BAB II BAHAN RUJUKAN

Transkripsi

1 BAB II BAHAN RUJUKAN 2.1 Sistem Informasi Akuntansi Dalam mencapai tujuan perusahaan, sistem informasi akuntansi berperan penting dalam membantu menyediakan informasi yang berguna untuk berbagai tingkatan, khususnya pengendalian pembelian barang. Sistem informasi akuntansi berperan penting juga dalam mengkoordinasikan berbagai subsistem dalam perusahaan, sehingga memungkinkan pihak manajemen untuk menjalankan fungsi-fungsinya secara optimal. Sebelum membahas lebih lanjut mengenai sistem informasi akuntansi, lebih dahulu dibahas mengenai pengertian sistem, informasi, akuntansi, sistem informasi, dan sistem akuntansi yang menjadi landasan bagi pengertian sistem informasi akuntansi Pengertian Sistem Beberapa definisi sistem dikemukakan oleh para ahli antara lain menurut Mulyadi (2001:2) definisi sistem adalah: Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Zaki Baridwan (2000:2) memberikan definisi tentang sistem sebagai berikut: Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian yang saling berhubungan (subsistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Dan menurut George H. Bodnar (2006:3) menjelaskan arti dari sistem adalah: Sistem merupakan sekumpulan sumber daya yang saling terkait untuk mencapai suatu tujuan. 6

2 7 Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem adalah serangkaian unsur, prosedur-prosedur, atau komponenkomponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan bertujuan untuk melaksanakan kegiatan serta mencapai tujuan perusahaan Pengertian Informasi Suatu informasi mempunyai peranan yang sangat penting di dalam suatu organisasi, informasi dapat sangat berguna bagi pihak manajemen selaku pihak internal untuk mengambil suatu keputusan. Ada beberapa pengertian informasi yang dikemukakan oleh para ahli. Menurut Barry E. Cushing memberikan definisi informasi yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001:28) adalah: Informasi merupakan keluaran (output), dari suatu pengolahan data (sistem informasi) yang telah diorganisir dan berguna bagi yang menerimanya. Menurut Marshall Romney dan Paul Steinbart (2001:13) memberikan definisi tentang informasi sebagai berikut: Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses sehingga menjadi lebih berarti. Sedangkan menurut George H. Bodnar (2006:3) menjelaskan arti dari informasi adalah: Informasi adalah suatu data yang diorganisasi yang dapat mendukung ketepatan pengambilan keputusan. Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang. Informasi juga sangat dibutuhkan untuk pihak manajemen selaku pihak internal untuk mengambil suatu keputusan yang tepat.

3 Pengertian Akuntansi Akuntansi merupakan bahasa bisnis. Setiap perusahaan menerapkannya sebagai alat komunikasi. Secara klasik akuntansi merupakan proses pencatatan (recording), pengelompokan (classifying), perangkuman (summarizing), dan pelaporan (reporting) dari transaksi-transaksi perusahaan. Untuk lebih jelas, berikut adalah pengertian akuntansi menurut beberapa ahli: Menurut Warren, Reeve, dan Fess (2005:10) menjelaskan arti dari akuntansi adalah: Secara umum, Akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan. Sedangkan menurut George H. Bodnar (2006:3) menjelaskan arti dari akuntansi adalah: Akuntansi adalah suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, memproses dan mengomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu entitas ke berbagai kelompok orang. Dari definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengidentifikasi, meringkas, mengolah dan menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya yang mudah dimengerti untuk pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya Pengertian Sistem Informasi Menurut John F. Nash/Martin B. Robert yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001:29) definisi sistem informasi adalah sebagai berikut: Sistem informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat, teknologi, media, prosedur, dan pengendalian yang dimaksudkan untuk menata jaringan komunikasi yang penting, mengolah transaksi-transaksi tertentu yang rutin, membantu manajemen dan pemakai

4 9 intern dan ekstern serta menyediakan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu cara yang telah dibuat oleh perusahaan dengan menggunakan sumber daya pendukung seperti manusia dan komputer untuk memproses data menjadi informasi yang berguna bagi penggunanya Pengertian Sistem Akuntansi Menurut J.W. Neuner dalam bukunya Accounting System, Installation Methods and Procedure yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001:34) definisi sistem akuntansi adalah sebagai berikut: Sistem Akuntansi adalah organisasi dari formulirformulir, catatan-catatan, dan laporan-laporan yang terkoordinir untuk mempermudah mengelola perusahaan dengan menentukan informasi dasar tertentu yang diperlukan. Menurut Mulyadi (2001:3), definisi sistem akuntansi adalah sebagai berikut: Sistem akuntansi adalah organisasi, formulir atau catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan suatu sekumpulan bagian-bagian yang bekerja dan saling berhubungan dalam suatu kerangka kerja yang mempermudah mengelola perusahaan dan dibangun untuk mencapai tujuan Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pengertian sistem informasi akuntansi Menurut Barry E. Cushing yang dikutip oleh La Midjan dan Azhar Susanto (2001:30) adalah sebagai berikut:

