BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Penelitian Terdahulu Pangadda dkk (2015), meneliti tentang pengendalian internal atas persediaan obat-obatan di Rumah Sakit Unisma Malang menyimpulkan, bahwa sistem dan prosedur persediaan yang ada pada Rumah Sakit Islam Unisma sudah cukup baik untuk mendukung dalam pengendalian intern hal ini dapat dilihat pada pemisahan fungsi penerimaan dan pengadaan, setiap prosedur membutuhkan otorisasi dari pejabat yang berwenang, dokumen dan catatan yang ada dapat menciptakan praktek yang sehat. Namun sistem yang ada pada Rumah Sakit Islam Unisma memiliki kelemahan pada sistem penghitungan fisik persediaan hal ini dapat menyebabkan kesalahan informasi yang dibutuhkan manajemen untuk melakukan pembelian persediaan. Tamodia (2013), meneliti tentang pengendalian internal atas persediaan barang dagang di PT. Laris Manis Cabang Manado menyimpulkan, bahwa penerapan sistem pengendalian persediaan barang dagang pada PT. Laris Manis Utama belum ada keseragaman dalam penulisan nama barang, kesalahan menulis nama/merk/size pada barang yang keluar dan kesalahan mengeluarkan barang dari gudang. Sistem pengendalian persediaan barang dagang telah efektif, karena penerimaan dan penyimpanan barang, pencatatan, dan otorisasi dilakukan oleh fungsi yang berbeda. Pemantauan terhadap persediaan barang dagangan juga dilakukan secara rutin setiap sebulan sekali oleh bagian gudang melalui kegiatan stock opname. 8

2 9 Permana (2013), meneliti tentang pengendalian internal atas persediaan obat-obatan di Rumah Sakit Islam Yarsi Pontianak menyimpulkan, bahwa kurangnya sistem pengadaan obat-obatan yang ada pada Instalasi Farmasi di Rumah Sakit Islam Yarsi dan tidak adanya prosedur tertulis yang berlaku dalam pengadaan obat-obatan. Hal ini menyebabkan sistem yang ada belum lengkap menyebabkan terjadinya perangkapan tugas, tidak adanya batas wewenang. Tidak adanya prosedur tertulis untuk ditaati pada Instalasi Farmasi sehingga tidak ada peraturan-peraturan untuk ditaati dan dikerjakan. Efektivitas sistem dan prosedur pengadaan obat-obatan kurang efektif dikarenakan kurangnya kelengkapan dokumen dan catatan yang diperlukan di dalam pengadaan obat-obatan. Sari (2013), meneliti tentang pengendalian internal atas persediaan obatobatan di Klinik Ibumas Tanjungpinang menyimpulkan, bahwa Klinik Ibumas Tanjungpinang telah memiliki prosedur yang telah disusun dengan baik. Akan tetapi masih berpotensi terjadi kelalaian dan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan. Yang menjadi isi dari materi ini merupakan kumpulan dari data-data dan analisa dari hasil penelitian. Struktur organisasi, dokumen-dokumen yang berhubungan dengan persediaan obat-obatan pasien umum dan data lain yang mendukung penelitian. Arini dkk (2015), meneliti tentang pengendalian internal atas persediaan obat untuk pasien pengguna BPJS di RSUD (Rumah Sakit Umum Daerah) Kabupaten Buleleng menyimpulkan, bahwa penerapan pengendalian intern terhadap persediaan obat untuk pasien pengguna BPJS Kesehatan di RSUD

3 10 Kabupaten Buleleng secara keseluruhan sudah efektif. Hal ini dilihat dari keseluruhan aktivitas dilaksanakan dengan baik sesuai dengan unsur-unsur dari pengendalian intern berdasarkan refensi yang ada, namun secara periodik memiliki Pengawasan Medik (pihak kesehatan) untuk melakukan pemeriksaan sebagai upaya pengawasan terhadap pelaksanaan operasional di RSUD Kabupaten Buleleng. Naibaho (2013), meneliti tentang pengendalian internal atas persediaan bahan baku di PT. Industri Kapal Indonesia Bitung menyimpulkan, bahwa tugas-tugas atau fungsi yang telah dilakukan serta sistem pencatatan dan pelaporan mengenai aktifitas pengelolaan persediaan bahan baku memadai. Ditemukan beberapa kelemahan, antara lain adanya perangkapan fungsi penerimaan dan penyimpanan pada bagian gudang, stock opname hanya dilakukan setahun sekali. Pada lingkungan pengendalian, masih ada sebagian karyawan yang belum mematuhi peraturan dan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahaan. Adanya perangkapan fungsi yaitu fungsi penerimaan dan penyimpanan dilakukan oleh bagian gudang. Fasilitas pergudangan yang ada belum memadai dan penanganan persediaan bahan baku juga belum memuaskan. Serta masih ditemui adanya penumpukan persediaan bahan baku. Rahayu dkk (2016), meneliti tentang pengendalian internal atas persediaan obat-obatan di Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri menyimpulkan, bahwa penerapan sistem pengendalian intern persediaan obat di Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri sudah efektif. Namun diketahui masih terdapat kekurangan yaitu belum adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian dan

