Panduan Penggunaan Sistem Informasi Audit Mutu Universitas Negeri Semarang Tim Pengembang Sistem Informasi Audit Mutu Versi Software: 1.4 Versi Dokumen: 1.0 http://bpm.unnes.ac.id/
Pendahuluan Sistem Informasi Audit Mutu (SIAMUT) adalah system informasi yang membantu proses penjaminan mutu tingkat program studi, jurusan, fakultas, unit dan tingkat universitas oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Negeri Semarang. Proses penjaminan mutu tersebut meliputi penginputan sasaran mutu, penginputan capaian mutu dan audit mutu secara online. Adapun yang berwenang mengakses sistem ini adalah: Pejabat, Operator BPM, Operator Prodi, Operator Fakultas, Operator Unit dan Auditor. Setiap pengguna sistem memiliki kewenangan sendiri-sendiri sesuai levelnya. Fitur utama dari Sistem Informasi Audit Mutu ini adalah: - Penginputan sasaran mutu program studi/fakultas/unit/universitas secara online, - Penginputan capaian mutu program studi/fakultas/unit/universitas secara online, - Penginputan hasil audit mutu atas isian sasaran mutu dan capaian mutu secara online, - Monitoring penginputan sasaran, capaian dan audit mutu secara real time, - Pengunggahan dan penyajian Dokumen Mutu (dokumen terkendali) yang mendukung proses revisi - Pencetakan lembar isian sasaran mutu, capaian mutu dan hasil audit mutu ke dalam berkas PDF. Sistem Audit Mutu ini dikembangkan dalam basis web (internet) sehingga dapat digunakan dimanapun cukup dengan akses internet dan browser. Karena terhubung jaringan internet inilah, setiap pengguna sistem berkewajiban menjaga aksesnya ke sistem dengan tidak memberikan akses (username maupun password) ke siapapun. Administrator sistem berhak menonaktifkan dan/atau menghapus pengguna yang membahayakan sistem atau menurut alasan lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Kritik dan saran membangun untuk pengembangan sistem ini dapat dilayangkan via e-mail ke bpm@unnes.ac.id atau ke bptik@unnes.ac.id. 1
Kebutuhan Sistem Untuk dapat lancar menggunakan sistem ini, gunakanlah komputer yang minimal telah memenuhi criteria berikut: Akses internet, rekomendasi akses dari jaringan intra-unnes Web Browser, rekomendasi: Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera atau Apple Safari. Internet Explorer tidak direkomendasikan. Layar dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih besar. Javascript dan Cookies enabled Namun jika hanya sekedar view saja, anda dapat menggunakan browser pada smartphone maupun tablet PC. 2
Login Sistem Untuk login ke sistem, bukalah browser anda dan ketik alamat: http://bpm.unnes.ac.id/wp-admin/ tulis username dan password anda pada form yang disampaikan, tekan tombol untuk memproses aksi login anda. Jika anda lupa baik username maupun password anda, silakan hubungi Front Desk Layanan BPTIK di Gedung I Lantai 1 untuk dapat diteruskan ke administrator/webmaster sistem. 3
Operator Prodi Operator Prodi adalah level pengguna dari sistem ini yang ditujukan bagi petugas yang ditunjuk atau diberi kuasa untuk melakukan entry sasaran mutu dan capaian mutu. Sedangkan menu yang saat ini diperuntukkan bagi Operator Prodi adalah: - Input Form Sasaran Mutu Prodi - Input Form Capaian Mutu Prodi - Rekap Pengsian Sasaran Mutu 4
Rekap Pengisian Sasaran Mutu Halaman rekapitulasi pengisian sasaran mutu program studi dapat anda akses pada menu Mutu Prodi -> Mutu Prodi. Mencetak Lembar Sasaran Mutu Untuk mencetak lembar isian form sasaran mutu program studi anda yang telah diisi, silakan gunakan menu Mutu Prodi -> Mutu Prodi dan klik tombol. Berkas akan tercetak dalam bentuk PDF, sehingga dapat anda cetak dengan bantuan Adobe Reader/PDF Reader dan dapat anda simpan sebagai arsip. 5
