SETTING DAN KONFIGURASI

_Canvas MOBILE APPLICATION_ SETTING DAN KONFIGURASI A. Persiapan Instalasi Hardware dan sistem yang harus dipersiapkan sebelum instalasi adalah: 1. Siapkan Hardware pendukung, seperti tab 2. Siapkan Software: a. SQL Server b. BDESetup.exe c. Aplikasi Kanvas & DTS Mobile beserta komponen lainnya (PARADOX.LCK, PDOXUSRS.LCK, UnzDll.dll, ZipDll.dll) d. Database AppKanvas untuk menyimpan data Aplikasi Kanvas dan AppPosisi untuk menyimpan datagps. e. DropboxInstaller.exe sebagai pendukung DTS Online B. Instalasi Aplikasi ke Mobile 1. Instal SQL Server : Buka lokasi penyimpanan file SQL Server yang belum diinstal, doubleclick aplikasi setup.exe untuk mulai menginstalasi. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut, pada menu Installation pilih New SQL Server stand-alone installation or add features to an existing installation. 1

Tampil proses instalasi, ketika proses selesai akan muncul keterangan Failed 0 Warning 0, menunjukkan bahwa seluruh operasi persiapan instalasi berjalan dengan baik dan dapat melanjutkan ke tahap berikutnya. Klik OK Pada kotak jendela Product Key pilih Specify a free edition, kemudian klik Next. 2

Pada jendela License Term, checklist pada kotak yang dilingkari kemudian klik Next. Setelah itu muncul jendela Product Updates, kemudian pilih Next. 3

Pada jendela progress Install Setup Files, tunggu hingga proses selesai kemudian klik Install. Maka muncul jendela Setup Support Rules, tunggu hingga proses selesai kemudian kli Next. 4

Pada kotak jendela Product Key pilih Specify a free edition, kemudian klik Next. Pada jendela License Terms, checklist pada kotak yang dilingkari kemudian klik Next. 5

Setelah itu muncul Setup Role pilih SQL Server Feature Installation, kemudian klik Next untuk melanjutkan. Pada jendela Feature Selection, centang berikut ini : Database Engine Services, SQL Server Replication, SQL Server Data Tools, Client Tools Connectivity, Integration Services, Documentation Components, Management Tools Basic, and Management Tools Complete Setelah itu klik Next 6

Muncul proses Installation Rules, tunggu hingga proses selesai kemudian klik Next. Pada jendela Instance Configuration pilih Default Instance, untuk menyimpan hasil instalasi default dari program. Kemudian klik Next. 7

Maka akan masuk ke jendela Disk Space Requirement, fungsinya adalah untuk mendeteksi apakah space harddisk sudah sesuai atau belum. Kemudian klik Next untuk melanjutkan. Pada jendela selanjutnya setting sesuai gambar berikut, kemudian klik Next.. 8

Pada jendela Database Engine Configuration pilih Mixed Mode dan isikan password. Klik tombol Add Current User agar user dapat mengakses ke server selanjutnya klik Next. Pada jendela Error Reporting klik Next 9

Tunggu proses Configuration Rules selesai, kemudian klik Next Pada jendela Ready to Install klik Install untuk melanjutkan instalasi SQL. 10

Tunggu hingga proses selesai, kemudian klik Next. Setelah itu, muncul jendela Complete yang menandakan bahwa proses instalasi sudah selesai, klik Close untuk keluar. 11

2. Instalasi BDESetup.exe BDESetup.exe digunakan untuk mendukung kegiatan DTS Mobile, cara instalasi : 1. Buka Lokasi penyimpanan software BDESetup.exe 2. Klik 2x untuk mulai menginstalnya, sehingga muncul proses dan tunggu sampai proses selesai 3. Pada jendela berikut klik Next untuk mulai menginstal 4. Maka muncul jendelan Term and Condition, klik Yes untuk melanjutkan. 12

5. Klik Install untuk memulai melakukan instalasi 6. Tunggu hingga proses selesai 13

7. Apabila proses instal telah selesai, klik Finish untuk menutupnya. 14

3. Instal Dropbox Sebelum melakukan instalasi dropbox, pastikan bahwa perangkat harus terhubung dengan koneksi internet. Dropbox ini harus dipasang baik itu di komputer server CDS maupun Tab tiap sales dengan akun Dropbox yang sama agar dapat saling mengakses satu sama lain. Cara instalasi Dropbox : 1. Klik 2x file DropboxInstaller.exe yang sudah di unduh maka akan muncul jendela sebagai berikut, pilih Run untuk melanjutkan menginstalasi Dropbox. 2. Tunggu hingga proses pasang Dropbox selesai. 15

3. Setelah proses pasang Dropbox selesai, maka muncul jendela untuk login ke Dropbox. Syaratnya bahwa user harus memiliki e-mail aktif yang terdaftar dalam Dropbox. Jika e-mail belum terdaftar, maka harus didaftarkan dahulu dengan klik Tombol Daftar. Klik untuk mendaftar 4. Masukkan Nama, E-mail dan Password, kemudian checklist kolom Saya setuju dengan Persyaratan. Klik Daftar untuk melanjutkan pendaftaran. 16

5. Jika sudah berhasil terdaftar maka akan muncul jendela sebagai berikut, pilih tombol Buka Folder Dropbox saya untuk membuka folder Dropbox. 6. Didalam Dropbox buatkan folder DATA untuk menampung hasil DTS dan folder GPS untuk menampung data GPS tiap salesman. 17

