PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI NO. PSM/JKO-KBN/01 Status Dokumen No. Distribusi DISAHKAN Pada tanggal 15 Februari 2013 Dimpos Giarto Valentino Tampubolon Direktur Utama Hal 1 dari 11
SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN FRM/JKO-WKM/15-00 07 Mei 2012 Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 15/02/2013 Perubahan terjadi pada identitas Perusahaan berupa Logo Prestasi Perusahaan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008 SMM Hal 2 dari 11
1. Tujuan PT. BANGKITGIAT USAHA MANDIRI No. : PSM/JKO-KBN/01 1.1 Memastikan pelaksanaan pekerjaan agronomi sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 1.2 Memastikan pekerjaan agronomi sudah sesuai dengan standar norma yang ditetapkan perusahaan. 1.3 Memastikan pekerjaan agronomi sesuai target/rencana Kerja Tahunan (RKT). 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk memonitor semua pekerjaan agronomi/kebun meliputi monitoring produksi kelapa sawit, progres penyelesaian pembukaan lahan/land clearing, penanaman kelapa sawit, pemupukan, transplanting bibit kelapa dan perawatan kelapa sawit. 3. Pengertian/Definisi 3.1. Pekerjaan agronomi adalah pekerjaan yang berkaitan langsung dengan perkebunan kelapa sawit seperti pemeupukan, pembibitan, pemeliharaan, dan lain-lain. 3.2. Perusahaan adalah (PT. BUM). 3.3. RKT (Rencana Kerja Tahunan) adalah rencana kerja perusahaan dalam periode 1 (satu) tahun yang telah mendapat pengesahan Direksi. 3.4. SPK (Surat Perjanjian Kerja) adalah surat perjanjian yang ditandatangani oleh pihak perusahaan dan pelaksana pekerjaan/kontraktor yang mengatur spefisikasi dan syarst-syarat pekerjaan yang harus dipenuhi pelaksana pekerjaan/kontraktor dalam melakukan pekerjaan agronomi. 3.5. SPB (Surat Perjanjian Borongan) adalah surat perjanjian yang ditandatangani oleh pihak perusahaan dan pelaksana pekerjaan/pemborong yang mengatur spefisikasi dan syarat-syarat pekerjaan yang harus dipenuhi pelaksana pekerjaan/pemborong dalam melakukan pekerjaan agronomi. 3.6. Transplanting tanaman adalah pmindahan areal tanam kelapa sawit. Hal 3 dari 11
3.7. DNHK (Daftar Nama dan Hasil Kerja) adalah ketentuan norma yang mengatur basis hasil kerja per satuan ukuran yang ditetapkan perusahaan. 3.8. Soft copy adalah salinan data yang berbentuk file elektronik. 3.9. Pre nursery/pn adalah lokasi penanaman kecambah sampai dengan bibit siap untuk dipindahke main nursery. 3.10. MN (Main nursery) adalah lokasi pemeliharaan bibit sawit sampai cukup umurnya dengan penampilan fisiologis baik untuk siap ditanam dilapangan. 3.11. SMS (Short Messege Service) adalah data teks singkat yang dikirim melalui hand phone. 3.12. LC (Land Clearing) adalah kegiatan penyiapan lahan untuk penanaman kelapa sawit. 4. Referensi 4.1. Rencana Kerja Tahunan (RKT) perusahaan 4.2. Item Pekerjaan DNHK. 4.3. Seluruh prosedur Agronomi 4.4. Surat Perjanjian Kerja (SPK) 4.5. Surat Perjanjian Borongan (SPB) 5. Ketentuan Umum 5.1. Asisten Afdeling harus membuat laporan harian pekerjaan agronomi meliputi produksi kelapa sawit, progres penyelesaian pembukaan lahan/land clearing, penanaman kelapa sawit, pemupukan, transplanting bibit kelapa dan perawatan kelapa sawit setiap blok tanam. 5.2. KTU Estate harus membuat rekapitulasi laporan harian pekerjaan agronomi meliputi produksi kelapa sawit, progres penyelesaian pembukaan lahan/land clearing, penanaman kelapa sawit, pemupukan, transplanting bibit kelapa dan perawatan kelapa sawit. Hal 4 dari 11
