URUSAN PERKHIDMATAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR DALAM NEGARA 1. Pendahuluan Dokumen ini bertujuan memberi garis panduan untuk menerangkan proses kerja menguruskan permohonan aktiviti pelajar dalam negara di Universiti Kebangsaan Malaysia. 2. Perkhidmatan Unit Pembangunan Sahsiah Pelajar membantu pelajar dalam aspek berikut: a) Khidmat nasihat Penyediaan kertas kerja, konsep, acara dan atur cara, pengisian aktiviti, penglibatan dan penyertaan. Jenis aktiviti, lokasi, promosi, keselamatan. Menentukan perasmi dan jemputan VVIP b) Kelulusan Unit Pembangunan Sahsiah Pelajar akan memperakukan kertas kerja beserta cadangan bantuan kewangan. Mengemukakan kepada Timbalan Pendaftar, Jabatan Perkhidmatan Pelajar untuk kelulusan. Permohonan mengadakan aktiviti dan bantuan kewangan pelajar diproses dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja dari tarikh penerimaan permohonan yang lengkap. Setiap kertas kerja ini mesti dikemukakan kepada JPPel tidak kurang dari dua puluh satu hari (21) hari bekerja sebelum aktiviti berkenaan dijalankan. 1
c) Tempoh penghantaran kertas kerja : Setiap persatuan yang akan menjalankan aktiviti atau projek seperti yang tercatat di dalam perancangan kegiatannya hendaklah membuat permohonan berserta kertas kerja projek secara rasmi di Unit Pembangunan Sahsiah Pelajar, JPPel mengikut tempoh sekurang-kurangnya seperti berikut: Mesyuarat/Perjumpaan Ceramah/Forum OPKIM/Kelas Bimbingan/Penyelidikan Interaksi Seminar/Persidangan/Simposium Lawatan Sambil Belajar Pesta Sukan Perlawanan Sukan Persahabatan Jamuan Tahunan Kursus/Latihan Debat 3 bulan 3 bulan 3 bulan 2 bulan 1 bulan 2 bulan 2 bulan Segala anggaran perancangan aktiviti atau surat-surat permohonan dan kertas kerja projek hendaklah dihantar kepada kerani berkenaan di Unit Pembangunan Sahsiah Pelajar, JPPel untuk disemak dan dimajukan kepada Pegawai berkenaan untuk diluluskan bagi pihak Timbalan Naib Canselor, Hal-ehwal Pelajar dan Alumni. 2
d) Panduan Projek Yang Boleh Dianjurkan. Setiap persatuan hanya dikehendaki menganjur projek-projek yang berkaitan dengan tujuan penubuhan dan bidang masing-masing misalnya: Semua kursus bercorak kepimpinan, pengurusan organisasi, pemudahcara pembimbing dan pengendalian projek khidmat masyarakat kampung angkat universiti hanya dikendalikan oleh pihak Hal Ehwal Pelajar & Alumni sahaja. Semua kursus atau latihan bercorak agama seperti kursus perkahwinan, kursus pengendalian jenazah, kursus Fardhu Ain dan lain-lain lagi, hanya dikendalikan oleh urusetia yang dibentuk oleh pihak Hal-ehwal Pelajar atau Masjid UKM. Semua persatuan tidak dibenarkan menganjurkan kursus/latihan bercorak agama lagi. Persatuan Mahasiswa Anak Negeri hanya boleh menjalankan aktiviti di kawasan (jika luar kampus)/penduduk negeri mereka sahaja. e) Permohonan Mengutip Derma Kegiatan yang memerlukan pungutan derma bagi menampung perbelanjaan kegiatan, kebenaran hendaklah diperolehi terlebih dahulu. Permohonan mengutip derma boleh dikemukakan hanya selepas kegiatan/projek diluluskan. Bagi kutipan derma di dalam dan di luar kampus permohonan hendaklah dikemukakan melalui TNC HEPA (U/P: Ketua Unit Pembangunan Sahsiah Pelajar, JPPel) untuk pertimbangan dan kelulusan Naib Canselor. Setiap permohonan hendaklah disertakan dengan 1 salinan kertas kerja beserta ringkasan eksekutif. Kutipan/permohonan derma luar kampus hanya boleh dilakukan selepas mendapat kelulusan Naib Canselor UKM. 3