5 10 Sistem informasi akuntansi merupakan seperangkat sumber manusia dan modal dalam suatu organisasi, yang dibangun untuk menyajikan informasi keuangan yang diperoleh dari pengumpulan dan pemrosesan data keuangan. Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Nugroho Widjajanto (2001:4) adalah sebagai berikut: Sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Krismiaji (2002:4) adalah sebagai berikut: Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Dari pengertian-pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan suatu sistem pengolahan data akuntansi yang terdiri dari koordinasi manusia, alat dan metode berinteraksi dalam suatu wadah organisasi yang terstruktur untuk menghasilkan informasi akuntansi keuangan dan informasi akuntansi manajemen yang terstruktur Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:37) tujuan sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Untuk meningkatkan kualitas informasi. 2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian intern. 3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha. Dari tujuan diatas dapat di jelaskan sebagai berikut: 1. Untuk meningkatkan kualitas informasi. Yaitu informasi yang tetap guna (relevance), lengkap, terpercaya, dan tepat waktu. Dengan kata lain sistem informasi akuntansi

6 11 harus dengan cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang diperlukan secara lengkap. 2. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian intern. Yaitu sistem pengendalian yang diperlukan agar dapat mengamankan kekayaan perusahaan. Ini berarti bahwa sistem akuntansi disusun harus juga mengandung kegiatan sistem pengendalian intern (internal check). 3. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha. Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk sistem akuntansi harus seefisien mungkin dan harus jauh lebih murah dari manfaat yang akan diperoleh dari penyusunan sistem akuntansi Unsur - unsur Sistem Informasi Akuntansi Unsur sistem informasi akuntansi menurut Nugroho Widjajanto (2001:4) adalah sebagai berikut: 1. Serangkaian formulir yang tercetak 2. Serangkaian buku 3. Serangkaian laporan atau pernyataan (statement) 4. Serangkaian kegiatan klerikal 5. Penggunaan peralatan klerikal Adapun penjelasan mengenai unsur sistem informasi akuntansi diatas adalah sebagai berikut: 1. Serangkaian formulir yang tercetak, seperti faktur, nota (voucher), cek, dan laporan-laporan, yang digunakan untuk membangun sistem akuntansi dan administrasi perkantoran, termasuk berbagai prosedur yang merupakan dasar pembuatan ayat-ayat akuntansi. 2. Serangkaian buku, baik dalam bentuk fisik berupa kartu-kartu dan buku-buku dalam pengertian harfiah, maupun dalam bentuk format yang hanya terbaca oleh mesin. Buku-buku ini meliputi jurnal (journals, book of original entry) maupun buku besar (ledger, subsidiary ledger).

7 12 3. Serangkaian laporan atau pernyataan (statement), seperti misalnya neraca saldo, abstraksi buku besar, perhitungan labarugi, dan neraca. 4. Serangkaian kegiatan klerikal, termasuk operasi pengolahan data elektronik, yang harus dilaksanakan untuk mencatat berbagai informasi akuntansi pada formulir, buku, jurnal, dan buku besar, serta dalam penyusunan laporan dan surat pernyataan. 5. Penggunaan peralatan klerikal, khususnya komputer, mesin ketik, sarana komunikasi untuk mentransfer data, yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem. Sehingga dapat disimpulkan bahwa unsur sistem informasi akuntansi terdiri dari tiga unsur yaitu input, proses, dan output. Input merupakan tenaga dimana sistem itu dioperasikan dan merupakan data atau bahan baku informasi. Output adalah hasil operasi yang berupa informasi. Dalam pengertian sederhana, output berarti yang menjadi tujuan, sasaran, atau target pengorganisasian suatu sistem. Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input (data akuntansi) menjadi output (informasi akuntansi). INPUT Data PROSES OUTPUT Informasi Gambar 2.1 Unsur dalam Sistem Informasi Akuntansi 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pengertian Pembelian Pembelian merupakan salah satu aktivitas utama di perusahaan selain penjualan. Kegiatan pembelian terdiri dari transaksi pembelian barang atau jasa secara tunai dan kredit. Pada dasarnya setiap

