9 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bordnar & Hopwood (2001, p1) sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Menurut Jones & Rama (2003, p15) Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan subsistem dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) yang menyediakan informasi tentang akuntansi dan keuangan sebaik informasi lain yang diperoleh dari proses rutin dalam transaksi akuntansi. Menurut Hall (2001, p10) sistem informasi akuntansi adalah subsistem yang memproses transaksi keuangan dan non-keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. Dari beberapa pengertian diatas dapat diperoleh kesimpulan bahwa Sistem Infiormasi Akuntansi adalah suatu komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk menghasilkan informasi akuntansi dan merupakan subsistem yang lebih kecil dari sistem informasi manajemen. 2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut B Marshall B. Romney (2000, p2) tujuan dari sistem informasi akuntasi adalah sebagai berikut :
10 1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas dan transaksi sehingga dengan demikian perusahaan dapat meninjau apa yang telah terjadi. 2. Memproses data menjadi informasi yang berguna untuk membuat keputusan dimana memungkinkan manajemen untuk melakukan perencanaan, mengeksekusi, dan mengendalikan aktivitas. 3. Menyediakan pengendalian untuk menjaga asset perusahaan, termasuk data untuk memastikan bahwa data tersedia jika dibutuhkan dan data tersebut akurat. 2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Wing Wahyu Winarno (2006, p2.3) komponen SIA terdiri dari : 1. Basis data, baik basis data internal (berada dibawah kendali perusahaan sepenuhnya) dan basis data eksternal (tidak dapat dikendalikan perusahaan). 2. Perangkat keras komputer dan berbagai perangkat pendukungnya, yang semuanya berfungsi untuk mencatat data, mengolah data, dan menyajikan informasi baik secara hardcopy (tercetak) maupun softcopy (tidak tercetak). 3. Perangkat lunak komputer, yang berfungsi untuk menjalankan komputer beserta perangkat pendukungnya. 4. Jaringan komunikasi, baik dengan kabel, gelombang radio, maupun sarana lain, yang berfungsi untuk menghantarkan data dan informasi, dari satu tempat ke tempat lain. 5. Dokumen dan laporan (baik bersifat hardcopy maupun softcopy), yaitu media untuk mencatat data atau menyajikan laporan. 6. Prosedur, atau kumpulan langkah-langkah baku untuk menangani suatu peritiwa (transaksi) yang setiap hari terjadi di dalam perusahaan.
11 7. Pengendalian, yang berfungsi untuk menjamin agar setiap komponen sistem dapat berfungsi dengan baik. Komponen Sistem Informasi Akuntansi menurut Jogiyanto (1999, pp12-14), Sistem Informasi Akuntansi seperti halnya sistem informasi lain, terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan, dimana masingmasing blok saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Blok-blok yang dimaksudkan itu meliputi : 1. Blok Masukan Input yang mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok Keluaran Keluaran adalah produk suatu sistem informasi yang berupa informasi bermutu dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dan semua pemakai sistem. 4. Blok Teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian
12 utama yaitu teknisi (humanware/brainware), piranti lunak (software) dan perangkat keras (hardware). 5. Blok Basis Data Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan piranti lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok Pengendalian Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung cepat diatasi. 2.2 Analisa dan Perancangan Sistem 2.2.1 Definisi Analisis Sistem Menurut Mcleod (2001, p190) analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Menurut Boockhodt (1999, p141) analisis sistem adalah proses memeriksa sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk mengidentifikasikan perbaikan yang potensial. Analisis sistem dibuat untuk 3 (tiga) alasan : 1. Untuk memecahkan masalah dengan sistem yang ada. 2. Untuk memberikan kepuasan terhadap kebutuhan yang baru pada informasi. 3. Untuk mengimplementasikan bentuk yang baru dari teknologi.