7. Folder Dropbox harus diberi akses Full Control Everyone, caranya sebagai berikut. a. Klik kanan folder Dropbox kemudian pilih properties, pada Tab Security pilih Edit b. kemudian tampil jendela Security, klik Add untuk menambah akses baru. Beri nama everyone kemudian klik OK. 18

c. Berikan akses Full Control, kemudian klik Apply dan OK untuk menyimpan. 19

C. Attach Database Program Kanvas Terdapat 2 database yang harus di Attach, yaitu database AppKanvas untuk Aplikasi Mobile dan AppPosisi untuk GPS. Sebelumnya database untuk telah disiapkan oleh pihak PT. Galaxy Interaktif, kemudian database tersebut di Attach ke SQL yang telah diinstal. a. Attach Database AppKanvas 1. Buka SQL Server yang telah diinstal 2. Klik kanan pada folder Database, kemudian pilih Attach 3. Maka muncul jendela Attach Databases, klik Add untuk mengambil database Aplikasi Mobile. 20

4. Cari lokasi dimana database disimpan, kemudian pilih OK 5. Apabila database sudah masuk, kemudian klik OK tunggu hingga proses selesai. 21

b. Attach Database AppPosisi 1. Buka SQL Server yang telah diinstal 2. Klik kanan pada folder Database, kemudian pilih Attach 3. Maka muncul jendela Attach Databases, klik Add untuk mengambil database Aplikasi Mobile. 22

4. Cari lokasi dimana database disimpan, kemudian pilih OK 5. Apabila database sudah masuk, kemudian klik OK tunggu hingga proses selesai. 23

D. Setting Koneksi Data Aplikasi Kanvas Hal yang harus disiapkan selanjutnya adalah mengatur koneksi data. Terdapat 2 koneksi data yang ada di Aplikasi Mobile: 1. Koneksi Data ke Aplikasi Mobile a. Buka lokasi penyimpanan Aplikasi Mobile b. Klik 2x DATA.UDL, sehingga muncul sebagai berikut Masukkan Username dan Password sesuai pada saat log in ke SQL Server. Diisi nama server sesuai dengan pada saat log in ke SQL server. Masukkan nama database Aplikasi Mobile. c. Klik Test Connection untuk melakukan tes terhadap koneksi, apabila koneksi berhasil maka muncul Test connection succeeded. d. Klik OK untuk menyimpan. 24

2. Koneksi Data ke Server a. Buka lokasi penyimpanan Aplikasi Mobile b. Klik 2x DATASERVER.UDL, sehingga muncul sebagai berikut Masukkan Username dan Password sesuai pada saat log in ke SQL Server. Diisi nama server sesuai dengan pada saat log in ke SQL server. Masukkan nama database Server. c. Klik Test Connection untuk melakukan tes terhadap koneksi, apabila koneksi berhasil maka muncul Test connection succeeded. d. Klik OK untuk menyimpan. 25

3. Cara koneksi data ke GPS a. Buka lokasi penyimpanan Aplikasi Mobile b. Klik 2x DATAGPS.UDL, sehingga muncul sebagai berikut Masukkan Username dan Password sesuai pada saat log in ke SQL Server. Diisi nama server sesuai dengan pada saat log in ke SQL server. Masukkan nama database appposisi. c. Klik Test Connection untuk melakukan tes terhadap koneksi, apabila koneksi berhasil maka muncul Test connection succeeded. d. Klik OK untuk menyimpan. 26

4. Cara koneksi data ke GPS Lokal a. Buka lokasi penyimpanan Aplikasi Mobile b. Klik 2x DATAGPSLOKAL.UDL, sehingga muncul sebagai berikut Masukkan Username dan Password sesuai pada saat log in ke SQL Server. Diisi nama server sesuai dengan pada saat log in ke SQL server. Masukkan nama database cdsgps. c. Klik Test Connection untuk melakukan tes terhadap koneksi, apabila koneksi berhasil maka muncul Test connection succeeded. d. Klik OK untuk menyimpan. 27

5. Cara koneksi data ke GPS Server Cara setting koneksi : a. Buka lokasi penyimpanan Aplikasi Mobile b. Klik 2x DATAGPSSERVER.UDL, sehingga muncul sebagai berikut Masukkan Username dan Password sesuai pada saat log in ke SQL Server. Diisi nama server sesuai dengan pada saat log in ke SQL server. Masukkan nama database cdsgps. a. Klik Test Connection untuk melakukan tes terhadap koneksi, apabila koneksi berhasil maka muncul Test connection succeeded. b. Klik OK untuk menyimpan. 28

E. Setting DTSOnline Mobile 1) Salin file PARADOX.LCK, PDOXUSRS.LCK, UnzDll.dll, ZipDll.dll yang ada di folder Aplikasi Mobile ke "C:\Windows\System32", file tersebut berfungsi untuk mendukung jalanya program DTSOnline Mobile. 2) Setting Koneksi ke AppKanvas a. Buka folder penyimpanan DTSMobile, klik 2x pada file DATA.UDL ini digunakan untuk melakukan koneksi antara program DTS dengan Aplikasi Kanvas. b. Klik Test Connection untuk melakukan tes terhadap koneksi, jika koneksi berhasil maka akan muncul seperti gambar berikut. 29

3) Klik 2x file config.ini untuk mengatur hasil DTS akan disimpan ke folder yang dipilih. 4) Kemudian buat shortcut DTSOnline Mobile ke Startup, a. Buka folder tempat penyimpanan Aplikasi DTSMobile.exe, kemudian klik kanan Aplikasi dan pilih create shortcut maka akan muncul shortcut DTSMobile.exe. b. Pindahkan shortcut tersebut ke Startup. 30

