OPTIMALISASI PENDISTRIBUSIAN BARANG DI PT. SINAR NIAGA SEJAHTERA MENGGUNAKAN METODE SIMPLEX DASEP ISBANDI DAN DEBBIE KEMALA SARI Program Studi Teknik Industri Universitas Suryadarma Jakarta ABSTRAKSI PT. Sinar Niaga Sejahtera (PT. SNS) merupakan salah satu perusahaan distributor nasional yang bergerak dibidang distribusi makanan dan minuman ringan. Untuk itu distributor sangat erat hubungannya dengan masalah pengiriman barang. Tidak sedikit biaya yang dikeluarkan untuk melaksanakan visi dan misinya dalam mengirimkan barang dari gudang kepada konsumen. Apalagi jika pengiriman barangnya tidak menggunakan metode sehingga biaya pengiriman barang menjadi tidak terkendali. Pengiriman barang merupakan proses yang dilakukan untuk menyampaikan suatu produk dari satu tempat ke tempat lain secara optimal. Terdapat beberapa metode pengiriman barang yaitu : Metode Sudut Barat Laut (Northwest Corner Rules/NWCR), Metode Biaya Terendah (Least Cost) dan Metode Vogel Approximation (VAM). Dari ketiga metode tersebut dapat dilakukan pengujian dengan menggunakan solusi optimal dengan metode Batu Loncatan(stepping stone) atau MODI (Modified Distribution). Setiap metode mempunyai keunggulan masing-masing, namun tidak semua metode tersebut bisa diterapkan oleh semua perusahaan. Sedikit atau banyak hal itu menjadi suatu anggaran biaya dalam perhitungan labarugi sebuah perusahaan. Oleh karena itu perusahaan harus cermat dalam memilih metode transportasi tersebut. Tidak kurang dari 16 juta rupiah harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk biaya pengiriman seluruh Cirebon dengan berbagai segmen setiap bulannya. Dari 16 juta rupiah itu, sebesar 6 juta rupiah dikeluarkan untuk biaya pengiriman kota Cirebon khusus segmen Tradisional Market. Dari hasi perhitungan khususnya segmen Tradisional Market kota Cirebon akan dicoba diterapkan metode transportasi biaya terendah (least cost) karena selama penelitian berlangsung, metode inilah yang paling tepat digunakan untuk memperkecil biaya-biaya yang timbul akibat dari pengiriman barang. Diperkirakan sekitar Rp. 132.788,- per ritase untuk 3 unit kendaraan engkel digunakan untuk membiayai pengiriman barang di kota Cirebon. Jadi setiap armada rata-rata mengeluarkan biaya Rp. 44.000,- per ritase. Biaya tersebut merupakan biaya operasional yang berjalan tiap setiap hari, diantaranya adalah biaya bensin, retribusi parkir dan kuli bongkar muat. Kata Kunci : pengiriman barang, metode transportasi, sudut barat laut, biaya terendah, VAM, batu loncatan, modi. PENDAHULUAN Pengiriman barang merupakan hal yang sangat penting yang harus dilakukan oleh perusahaan distributor. Tanpa adanya pengiriman barang maka proses pencapaian visi dan misi sebuah perusahaan tidak akan tercapai. Seorang atau sebuah perusahaan distributor adalah perantara yang menyalurkan produk dari pabrikan (manufacturer) ke pengecer (retailer). Setelah suatu produk dihasilkan oleh pabrik, produk tersebut dikirimkan dan sekaligus dijual ke suatu distributor. Distributor kemudian menjual produk tersebut ke pengecer atau pelanggan. PT Sinar Niaga Sejahtera (PT SNS) merupakan salah satu perusahaan distribusi lokal yang mendistibusikan makanan dan minuman ringan hasil produksi PT Garudafood Putra Putri Jaya. PT SNS bertanggung jawab untuk memenuhi permintaan pasar sehingga keberadaan barang tersebut bisa diterima oleh konsumen. PT SNS merupakan perusahaan distributor, maka sasaran utama nya adalah agen dan pengecer. Untuk itu SNS harus bisa memberikan pelayanan terbaik kepada 1
