BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada saat ini setiap perusahaan dalam menjalankan bisnisnya selalu berusaha untuk meningkatkan keunggulan dalam beberapa hal diantaranya yaitu persaingan pasar, meningkatkan image kepada konsumen melalui promosi dan pengembangan market pasar di setiap wilayah. Selain itu perusahaan juga memanfatkan Teknologi Informasi (TI) sebagai sebuah investasi untuk mendukung tujuan perusahaan. Investasi Sistem Informasi (SI) atau investasi TI dalam pengembangannya membutuhkan biaya besar namun seringkali hanya dipandang sebagai suatu biaya yang harus dikeluarkan tanpa tahu manfaat apa yang akan diperoleh apakah bersifat tidak nyata (intangible) atau bersifat nyata (tangible benefit). Namun, investasi terhadap suatu sistem yang dikembangkan harus terus dilakukan karena hal tersebut memiliki hubungan antara biaya pengembangan TI dan performa ekonomi dari suatu perusahaan. Pada saat perusahaan membangun beberapa proyek SI/TI secara bersamaan, maka perusahaan tersebut harus menentukan prioritas proyek mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu, tetapi banyak perusahaan cenderung untuk memilih proyek yang memiliki nilai ekonomis tertinggi yang sesuai dengan anggaran perusahaan. Untuk itulah diperlukan suatu analisa dalam menghitung nilai ekonomis dari investasi proyek SI/TI dan apa manfaatnya bagi perusahaan. Metodologi yang akan digunakan untuk menilai kelayakan investasi adalah Information Economics. 1
2 PT. Toyota Astra Motor (TAM) merupakan perusahaan yang bisnis utamanya bergerak sebagai distributor mobil kepada lima main dealer utama yang ada di Indonesia dengan produk-produk utamanya yaitu Kijang Innova, Avanza, Yaris, Vios, Camry, Fortuner, Dyna, Hi-lux dan Corolla Altis yang semuanya memiliki berbagai varian tipe. Adapun total outlet yang dimiliki PT. TAM sebanyak 186 outlet yang terdiri dari Auto 2000, New Ratna Motor, Hadji Kalla, Hasjrat Abadi dan Agung Automall. Setiap main dealer memiliki cakupan wilayah yang berbeda-beda yaitu: 1. Auto 2000 meliputi area DKI, Jabar, Jatim, Sumatra, Bali, Kalimantan Timur dan Kalimantan Barat, 2. New Ratna Motor meliputi area Jawa Tengah, 3. Hadji Kalla meliputi area Sulawesi Selatan, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara dan Sulawesi Barat, 4. Hasjrat Abadi meliputi area Gorontalo, Sulawesi Tengah, Sulawesi Utara, Papua, Irian Jaya Barat, Maluku dan Maluku Utara, 5. Agung Automall meliputi area Pekanbaru, Jambi dan Denpasar. Setiap area yang dipegang oleh suatu main dealer hanya dapat menjual produkproduk yang telah PT. TAM tetapkan dalam rangka menjaga target penjualan di area tersebut. Sebelum adanya Monthly Delivery Plan (MDP), tingkat kepuasaaan SSI (Service Satisfaction Index) yang PT Toyota Astra Motor dari tahun 2003-2005 mengalami penurunan, hal ini dapat dilihat pada gambar 1.1
3 32% 9% 2003 1 Mitsubishi 2 Toyota 3 Daihatsu 4 Average Industri 5 Honda SSI Index 2003-2005 18% 2004 1 BMW 2 Chevrolet 3 Nissan 4 Isuzu 5Toyota 13% Based on CS survey, 32% because of inaccurate delivery promise 11% 17% 1 BMW 2 Ford 3 Nissan 4 Chevrolet 5 Hyundai 6 Isuzu 7 Honda 2005 8 Toyota Delivery Process Dealer Facility Deal Sales Person Paper Work Delivery Timing Gambar 1.1 Tingkat kepuasaan pelanggan Berdasarkan gambar diatas penyebab turunnya kepuasan pelanggan dikarenakan sering terlambatnya proses penyerahan kendaraan kepada customer. Dalam upaya untuk lebih memberikan pelayanan yang lebih akurat dan cepat terhadap konsumen dan kemudahan dalam melakukan transaksi bisnis, maka pihak management PT. Toyota Astra Motor membangun sistem berbasis web yang di beri nama Monthly Delivery Plan Online System. Cakupan sistem tersebut diharapkan oleh pihak manajemen adalah kemudahan dari bagian operasional PT. Toyota Astra Motor dalam menginformasikan distribusi unit kepada Main Dealer dan Dealer khususnya wiraniaga dalam meningkatkan pelayanan kepada konsumen mengenai informasi waktu delivery dan ketersediaan unit mobil. Berdasarkan uraian diatas maka disusun skripsi ini dengan judul Analisa Investasi Monthly Delivery Plan Secara Online dengan Metode Information
