4 BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian, Sistem dan Metode Pencatatan Persediaan 1. Pengertian Persediaan Persediaan atau sering disebut dengan persediaan barang dagang (merchandise inventory) secara umum digunakan untuk mengindikasikan barang dagang yang dibeli untuk kemudian dijual kembali dalam bisnis perusahaan dagang. Bagi perusahaan manufaktur persediaan meliputi bahan baku (raw material), barang dalam proses (work in process), dan barang jadi (finished goods). Yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah persediaan barang dagang dalam bisnis perusahaan dagang. Persediaan pada perusahaan dagang berubah menjadi harga pokok penjualan (cost of good sold) yang merupakan elemen biaya paling besar. Menurut Achmad dan Sulastiningsih (2009:56), persediaan adalah barang-barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual. Menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK: No. 14, Revisi 2008:14.2), persediaan adalah aset: a. tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa; b. dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau c. dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa. 4
5 Persediaan mempunyai sifat-sifat sebagai berikut: 1. biasanya merupakan aset lancar (current assets) karena masa perputarannya biasanya kurang atau sama dengan satu tahun. 2. merupakan jumlah yang besar, terutama dalam perusahaan dagang dan industry. 3. mempunyai pengaruh yang besar terhadap neraca dan perhitungan laba rugi, karena kesalahan dalam menentukan persediaan pada akhir periode akan mengakibatkan kesalahan dalam jumlah asset lancar dan total asset, harga pokok penjualan, laba kotor dan laba bersih taksiran pajak penghasilan pembagian deviden dan laba rugi ditahan, kesalahan tersebut akan terbawa ke laporan keuangan periode berikutnya. Menurut Stice, Stice dan Skousen (2009:571), adalah sebagai berikut: Persediaan adalah barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan bisnis normal perusahaan atau barang yang dimasukkan secara langsung atau tidak langsung ke dalam barang yang akan diproduksi dan kemudan dijual. Jadi persediaan adalah istilah sejumlah besar aset perusahaan yang digunakan untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual, persediaan ini sangat berpengaruh terhadap neraca dan perhitungan laba rugi, sehingga dalam penyajiannya harus baik dan benar agar apabila terjadi kesalahan perhitungan tidak terbawa ke laporan keuangan periode berikutnya. 2. Sistem Pencatatan Persediaan Dalam perusahaan dagang ada dua sistem persediaan, yaitu: a. Sistem Persediaan Periodik (periodic inventory sistem) Dalam sistem persediaan periodik atau sistem fisik, persediaan barang dagang tidak diikuti mutasi masuk keluarnya barang, sehingga
6 besarnya persediaan barang dapat diketahui dengan cara penghitungan secara fisik barang di gudang. b. Sistem Persediaan Perpetual (perpetual inventory sistem) Dalam sistem persediaan perpetual, baik harga jual maupun harga pokok dari barang yang terjual dicatat untuk setiap penjualan, dengan demikian, setiap saat penjual dapat mengetahui jumlah barang yang terjual dan jumlah yang seharusnya ada dalam persediaan. Dalam sistem perpetual perhitungan fisik persediaan secara periodik berguna untuk mengetahui jumlah persediaan yang menyusut atau hilang (inventory shrinkage/shortage) karena hilang, dicuri atau rusak. 3. Metode penilaian persediaan Pada akhir periode akuntansi, total biaya persediaan harus dialokasikan dalam persediaan yang masih ada (untuk dilaporkan dineraca sebagai aset) dan dalam persediaan yang terjual selama periode tersebut (untuk dilaporkan dalam laporan laba rugi sebagai beban harga pokok penjualan ). Metode penilaian persediaan yang paling umum menurut Stice dan Skousen (2009:585): a. identifikasi khusus(specific indentification) b. biaya rata-rata (average cost) c. masuk pertama, keluar pertama (first-in,first-out FIFO) d. masuk terakhir, keluar terakhir (last-in,first-out LIFO)
7 a. Identifikasi khusus (specific indentification) Dalam metode identifikasi khusus arus biaya disesuaikan dengan arus fisik barang. Biaya dapat dialokasikan ke barang yang terjual selama periode berjalan dan ke barang yang masih tersisa pada akhir periode berdasarkan biaya aktual dari unit tersebut. Dalam metode ini diperlukan suatu cara untuk mengidentifikasikan biaya historis dari setiap unit persediaan. b. Biaya rata-rata (average) Metode rata-rata membebankan biaya rata-rata yang sama ke setiap unit, baik yang sudah dijual maupun yang belum terjual (persediaan akhir). Biaya rata-rata per unit ditentukan dengan membagi total biaya dari barang yang tersedia untuk dijual selama suatu periode dengan jumlah unitnya. Harga pokok penjualan dihitung dengan cara mengalikan jumlah unit terjual dengan biaya rata-rata per unit. Metode biaya rata-rata ini dianggap sebagai metode yang realistis dan pararel dengan arus fisik barang, keterbatasannya adalah bahwa nilai persediaan dapat tertinggal secara signifikan terhadap harga periode dimana terdapat kenaikan atau penurunan harga yang cepat. c. Masuk pertama, keluar pertama (first-in, first-out-fifo) Metode FIFO menganggap bahwa harga pokok dari barang-barang yang pertama kali dibeli akan merupakan barang yang dijual pertama kali.