4 11 penerimaan obat sehingga kemungkinan terjadi kecurangan atau kesalahan cukup besar. Berdasarkan ditemukanya kelemahan tersebut, kemudian diberikan rekomendasi dan saran yaitu sebaiknya terdapat pemisahan tugas untuk meminimalisir kecurangan ataupun kesalahan dalam pengelolaan persediaan obat di Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri. B. Tinjauan Pustaka 1. Sistem Pengendalian Internal a. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2016), sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga asset organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sedangkan menurut Romney dan Marshall (2016) adalah rencana organisasi dan metode bisnis untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya oraganisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah diterapkan. Rama dan Jones mengatakan bahwa, pengendalian internal (internal control) adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya, yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektivitas dan efisiensi

5 12 operasi; keandalan pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Sasaran pengendalian internal yang disebutkan di Laporan COSO (dalam Rama dan Jones, 2008) mencakup berikut: a) Efektivitas dan efisiensi operasi b) Keandalan pelaporan keuangan c) Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku d) Pengamanan asset b) Tujuan Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2008) tujuan pengendalian internal adalah sebagai berikut: 1. Menjaga kekayaan organisasi, a. Penggunaan kekayaan perusahaan melalui sistem otorisasi yang telah diterapkan. b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesunggunya ada. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan b. Pencatatan transaksi yang telah terjadi dalam catatan akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

6 13 Tujuan tersebut dirinci lebih lanjut sebagai: a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan: 1. Pembatasan akses langsung terhadap karyawan 2. Pembatasan akses tidak langsung terhadap karyawan b. Pertanggung jawaban kekayaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada: a. Perbandingansecara periodic antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sudah ada b. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan c. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang ditetapkan: 1. Pemberian otorisasi olehh pejabat yang berwenang 2. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang. d. Pencatatan akuntansi yang terjadi dalam catatan akuntansi: 1. Pencatatan semua transaksi yang terjadi 2. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi 3. Transaksi dicatat dengan jumlah yang benar 4. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang sebenarnya 5. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang sebenarnya 6. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti

7 14 c) Prinsip-Prinsip Pengendalian Internal Menurut Haryono (2005) prinsip pengendalian internal adalah penetapan tanggung jawab secara jelas, penyelenggaraan pencatatan yang memadai, pengasuransian kekayaan dan karyawan perusahaan, pemisahan pencatatan dan penyimpanan asset, pemisahan tanggung jawab atas transaksi, pemakaian peralatan mekanis, serta pelaksanaan pemeriksaan independen. Sedangkan menurut Hartadi (1987) untuk dapat mencapai pengendalian internal, suatu sistem harus memenuhi 6 prinsip pengendalian internal yaitu: a. Pemisahan fungsi Adanya pemisahan fungsi untuk dapat mencapai suatu efisiensi pelaksanaan tugas. Tujuan utama dari pemisahan fungsi adalah untuk menghindari dan pengawasan segera atas kesalahan dan ketidak benaran. b. Prosedur pemberian wewenang Prinsip ini bertujuan untuk menjamin bahwa transaksi telah diotorisasi oleh pihak-pihak yang berwenang. c. Prosedur dokumentasi Dokumentasi yang layak penting untuk mencipatakan sistem pengendalian akuntansi yang efektif. Dokumentasi memberi dasar penetapan tanggung jawab untuk pelaksanaan dan pencatatan transaksi. d. Prosedur dan catatan akuntansi Tujuan dari pengendalian ini adalah agar disiapkan dan dibuatnya catatancatatan akuntansi dengan teliti dan tepat sehingga data akuntansi dapat dilaporkan kepada pihak yang menggunakan secara tepat waktu.