8 13 perusahaan tidak lepas dari aktivitas pembelian baik pembelian barang maupun jasa. Pengertian pembelian menurut George H. Bodnar (2001:323) adalah sebagai berikut: Pembelian atau Pengadaan barang adalah proses bisnis dalam memilih sumber daya - sumber daya, pemesanan dan perolehan barang atau jasa. Pembelian dapat diartikan pula sebagai urutan kerja atau salah satu proses yang berkaitan dengan pengadaan barang. Disini pembelian merupakan salah satu kegiatan utama untuk mendukung tersedianya kebutuhan material/jasa yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Mulyadi (2001:299) adalah sebagai berukut: Sistem informasi akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri. Sistem informasi akuntansi pembelian dapat diartikan pula sebagai sistem yang membangun untuk mempermudah pelaksanaan pembelian dengan mengotomatisasikan atau mengkomputerisasikan keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses pembelian tersebut disertai dengan pengendalian atau kontrol atas sistem komputerisasi tersebut. Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi pembelian merupakan serangkaian kegiatan kebutuhan untuk pembeli dan kebutuhan persediaan fisik yang berhubungan dengan pemesanan dengan pemasok.

9 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tujuan pembelian menurut Nugroho Widjajanto (2001:353) adalah sebagai berikut: berikut: Tujuan utama proses pembelian adalah menyediakan sumber daya yang diperlukan organisasi perusahaan dengan cara yang efisien dan efektif. Tujuan tersebut dapat dirinci lebih lanjut menjadi sebagai a. Melaksanakan pembelian dari rekanan yang andal b. Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang diinginkan. c. Memperoleh barang dengan harga yang pantas. d. Hanya membeli barang yang disetujui (authorized) dan sesuai dengan tujuan perusahaan. e. Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala dibutuhkan perusahaan. f. Hanya menerima barang yang sudah dipesan, dan harus menerima semua barang yang dipesan. g. Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima secara sehat untuk menghindari berbagai kemungkinan yang merugikan. Sedangkan menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:126) tujuan dari penyusunan sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut: 1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan. 2. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. 3. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan.

10 15 Adapun penjelasan dari tujuan penyusunan sistem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut: 1. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan, disebabkan pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan. 2. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan utang pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian kredit disatu pihak harta bertambah tetapi dipihak lain hutang pun bertambah. 3. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan dan hasil usaha perusahaan yaitu sebagai berikut: a. Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya penumpukan persediaan (idle) yang mungkin menanggung beban bunga bank kalau dananya bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut, beban sewa gudang dan lain-lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas usaha. b. Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan bahan baku tersebut. c. Apabila harga perolehan atas barang terlalu tinggi dikarenakan adanya pemborosan, manipulasi dan lain-lain, akan menaikan harga pokok atas barang yang dijual dan mengakibatkan pula akan sulit bersaing di pasaran.

11 Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:299) adalah: a. Fungsi gudang b. Fungsi pembelian c. Fungsi penerimaan d. Fungsi akuntansi Adapun tanggung jawab dari fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Gudang Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan Dalam sistem informasi akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian tunai adalah fungsi pencatat persediaan yang bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.

12 Prosedur Pembelian Menurut Mulyadi (2001:301) jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pembelian adalah sebagai berikut : berikut: a. Prosedur permintaan pembelian b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. c. Prosedur order pembelian. d. Prosedur penerimaan barang. e. Prosedur pencatatan utang. f. Prosedur distribusi pembelian. Adapun penjelasan dari jaringan prosedur diatas adalah sebagai a. Prosedur Permintaan Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung dipakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. c. Prosedur Order Pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

13 18 d. Prosedur Penerimaan Barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. e. Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. f. Prosedur Distribusi Pembelian. Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. Fungsi Gudang Permintaan penawaran Permintaan harga pembelian (2) (1) Fungsi Penawaran Pemasok Pembelian harga (3) Penyimpanan barang Order pembelian (6) (4) Fungsi Penerimaan Penerimaan barang dari pemasok (5) Laporan penerimaan barang Fungsi (7) Akuntansi (8) Gambar 2.2 Penerimaan faktur dari pemasok Jaringan Prosedur dalam Sistem Akuntansi Pembelian

14 Dokumen - dokumen Pembelian Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001:303) adalah sebagai berikut: 1. Surat permintaan pembelian. 2. Surat permintaan penawaran harga. 3. Surat order pembelian. 4. Laporan penerimaan barang. 5. Surat perubahan order. 6. Bukti kas keluar. Adapun penjelasan dari dokumen-dokumen diatas adalah sebagai berikut: 1. Surat Permintaan Pembelian Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. 2. Surat Permintaan Penawaran Harga Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar. 3. Surat Order Pembelian Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut: a. Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

15 20 b. Tembusan Pengakuan oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti dalam dokumen tersebut. c. Tembusan bagi Unit Peminta Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian, bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. d. Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak datang pada waktu yang telah ditetapkan. e. Arsip Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok. f. Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. g. Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. 4. Laporan Penerimaan Barang Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