customer dengan mengirimkan barang sesuai dengan pesanan dan dapat diantarkan pada waktu yang tepat. Berbagai macam cara dan metode yang telah diterapkan oleh perusahaanperusahaan sesuai dengan kondisinya. Saat ini yang digunakan oleh PT SNS hanya mengantarkan pesanan sesuai dengan rute kunjungan salesman. Hari ini salesman berkunjung ke satu toko, kemudian di hari berikutnya team delivery akan mengantarkan barang tersebut. Tidak ada metode yang dijadikan acuan untuk menjalankan proses pengiriman barang. Tidak sedikit biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk melakukan pendistribuian barang kepada customer. Berikut grafik pengeluaran biaya pengiriman barang dari perusahaan ke customer. Gambar 1. Trend Biaya Pengiriman Barang per bulan Terlihat dari grafik bahwa biaya pengiriman barang menghabiskan jutaan rupiah per bulannya. METODE Metode pengiriman adalah suatu metode yang memperhitungkan jarak atau arah yang harus ditempuh untuk menyampaikan suatu produk dari satu tempat ke tempat yang lain (Frans M. Royan, 2008). Metode transportasi adalah suatu metode yang digunakan untuk mengatur distribusi dari sumber-sumber yang menyediakan produk yang sama ke tempattempat tujuan secara optimal (Eddy Herjanto, 2009). Penentuan alokasi dari sumber mana ke tujuan yang mana dilakukan dengan mempertimbangkan biaya pengangkutan yang bervariasi karena jarak dan kondisi antar lokasi yang berbeda. Dengan menggunakan metode transportasi, dapat diperoleh suatu alokasi distribusi barang yang dapat meminimalkan biaya transportasi total. Model Transportasi Secara umum model transportasi dapat digambarkan dalam suatu tabel yang menunjukkan sisi penawarang dan sisi permintaan, kapasitas penawaran dan jumlah permintaan, serta biaya transportasi dari masing-masing sumber ke masing-masing tujuan, sebagaimana dalam tabel berikut : 2
Tabel 1. Model Umum Transportasi Dalam bentuk matematika, permasalahan transportasi tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut: Fungsi Tujuan : Min. Z dengan pembatasan : n i 1 n m. i 1 n j 1 c ij X X ij s i untuk i = 1,2,..., m X ij s i untuk j = 1,2,..., n i 1 dan X ij 0 untuk semua i dan j Di mana : Z = biaya total transportasi X ij = jumlah barang yang harus diangkut dari i ke j c ij = biaya angkut per unit barang dari i ke j = banyaknya barang yang tersedia di tempat asal i s i ij Metode simpleks dalam transportasi terdiri dari : a. Solusi Awal, yang terdiri dari : 1) Metode sudut barat laut (northwest corner rules/nwcr), Langkah-langkah metode sudut barat laut : a) Membuat tabel transportasi. b) Dimulai dari sel pada sudut kiri atas yang diisi dengan angka sebanyak-banyaknya yang disesuaikan dengan kapasitas dan permintaan (pilih yang paling kecil). c) Lakukan langkah-langkah yang sama pada langkah kedua untuk mengisi sel-sel lain yang disesuaikan dengan kapasits dan permintaan sampai seluruh kapasitas dan permintaan terpenuhi. 2) Biaya terendah (least cost), a) Buat tabel transportasi b) Cari biaya kirim per unit-nya yang paling rendah. c) Lakukan eksekusi pengiriman terhadap biaya terendah tersebut. d) Lakukan langkah kedua sampai semua kolom dan baris terpenuhi e) Setelah semua kolom dan baris terpenuhi lakukan perhitungan Biaya Total dari solusi awal. f) Cari nilai index dengan menggunakan rumusan c i.j = u i + v j ; ketentuan : u 1 = 0 g) Mengisi sel kosong dengan rumus e i.j = c i.j u i v j ; h) Lakukan pergerakan batu loncatan sampai tidak adan nilai terkecil (negatif). i) Buat tabel perhitungan hasil akhir dan bandingkan dengan sebelum langkah optimasi. 3