8 15 e. Pengawasan fisik Prinsip ini berhubungan dengan penggunaan alat-alat mekanis dan elektronika dalam pelaksanaan dan pencatatan transaksi. f. Pemeriksaan intern secara bebas Menyangkut pembandingan antara catatan asset dengan asset yang benarbenar ada, menyelenggarakan rekening-rekening kontrol dan mengadakan perhitungan kembali gaji karyawan. Hal ini bertujuan untuk mengadakan pengawasan atas kebenaran data. d) Unsur Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2016), guna menciptakan sistem pengendalian internal yang baik dalam perusahaan terdapat 4 unsur yang harus dipenuhi antara lain: 1) Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional secara Tegas. Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi ini didasarkan pada prinsipprinsip berikut ini: a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari manajer fungsi yang memiliki wewenang

9 16 untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan asset perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Pemisahan tanggung jawab fungsional dilakukan untuk membagi berbagai tahap transaksi tersebut ke tangan manajer berbagai unit organisasi yang dibentuk, sehingga semua tahap transaksi tidak diselesaikan oleh satu unit organisasi saja. Dengan demikian dalam pelaksanaan suatu transaksi terdapat internal check diantara unit organisasi pelaksana. 2) Sistem Wewenang dan Prosedur Pencatatan yang Memberikan Perlindungan yang Cukup terhadap Asset, Utang, Pendapatan, dan Beban. Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekan penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam

10 17 pencatatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan keandalannya (reliability) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai asset, utang, pendapatan, dan beban suatu organisasi. 2) Praktik yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas dan Fungsi Setiap Unit Organisasi Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannnya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah: a. Penggunaan formulir nomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwenang. b. Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemerikasaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang atau

11 18 unit organisasi lain. Sehingga terjadi interna check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi yang terkait. d. Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya. e. Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh pejabat lain, sehingga seandainya terjadi kecurangan dalam departemen yang bersangkutan diharapkan dapat tdiungkap oleh pejabat yang menggantikan tersebut. f. Secara periodic diadakan pencocokan fisik asset dengan catatannya. Hal ini dilakukan untuk menjaga asset organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara asset secara fisik dengan catatan akuntansi atas asset tersebut. g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas mengecek efektivitas unsurunsur pengendalian internal yang lain. Unit organisasi ini disebut satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern (SPI). Adanya satuan pengawas intern dalam perusahan akan menjamin efektivitas unsur-unsur pengendalian internal. 3) Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya Bagaimana pun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung pada manusia yang

12 19 melaksanakannya. Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, cara berikut ini dapat ditempuh: a. Seleksi calon berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Manajemen harus menganalisis jabatan yang ada dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan yang akan menduduki jabatan tersebut. b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tututan perkembangan pekerjaannya. e) Elemen-Elemen Sistem Pengendalian Internal Sistem pengendalian internal pada setiap perusahaan memiliki persyaratan yang berbeda-beda tergantung dari kebutuhan dan juga keadaan perusahaan. Tidak ada aturan baku untuk sestem pengendalian internal. Setiap perusahaan yang memiliki sistem pengendalian internal. Setiap perusahaan yang memiliki sistem pengendalian yang baik dapat meminimalkan adanya kecurangan yang ada. Menurut COSO sistem pengendalian yang baik harus memenuhi 5 elemen-elemen pengendalian internal (Romney & Steinbart, 2006) sebagai berikut: 1) Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian adalah landasan untuk semua unsur pengendalian internal yang membentuk disiplin dan struktur serta dapat mempengaruhi perilaku serta kesadaran manajemen dan karyawan secara keseluruhan mengenai pentingnya pengendalian. Salah satu factor yang mempengaruhi pengendalian adalah filosofi dan gaya operasional