Semua sumbangan dalam bentuk cek/wang kiriman pos hendaklah dihantar atas nama Bendahari UKM (... nama projek yang berkenaan) Contoh: Bendahari UKM (Projek Kampung Angkat Kg Kundang Ulu, Pagoh) Semua wang yang dikutip hendaklah disimpan oleh Bendahari UKM dan ianya boleh dikeluarkan dan dibelanjakan tertakluk pada peraturan kewangan yang ditetapkan. f) Bimbingan / Latihan Menyediakan perancangan latihan kemahasiswaan. Menyediakan peraturan/garis panduan/syarat aktiviti kemahasiswaan. Menguruskan hal-hal promosi, tajaan dan penyertaan. g) Kemudahan (blazer dan cenderamata) Menyediakan cenderamata yang dipohon Peminjaman blazer untuk aktiviti terpilih. h) Permohonan Tempahan. Segala permohonan penempahan untuk menggunakan kenderaan Universiti, DECTAR, Bilik Mesyuarat dan kemudahan lain boleh dipertimbangkan selepas permohonan mengadakan projek diluluskan. 4
i) Surat Menyurat Semua surat atau kenyataan akhbar kepada pihak media massa perlu melalui dan mendapat khidmat nasihat Pejabat Komunikasi Korporat UKM. Semua surat menyurat kepada Perdana Menteri / Timbalan Perdana Menteri / Menteri / Timbalan Menteri / Menteri Besar mestilah ditandatangani oleh Naib Canselor sahaja. Penganjur diminta untuk menyediakan draf surat untuk semakan Pejabat Komunikasi Korporat UKM. Semua surat menyurat kepada pihak luar, perlu melalui penasihat persatuan/program. Undangan perasmian (Pembukaan dan Penutup) hendaklah dimaklumkan juga kepada Pejabat Komunikasi Korporat dan Bahagian Keselamatan di samping bahagian lain yang berkenaan. j) Hebahan dan Promosi. Pengumuman, poster, kenyataan dan semua bentuk pemberitahuan yang mahu dihebahkan kepada pelajar mestilah mendapat kebenaran dan mendapatkan cop rasmi Unit Pembangunan Sahsiah Pelajar, JPPel. Manakala bagi Kampus Kuala Lumpur dan Kampus Cheras, kebenaran dan cop rasmi boleh didapati dari Unit Pentadbiran, Kampus Kuala Lumpur. k) Pertukaran Jemputan Penceramah/Panel. Setiap penggantian penceramah yang akan diundang untuk forum, seminar/kursus, ceramah dan sebagainya selain seperti di dalam kertas kerja atau surat permohonan hendaklah dimaklumkan lebih awal. Pihak penganjur hendaklah memberi sebab kenapa penggantian terpaksa dibuat berserta surat rasmi penolakan atau kegagalan pihak penceramah yang diundang untuk hadir di majlis tersebut. 5
Segala permohonan mengganti penceramah pengganti tanpa surat rasmi penolakan penceramah asal tidak akan diluluskan. Tindakan tatatertib boleh dikenakan sekiranya peraturan ini tidak diikuti. l) Pelaksanaan dan Pemantauan Kakitangan Unit Pembangunan Sahsiah Pelajar akan terlibat secara langsung untuk memantau sebarang pelaksanaan aktiviti. Sebarang permasalahan akan diselesaikan secara bersama. Memastikan kakitangan bersedia bagi sebarang kecemasan. Perbincangan di antara pelajar (penganjur) dengan pihak Unit Pembangunan Sahsiah Pelajar di adakan secara berkala bagi memastikan aktiviti yang dirancangkan dapat dilaksanakan dengan lancar. Penilaian Keberkesanan Aktiviti pelajar dibuat melalui borang yang disediakan dan pelajar diminta untuk melampirkannya apabila serahan laporan dibuat. m) Laporan Kewangan dan Aktiviti Pelajar Pihak persatuan dikehendaki menghantar laporan projek dan laporan kewangan projek selewatnya 14 hari selepas tempoh projek selesai. Pihak Unit Pembangunan Sahsiah Pelajar, JPPel akan bertindak menahan kelulusan projek persatuan berikutnya kerana gagal menghantar laporan projek dan kewangan projek. Manakala Unit Kewangan Pelajar (Jabatan Bendahari) akan menahan biasiswa/pinjaman urusetia yang bertanggungjawab menguruskan kewangan projek. Rujukan: a) Syarat dan Peraturan Penganjuran Aktiviti Pelajar b) Prosedur Pinjaman Peralatan (Jabatan Perkhidmatan Pelajar) c) Prosedur Permohonan Kelulusan Aktiviti Pelajar (Unit Pembangunan Sahsiah Pelajar). 6