8 Dalam metode ini persediaan akhir dinilai dengan harga pokok pembelian yang paling akhir. d. Masuk terakhir, keluar pertama (last-in, first out-lifo) Metode LIFO adalah membebankan biaya pada barang yang paling baru masuk yang terjual, sehingga persediaan yang ada pada akhir periode menunjukkan perolehan yang paling awal. LIFO dianggap metode yang paling baik dalam mencocokkan biaya persediaan saat ini dengan pendapatan saat ini. Menurut PSAK No.14 (Revisi 2008;14.5) terdapat metode-metode penilaian persediaan yaitu : metode masuk pertama keluar pertama (MPKP atau FIFO) yang mengasumsikan unit persediaan yang pertama dibeli akan dijual atau digunakan terlebih dahulu sehingga unit yang tertinggal dalam persediaan akhir adalah yang dibeli atau diproduksi kemudian, metode rata-rata tertimbang (weighted average cost method) biaya setiap unit ditentukan berdasarkan biaya rata-rata tertimbang dari unit serupa pada awal periode dan biaya unit serupa yang dibeli atau diproduksi selama periode.
9 B. Pengertian, Tujuan dan Unsur-unsur Pengendalian Internal 1. Pengertian Pengendalian Internal adalah: Pengendalian Internal menurut Anastasia dan Lilis (2011:82) Semua rencana operasional, metode, dan pengukuran yang dipilih oleh suatu kegiatan usaha untuk mengamankan harta kekayaannya, mengecek keakuratan dan keandalan data akuntansi usaha tersebut, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung dipatuhinya kebijakan manajerial yang telah ditetapkan. Menurut Mulyadi ( 2008 : 163), pengendalian internal meliputi: Struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Jadi pengendalian internal merupakan suatu sistem yang bertujuan untuk menjaga harta benda, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi untuk menunjang dipatuhinya kebijakan perusahaan. 2. Tujuan Pengendalian Internal Menurut Warren, Reeve & Fees (2008:398), dua tujuan utama dari pengendalian internal atas persediaan adalah mengamankan persediaan dan melaporkan secara tepat dalam laporan keuangan. Menurut Mulyadi (2008:163), tujuan pengendalian internal dilihat dari definisinya adalah: a. Menjaga Kekayaan Organisasi. Kekayaan perusahaan berupa berwujud ataupun tidak sangat diperlukan untuk menjalankan kegiatan perusahaan.
10 b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Data akuntansi atau informasi digunakan untuk mengambil keputusan, apabila informasi salah, maka keputusan dapat salah juga. c. Mendorong efisiensi. Efisiensi adalah suatu perbandingan antara besarnya pengorbanan dalam dan hasil yang diperoleh. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Manajemen menentukan tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan dan tujuan tersebut dapat tercapai apabila ada kerjasama yang baik antara semua pihak. 3. Unsur-Unsur pengendalian Internal Unsur-unsur pokok pengendalian internal menurut Mulyadi (2008:164) adalah: a. Struktur organisasi yang memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: 1). Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aset perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
11 2). Suatu Fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. b. Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan Biaya. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Dalam perusahaan harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: 1). Penggunaan formulir bernomor urut tercetak sebagai pengendalian yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. 2). Pemeriksaan mendadak (surprised audit) yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. 3). Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang saja, melainkan harus dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi internal check terhadap pelaksanaan tugas, dan setiap bagian akan melaksanakan praktik yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
12 4). Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari. 5). Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak, selama cuti, jabatan digantikan untuk sementara oleh karyawan lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang brrsangkutan, diharapkan dapat diungkap oleh pejabat sementara. 6). Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dan catatannya. Rekonsiliasi antara fisik dengan catatan akuntansi. Hasil menghitungan ini digunakan untuk mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dicatat. 7). Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian internal yang lain. d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara uang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya tergantung pada manusia yang melaksanakan. Unsur mutu karyawan merupakan unsur pengendalian internal yang paling penting. Tiga unsur sistem pengendalian internal yang lain bila cukup kuat, namun bila dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur, empat tujuan sistem pengendalian internal seperti yang telah diuraikan tidak akan tercapai. Karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya tidak cukup menjadi satu-satunya unsur sistem pengendalian internal untuk menjamin tercapainya tujuan sistem pengendalian internal, kesalahan yang bersifat manusiawi dapat saja terjadi.
