BAB III ANALISIS SISTEM Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian bagian dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan permasalahan dan hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui. Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat krisis dan sangat penting, karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem, tugas utama analis adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Analisa sistem informasi ini merupakan tahap penganalisaan terhadap sistem yang sedang berjalan pada perusahaan-perusahaan industri yaitu tentang penentuan harga pokok serta harga jual. Penganalisaan terdiri atas analisis sistem yang sedang berjalan, analisis data, analisis dokumen, dan analisis kebutuhan sistem. 39
40 3.1. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Perusahaan yang memerlukan perhitungan biaya operasional dalam penentuan harga penjualan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri yang memproduksi barang sendiri yang melibatkan karyawan-karyawan dalam menyelesaikan produksinya. Namun seluruh dokumen masih bersifat manual di mana perhitungan biaya operasional yang lambat mamungkinkan kesalahan, ketidakakuratan dalam penentuan harga penjualan dan pembuatan laporan yang lambat karena masih bersifat manual. Dengan sistem penentuan harga operasional yang masih secara manual dirasakan bahwa pengamanan data masih kurang serta sistem kerja yang masih kurang efisien dan efektif baik dalam segi waktu maupun biaya. 3.1.1. Prosedur Bahan Baku Yang Masuk Di bawah ini adalah Prosedur Bahan Baku Masuk yang sedang sebagai berikut: a. Bagian gudang memeriksa ketersediaan bahan baku dalam gudang, apabila stock yang digudang mencapai stock minimum, maka kepala gudang akan memberikan data barang yang akan habis kepada bagian admin. b. Admin membuat order pembelian, kemudian order pembelian tersebut diserahkan ke pimpinan untuk disetujui dan di paraf.
41 c. Pimpinan memberikan order pembelian yang sudah disetujui ke admin, kemudian admin memberikan order pembelian tersebut ke supplier dan kepala gudang untuk diarsip. d. Supplier membuat surat jalan, dan kemudian surat jalan diserahkan ke kepala gudang. e. Kepala gudang melakukan pengecekan, apakah surat jalan, Invoise dan order pembelian sesuai atau tidak, apabila sesuai surat jalan dan akan diserahkan ke admin untuk diproses dan jika tidak sesuai surat jalan dikembalikan lagi ke supplier. f. Admin membuat invoice dan diberikan ke kasir, kasir melakukan pembayaran dan mencatat pembelian ke dalam buku pembelian. g. Kasir memberikan uang dan invoise ke supplier untuk di paraf, kemudian invoice yang telah lunas tersebut diserahkan lagi ke kasir untuk diarsip.
4 Flowmap Bahan Baku Masuk Yang Sedang Berjalan Pimpinan Admin Gudang Supplier Kasir Data Stock Data Stock 3 1 Membuat order pembelian Oderan pembelian ya Stock Minimum Stock Minimun? Tidak Stock Minimum Surat jalan Surat Jalan Orderan Membuat Surat Jalan dan invoice Oerderan Orderan Paraf Orderan Orderan Surat Jalan Orederan 1 Penge cekan Surat Jalan ya Sesuai Tidak invoice Catat data pembeli an Surat jalan Surat Jalan dan Tidak Sesuai 3 Pembayra n & Catat Laporan Pembuatan laporan Laporan Paraf pelunas an Rp yng telah lunas Rp yng telah lunas Gambar 3.1 Flowmap Bahan Baku Masuk Yang Sedang Berjalan
43 3.1.. Flowmap Operasional Data Pembuatan Donat Sedang Berjalan Di bawah ini adalah Flowmap Operasional Pembuatan Donat yang sedang berjalan sebagai berikut: a. Bagian produksi memberikan data-data bahan baku untuk digunakan ke bagian gudang. b. Bagian gudang mencatat laporan data-data bahan baku yang sudah terpakai kemudian, dan menghitung total produksi yang sudah jadi kemudian, gudang memeberikan laporan data-data bahan baku ke bagian produksi untuk memproduksi donat. c. Bagian produksi mencetak laporan hasil produksi dan diberikan ke admin. d. Setelah itu admin menerima laporan hasil produksi mengecek dan memperhitungkan biaya operasional lainnya dan menetapkan donat per unit. e. Admin memberikan laporan biaya operasional ke pimpinan umtuk menyetujui dan tanda tangan laporan harga jual. f. Bagian produksi akan menerima data harga untuk dijual.