5) Agar Aplikasi Sales langsung terbuka saat mobile dihidupkan caranya sebagai berikut: a. Buka folder Program tempat penyimpanan Aplikasi Mobile Sales b. Dalam folder Program tersebut terdapat dllhost.exe, klik kanan dllhost.exe kemudian create shortcut. c. Shortcut tersebut kemudian dipindahkan ke Startup F. User Login Aplikasi Mobile Sebelum masuk ke Aplikasi Kanvas, harus dibuatkan user Admin Sales dan user Sales untuk Log In ke Aplikasi Kanvas. Caranya: 1. Membuat user Admin Sales, yakni user yang berhak membuat kebijakan mengenai user sales yang boleh log in ke mobile. Admin Sales dapat ditujukan ke jabatan tertentu sesuai dengan kebijakan perusahaan. Cara membuat user Admin Sales: a. Daftarkan Admin Sales sebagai karyawan di program CDS Modul Relasi >> Master Karyawan. Tidak usah diisi, tab ini hanya berlaku untuk sales. b. Setelah terdaftar sebagai karyawan, kemudian buatkan user login. Buka Modul Utility >> Security User. 31

Tab Data Tidak perlu diisi Tab Data2 Harus di checklist, agar bisa menambah - kan sales ke user log in mobile. 32

Tab Acc Input sesuai dengan kebjiakan perusahaan. Tab Acc Closing Harian Input sesuai dengan kebjiakan perusahaan. 33

Tab Divisi Jika ingin mengambil semua data divisi, klik tombol ellipsis ini. Klik 2x untuk mengambil kode divisi. Tab Cabang Jika ingin mengambil semua kode cabang, klik tombol ellipsis ini. Klik 2x untuk mengambil kode cabang. 34

c. Klik Reset untuk mengatur menu apa saja yang bisa diakses oleh Admin Sales. 2. Membuat user untuk Sales Kanvas agar bisa Log In ke Aplikasi Mobile. Cara membuat user Sales : a. Membuat data salesman di program CDS Relasi >> Salesman 35

b. Setelah salesman terdaftar di Master Salesman, selanjutnya daftarkan Salesman sebagai karyawan di program CDS Modul Relasi >> Master Karyawan. Gunanya agar salesman tersebut mendapatkan CDKEY Mobile sehingga bisa didaftarkan sebagai User Log In ke Aplikasi Kanvas. c. Setelah sales terdaftar pada Master Salesman dan Master Karyawan, selanjutnya salesman bisa dibuatkan user log in pada Aplikasi CDS. Buka Modul Utility >> Setting >> User, pada menu User ini daftarkan Salesman atas NIK dan Nama Karyawan yang telah di buat. 36

Tab Data Tab ini biasa diisi untuk level yang lebih tinggi. Diisi jika user adalah supir Tab Sales Force Klik 2x untuk mengambil kode sales. 37

Tab Parameter Klik 2x untuk mengambil kode gudang kanvas. Tab Divisi Jika ingin mengambil semua data divisi, klik tanda ellipsis ini. Klik 2x untuk mengambil kode divisi. 38

Tab Cabang Jika ingin mengambil semua kode cabang, klik tanda ellipsis ini. Klik 2x untuk mengambil kode cabang. d. Klik Reset untuk mengatur menu apa saja yang bisa diakses oleh Sales. 39

3. Setiap salesman yang mengakses Aplikasi Mobile harus memiliki CDKEY Mobile, untuk mendapatkannya buka Modul Relasi >> Master Karyawan. Pilih salesman yang akan diberi CDKEY Mobile, klik Edit. Klik 2x untuk mengambil CDKEY 4. Setting mobile pertamakali dilakukan dikantor, sebelum salesman melakukan kunjungan ke customer, buka Aplikasi Mobie Sales. Klik dua kali pada tombol setting masukkan Username dan Password Admin Sales kemudian klik OK. sehingga muncul jendela log in, 40

5. Kemudian tampil jendela yang digunakan untuk mendaftarkan user sales ke mobile, klik tombol elipsis pada kolom Kode User untuk menarik daftar user sales. 6. Maka akan tampil jendela sebagai berikut, pilih user yang akan didaftarkan sebagai user aplikasi mobile. kemudian klik Use untuk menarik data user. 41

7. Sehingga muncul data-data user sales sebagai berikut, kemudian klik Save untuk menyimpan. Password Log In Sales Mobile juga dapat direset secara manual pada kolom ini. Alamat cloud GPS : Klik tanda elipsis disamping untuk menarik direktori GPS pada Dropbox. Alamat clud Data : Klik tanda elipsis disamping untuk menarik direktori DATA pada Dropbox. Fungsinya adalah untuk mengarahkan agar DTS Mobile langsung masuk ke folder DATA yang ada di Dropbox. 8. Setting Mobile selesai, selanjutnya sales bisa log in sesuai dengan username dan password yang telah didaftarkan. 42

43

_Canvas MOBILE APPLICATION_ ALUR MOBILE KANVAS 44

A. SJL Kanvas Menu ini digunakan untuk menginput surat jalan kanvas untuk salesman kanvas, secara otomatis setelah SJL dibuat program akan autocreate No.DTG namun detailnya masih kosong. Dalam mengiput SJL kanvas ini terdapat parameter tanggal terkait dengan jumlah hari kunjungan sales. Cara menambah data baru : 1) Buka Aplikasi CDS, masuk ke Modul Kanvas >> SJL Kanvas No.SJ Tgl Berangkat Tgl Pulang Salesman : Muncul otomatis setelah data surat jalan ini disimpan. : Diisi tanggal berangkatnya salesman ke lapangan/kunjungan customer. : Diisi tanggal pulang saleman ke kantor. : Klik 2x untuk mengambil kode salesman. 2) Setelah selesai klik OK untuk melakukan proses SJ Kanvas, tunggu hingga proses. Setelah proses selesai maka akan tampil pemberitahuan sebagai berikut. 45