5.3. KTU Estate harus mengirim laporan harian pekerjaan agronomi dalam bentuk soft copy ke Estate Departement setiap H+1 via internet paling lambat jam 9.00 WIB. 5.4. Dalam hal internet mengalami gangguan, laporan harus disampaikan melaui telepon dan/atau SMS ke Kasi Estate Departement. Soft copy laporan pekerjaan agronomi tetap harus disampaikan ke Estate Departement pada kesempatan berikutnya setelah internet berfungsi normal. 6. Rincian Prosedur 6.1. Flowchart Kegiatan Hal 5 dari 11
Hal 6 dari 11
6.2. Penjelasan Flowchart 6.2.1 Kegiatan 1 Asisten Afdeling harus membuat laporan harian pekerjaan agronomi untuk setiap blok tanaman kelapa sawit, yang meliputi : a. Laporan Harian Produksi atau Evaluation Daily Report (EDR). b. Laporan Harian Progres Land Clearing. c. Laporan Harian Penanaman Kelapa Sawit. d. Laporan Pemupukan. e. Laporan Transplanting PN ke MN. f. Laporan Transplanting MN ke Lapangan. g. Laporan Harian Pekerjaan Perawatan. Laporan harian pekerjaan agronomi yang sudah diperiksa dan di cek ulang dan ditandatangani oleh Asisten Afdeling disampaikan kepada KTU Estate. 6.2.2 Kegiatan 2 a. KTU Estate menerima laporan harian pekerjaan agronomi, periksa kelengkapan laporan dan kelengkapan pengisian laporan. Buat rekapitulasi dari masing-masing laporan tersebut. Periksa kembali hasil rekapan laporan. b. Jika Rekapitulasi laporan sudah benar dan lengkap, kirim soft copy laporan harian pekerjaan agronomi ke Estate Departement melalui internet paling lambat jam 9.00 WIB pada H+1. c. Apabila internet mengalami gangguan pada hari tersebut, laporan harus disampaikan melaui telepon dan/atau SMS ke Kasi Estate Departement. d. Soft copy laporan pekerjaan agronomi tetap harus disampaikan ke Estate Departement pada kesempatan berikutnya setelah internet berfungsi normal. Hal 7 dari 11
6.2.3 Kegiatan 3 Kasi Estate Departement menerima laporan harian pekerjaan agronomi, pastikan laporan diterima dengan lengkap. 6.2.4 Kegiatan 4, 5, 6, 7, 8 a. Kasi Estate Departement melakukan pengecekan dan verifikasi data laporan harian pekerjaan agronomi. b. Apabila data belum belum lengkap, Kasi Estate Departement melakukan konfirmasi langsung melalui telepon ke KTU Estate atau ke Afdeling. KTU Estate dan Afdeling harus memenuhi data laporan pekerjaan agronomi yang belum lengkap, berikan penjelasan bila perlu. c. Jika data laporan pekerjaan agronomi sudah lengkap, Kasi Estate departement membuat rekapitulasi laporan Monitoring pekerjaan agronomi yang meliputi : 1. Laporan Monitoring Harian Produksi 2. Laporan Monitoring Progres Pembukaan LC 3. Laporan Monitoring Progres Tanam Sisi/Sulam 4. Laporan Monitoring Progres Tanam Baru 5. Laporan Monitoring Progres Pemupukan 6. Laporan Monitoring Pemindahan PN ke MN 7. Laporan Monitoring MN ke Lapangan 8. Laporan Monitoring Bulanan Pekerjaan Perawatan d. Kasi Estate menandatangani Laporan Monitoring Pekerjaan Agronomi dan menyerahkan ke Koordinator Estate Departement. e. Setiap akhir bulan Kasi Estate membuat analisa biaya 6.2.5 Kegiatan 9 Berdasarkan Laporan Monioring Harian Produksi, Kasi Estate Departement membuat analisa biaya produksi untuk masingmasing blok. Hal 8 dari 11