13 Dari beberapa pengertian diatas diperoleh kesimpulan bahwa analisis sistem adalah proses peninjauan ulang atas sistem yang telah ada yang bertujuan untuk merancang sistem baru yang lebih sesuai dengan kebutuhan pemakai. 2.2.2 Definisi Perancangan Sistem Menurut Mcleod (2001, p192) perancangan sistem informasi akuntansi adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Menurut Mulyadi (2001, p51) perancangan sistem adalah suatu proses penerjemahan kebutuhan pemakaian informasi kedalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Menurut Bookchodt (1999, p172) perancangan sistem adalah : Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi untuk tujuan sebuah sistem yang baru dari rekomendasi selama proses pembuatan analisa sistem. Perancangan sistem adalah sebuah proses yang dimulai dengan sekumpulan tujuan, mengidentifikasikan metode-metode umum dalam mencapai tujuantujuan tersebut, dan secara berangsur-angsur membuat metode-metode tersebut lebih spesifik dan lebih kongkrit. Tujuan utamanya : Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
14 Dari pengertian di atas dapat diperoleh kesimpulan bahwa perancangan sistem adalah proses penyiapan kebutuhan pemakaian informasi yang terperinci guna pembuatan sistem yang baru sebagai alat bantu pemakai 2.2.3 Alat Bantu Perancangan Sistem 2.2.3.1 UML (Unified Modeling Language) Menurut Jones & Rama (2003, p68) UML merupakan sebuah bahasa yang digunakan untuk menspesifikasikan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan sebuah sistem informasi. 2.2.3.2 Definisi Activity Diagram Menurut Jones & Rama (2003, p99) activity diagram adalah diagram yang menunjukkan urutan aktivitas dalam sebuah proses. 2.2.3.3 Definisi Detailed Activity Diagram Menurut Jones & Rama (2003, p69) Detailed Activity Diagram mirip dengan peta sebuah kota, dengan menyediakan gambaran yang lebih rinci dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan satu atau 2 event yang ditunjukkan oleh overview diagram. 2.2.3.4 Definisi Overview Diagram Menurut Jones & Rama (2003, p99) overview diagram adalah sebuah diagram aktivitas yang mewakilkan tampilan level-tinggi dari proses bisnis dengan
15 mendokumentasikan event-event kunci, urutan dari event-event tersebut dan arus informasi antara event-event tersebut. 2.2.3.5 Definisi Class Diagram Menurut Jones & Rama (2003, p221) class diagram adalah sebuah diagram yang bisa digunakan untuk mendokumentasikan tabel dalam sistem informasi akuntansi, hubungan antar tabel, dan attribut dari tabel. Menurut Mathiassen et.al (2000, p336). Class diagram menggambarkan kumpulan dari classes dan hubungan yang terstruktur. 2.2.3.6 Definisi Use Case Diagram Menurut Jones & Rama (2003, p321) Use Case Diagram digunakan untuk memodel interaksi antara user dan sistem, merupakan urutan langkah-langkah yang terjadi ketika seorang actor berinteraksi dengan sistem untuk tujuan tertentu. Menurut Mathiassen et.al (2000, p119). Sedangkan Use Case adalah pola interaksi antara sistem dengan actors dalam application domain. tanggung jawab aktor terhadap setiap use case. 2.2.3.7 Navigation Diagram Menurut Mathiassen et.al (2000, p159) Navigation Diagram, adalah gambaran keseluruhan dari elemen user interface dan transisi di antaranya.
16 2.2.4 Dokumen dan Formulir 2.2.4.1 Pengertian Dokumen dan Formulir Menurut Wing Wahyu Winarno (2006, p2.16) dokemen merupakan media yang digunakan untuk mencatat data transaksi dan menyajikan informasi setelah data diolah. 2.2.4.2 Ciri-ciri dokumen yang baik Menurut Wing Wahyu Winarno (2006, pp3.6-3.7) ciri dokumen dan formulir yang baik adalah sebagai berikut : a. Memiliki identitas atau kode dokumen. b. Memiliki nomor urut, terutama untuk dokumen yang penting. c. Mudah diisi (sederhana, urutan logis, mengurangi kesalahan, informatif). d. Mengandung unsur pengawasan melekat, sehingga dapat dengan mudah diketahui apabila terjadi penyimpangan. e. Menggunakan ukuran kertas standar f. Menggunakan huruf yang sesuai dengan fungsinya. g. Menggunakan variasi yang proposional. h. Mengandung petunjuk. i. Mampu disimpan dalam waktu lama. 2.2.4.3 Manfaat dokumen Menurut Wing Wahyu Winarno (2006, pp3.4-3.6) manfaat formulir yang pokok adalah sebagai berikut : a. Mencatat (merekam) data induk dan data transasksi.