3) Klik OK pada kolom pemberitahuan tersebut, kemudian klik Cancel untuk menutupnya. 4) Setelah SJL diproses maka program akan autocreate No.DTG dengan detail yang masih kosong. Untuk melihatnya: Buka Modul Piutang >> Daftar Tagihan Pilih No.DTG yang sesuai dengan parameter SJ Kanvas (parameter tanggal dan kode sales) yang telah dibuat, Kode No.DTG yang autocreate saat membuat SJ Kanvas berbeda dengan Kode No.DTG yang dibuat manual. - No.DTG SJ Kanvas kodenya diawali dengan SK, contoh : SK-I150001.02 - No.DTG yang dibuat manual kodenya biasanya diawali dengan DTG, contoh : DTG- I150001.02 Setelah memilih No.DTG, klik View untuk menampilkan, seperti gambar berikut. 46

Diisi jika akan menarik faktur berdasarkan tgl jatuh tempo/ tgl faktur 47

B. Penambahan Stok Kanvas Dalam penjualan sistem canvasing, mobil (van) membawa stock barang dan melakukan transaksi langsung ke outlet. Penambahan stock mobil ini akan mengurangi stock di gudang utama dan menambah stock di gudang kanvas. Penambahan stok kanvas ini diinput berdasarkan No.SJL yang telah dibuat, stok yang akan ditambahkan ke kanvas harus disesuaikan dengan divisi sales. Cara menambah data baru : 1) Buka Aplikasi CDS, masuk ke Modul Kanvas >> Penambahan Stock, lihat gambar dibawah ini. 2) Maka muncul jendela Penambahan Stok, klik New untuk menambah data baru maka muncul form sebagai berikut. 48

Gudang No.SJ Kanvas No. Bukti Tanggal Tgl Harus Pulang Kode Barang Satuan Qty Note : Klik 2x untuk mengambil kode gudang utama. : Klik 2x untuk mengambil nomor surat jalan yang telah dibuat. : Muncul otomatis apabila kolon No.SJ sudah diisi. : Muncul otomatis apabila data telah disimpan. : Diisi tanggal dilakukannya penambahan stok kanvas. : Diisi tanggal kanvas sales harus kembali ke kantor. : Klik 2x untuk menarik kode barang, maka rincian barang akan muncul : Satuan bisa diubah : Isi qty barang : Diisi keterangan lain jika ada. 3) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan, Cancel untuk membatalkan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan. 49

Cara menghapus, mengubah atau menampilkan data : 1) Lakukan langkah 1 diatas 2) Untuk menghapus data klik Delete, pilih Yes untuk melanjutkan atau No untuk membatalkan. 3) Untuk mengubah data klik Edit, setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 4) Untuk menampilkan data pilih View, setelah selesai pilih Close untuk menutupnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan: 1) Apabila Penambahan Stok kanvas sudah ditarik ke Penurunan Stok Kanvas, maka tidak dapat diubah/ dihapus. Solusinya hapus dahulu data Penurunan Stok Kanvas, baru bisa ubah/hapus Penambahan Stok Kanvas C. Daftar Tagihan Setelah dibuatnya SJL yang secara otomatis menyimpan No.DTG, selanjutnya bagian piutang akan menginput faktur-faktur mana saja yang akan ditagih oleh salesman dengan memasukkannya kedalam No.DTG yang autocreate tersebut. Cara menambah data baru : 1) Buka Aplikasi CDS, masuk ke Modul Piutang >> Daftar Tagihan, lihat gambar dibawah ini. 50

2) Maka muncul jendela Daftar Tagihan, pilih No.Daftar Tagihan berdasarkan SJL yang telah dibuat. Klik Edit untuk menambah data faktur yang akan diambil maka muncul form sebagai berikut. Untuk menarik faktur berdasarkan jatuh tempo/tgl faktur. No. Tagihan Referensi Tgl. Tagihan Tgl. Pulang Salesman Kolektor Group Customer Kode Faktur : Autocreate setelah proses SJ Kanvas, No.Tagihan ini tidak boleh diganti. Kalau diganti akibatnya DTG yang seharusnya masuk ke AppKanvas setelah didownload, tidak akan masuk karena No.DTG sudah disesuaikan dengan SJ Kanvas masing-masing kunjungan. : Diisi referensi jika ada, jika tidak ada maka kosongkan saja. : Default sesuai tanggal berangkat SJ Kanvas. : Default sesuai tanggal pulang SJ Kanvas. : Default sesuai sales yang ditarik ke SJ Kanvas. : Default sesuai sales yang ditarik ke SJ Kanvas. : Diisi group customer, jika tidak ada maka kosongkan saja. : Klik 2x untuk mengambil kode faktur yang akan ditagih. 51

3) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan. Hal-hal yang perlu diperhatikan: 1) Untuk kegiatan kanvas, apabila sales melakukan kunjungan lebih dari 1 hari/nginap maka DTG tetap dibuat 1 saja karena di parameter saat membuat SJL sudah diinput tanggal berangkat dan tanggal pulang. D. Orderan Form Standar Menu ini digunakan untuk memproses jadwal kunjungan sales ke customer, tiap kali akan melakukan kunjungan salesman harus dibuatkan orderan form. Orderan form dibuat berdasarkan jumlah hari kunjungan salesman, apabila salesman melakukan kunjungan selama 3 hari (nginap) maka dibuatkan 3 orderan form masing-masing dengan tanggal pulang yang sama. Cara menambah data baru : 1) Buka Aplikasi CDS, masuk ke Modul Penjualan >> Orderan Form Standar, lihat gambar dibawah ini. 52