13 20 manajemen, struktur organisasi, pembagian wewenang dan tanggung jawab, kebijakan, dan praktik tentang sumber daya manusia (karyawan). 2) Penilaian resiko (risk assessment) Manajemen harus menilai resiko-resiko yang dapat berupa perubahan permintaan pelanggan, ancaman pesaing, perubahan peraturan, perubahan dalam factor-faktor ekonomi serta melakukan tindakantindakan yang diperlukan untuk mengendalikannya sehingga tujuan pengendalian dapat terwujud. 3) Prosedur pengendalian Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan peraturan yang dibuat oleh perusahaan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai, termasuk untuk mencegah terjadinya kecurangan. 4) Pengawasan (controlling) Pengawasan terhadap sistem pengendalian internal dapat menemukan kelemahan-kelemahan dan memperbaiki efektivitas pengendalian. 5) Informasi dan komunikasi Informasi mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian serta pengawasan dibutuhkan manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan kepatuhan pada pelapor, hukum, dan peraturan yang diperlukan. Manajemen dapat menggunakan informasi

14 21 eksternal untuk menilai kejadian dan kondisi yang dapat berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal. f) Pihak yang Bertanggung Jawab atas Pengendalian Internal Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Auditing (2014) menyatakan bahwa pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap pengendalian internal yaitu sebagai berikut: 1) Manajemen Manajemen memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan dan menyelenggarakan secara efektif pengendalian internal organisasinya. 2) Dewan komisaris dan komite audit Dewan Komisaris bertanggung jawab untuk menentukan apakah manajemen telah memenuhi tanggung jawab mereka dalam mengembangkan dan menyelenggarakan pengendalian internal. 3) Auditor intern Bertanggung jawab untuk memeriksa dan mengevaluasi memadai atau tidaknya pengendalian internal entitas dan membuat rekomendasi peningkatannya. 4) Personel lain entitas Peran dan tanggung jawab semua personel lain yang menyediakan informasi atau menggunakan informasi yang dihasilkan oleh pengendalian internal harus ditetapkan dan dikomunikasikan dengan baik.

15 22 5) Auditor independen Sebagai bagian dari prosedur auditnya terhadap laporan keuangan, auditor dapat menemukan kelemahan pengendalian internal kliennya, sehingga ia dapat mengkomunikasikan temuan auditnya tersebut kepada manajemen, komite audit atau dewan komisaris. 6) Pihak luar lain Pihak luar lain yang bertanggung jawab atas pengendalian internal entitas adalah badan pengatur, seperti Bank Indonesia dan Bapepam. g) Keterbatasan Pengendalian Internal Menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul Auditing (2014), terdapat 5 keterbatasan atas pengendalian internal yaitu sebagai berikut: 1) Kesalahan dalam pertimbangan Manajemen dan personel lain sering kali salah paham dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang diambil dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu atau tekanan lain. 2) Gangguan Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personel keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena kelalaian, tidak adanya perhatian atau kelelahan. 3) Kolusi Tindakan bersama dalam individu untuk tujuan kejahatan tersebut disebut sebagai kolusi. Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya

16 23 pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh sistem pengendalian internal yang dirancang. 4) Pengabaian oleh manajemen Manajemen dapat mengabaikan kebijakan atau prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan yang tidak sah seperti keuntungan pribadi manajer, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan atau kepatuhan semu. Contohnya adalah manajer melaporkan jumlah laba yang lebih tinggi dari jumlah sebenarnya untuk mendapat bonus lebih tinggi. 5) Biaya lawan manfaat Biaya yang diperlukan untuk diperlukan untuk mengoperasikan struktur pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu struktur pengendalian internal. 2. Pengadaan dan Pendistribusian Obat a. Sistem Pengadaan Obat (Sistem Pembelian) Sistem pembelian digunakan perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Dalam kasus ini adalah pengadaan obat di klinik rawat inap.

17 24 1) Fungsi yang Terkait atas Sistem Pengadaan Obat (Sistem Pembelian) Menurut Mulyadi (2016), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah: a. Fungsi gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. b. Fungsi pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. c. Fungsi penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan apakah barang tersebut dapat diterima atu tidak oleh perusahaan. d. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk

18 25 menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab mencatat harga pokok persediaan yang dibeli ke dalam kartu persediaan. 2) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Pengadaan Obat (Sistem Pembelian) Menurut Mulyadi (2016), jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah: a. Prosedur Permintaan Pembelian Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. c. Prosedur Order Pembelian Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenaiorder pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

19 26 d. Prosedur Penerimaan Barang Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. e. Prosedur Pencatatan Utang Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang terkait dengan pembelian dan menyelenggarakan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. f. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi akun yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 3) Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen atas Pengadaan Obat (Sistem Pembelian) adalah: Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari akuntansi pembelian a. Jenis persediaaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point) b. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok c. Order pembelian yang dipenuhi oleh pemasok d. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu e. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian.