4 Economics di PT. Toyota Astra Motor sehingga nantinya didapatkan perhitungan terhadap nilai biaya dan manfat dari implementasi sistem tersebut agar perusahaan dapat mengetahui kelayakan investasi dari implementasi sistem tersebut. 1.2 Identifikasi Masalah Dalam setiap investasi suatu Teknologi Informasi pada suatu perusahaan tentunya akan terdapat beberapa masalah dalam penerapan investasi tersebut. Untuk itu dalam penulisan skripsi ini diteliti beberapa masalah yang berhubungan dengan pengembangan MDP Online tersebut antara lain : 1. Apakah PT. Toyota Astra Motor telah melakukan hal yang tepat dengan menginvestasikan dana untuk proyek MDP Online ini, 2. Manfaat apa yang akan diperoleh PT. Toyota Astra Motor dan seberapa besar manfaat yang diperoleh tersebut dengan dikembangkannya MDP Online. 1.3 Ruang Lingkup Dalam penyusunan skripsi ini dilakukan analisa terhadap biaya dan manfaat dari implementasi MDP Online yang terdapat pada PT. Toyota Astra Motor. Batasan ruang lingkup penelitian sebagai berikut : 1. Penelitian dilakukan untuk menganalisa kelayakan investasi implementasi MDP Online yang telah diimplementasikan pada tahun 2006 dan akan di analisa berdasarkan analisa biaya sehingga akan didapatkan sebuah skor angka yang menunjukan nilai ekonomis dari investasi MDP Online, 2. Penelitian dilakukan untuk mendapatkan klasifikasi manfaat implementasi MDP Online dalam tiga bagian yaitu :
5 a. Tangible Benefit Manfaat nyata atau yang berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan perusahaan. Analisa terhadap tangible benefit atau yang bersifat kuantitatif menggunakan perhitungan dengan metode simple ROI (Return On Investment). b. Quasi Benefit Manfaat yang berpengaruh langsung terhadap keuntungan tetapi susah dihitung atau sebaliknya, tidak berpengaruh secara langsung terhadap keuntungan tetapi dapat dihitung. Analisa terhadap quasi benefit menggunakan perhitungan dengan: Value Acceleration Percepatan perolehan manfaat dan penghematan biaya karena hubungan dua fungsi dalam hubungan sebab akibat tetapi bergantung terhadap waktu, Value Linking Sama seperti Value Acceleration namun tidak bergantung waktu, Value Restructuring Mengacu pada nilai yang berhubungan dengan suatu pekerjaan atau fungsi bagian, Innovation Value Aplikasi SI yang inovatif menjadi penggerak dalam perubahan strategi bisnis, produk dan layanan serta domain bisnis organisasi. c. Intangible Benefit Manfaat tidak nyata atau yang dapat dilihat mempunyai dampak positif bagi perusahaan, tetapi tidak secara langsung berpengaruh pada keuntungan. Analisa terhadap Intangible Benefit menggunakan dua penilaian yaitu:
6 Business Domain Strategy Match yaitu manfaat TI diukur seberapa besar dukungannya terhadap pencapaian tujuan strategis informasi, Competitive Advantage yaitu manfaat TI diukur melalui kontribusinya terhadap pencapaian keuntungan kompetitif organisasi, Management Information Support yaitu kategori ini menilai kontribusinya berdasarkan dukungan dalam pengambilan keputusan, Competitive Response yaitu Proyek TI yang diukur melalui seberapa besar resiko persaingan jika proyek tersebut ditunda. Technology Domain Strategy IS architecture yaitu manfaat proyek SI/TI diukur melalui tingkat kesesuaian terhadap perencanaan SI/TI secara keseluruhan, Defitional Uncertainty yaitu manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa besar ketidakpastian akibat perubahan target, Technical Uncertainty yaitu manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa besar ketergantungan proyek terhadap keahlian, perangkat keras, perangkat lunak dan sistem, Infrastructrure Risk yaitu manfaat proyek SI/TI diukur dari seberapa penting investasi non proyek untuk mengakomodasi proyek ini 3. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode information economics, 4. Buku Acuan yang kami gunakan adalah Marilyn M.Parker yang berjudul : Information Economics Linking Busniness Performance to Information Economics,