44 Flowmap Operasional Data Pembuatan Donat Sedang Berjalan GUDANG PRODUKSI ADMIN PIMPINAN Data-data bahan baku untuk diproduksi Data -data bahan baku untuk diproduksi Laporan produksi Laporan biaya operasional dan harga jual Mencatat datadata bahan baku Laporan data-data bahan baku Mangecek laporan produksi dan memperhitungkan biaya operasional lainnya dan menetapkan harga donat per unit Menyetujui dan ttd laporan harga jual Laporan data-data bahan baku Memprodu ksi donat Cetak laporan produksi Laporan biaya operasional dan harga jual Laporan data harga jual Laporan hasil produksi Laporan data harga jual untuk di jual Gambar 3. Flowmap Operasional Data Pembuatan Donat Sedang Berjalan
45 3.. Analisis Kelemahan Sistem Dari hasil analisis yang sedang berjalan, sistem perhitungan biaya operasional perusahaan industri yang masih dilakukan secara manual dianggap kurang efektif dan efisien. Berikut adalah kelemahan dari sistem manual, diantaranya : 1. Perhitungan biaya operasional yang lambat.. Perhitungan biaya operasional yang memungkinkan kesalahan. 3. Ketidakakuratan dalam penentuan harga penjualan. 4. Pembuatan laporan yang lambat karena masih bersifat manual. 3.3. Analisis Kebutuhan Sistem Dalam sistem informasi yang dikomputerisasikan diperlukan beberapa komponen perkerjaan untuk mendukung berjalan sistem, diantaranya : 1. Sistem yang dapat melakukan pengontrolan data perhitungan biaya operasional serta penentuan harga jual secara efisien sehingga dapat mempercepat pekerjaan.. Sistem yang dapat memberikan data perhitungan biaya operasional dan penentuan harga jual dengan cepat, tepat, dan akurat. 3. Sistem yang dapat membuat laporan dengan cepat dan benar serta dapat dibuat kapan saja diperlukan. 4. Sistem yang dapat menjamin keamanan data dan penyimpanan file.
46 3.4. Analisis Dokumen Tujuan dilakukan analisis dokumen adalah untuk mengetahui macam macam dokumen yang digunakan serta untuk membantu dalam perancangan sistem yang telah ada. Dokumen tersebut adalah : a. Dokumen Masuk 1) Surat Jalan Fungsi : untuk mengecek dan mengetahui barang yang akan masuk Sumber : Supplier. Rangkap : 1 (satu). Distribusi : Bagian gudang Item : Tanggal, Nomor Surat Jalan, Nama Barang, Jumlah Barang, Nama Supplier. ) Fungsi Sumber Rangkap : Sebagai bukti pembayaran pelanggan. : Pelanggan. : (dua). Distribusi : Admin. Item :Tanggal, nomor invoice, nama pelanggan, nama stok, jumlah dan harga nominal dan total invoice.
47 b. Dokumen keluaran 1) Surat Orderan Supplier Fungsi Sumber Rangkap Distribusi Item : Untuk melakukan pesanan ke supplier. : Admin : (dua). : Supplier : Nama supplier, alamat supplier, jenis produk, jumlah produk. ) Faktur Penjualan Fungsi Sumber Rangkap Distribusi Item : Untuk mengetahui stok produk yang keluar. : Admin : 3 (tiga). : Admin, Salesman dan pelanggan : Tanggal,nama pelanggan, telepon pelanggan, jumlah produk, harga, tanda terima.