20 27 4) Dokumen yang Digunakan dalam Pengadaan Obat (Sistem Pembelian) adalah: Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian a. Surat permintaan pembelian b. Surat permintaan penawaran harga c. Surat order pembelian d. Laporan penerimaan barang e. Surat perubahan order f. Bukti kas keluar 5) Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Pengadaan Obat (Sistem Pembelian) pembelian: Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi a. Register bukti kas keluar (voucher register) b. Jurnal pembelian c. Kartu utang d. Kartu persediaan 6) Unsur Pengendalian Internal Pengadaan Obat (Sistem Pembelian) Menurut Mulyadi (2016), unsur pengendalian internal yang seharusnya adaa dalam sistem akuntansi pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian internal akuntansi berikut ini: menjaga aset (persediaan) dan liabilitas perusahaan (utang dagang atau bukti kas keluar yang akan dibayar), menjamin ketelitian atau keandalan data akuntansi (utang dan persediaan).

21 28 Untuk merancang unsur-unsur pengendalian internal akuntansi yang diterapkan dalam sistem akuntansi pembelian, unsur pokok sistem pengendalian internal yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat. a. Struktur organisasi Perancangan organisasi harus didasarkan pada unsur pokok sistem pengendalian internal berikut ini: 1. Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi penerimaan 2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi 3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang 4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1. Surat permintaan pembelian, diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. 2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi. 3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 4. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.

22 29 5. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. 6. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register buku kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi. c. Praktik yang sehat 1. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi gudang. 2. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan bagian pembelian. 3. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan fungsi penerimaan. 4. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok. 5. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 6. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membadingkannya dengan tembusan surat order pembelian. 7. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.

23 30 8. Catatan yang berfungsi sebagai buku besar pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan akun kontrol utang dalam buku besar. 9. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai. 10. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukung dicap lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok. b. Sistem Pendistribusian Obat (Sistem Penjualan) 1) Fungsi yang Terkait dalam Pendistribusian Obat (Sistem Penjualan) Menurut Mulyadi (2016), beberapa fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan: a. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. b. Fungsi Gudang Fungsi gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. c. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan. d. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu dan spesifikasinya sesuai dengan yang

24 31 tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. 2) Dokumen yang Digunakan dalam Pendistribusian Obat (Sistem Penjualan) penjualan: Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi 1. Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. 2. Bukti Setoran Bank Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. 3. Rekap Harga Pokok Penjualan Digunakan ole fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. 3) Catatan yang Digunakan dalam Pendistribusian Obat (Sistem Penjualan) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan adalah: 1. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara kredit maupun tunai. 2. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu.

25 32 3. Kartu Persediaan Kartu persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4) Unsur Pengendalian Internal Pendistribusian Obat (Sistem Penjualan) Menurut Mulyadi (2016), untuk merancang pengendalian internal yang diterapkan dalam sistem akuntansi penjualan, unsur pokok pengendalian internal yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dan praktik yang sehat sebagai berikut: a) Struktur Organisasi 1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit 2) Fungsi akuntansi harus terpisah dengan fungsi penjualan dan fungsi kredit 3) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas 4) Transaksi penjualan kredit harus dilakukan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada fungsi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh salah satu fungsi tersebut. b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 2) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman).

26 33 3) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat order pengiriman. 4) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan menerbitkan surat keputusan mengenai hal tersebut. 5) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 6) Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, bukti kas masuk, dan memo kredit). 7) Pencatatan terjadinya pitang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. c) Praktik yang Sehat 1) Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan. 2) Faktu penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan. 3) Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.

27 34 4) Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan akun kontrol piutang dalam buku besar. 3. Definisi Efektivitas Menurut Mahmudi (2005) dalam Janurmahendra (2016), efektivitas adalah hubungan antara output dengan tujuan, semakin besar kontribusi (sumbangan) output terhadap pencapaian tujuan, maka semakin efektif organisasi, program atau kegiatan. Komarudin (1994) dalam Ahmad (2013) menyatakan, bahwa efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan (atau kegagalan) kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu. Ihyaul (2009) efektivitas merupakan hubungan antara keluaran dengan tujuan atau sasaran yang harus dicapai. Kegiatan operasional dikatakan efektif apabila proses kegiatan mencapai tujuan dan sasaran akhir kebijakan (spending wisely).