13 Untuk mengatasi kelemahan yang bersifat manusiawi, maka tiga unsur sistem pengendalian internal yang lain diperlukan dalam suatu organisasi, agar setiap karyawan yang melaksanakan sistem terhindar dari godaan sehingga tujuan sistem pengendalian internal dapat terwujud. Sedangkan menurut Soekrisno (2012:100), Pengendalian Internal terdiri atas lima komponen yang saling terkait berikut ini: a. Lingkungan Pengendalian b. Penaksiran Risiko c. Aktifitas Pengendalian d. Informasi dan Komunikasi e. Pemantauan Menurut Warren, Reeve, Fees (2008 : 209), unsur-unsur pengendalian internal membentuk suatu payung untuk melindungi perusahaan dari ancamanancaman. Lingkungan pengendalian perusahaan tersebut tercermin pada besarnya payung tersebut. Penilaian risiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan merupakan jalinan yang membuat payung tersebut tidak bocor. Informasi dan komunikasi menghubungkan payung tersebut dengan manajemen. Dalam bagian berikut unsur-unsur itu akan dibahas satu per satu. a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Lingkungan pengendalian ini amat penting karena menjadi dasar keefektifan
14 unsur-unsur pengendalian intern yang lain. Faktor-faktor yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah : 1). Filosofi Manajemen adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Gaya operasi manajemen mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. Manajer harus menekankan pentingnya pengendalian Internal. 2). Komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika - Penting bagi manajemen untuk menciptakan budaya organisasi yang menekankan pada integritas dan nilai-nilai etika. Perilaku etis atau tidak etis manajer dan karyawan berdampak besar terhadap keseluruhan pengendalian internal. 3). Komitmen terhadap kompetensi Perusahaan harus merekrut karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya guna mendorong kreativitas dan inisiatif dalam menghadapi kondisi yang dinamis saat ini. 4). Komite audit dari dewan direksi Peran komite audit adalah memantau akuntansi perusahaan serta praktik dan kebijakan pelaporan keuangan. Komite audit berperan sebagai perantara antara auditor internal dan auditor eksternal. Komite audit diperlukan mengingat adakalanya pelaku kecurangan bukanlah karyawan dan bawahan tetapi manajer itu sendiri.
15 5). Struktur organisasi Struktur organisasi perusahaan menggambarkan pembagian otoritas dan tanggung jawab dalam perusahaan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. 6). Metode penetapan otoritas dan tanggung jawab adalah hak yang dimiliki karena posisi formal seseorang untuk memberi perintah kepada bawahan, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk menjalankan tugas tertentu dan untuk diminta pertanggungjawabannya atas hasil yang dicapai. 7). Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Kegiatan sumber daya manusia meliputi perekrutan karyawan baru, orientasi karyawan baru, pelatihan karyawan, motivasi, evaluasi, promosi karyawan, kompensasi karyawan, konseling karyawan, perlindungan karyawan, dan pemberhentian karyawan. Kebijakan sumber daya manusia yang baik akan membantu perusahaan untuk mencapai efisiensi operasi dan memelihara integritas data. b. Penaksiran Risiko Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Setelah risiko diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan menentukan tindakan-tindakan yang dapat meminimumkannya.