3) Vogel Approximation (VAM) Langkah-langkah metode Vogel Aprroximation (VAM) : a) Cari dua biaya terendah dari masing-masing baris dan kolom. b) Selisihkan dua biaya terendah tersebut. c) Pilih selisih biaya terbesar pada baris atau kolom tersebut (apabila terdapat selisih terbesar yang sama, maka dapat dipilih salahsatunya) d) Alokasikan produk sebanyakbanyaknya (disesuaikan dengan kapasitas dan permintaan) di sel yang memiliki biaya terendah pada baris atau kolom yang memiliki selisih terbesar tersebut. e) Baris atau kolom yang telah diisi penuh tidak dapat diikutsertakan kembali dalam proses perhitungan pencarian selisih biaya berikutnya. f) Lakukan kembali pada langkah pertama sampai semua produk dialokasikan sesuai dengan kapasitas dan permintaan. b. Solusi Optimal, yang terdiri dari : Metode ini merupakan metode yang digunakan untuk menguji solusi awal yang telah dilakukan sebelumnya, baik menggunakan metode sudut barat laut, biaya terendah maupun VAM. Hal ini dikarenakan solusi awal belum menjamin biaya transportasi telah optimal, untuk itu diperlukan pengujian lebih lanjut dengan menggunakan solusi optimal. 1) Metode batu loncatan (stepping stone method) 2) MODI (modified distribution) HASIL DAN PEMBAHASAN Dari sekian luasnya cakupan PT. SNS ini, penelitian dilakuka untuk beberapa kategori tertentu. a. Gambaran Umum Gudang Gudang merupakan tempat penyimpanan barang yang akan didistribusikan kepada konsumen. Di PT. SNS Cirebon, Gudang yang digunakan dibagi menjadi 3 kelompok berdasarkan tipe produknya. Ketiga kelompok Gudang tersebut yaitu : 1) Gudang Snack, yaitu Gudang yang terdiri dari item produk dengan kategori makanan ringan atau cemilan seperti Kacang Kulit, Kacang Atom, Pilus, Kacang Telur dan kripik tepung kentang. 2) Gudang Biscuit, yaitu Gudang yang terdiri dari item produk dengan kategori biscuit seperti Bismart, Chocolatos, Coklat Pasta, Malkis, Sereal, Berrygood dan lain-lain. 3) Gudang Minuman, yaitu Gudang yang terdiri dari item produk dengan kategori Jelly Drink, Mountea, Super O2, Mirai, Koko Drink dan Kopyes. b. Pasar Sasaran penjualan dan pengiriman produk dari distributor sebagian besar adalah ke pasar. Pasar diklasifikasikan menjadi 2 (dua) macam, yaitu pasar tradisional dan pasar modern. Untuk penelitian ini pasar yang akan digunakan adalah pasar tradisional, karena produkproduk yang didistribusikan oleh PT.SNS Area Cirebon ini 70% ke pasar tradisional. Berikut adalah nama pasar yang ada di daerah Cirebon Kota Tabel 2. Daftar Nama Pasar daerah Cirebon Kota 4
Biaya pengiriman per armada dengan kapasitas 700 dus per armada dapat dilihat pada tabel 3: Tabel 3 Biaya rata-rata pengiriman dari Gudang ke Pasar Biaya per unit adalah besarnya biaya per armada dibagi dengan kapasitas armada, dalam hal ini kapasitas armada yang digunakan sekitar 700 dus per armada. Sehingga dalam bentu tabel disusun seperti berikut : Tabel 4 Susunan biaya kirim per unit untuk tabel transportasi c. Produk Produk atau barang yang dikirim oleh PT SNS ke pasar adalah produk-produk makanan dan minuman ringan yang dikemas dalam satuan dus dan bal, dengan kubikasi rata-rata sekitar 0,001 m 3. Sehingga kapasitas maksimal dalam box kendaraan hanya 700 dus saja. Data yang diperlukan untuk menganalisis metode-metode transportasi yang akan digunakan di PT. SNS adalah biaya pengiriman per unit, jumlah permintaan pasar dan kapasitas produksi pabrik. Mengacu pada rumusan m. Min. Z c X, i 1 n j 1 ij ij dan tabel transportasi, maka data yang telah diperoleh mulai bisa diproses untuk analisis adalah seperti pada tampilan tabel berikut : Tabel 5 Penerapan ke dalam tabel transportasi 5
