aplikasi Pengujian atau testing terhadap program yang dibuat dilakukan selama proses pembuatan dan setelah proses pembuatan program, bertujuan untuk mencari error-error yang ada untuk kemudian dilakukan perbaikanperbaikan. 7. Kesimpulan dan saran
84 Setelah selesai melakukan pengolahan data dan perancangan sistem informasi untuk meminimalisasi atau mengatasi permasalahan yang ada, langkah yang terakhir adalah membuat kesimpulan dari keseluruhan penulisan yang dilakukan, dan saran atau masukan untuk pihak perusahaan sehubungan dengan permasalahan yang ada. 3.2. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang dilakukan pada penulisan ini adalah sebagai berikut : 1. Observasi (pengamatan langsung) Observasi atau pengamatan langsung dilakukan dengan melakukan observasi dan pencatatan langsung terhadap proses bisnis dari PT. Baria Tradinco. Tujuan dari observasi ini adalah untuk mengetahui masalah masalah yang terjadi di lapangan. Selain itu juga untuk mengumpulkan data data yang dibutuhkan. Yang selanjutnya data data tersebut dapat digunakan untuk pengolahan data, analisis dan pemecahan masalah. 2. Pecatatan data (pengamatan tidak langsung) Pencatatan data atau pengamatan tidak langsung dilakukan untuk mendapatkan data data yang tidak didapatkan pada saat observasi. Pada proses ini penulis melakukan pengumpulan dan pencatatan data data yang telah direkan oleh perusahaan sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk mengetahui data data yang tidak didapat melalui proses observasi atau pengamatan langsung. Contoh contoh data yang didapat dari proses pencatatan adalah data hitoris penjualan, data data performasi supplier, dan lain lain.
85 3. Wawancara Wawancara yang dilakukan untuk memperoleh keterangan keterangan secara langsung dari pihak perusahaan. Pada proses wawancara, penulis mengumpulkan keterangan secara langsung dari karyawan karyawan perusahaan yang dinilai berkompenten dalam proses pengadaan bahan baku dan mengetahui secara jelas kinerja dari supplier. Pada proses wawancara ini penulis tidak melakukan wawancara secara terstruktur melainkan dengan melakukan brainstroming atau bertukar pikiran dengan nara sumber. Hasil wawancara yang dilakukan bukan dalam bentuk data kuantitatif melainkan dalam bentuk keterangan keterangan yang bersifat kualitatif, dimana keterangan keterangan tersebut dapat dijadikan pertimbangan dalam pemecahan masalah. 4. Studi pustaka Studi pustaka dilakukan untuk mendapatkan referensi referensi yang berkaitan dengan penelitan. Dimana dari studi pustaka dapat dijadikan rujukan dalam pemecahan masalah. Sumber sumber yang didapatkan studi pustaka melalaui perpustaka dan internet. Contoh referensi yang didapatkan dari studi pustaka berupa artikel, jurnal, makalah yang berkaitan dengan penulisan. 3.3. Penentuan Variabel dan Parameter Penulisan Variabel dan parameter yang dibutuhkan dalam penulisan ini adalah sebagai berikut : o Alur proses pengadaan bahan baku o Data data yang digunakan dalam proses pengadaan bahan baku o Data persediaan bahan baku
86 o Data supplier o Data kriteria yang digunakan pada pemilihan supplier o Data performa dari supplier