6.2.6 Kegiatan 10,11, 12 a. Koordinator Estate Departement menerima Laporan Monitoring Pekerjaan Agronomi, memeriksa dan melakukan pengecekan data. b. Apabila masih ada data yang kurang lengkap atau kurang akurat, Koordinator Estate Departement langsung melakukan konfirmasi dengan KTU Estate atau dengan Afdeling. c. Jika data sudah lengkap dan akurat, Koordinator mengkompilasi data Laporan Monitoring Pekerjaan Agronomi. d. Data/Laporan hasil kompilasi di lakukan monitoring dan verifikasi dengan RKT dan norma yang telah ditetapkan perusahaan, hal-hal yang harus dimonitor dan diverifikasi adalah : 1. Laporan Harian Produksi : Realisasi produksi, jumlah janjang panen, jumlah janjang dikirim ke PKS, BJR (Berat Janjang Rata-rata), kutip brondolan. 2. Laporan Monitoring Progres Pembukaan LC : Sisa hutan (lahan yang belum dibuka) pembukaan hutan. terhadap blok LC, Progres 3. Laporan Monitoring Progres Tanam Sisip/Sulam : Jumlah Sisa tanam berdasarkan areal statement, Realisasi tanam sisp/sulam. 4. Laporan Monitoring Progres Tanam Baru : Jumlah tanam berdasarkan areal statement, Realisasi tanam baru, membandingkan tanam baru terhadap areal tanam yang sudah dibuka. 5. Laporan Monitoring Progres Pemupukan : Jumlah pupuk yang diaplikasi pad setiap TBM dan TM per jenis pupuk, Dosis per pokok, luas aplikasi pemupukan sesuai areal statement. Hal 9 dari 11
6. Laporan Monitoring Pemindahan PN ke MN : Jumlah stok awal, jumlah stok akhir, transplanting bibit, kecambah masuk, bibit mati/afkir. 7. Laporan Monitoring Pemindahan MN ke Lapangan : Jumlah stok awal, jumlah stok akhir, transplanting bibit, bibit masuk dari PN, bibit mati/afkir. 8. Laporan Monitoring Bulanan Perawatan : Monitoring terhadap rotasi setiap pekerjaan perawatan. e. Koordinator Estate Departement menandatangani laporan monitoring pekerjaan agronomi dan menyerahkan kepada Manager Estate Departement. 6.2.7 Kegiatan 13, 14, 15 a. Manager Estate Departement menerima laporan monitoring pekerjaan agronomi, mengecek dan melakukan verifikasi. b. Apabila masih ada data yang kurang lengkap atau dari hasil monitoring terdapat pekerjaan yang tidak sesuai norma dalam jumlah yang signifikan, Manager Estate Departemen berkoordinasi dengan Koordinator Estate Departemen untuk melakukan verifikasi ke lapangan/kebun. c. Laporan monitoring pekerjaan agronomi yang sudah valid (sudah dicek dan diverifikasi) ditandatangani oleh Manager Estate Departement, untuk dilaporkan ke Direktur Operasional. 6.2.8 Kegiatan 16,17,18 Direktur Operasional menerima Laporan Monitoring Pekerjaan Agronomi untuk di review dan melakukan tindakan perbaikan atas laporan tersebut. 7. Daftar Dokumen Pendukung. 7.1. Laporan Harian Produksi atau Evaluation Daily Report (EDR). Hal 10 dari 11
7.2. Laporan Harian Progres Land Clearing. 7.3. Laporan Harian Penanaman Kelapa Sawit. 7.4. Laporan Pemupukan. 7.5. Laporan Transplanting PN ke MN. 7.6. Laporan Transplanting MN ke Lapangan. 7.7. Laporan Harian Pekerjaan Perawatan. 7.8. Laporan Monitoring Harian Produksi 7.9. Laporan Monitoring Progres Pembukaan LC 7.10. Laporan Monitoring Progres Tanam Sisi/Sulam 7.11. Laporan Monitoring Progres Tanam Baru 7.12. Laporan Monitoring Progres Pemupukan 7.13. Laporan Monitoring Pemindahan PN ke MN 7.14. Laporan Monitoring MN ke Lapangan 7.15. Laporan Monitoring Bulanan Pekerjaan Perawatan 8. Lampiran tidak ada Hal 11 dari 11