7 5. Penelitian tidak bertujuan untuk merancang dan mengajukan konsep atau aplikasi yang baru, melainkan hanya sampai seberapa besar manfaat yang diterima PT. Toyota Astra Motor dengan biaya yang telah diinvestasikan terhadap implementasi MDP Online. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan analisa Investasi MDP Online di PT. Toyota Astra Motor dengan menggunakan metode Information Economics ini adalah : 1. Untuk menilai kelayakan investasi MDP Online yang telah diimplementasikan pada tahun 2006 dan akan di analisa berdasarkan analisa biaya sehingga akan didapatkan sebuah skor angka yang menunjukan nilai ekonomis dari investasi MDP Online, 2. Untuk mengetahui manfaat yang diperoleh PT. Toyota Astra Motor dengan diimplementasikannya MDP Online. Adapun manfaat yang didapatkan dari analisa ini antara lain : 1. Memperoleh informasi mengenai kelayakan investasi MDP Online yang telah berjalan di PT. Toyota Astra Motor khususnya yang terkait dengan analisa biaya, 2. Memperoleh informasi mengenai manfaat dari investasi MDP Online yang telah berjalan di PT. Toyota Astra Motor, 3. Proses dan hasil penelitian dapat dijadikan sebagai acuan bagi PT. Toyota Astra Motor dalam melakukan analisa biaya dan manfaat terhadap aplikasi lain yang telah berjalan atau yang akan dikembangkan sehingga dapat ditetapkan prioritas pengembangannya dan apakah sistem tersebut telah memenuhi kelayakan investasi Teknologi Informasi.
8 1.5 Metodologi Penelitian Dalam melakukan penelitian mengenai analisis biaya dan manfaat MDP Online yang telah berjalan di PT. Toyota Astra Motor dilakukan beberapa metode antara lain: 1. Metode Pengumpulan Data Dalam metode ini dilakukan pengumpulan data dan informasi dari objek penelitian secara langsung untuk mendapatkan data primer dan data pendukung yang berguna untuk mendukung data-data yang dikumpulkan. Teknik yang digunakan dalam pengumpulan data ini yaitu: Wawancara dengan pihak-pihak yang terkait dalam pengembangan, pengelolaan, dan pengoperasian MDP Online, Observasi terhadap guidance dan website dari MDP Online, Kuesioner untuk mendapatkan informasi yang bersifat intangible benefit yaitu dari segi domain bisnis dan teknologi. 2. Metode Analisis Data Metode yang digunakan dalam menganalisis data dilakukan dengan menggunakan konsep dan langkah analisis information economics. 3. Metode Penelitian Keperpustakaan Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi dari berbagai sumber pustaka seperti buku, artikel, internet, buku pedoman pemakaian MDP Online serta sumber bacaan lain yang berhubungan masalah yang diteliti sehingga dapat dijadikan acuan dalam melakukan analisis data.
9 1.6 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menyeluruh, skripsi ini tersusun atas lima bab dengan pembagian sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian investasi implementasi MDP Online di PT. Toyota Astra Motor. Pada akhir bab ini akan diberikan suatu penjelasan secara garis besar mengenai isi skripsi dalam sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang digunakan untuk melakukan proses analisa investasi implementasi MDP Online. Landasan teori yang ada di dalam bab ini digunakan sebagai acuan atau landasan dalam menganalisa investasi implementasi MDP Online ini berdasarkan landasan yang benar. BAB 3 ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI MDP ONLINE Dalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran secara lengkap dan meyeluruh mengenai gambaran umum PT. Toyota Astra Motor seperti visi dan misi, struktur organisasi, dan proses bisnis perusahaan. Selain itu akan dijelaskan secara khusus mengenai Monthly Delivery Plan Online System. Pada bab ini juga dilakukan analisa biaya dan manfaat serta kelayakan investasi dengan menggunakan metode information economics. BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN Dalam bab ini dijelaskan mengenai hasil yang didapat dari penelitian-penelitian sesuai dengan analisis yang telah dilakukan pada bab sebelumnya. Pada bab ini akan ditentukan nilai akhir dan predikat dari kelayakan investasi MDP Online di perusahaan.
10 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian penutup dari penulisan skripsi dimana akan dijelaskan mengenai kesimpulan yang dapat ditarik dari hasil proses analisa investasi implementasi MDP Online di PT. Toyota Astra Motor. Serta berisikan saran yang dapat diambil sebagai tindak lanjut dari hasil analisa yang telah dilakukan.