16 c. Aktivitas Pengendalian Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya risiko dalam pencapaian tujuan perusahaan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut: 1). Desain dokumen yang baik dan bernomor urut tercetak. 2). Pemisahan fungsi. 3). Otoritas transaksi yang memadai. 4). Mengamankan harta dan catatan perusahaan. 5). Menciptakan adanya pengecekan independen atas pekerjaan karyawan lain. d. Informasi dan Komunikasi Informasi dan komunikasi merupakan unsur yang penting dari pengendalian internal perusahaan. Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan pedoman operasional dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. e. Pemantauan Pemantauan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini
17 dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi keduanya. B. Penelitian terdahulu 1. Denny ( 2007). Penelitian Denny mengevaluasi pengendalian internal persediaan pada PT. ABC. Kesimpulan dari penelitiannya adalah PT. ABC struktur nya sangat sederhana dan ekonomis tetapi tidak mencerminkan sistem pengendalian internal yang memadai. Prosedur pembelian penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang yang diterapkan di PT. ABC masih belum baik tidak adanya fungsi bagian pembelian karena dilakukan direktur tidak ada bagian khusus penerimaan barang semua pegawai dapat menerima, kontrol internal sangat buruk. Pengeluaran barang tidak ada teknik khusus pengendalian persediaan, waktu pemesanan ditentukan ketersediaan bahan baku dan kuantitas pemesanan ditentukan oleh ketersediaan barang jadi. 2. Marlyn ( 2009 ) Penelitian yang dilakukan oleh Marlyn untuk mengetahui apakah struktur pengendalian internal persediaan khususnya pada PT. Erajaya Swasembada telah sesuai dengan teori sistem informasi akuntansi secara umum. Hasil penelitian telah sesuai dengan teori sistem informasi akuntansi secara umum, dimana dalam unsur-unsur pengendalian internal
18 yang terdiri dari lingkungan pengendalian yang diantaranya dalam hal sturktur organisasi yang jelas, penetapan risiko yang memadai yaitu adanya respon manajemen terhadap risiko-risiko yang dihadapi, aktifitas pengendalian terlihat dengan adanya pemisahan fungsi yang jelas dari masing-masing departemen, terciptanya informasi dan komunikasi yang baik antara pihak karyawan dan manjemen sedangkan pemantauan pada PT. Erajaya Swasembada terlihat dengan adanya audit internal juga audit external. 3. Tengku ( 2009) Penelitian Tengku menganalisa keefektifan pengendalian internal atas barang dagang pada PT. Sabda Cipta Jaya, Medan Sumatera Utara. Dengan metode analisis deskriptif kualitatif, hasil penelitiannya disimpulkan bahwa pengendalian intern atas persediaan pada PT. Sabda Cipta Jaya sudah cukup efektif, dimana adanya pemisahan diantara fungsifungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Pemantauan terhadap persediaan barang dagangan juga dilakukan secara periodik oleh bagian logistik melalui kegiatan stock opname.
19 Nama Tahun Denny (2007) Marlyn (2009) Tabel 1. Penelitian terdahulu Judul Evaluasi atas Pengendalian Internal Persediaan pada PT.ABC Analisis Struktur Pengendalian Internal atas Persediaan pada PT. Erajaya Swasembada Hasil Penelitian 1. PT. ABC struktur nya sangat sederhana dan ekonomis tetapi tidak mencerminkan sistem pengendalian internal yang memadai. 2. Prosedur pembelian penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang yang diterapkan di PT:ABC masih belum baik tidak adanya fungsi bagian pembelian karena dilakukan direktur tidak ada bagian khusus penerimaan barang semua pegawai dapat menerima, kontrol internal sangat buruk. 3. Pengeluaran barang tidak ada teknik khusus pengendalian persediaan, waktu pemesanan ditentukan ketersediaan bahan baku dan kuantitas pemesanan ditentukan oleh ketersediaan barang jadi 1. Lingkungan pengendalian internal secara umum telah sesuai dengan teori SIA yang berlaku umum. Komunikasi yang baik antara manajemen dan bawahan, lingkungan dan suasana kerja yang baik. Struktur organisasi yang jelas, Penetapan resiko telah memadai. 2. Pemantauan sesuai teori SIA selain di audit oleh manajemen dan internal audit juga diautdir oleh auditor ekstern. 3. Sistem pencatatan dan penilaian persediaan sudah cukup baik
20 Tengku (2009) Analisis Pengendalian Intern Atas Persediaan Barang Dagang Pada PT. Sabda Cipta Jaya yaitu dengan menggunakan sistem terkomputerisasi antara sistem akuntansi dengan integrated sistem. 4. Sistem pembelian tidak memiliki bagian budget, dengan ini maka perusahaan dapat mengevaluasi pengeluaran perusahaan. Pengendalian intern atas persediaan pada PT. Sabda Cipta jaya sudah cukup efektif, terdapat pemisahan diantara fungsi-fungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Pemantauan terhadap persediaan barang dagangan juga dilakukan secara periodik oleh bagian logistik melalui kegiatan stock opname.