2) Maka muncul Orderan Form sebagai berikut. Sales Bulan & Tahun Kunjungan Kode Barang Kode Divisi Kode Group Divisi Customer : Klik 2x untuk mengambil kode salesman. : Diisi periode kunjungan salesman : Pilih kode kunjungan customer, kunjungan tersebut akan menarik semua customer sesuai kunjungan yang terdaftar pada term customer. : Klik 2x untuk mengambil kode barang, jika akan menarik kode barangberdasarkan parameter. Jika akan menarik semua kode barang, maka kolom ini dikosongkan saja. : Klik 2x untuk mengambil kode divisi, jika akan menarik barang berdasarkan kode divisi yang dipilih. Jika akan menarik semua barang divisi maka kolom ini dikosongkan saja. : Klik 2x untuk mengambil kode group divisi divisi, jika akan menarik barang berdasarkan kode group divisi yang dipilih. Jika akan menarik semua barang group divisi maka kolom ini dikosongkan saja. : Klik 2x untuk mengambil kode customer, jika akan menarik customer berdasarkan kode yang dipilih. Jika akan menarik semua customer maka kolom ini dikosongkan saja. 53

Tgl Kunjungan Tgl Pulang Batch Tgl Jatuh Tem Minimun Order Markup Target Kode Supplier Kode Pasar Orderan Bebas : Diisi tanggal kunjungan salesman ke customer, apabila melakukan kunjungan selama 3 hari/ nginap maka buat orderan form untuk tanggal pertama, kedua dan ketiga dengan tanggal pulang yang sama. : Diisi tanggal pulang kunjungan salesman. : Klik dua kali untuk menampilkan kode orderan form, kode orderan form akan muncul setelah diproses. : Diisi tanggal mulai diperhitungkannya jatuh tempo faktur customer : Minimum pesanan barang dalam satuan terkecil : Presentase kenaikan target : Diisi kode supplier untuk memfilter customer berdasarkan supplier : Diisi kode pasar untuk menarik customer berdasarkan kode pasar yang diinput. : Kalau di checklist, berarti customer boleh memesan barang secara bebas. 3) Klik Proses untuk memproses Orderan Form tersebut, maka akan tampil daftar customer yang akan dikunjungi sebagai berikut. 54

E. Download Data Setelah dibuat orderan form, maka selanjutnya sales bisa download data di Aplikasi Mobile. 1) Buka Aplikasi Mobile Kanvas, kemudian Log In 2) Setelah itu klik Download untuk mendownload data-data yang diperlukan, data tsb berasal dari server CDS yang telah dibuat sebelumnya. No. SJ Kanvas : Klik 2x untuk mengambil kode SJ Kanvas. 3) Klik Download untuk download data dari server berdasarkan No.SJ Kanvas yang dipilih. 4) Maka muncul pemberitahuan seperti gambar diatas, klik Yes untuk melanjutkan, maka muncul jendela bahwa proses download sedang berjalan seperti gambar berikut ini. 55

5) Tunggu hingga proses selesai, jika proses download sudah selesai maka akan muncul pemberitahuan bahwa proses sudah selesai kemudian klik OK. 6) Tutup Program 56

F. Berangkat Menu ini diklik ketika salesman akan berangkat melakukan kunjungan ke customer. Tombol ini akan aktif setelah salesman melakukan download data. 1) Buka Aplikasi Mobile, kemudian Log In 2) Klik berangkat untuk menampilkan waktu berangkat, menu ini dibuka ketika salesman posisi masih dikantor. 3) Klik Save dan tutup program. 57

G. Kunjungan Menu kunjungan ini digunakan untuk menginput data transaksi apa saja yang salesman input untuk customer yang sedang dikunjungi. 1. Buka Aplikasi Mobile Kanvas, kemudian Log In. 2. Klik Menu Kunjungan, fungsinya adalah untuk menginput jenis transaksi yang dilakukan pada saat berkunjung ke customer. 3. Pilih customer yang sedang dikunjungi, kemudian klik tombol Mulai maka muncul form Mulai Data Kunjungan. Klik Save untuk melanjutkan atau Cancel untuk membatalkan. 58

a. Faktur Kanvas Menu ini digunakan untuk menginput data penjualan kanvas penjualan kanvas umumnya tidak menimbulkan piutang namun adakalanya customer yang menghendaki adanya piutang maka disediakan pula faktur kanvas bagi customer kredit. Yang membedakan antara customer tunai dengan kredit dapat dilihat dari term, jika term customer 0 maka customer tersebut harus melunasi faktur saat penjualan dilakukan. Setiap input Faktur Kanvas (kredit/tunai) akan masuk Menu Pelunasan, nantinya setelah data diupload ke server CDS untuk Faktur Kanvas ini (kredit/tunai) secara otomatis masuk ke Daftar Tagihan dan pelunasannya akan masuk Setoran Sales. Cara menginput data : 1) Setelah klik mulai pada customer yang dituju, selanjutnya adalah klik tombol Faktur untuk memasukkan data penjualan barang. 59