Kolom kapasitas diisi dengan kapasitas masing-masing Gudang. Baris permintaan diisi dengan permintaan atau kebutuhan setiap pasar. Optomalisasi pendistribusian produk dilakukan menggunakan tiga metode transportasi. Metode yang akan digunakan merupakan metode yang terbaik bagi kasus ini. Dari tiga metode transportasi awal yang digunakan akan dipilih satu metode yang memberikan kontribusi terbaik untuk perusahaan, setelah ditemukan satu metode solusi awal, kemudian akan dicari nilai solusi optimal dari ketiga metode tersebut. Metode Sudut Barat Laut Metode Sudut Barat Laut dilakukan dengan menentukan nilai yang berada di paling pojok kiri atas yaitu dengan mencari angka minimum antara kapasitas armada dengan permintaan pasar. Tabel 6 Langkah Pertama Metode Sudut Barat Laut Setelah ditarik garis perpotongan antara Gudang 1 dengan DRAJAT maka diperoleh kolom pertama untuk metode sudut barat laut yaitu pada sel kiri atas. Kemudian dicari nilai minimum dari kedua perpotongan itu. Sehingga nilai yang diperoleh adalah seperti berikut : = Min (Gudang 1,DRAJAT) = min(700,527) = 527 Setelah diperoleh sel Gudang 1 dan DRAJAT maka langkah selanjutnya adalah menentukan kolom atau baris mana yang masih mempunyai kapasitas. Dengan langkah dan cara yang sama lakukan untuk penentuan sel kedua, ketiga dan seterusnya. Hasil akhir dari metode Sudut Barat Laut seperti terlihat pada tabel 7. Tabel 7 Hasil Akhir Metode Sudut Barat Laut Tabel 8 Biaya Total Transportasi Dengan Metode Sudut Barat Laut 6
Atau bisa juga dengan menggunakan rumus matematika seperti berikut : Z = c 1.1.X 1.1 + c 1.2.X 1.2 + c 2.2.X 2.2 + c 2.3.X 2.3 + c 3.3.X 3.3 + c 3.4.X 3.4 = 57(527) + 53(173) + 65(378) + 68(322) + 70(129) + 74(571) = Rp. 136.958,- Untuk menguji biaya tersebut sudah optimal atau belum maka harus dilakukan salah satu metode solusi optimal, yaitu metode MODI dan batu loncatan. Metode Biaya Terendah Langkah pertama yang harus dilakukan untuk melakukan proses Metode Biaya Terendah adalah mencari titik pengiriman dengan biaya yang paling rendah dari semua nilai biaya kirim per unit. Tabel 9. Langkah Pertama Metode Biaya Terendah Dalam kasus ini di antara semua biaya per unit adalah Rp.52,- untuk itu langkah selanjutnya adalah mengisi nilai sebanyakbanyaknya pada sel X 1.4, hingga terpenuhi kapasitas atau permintaannya. Cari nilai yang lebih kecil dari Gudang 1 dan KALI TANJUNG.(X 1.4 ) = Min(KALI TANJUNG, Gudang 1) = min(571,700) = 571 Lakukan langkah yang sama untuk mendapatkan sel kedua. Hasil akhir dari metode Biaya Terendah seperti terlihat pada tabel 10. Tabel 10. Hasil Akhir Metode Biaya Terendah Tabel 11. Total Biaya Transportasi Dengan Metode Biaya Terendah 7
Rumusan matematikanya adalah sebagai berikut : Z = c 1.2.X 1.2 + c 1.4.X 1.4 + c 2.2.X 2.2 + c 2.3.X 2.3 + c 3.1.X 3.1 + c 3.3.X 3.3 = 53(129) + 52(571) + 65(422) + 68(278) + 72(527) + 70(173) = Rp. 132.917,- Dari hasil perhitungan tersebut masih bisa dilakukan optimalisasi dengan melanjutkan metode solusi optimal yaitu metode MODI c i.j = u i + v j ; ketentuan : u 1 = 0, maka : c 1.2 = u 1 + v 2 53 = 0 + v 2 v 2 = 53 c 1.4 = u 1 + v 4 52 = 0 + v 4 v 4 = 52 c 2.2 = u 2 + v 2 65 = u 2 + 53 u 2 = 12 c 2.3 = u 2 + v 3 68 = 12 + v 3 v 3 = 56 c 3.3 = u 3 + v 3 70 = u 3 + 56 u 3 = 14 c 3.1 = u 3 + v 1 72 = 14 + v 1 v 1 = 58 Tabel 12. Pencarian Indeks pada MODI dan Batu Loncatan. Dengan langkah sebagai berikut : Cari Indeks dengan menggunakan rumus berikut : Tabel 13. Perubahan Nama Field dan Baris dalam MODI Isi sel kosong dengan rumus sebagai berikut : e i.j = c i.j u i v j e 1.1 = 57 0 58 = -1 e 2.1 = 70 12 58 = 0 e 3.2 = 67 53 14 = 0 e 1.3 = 55 0 56 = -1 e 2.4 = 64 12 52 = 0 e 3.4 = 74 14 52 = 8 setelah dimasukkan kedalam sel nya maka : 8