Form Sasaran Mutu Program Studi Form sasaran mutu program studi dapat anda isi melalui menu Mutu Prodi -> Form Sasaran Mutu. Dalam halaman tersebut, terdapat 6 (enam) tab yang mewakili 6 kelompok item sasaran mutu yang akan diaudit. Kelompok item itu adalah aspek: - Kelembagaan - Akademik - Kemahasiswaan - Sumber Daya - Sarana dan Prasarana, - Kerjasama. Untuk berpindah antar kelompok, anda dapat mengklik link tab dari aspek yang bersangkutan. Perpindahan antar tab akan menghilangkan isian yang belum anda simpan. Setiap kolom isian memerlukan perlakuan pengisian yang berbeda-beda, oleh karena itu anda harus memperhatikan kolom keterangan yang berisi penjelasan tentang item sasaran yang akan anda isi, termasuk format pengisiannya, apakah huruf, rasio, angka dalam persen atau angka bulat. 6
Form Capaian Mutu Form Capaian Mutu adalah form untuk mengetahui tingkat pencapaian mutu yang terlaksana dalam satu periode (satu tahun) menurut acuan sasaran mutu (target) yang telah dituliskan sebelumnya. Dengan mengetahui tingkat pencapaian ini, auditor dan pihak berwenang dapat melakukan proses audit dan proses penentuan kebijakan lanjutan. Form capaian mutu program studi dapat anda isi melalui menu Mutu Prodi -> Form Capaian Mutu. Dalam halaman tersebut, terdapat 6 (enam) tab yang mewakili 6 kelompok item capaian mutu yang akan diaudit (sesuai dengan item-item sasaran mutu). Kelompok item itu adalah aspek: - Kelembagaan - Akademik - Kemahasiswaan - Sumber Daya - Sarana dan Prasarana, - Kerjasama. Untuk berpindah antar kelompok, anda dapat mengklik link tab dari aspek yang bersangkutan. Perpindahan antar tab akan menghilangkan isian yang belum anda simpan. 7
Setiap kolom isian memerlukan perlakuan pengisian yang berbeda-beda, oleh karena itu anda harus memperhatikan kolom keterangan yang berisi penjelasan tentang item sasaran yang akan anda isi, termasuk format pengisiannya, apakah huruf, rasio, angka dalam persen atau angka bulat. Pengisian tersebut juga harus sesuai dan linear dengan cara pengisian sasaran mutu yang telah anda lakukan. 8
Auditor Auditor adalah level pengguna dalam sistem yang bertugas melakukan audit secara offline dalam proses audit mutu yang dijalankan oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) dan melakukan pengisian hasil audit mutu secara online di sistem ini. Fasilitas yang dimilik oleh level Auditor adalah: - Penginputan hasil audit mutu secara online, yang terbatas untuk program studi/fakultas/unit yang ditentukan sesuai surat tugas, - Pencetakan hasil audit mutu dalam bentuk PDF, - Rekapitulasi pengisian hasil audit mutu. Berikut adalah tampilan dasbor bagi pengguna dengan level Auditor: 9
Audit Mutu Untuk melakukan penginputan form hasil audit mutu program studi/fakultas/unit, silakan akses menu Auditor. Klik tombol Audit pada baris data program studi/fakultas/unit yang ditampilkan. Anda hanya dapat memasukkan hasil audit mutu pada program studi/fakultas/unit yang ditentukan dalam Surat Tugas. Pada baris data Program Studi/Fakultas/Unit akan ditampilkan jumlah sasaran mutu yang telah terisi dan persentase sasaran mutu yang terisi. Form isian hasil audit mutu yang ditampilkan akan memuat beberapa informasi seperti nama Program Studi/Fakultas/Unit berikut kodenya, dan data sasaran mutu serta data capaian mutu yang telah diisi oleh masing-masing operator Program Studi/Fakultas/Unit. 10
Isikan hasil audit pada kolom audit pada tiap item sasaran mutu yang ditampilkan. Format pengisian menyesuaikan pengisian sasaran mutu (bisa berupa huruf, rasio, persentase, maupun angka bulat). Klik pada tab kelompok item untuk berpindah mengisi kelompok item sasaran mutu yang lain. 11