Customer Salesman Divisi Gudang Referensi Faktur Tanggal Jatuh Tempo Kode Barang Qty : Sesuai dengan nama customer yang dipilih. : Sesuai dengan sales kanvas yang melakukan kunjungan. : Sesuai dengan divisi pada masing-masing term customer. : Sesuai dengan kode gudang kanvas salesman yang bersangkutan. : Diisi referensi lain jika ada. : Muncul otomatis nomor faktur setelah data faktur tersebut disimpan. : Default tanggal kunjungan pada hari itu juga. : Muncul sesuai dengan perhitungan jumlah term customer. Jika term 0 maka customer tersebut merupakan customer tunai dengan tanggal jatuh tempo sesuai dengan tanggal faktur. : Klik 2x untuk mengambil kode barang. : Diisi jumlah kuantitas barang yang dijual. 2) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan data penjualan, apabila customer melakukan transaksi secara tunai maka akan muncul form sebagai berikut. 60

Tunai Kode Bank Jumlah Transfer No. Retur Jumlah Retur Kode Biaya Jumlah Biaya Pembualatan : Diisi jumlah pelunasan yang dilakukan secara tunai. : Klik 2x untuk mengambil kode bank jika customer melakukan pembayaran melalui transfer. : Diisi nominal transfer. : Klik 2x untuk mengambil kode retur barang, jika terdapat retur sebelumnya untuk memotong jumlah piutang. : Sesuai dengan No.Retur yang diambil. : Klik 2x untuk mengambil kode biaya, jika ada biaya dari customer yang akan diklaim ke distributor sebagai pemotong piutang. : Diisi jumlah nominal biaya yang akan diklaim. : Diisi jumlah nominal pembulatan. 3) Klik Save untuk menyimpan data. Cara mengubah data: 1) Buka Menu Penjualan, maka muncul jendela hasil penjualan. 2) Pilih kode faktur yang akan diubah, kemudian klik Edit. 61

3) Setelah selesai melakukan ubah data, klik Save untuk menyimpan. Cara menampilkan data : 1) Buka menu penjualan, maka muncul jendela hasil penjualan. 2) Pilih kode faktur yang akan ditampilkan, kemudian klik View 62

3) Setelah selesai klik Close untuk menutupnya. 63

b. Permintaan Retur Penjualan Menu Permintaan Retur ini digunakan untuk menginput jumlah retur yang dilakukan customer terkait dengan barang rusak, atau salah barang. Nantinya Retur Penjualan ini dapat digunakan sebagai pemotong jumlah piutang customer. Cara menginput data : 1) Setelah klik mulai pada Menu Kunjungan, pilih Retur untuk menginput permintaan retur barang oleh customer. 2) Maka muncul form permintaan retur, klik dua kali pada kolom Kode Barang untuk menarik barang beserta rinciannya. Isikan qty barang yang diretur. 64

3) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan. Cara mengubah data: 1) Buka Menu Permintaan Retur 2) Maka muncul jendela Retur Penjualan, klik Edit untuk mengubah data. 65

3) Setelah selesai melakukan perubahan data, selanjutnya klik Save untuk menyimpan. Cara menghapus data: 1) Buka Menu Permintaan Retur 2) Maka muncul jendela Retur Penjualan, klik Delete untuk menghapus data lihat gambar berikut ini. 66

3) Maka muncul jendela konfirmasi hapus data, pilih Yes untuk lanjut hapus data atau No untuk membatalkan. Cara menampilkan data: 1) Buka Menu Permintaan Retur 2) Maka muncul jendela Retur Penjualan, klik View untuk menampilka data lihat gambar berikut ini. 67

3) Setelah selesai menampilkan data klik Close untuk menutup form retur. 68

c. Giro Menu giro ini digunakan untuk menginput Giro baru apabila customer melakukan pelunasan dengan menggunakan Giro. Cara menginput data : 1) Setelah klik mulai pada Menu Kunjungan, pilih Giro untuk menginput Giro baru seperti gambar dibawah ini. 2) Setelah klik tombol Giro, maka muncul jendela master giro. Klik New untuk menambah data giro baru, sehingga tampil form input giro, lihat gambar dibawah ini. 69

No. Giro/Cek Jatuh Tempo Jumlah (Rp) : Diisi nomor Giro/Cek sesuai dengan yang tertera dari Bank. : Diisi jatuh tempo Giro/Cek. : Diisi nominal Giro/Cek. Kode Bank : Klik tombol ellipsis atau klik 2x kolom tersebut untuk mengambil kode bank. Atas Nama : Diisi atas nama yang tertera pada Giro/Cek. No. Rekening : Diisi No.Rek Bank yang bersangkutan. Tanggal : Default tanggal kunjungan. Dari Customer : Default customer yang dipilih saat klik tombol Giro. Keterangan : Diisi keterangan lain jika ada. 3) Klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan 70

Cara mengubah data: 1) Buka Menu Giro, maka muncul jendela master giro. 2) Pilih nomor Giro yang akan diubah kemudian klik Edit. 3) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 71

Cara menampilkan data: 1) Buka menu Giro, maka muncul jendela master giro. 2) Pilih nomor giro yang akan ditampilkan, kemudian klik View. 3) Setelah selesai, klik Close untuk menutupnya. 72

d. Nota Kredit Nota Kredit bersifat memotong jumlah piutang customer ke distributor. Biasanya karena adanya biayabiaya tertentu yang telah dikeluarkan oleh customer kemudian atas perjanjian, biaya tersebut diklaim ke distributor guna memotong jumlah piutang dengan memasukannya ke Nota Kredit. Cara menginput data : 1) Setelah klik mulai pada Menu Kunjungan, pilih Nota Kredit 2) Maka muncul form Nota Kredit, lihat gambar berikut. 73