Tabel 14. Pengisian Tabel di Sel Kosong Tabel 15. Langkah Pertama Metode Batu Loncatan Tabel 16. Langkah Kedua Metode Batu Loncatan Tabel 17. Biaya Transportasi Metode Biaya Terendah dengan Solusi Optimalnya Metode VAM Langkah pertama metode VAM yang harus dilakukan adalah mencari dua nilai terkecil yang kemudian dicari selisihnya, dan selisih terbesar yang akan memulai langkah pertama. 9
Tabel 18. Proses Metode VAM Tabel 19. Biaya Transportasi dengan Metode VAM Z = c 1.1.X 1.1 + c 1.2.X 1.2 + c 2.2.X 2.2 + c 2.3.X 2.3 + c 3.3.X 3.3 + c 3.4.X 3.4 = 57(527) + 53(173) + 65(378) + 68(322) + 70(129) + 74(571) = Rp. 136.958,- Untuk menguji biaya tersebut dapat dilakukan dengan pengujian metode solusi optimal batu loncatan dan MODI. Pembahasan Penelitian ini seharusnya menggunakan solusi awal metode biaya terendah (least cost) dengan solusi optimal batu loncatan karena dengan menggunakan biaya terendah tersebut dapat dipastikan jumlah biaya pengiriman barang dapat dikeluarkan dengan biaya yang rendah. Berikut tabel perbandingan hasil dari analisis tiga metode transportasi yang digunakan untuk SNS : Tabel 20. Perbandingan Hasil dari Tiga Metode yang Digunakan Terlihat bahwa Metode Biaya Terendah mempunyai biaya transportasi yang sangat rendah, maka Metode Biaya Terendah sangat cocok diterapkan karena selain biaya menjadi murah, proses perhitungannya juga lebih mudah. 10
KESIMPULAN Metode transportasi dengan biaya per unit paling kecil adalah metode Biaya Terendah dengan biaya Rp. 132.788,- per pengiriman untuk 3 armada. Jadi setiap armada hanya memerlukan Rp. 44.262,-. dibandingkan dengan metode Sudut Barat Laut dan Vogel Approximation Method harus mengeluarkan biaya Rp. 136.958,- per ritase untuk 3 armada kirim. DAFTAR PUSTAKA A. Taha, Hamdy. (1996). Riset Operasi. Penerbit Bina Rupa. Jakarta Barat. Bustani, Henry. (2005). Fundamental Operation Research. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama Heizer, Jay & Barry Render. Manajemen Operasi. Edisi Ketujuh Buku 1. Salemba Empat. Jakarta. 2005. Herjanto, Eddy. (2009). Sains Management. Jakarta : PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Herjanto, Eddy. (2007). Manajemen Operasi Jilid ketiga. Jakarta : PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. M. Royan, Frans. (2008). Distributorship Management. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama M. Royan, Frans. (2007). Sun Tzu Creating Distribusi Strategy. Jakarta : PT. Gramedia Pustaka Utama. Purnomo, Hari. (2003). Pengantar Teknik Industri. Jakarta : Penerbit Graha Ilmu. Render, Barry, Ralph M. Stair Jr and Michael E. Hanna. Quantitative Analysis For Management, International Edition. Pearsan Prentice Hall. New Jersey. 2006. Sarjono, Haryadi. Aplikasi Riset Operasi. Penerbit Salemba Empat. Jakarta. 2010. Siagian, P. Penelitian Operasional. Penerbit Universitas Indonesia. Jakarta. 2006. Wijaya, Andi. (2012). Pengantar Riset Operasi Edisi 2. Jakarta : Penerbit Mitra Wacana Media http://www.snsgroup.co.id/id/ (diambil pada 27 Desember 2012) 11