17 Data induk merupakan data yang terdiri dari entitas (entity) dan bukan merupakan suatu peristiwa. b. Memberi perintah Formulir dapat digunakan untuk memberi perintah untuk mengerjakan sesuatu. Dokumen ini sering disebut dengan turn-around dokumen. c. Memberi informasi Dokumen dapat digunakan untuk memberi informasi, misalnya apakah suatu proses sudah diselesaikan atau masih ditindaklanjuti. d. Mengendalikan kerjasama Sebuah formulir dapat memberi informasi kepada pihak lain, padahal juga dapat digunakan untuk memberi perintah kepada pihak lain, seperti telah dijelaskan pada item b dan c diatas. 2.3 Pengertian Pengelolaan Arti kata kelola menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002, p534) : 1. Mengendalikan, menyelenggarakan. 2. Mengurus, menjalankan. Arti kata Pengelolaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002, p534) : 1. Proses, cara, perbuatan mengelola. 2. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakan tenaga orang lain. 3. Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi. 4. Proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
18 2.4 Pengertian Persediaan Menurut C.Rollin Niswonger, Philip E. Fess, & Carl S.Warren (1999, p359) persediaan (inventories) digunakan untuk mengartikan (1) barang dagang yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan, dan (2) bahan yang terdapat dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu. Menurut Mulyadi (2001, p553) Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk dijual kembali. Dari beberapa pengertian persediaan yang tersebut diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa persediaan adalah sejumlah komoditas yang disimpan guna memenuhi kebutuhan dimasa yang akan datang. 2.4.1 Fungsi Persediaan Persediaan (inventory) dapat memiliki fungsi penting dalam menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan. Menurut Render & Heizer (2001, p314) ada 6 fungsi persediaan, yaitu : 1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen 2. Untuk memasangkan produksi dan distribusi. Misalnya bila permintaan produknya tinggi hanya pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stok selama musim dingin, sehingga biaya kekurangan stok dan kekurangan stok dapat dihindari.
19 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat menurunkan biaya produk. 4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk menghindari dari kekurangan produk yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. 6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan barang dalam proses persediaannnya. Hal ini perlu waktu untuk memproduksi barang karena sepanjang berlakunya proses terkumpul persediaan. 2.4.2 Minimum Stock Menurut Handoko (2001, p359) persediaan minimum merupakan batas persediaan yang paling kecil yang harus ada untuk suatu jenis barang. Oleh karena itu, persediaan minimum ini dimaksudkan untuk menghindari kemungkinan kurangnya persediaan, maksud persediaan umum merupakan persediaan cadangan untuk menjamin keselamatan operasi atau kelancaran produksi perusahaan yang karena itu persediaan ini sering disebut persediaan pengaman. Jadi persediaan minimum dalam suatu perusahaan hendaknya sama besarnya persediaan pengaman. 2.4.3 Jaringan prosedur yang membentuk sistem persediaan penolong Menurut Mulyadi (2001, pp569, 570, 574, 575) jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan penolong adalah : 1. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.
20 2. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang dan mengurangi kuantitas dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. 3. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang Prosedur ini merupakan salah satu yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan nonproduksi. 4. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang. Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang digudang. 5. Sistem perhitungan fisik persediaan. Dalam sistem akuntansi persediaan dengan metode mutasi persediaan (perpectual inventory methods), dibagian kartu persediaan diselenggarakan catatan akuntansi berupa kartu persediaan (inventory ledger) yang digunakan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di bagian gudang.
21 2.4.4 Dokumen yang digunakan dalam persediaan Menurut Mulyadi (2001, pp569, 570, 574, 575) Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan adalah : 2.4.4.1 Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli 1. Laporan penerimaan barang Laporan penerimaan barang digunakan oleh Bagian Gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas barang dari pembelian ke dalam kartu gudang. 2. Bukti kas keluar Bukti kas keluar (yang dilampiri laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan faktur dari pemasok) dipakai sebagai dokumen sumber dalam pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli dalam register bukti kas keluar (voucher registry). 2.4.4.2 Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada Pemasok 3. Laporan pengiriman barang Laporan pengiriman barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan kembali kepada pemasok kedalam kartu gudang. 4. Memo Debit Memo Debit yang diterima dari Bagian Pembelian digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok kedalam kartu persediaan.
22 2.4.4.3 Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang 5. Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang Bukti ini dipakai oleh Bagian Gudang untuk mencatat pengurangan persediaan. 2.4.4.4 Prosedur pengembalian barang gudang 6. Bukti pengembalian barang gudang Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. 2.4.4.5 Sistem perhitungan fisik persediaan 7. Kartu perhitungan fisik (inventory tag) Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan. 8. Daftar hasil perhitungan fisik (inventory summary sheet) Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. 9. Bukti Memorial Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan adjusment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum. 2.4.5 Fungsi-fungsi yang terkait Berbagai fungsi yang terkait dalam sistem persediaan menurut Mulyadi (2001, p579) adalah sebagai berikut :
23 1. Panitia Perhitungan Fisik Persediaan. Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan tersebut kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. 2. Fungsi Akuntansi. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi ini bertanggung jawab untuk : (a) mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil penghitungan fisik, (b) mengalikan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik, (c) mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, (d) melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil penghitungan fisik persediaan, (e) membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 3. Fungsi Gudang dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 2.5 Sistem Pengendalian Internal 2.5.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal Menurut Wing Wahyu Winarno (2006, p2.3) pengertian sistem pengendalian intern yang sudah dibakukan oleh The American institute of Certified Accountans (AICPA) adalah : Rencana organisasi dari semua ukuran dan metode terkoordinasi yang diterapkan dalam suatu perusahaan untuk melindungi aktiva, menjaga keakurasian dan
24 kepercayaan data akuntansi, meningkatkan efesiensi, dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen. Menurut Mulyadi (2001, p163), sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut Hall (2001, p150), sistem pengendalian internal merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu : 1. Untuk menjaga aktiva perusahaan. 2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi. 3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan. 4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. Dari beberapa pengertian di atas dapat diperoleh kesimpulan bahwa sistem pengendalian internal merupakan suatu kontrol yang dikoordinasikan dan dilaksanakan untuk melindungi aset perusahaan serta mengatasi kecurangan karyawan (seperti, manipulasi data dan kerusakan data) dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. 2.5.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal Menurut Wing Wahyu Winarno (2006, p11.6) Ada empat tujuan sistem pengendalian intern, yaitu : 1. Melindungi harta kekayaan perusahaan.