Referensi Customer No. Nota Kredit Tanggal Kode Biaya Jumlah Keterangan : Diisi nomor referensi jika ada. : Default sesuai dengan kode customer yang dipilih. : Muncul otomatis apabila nota kredit tersebut telah disimpan. : Default tanggal kunjungan. : Klik 2x kolom ini untuk mengambil kode biaya. : Diisi jumlah biaya yang dikeluarkan. : Diisi keterangan lain mengenai biaya tersebut. 3) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Cancel untuk membatalkan. 74

Cara mengubah data: 1) Buka Menu Nota Kredit 2) Maka muncul jendela Nota Kredit, klik Edit untuk mengubah data. 3) Setelah selesai melakukan perubahan data, klik Save untuk menyimpannya. 75

Cara menghapus data: 1) Buka Menu Nota Kredit 2) Maka muncul jendela Nota Kredit, klik Delete untuk menghapus data. 3) Klik Yes jika akan melanjutkan hapus data atau No untuk membatalkan. 76

Cara menghapus data: 1) Buka Menu Nota Kredit 2) Maka muncul jendela Nota Kredit, klik View untuk menampilkan data. 3) Setelah selesai klik Close untuk menutup. 77

e. Lunas Menu ini berfungsi untuk menginput pelunasan yang dilakukan oleh customer, nantinya setelah data lunas ini diupload ke server secara otomatis lunas akan masuk ke Setoran Sales. Cara menginput data : 1) Setelah klik mulai pada Menu Kunjungan, pilih Lunas 2) Maka muncul form Pelunasan, No.Faktur otomatis muncul pada form ini sesuai dengan data Daftar Tagihan yang telah di download dari server. Isi jenis pelunasan, baik melalui tunai, transfer, giro, potong retur, nota kredit dll. 78

Tunai Kode Buku Bank Transfer Discount Giro ID Giro Rp No. Nota Kredit Jml Nota Kredit Krg Bayar Pembulatan Selisih Lebih Biaya : Diisi nominal pelunasan secara tunai. : Klik 2x untuk mengambil kode buku bank jika akan melakukan pelunasan melalui transfer. : Diisi nominal transfer. : Diisi nominal diskon jika ada : Klik 2x untuk mengambil kode giro jika akan melakukan pelunasan melakui giro. : Diisi nominal giro. : Klik 2x untuk mengambil nomor nota kredit jika akan melakukan pelunasan menggunakan nota kredit. : Muncul sesuai dengan jumlah nota kredit. : Akan muncul jika jumlah pelunasan kurang dari jumlah piutang. : Diisi jumlah pembulatan. : Akan muncul jika jumlah pelunasan lebih dari jumlah piutang. : Akan muncul jika rincian biaya pada Tab Biaya diinput seperti gambar berikut. 79

3) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan. Cara mengubah data: 1) Buka Menu Pelunasan 2) Maka muncul jendela Pelunasan, klik Edit untuk mengubahnya. 80

3) Setelah selesai mengubah data klik Save untuk menyimpan. Cara menampilkan data: 1) Buka Menu Pelunasan 2) Maka muncul jendela Pelunasan, klik Edit untuk mengubahnya. 81

3) Setelah selesai klik Close untuk menutup form pelunasan. 82

f. Luar Jalur Menu ini digunakan untuk menarik customer yang tidak masuk ke menu kunjungan agar bisa dilakukan proses transaksi. Kondisi ini juga bisa terjadi dilapangan apabila tiba-tiba ada customer yang bukan termasuk kunjungan pada hari itu, melakukan permintaan kunjungan. Cara proses : 1) Buka menu Luar Jalur 2) Maka muncul jendela luar jalur customer, pilih Customer yang akan diproses kemudian pilih tombol Proses sehingga muncul pemberitahuan untuk lanjut ke kunjungan klik OK saja. 83

H. Closing Menu ini digunakan untuk melakukan closing terhadap semua kunjungan, ini merupakan syarat agar kunjungan/ kegiatan salesman pada hari itu dianggap selesai dan salesman boleh pulang. Cara melakukan closing : 1) Apabila terdapat customer yang belum dikunjungi karena sebab tertentu, maka setiap customer harus diclosing agar sales dapat melakukan closing secara keseluruhan. Buka menu Closing Pilih customer yang akan di closing, tekan tombol Closing 84

2) Setelah semua toko dikunjungi dan di Closing, langkah selanjutnya adalah closing menu yang artinya bahwa kegiatan sales pada hari itu selesai. 3) Klik dua kali pada menu Closing maka muncul sbb, pilih Yes untuk melnjutkan atau No untuk membatalkan. 4) Kemudian klik OK I. Upload Langkah selanjutnya adalah melakukan upload data. Upload data Aplikasi Kanvas ini ada 3 macam: a. Upload ke Server Upload data ke server dilakukan ketika sales sudah pulang, sehingga data yag diupload langsung masuk ke server CDS. 1) Buka Menu Upload ke Server. 2) Maka muncul jendela Upload ke Server, klik tombol Upload untuk melakukan upload data. Maka akan muncul proses upload data ke Server dan tunggu hingga proses selesai. 85

3) Jika proses telah selesai maka akan mucul pemberitahuan seperti gambar dibawah ini, klik OK. 86

b. Upload Via E-mail Upload Via E-mail ini bisa dilakukan ketika sales masih dijalan, ketika proses upload maka datanya akan tersimpan pada folder Upload dengan format file dalam bentuk ZIP. Nantinya setelah file selesai diupload maka file ini akan dikirim ke kantor lewat e-mail untuk dilakukan download data oleh server CDS. Cara upload : 1) Buka Menu Upload Via E-mail 2) Maka muncul jendela Upload Data, klik tombol proses untuk memulai proses upload. Tunggu hingga proses selesai maka akan muncul pemberitahuan mengenai penyimpanan hasil upload, klik OK. 87