25 2. Meningkatkan akurasi informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi yang dijalankan oleh perusahaan. 3. Meningkatkan efesiensi kerja perusahaan, sehingga dalam berbagai kegiatan dapat dilakukan penghematan. 4. Meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen. 2.5.3 Unsur pengendalian internal Menurut Mulyadi (2001, p581) unsur pengendalian internal dalam sistem fisik persediaan digolongkan ke dalam tiga kelompok dan disajikan berikut ini : 2.5.3.1 Organisasi 1. Perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek. 2. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan, karena karyawan dikedua fundai inilah yang justru dievaluasi tanggungjawabnya atas persediaan. 2.5.3.2 Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan 1. Daftar hasil perhitungan fisik persediaan ditandatangani oleh Ketua Panitia Perhitungan Fisik Persediaan. 2. Pencatatan hasil perhitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu perhitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu perhitungan fisik. 3. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil perhitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan.
26 4. Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar perhitungan fisik. 2.5.3.3 Praktik yang sehat 1. Kartu perhitungan fisik bernomor urut cetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu perhitungan fisik. 2. Perhitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen. 3. Kuantitas dan data persediaan yang lain yang tercantum dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu perhitungan fisik dicocokan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu perhitungan fisik dicatat dalam daftar hasil perhitungan fisik. 4. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya. 2.5.4 Resiko dan ancaman Sistem Pengendalian Intern Menurut Wing Wahyu Winarno (2006, p11.6) Resiko, ancaman dan sistem pengendalian yang perlu diterapkan adalah sebagai berikut : Prosedur Ancaman/Resiko Pengendalian 1. Memesan barang Persediaan barang habis atau terlalu banyak Susun rencana kerja dan rencana kebutuhan; gunakan sistem pencatatan persediaan yang baik; gunakan teknologi pada sistem pencatatan; adakan sistem perhitungan
27 (stock opname) secara rutin. Ada yang meminta barang secara berlebihan, atau ada yang meminta barang yang tidak diperlukan Pembelian dilakukan dengan harga yang terlalu mahal atau dinaikkan secara tidak sah Barang yang dibeli berkualitas rendah Pembelian dilakukan kepada pemasok baru atau pemasok tak dikenal Ada suap atau komisi dari pemasok kepada staf bagian pembelian Susun rencana kerja dan rencana kebutuhan barang; persetujuan atasan untuk pengadaan barang. Untuk pembelian material, harus dilakukan oleh pejabat yang lebih tinggi; pembelian hanya dilakukan kepada pemasok; P/O harus disetujui oleh Kepala Bagian. Lakukan pembelian dipemasok terdaftar; persetujuan terhadap P/O; pemantauan kinerja pemasok; bentuk bagian menerima barang. Buat daftar pemasok; ada persetujuan atasan untuk tiap pembelian dengan jumlah tertentu; pengevaluasian kinerja pemasok. Minta daftar harga dengan pemasok lain; adakan audit internal secara berkala.
28 File data persediaan di komputer tidak up-to-date dan dapat dibuka oleh banyak orang Tunjuk karyawan yang khusus mengamati jaringan komputer; pemakai komputer diberi hak terbatas hanya dapat membaca data yang sesuai dengan bagian dan tugasnya; terapkan fasilitas kata sandi (password) untuk setiap penggunaan aplikasi persediaan. 2. Menerima dan menyimpan barang Menerima barang yang tidak dipesan Bagian penerimaan harus mencocokan barang yang diterima dengan P/O atau tembusannya Salah menghitung persediaan terutama untuk barang yang jumlahnya banyak Gunakan teknologi untuk menghitung misalnya penggunaan aplikasi komputer. Pencurian persediaan Simpan ditempat penyimpanan gudang yang terkendali dan dijaga; membatasi akses terhadap persediaan; permintaan harus tertulis dan diketahui atasan. Tabel 2.1 : Resiko, ancaman dan sistem pengendalian yang perlu diterapkan