3) Setelah klik OK maka muncul pemberitahuan lagi bahwa proses Upload sudah benar-benar selesai, lihat gambar dibawah. Klik OK 88

4) Selanjutnya file ZIP tersebut dikirim ke kantor menggunakan e-mail. Nantinya file tsb akan di import ke server CDS dikantor menggunakan DTS Mobile, langkahnya sebagai berikut: a. Setelah server menerima e-mail dari sales berupa fle ZIP hasil kunjungan, selanjutnya file tersebut di download/simpan. b. Buka aplikasi DTS, kemudian pilih menu Terima Data maka muncul jendela Import. c. Pilih tanda elipsis untuk mengambil file ZIP dari sales yang telah disimpan, pilih file kemudian klik Open untuk menarik data. 89

d. File ZIP selanjutnya di Extract klik OK, tunggu hingga proses selesai. e. Setelah proses Extract selesai, selanjutnya masuk ke proses DTS dengan klik Next 90

f. Setelah proses DTS selesai, klik Finish untuk menutupnya. c. Upload melaui DTSOnline Upload melalui DTSOnline ini sudah berjalan secara otomatis oleh sistem apabila setting DTSOnline sudah dilakukan dengan benar. Untuk lebih jelasnya lihat pada Setting DTSOnline Mobile. 91

J. Pulang Apabila salesman telah selesai melakukan kunjungan, telah melakukan Closing dan Upload Data maka selanjutnya salesman bisa pulang. 1) Pilih menu Pulang kemudian tekan Save. 2) Apabila terdapat pemberitahuan bahwa proses kunjungan telah selesai, pilih Yes untuk melanjutkan pulang atau No untuk membatalkan apabila kunjungan belum selesai. 92

K. Setoran Sales Setelah data Kegiatan Kanvas diupload ke server, maka secara otomatis transaksi Pelunasan akan masuk ke Setoran Sales berdasarkan No.DTG yang telah autocreate saat proses SJ Kanvas sebelumya. Akan terlihat jumlah pelunasan baik melalui tunai/cash, transfer, giro, nota kredit, retur, pembulatan dll. Cara mengubah data: 1) Buka Modul Piutang >> Setoran Sales 2) Maka muncul jendela Setoran Sales, pilih No.Setoran dari hasil Upload Data. Jika akan melakukan ubah data klik Edit seperti gambar berikut. 93

3) Setelah selesai melakukan ubah data, klik Save untuk menyimpan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan. 94

Cara menampilkan data: 1) Buka Modul Piutang >> Setoran Sales 2) Maka muncul jendela Setoran Sales, pilih No.Setoran dari hasil Upload Data. Jika akan menampilkan data klik View seperti gambar berikut. 95

3) Setelah selesai menampilkan data, klik Close untuk menutup atau Print untuk mencetak. 4) Untuk pindah ke Setoran Sales sebelum maupun sesudahnya klik tombol 96

L. Validasi Kasir AR-Sales Menu validasi ini digunakan untuk melakukan pengecekkan setoran oleh sales dengan keadaan yang sesungguhnya. Bagian Kasir AR harus sangat teliti, karena Bagian Kasir AR merupakan ujung tombak penentu keabsahan setoran antara catatan diprogram dengan yang ada secara fisik. Cara menginput data : 1) Buka Modul Kasir >> Validasi Kasir AR-Sales, lihat gambar dibawah ini. 2) Maka muncul jendela Validasi Kasir AR-Sales. 97

Salesman No. DTG No. Setoran Tanggal Nota Lunas Nota Belum Lunas : Default sesuai No.DTG yang diambil : Klik 2x untuk mengambil No.DTG. : Muncul otomatis setelah data disimpan. : Default tanggal validasi.. : Diisi jumlah nota lunas, nota lunas ditandai dengan warna hitam. : Diisi jumlah nota belum lunas yang ditandai dengan warna merah. 3) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan atau Print untuk mencetak sekaligus menyimpan. 98

M. Validasi Kasir AR-Sales Validasi ini digunakan untuk melakukan pengecekkan Setoran Sales yang telah di validasi oleh Kasir AR sejumlah uang yang diterima oleh sales tanpa melihat dari piutang customer yang ditagih. Cara menginput data : 1) Buka Modul Kasir >> Validasi Kasir Tunai Sales, lihar gambar dibawah ini. 2) Maka muncul jendela Validasi Kasir Tunai-Sales, klik New untuk melakukan validas seperti gambar dibawah ini. 99

No.DTG Tunai Transfer Giro No. Setor : Klik 2x untuk mengambil No.DTS yang akan divalidasi. : Diisi nominal pelunasan yang dilakukan secara tunai. : Diisi nominal pelunasan yang dilakukan melalui transfer. : Diisi nominal pelunasan yang dilakukan menggunakan giro. : Muncul otomatis setelah disimpan. 3) Setelah selesai klik Save untuk menyimpan. 100

N. Closing Kanvas Cara melakukan closing kanvas : 1) Buka Modul Utility >> Closing >> Closing Kanvas, lihat gambar dibawah ini. 2) Maka muncul jendela Closing Kanvas, input parameter tanggal yang akan dilakukan closing kemudian klik Open untuk membuka data yang akan di closing. Closing dilakukan pada tanggal pulang sales dari kunjungannya. 101

3) Klik Close All untuk melakukan closing kanvas secara keseluruhan pada tanggal tersebut. 102