16 21 5. Surat Perubahan Order Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian. 6. Bukti Kas Keluar Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice) Catatan Akuntansi Pembelian Menurut Nugroho Widjajanto (2001:354) catatan akuntansi pembelian adalah sebagai berikut: berikut: a. Master file persediaan b. Master file utang dagang c. Master file pembelian yang masih terbuka, dan d. Master file riwayat rekanan. Adapun penjelasan dari master file diatas adalah sebagai 1. Master file persediaan Dalam sistem informasi akuntansi manual, pengolahan master file persediaan merupakan tanggung jawab Bagian Akuntansi. Sedangkan dalam sistem informasi akuntansi yang berbasis pengolahan data elektronik, master file persediaan berada di bawah tanggung jawab bagian pengolahan data. Dalam sistem manual, catatan persediaan diselenggarakan dalam kartu-kartu

17 22 barang yang merekam semua transaksi masuk dan keluarnya barang dari gudang secara terperinci menurut masing-masing jenis barang. Dalam sistem yang lebih canggih, file persediaan bisa memuat data harga pokok barang yang masuk dan keluar. Semua penerimaan dicatat dengan harga beli, dan pengeluaran dicatat dengan menggunakan harga pokok first-in first-out, last-in lastout, harga pokok rata-rata, atau metode harga pokok lainnya. Cara demikian lebih praktis diterapkan dengan menggunakan sistem pengolahan elektronik. 2. Master file utang dagang Isi master file utang dagang pada umumnya adalah sebagai berikut: a. Nomor kode rekanan atau kreditur (control field). b. Nama dan alamat rekanan c. Jumlah utang dagang: Nomor voucher pengeluaran, Nomor faktur, Tanggal jatuh tempo Jumlah atau nilai faktur, dan Diskon d. Total saldo utang 3. Master file pembelian yang masih terbuka Pembelian masih terbuka adalah pesanan pembelian yang barangnya belum diterima seluruhnya oleh perusahaan. Master file ini memuat pesanan-pesanan pembelian yang telah dilakukan oleh perusahaan dan masih dalam proses pengiriman barang. Dalam sistem manual file ini terdiri dari catatan dokumen pesanan pembelian, sedangkan dalam sistem pengolahan data elektronik file ini bisa dikembangkan dalam media disk atau pita

18 23 magnetik dan setiap record akan memuat data yang sama dengan yang termuat pada dokumen order pembelian. 4. Master file riwayat rekanan Master file ini memuat data antara lain sebagai berikut: a. nama dan alamat rekanan b. syarat-syarat pengiriman barang yang disepakati dengan rekanan, termasuk jenis angkutan yang digunakan, c. catatan mengenai hasil-hasil kesepakatan dan realisasinya dengan rekanan, d. penawaran harga yang diminta, e. pesanan yang diserahkan kepada rekanan bersangkutan, f. total nilai pesanan yang diserahkan kepada rekanan dalam tahun berjalan, g. pengiriman barang terlambat diterima Laporan Manajemen Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:141), informasi dalam bentuk laporan manajemen yang secara terus-menerus diperlukan oleh pimpinan antara lain: berikut: 1. Laporan perkembangan harga atas barang-barang yang penting. 2. Laporan analisa bonafiditas leveransir (vendor). 3. Laporan barang-barang yang dibutuhkan berikut posisi persediaan. 4. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang belum diterima. 5. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli. 6. Laporan atas kontrak-kontrak pembelian yang dibuat berikut penerimaan barang. Adapun penjelasan dari laporan-laporan diatas adalah sebagai 1. Laporan perkembangan harga atas barang-barang yang penting. Laporan ini memuat berbagai barang atau bahan baku yang penting dan menentukan berikut harganya.

19 24 2. Laporan analisa bonafiditas leveransir (vendor). Berisi laporan mengenai berbagai leveransir (vendor) berikut kondisi atas bonafiditas, antara lain pernah atau tidak melaksanakan sebaik-baiknya atas kewajibannya. 3. Laporan barang-barang yang dibutuhkan berikut posisi persediaan. Berisi laporan posisi persediaan atas barang-barang yang diperlukan pada setiap periode dengan menyebutkan jenis, type dan jumlah barang. Kadang-kadang selain menunjukan saldo, juga mutasi masuk dan keluar barang. 4. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang belum diterima. Memuat order pembelian yang telah dibuka dan dikirimkan kepada leveransir (vendor) tetapi barang belum diterima. Laporan harus menunjukan tanggal pengiriman order pembelian dan tanggal barang harus diterima. 5. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli. Memuat barang-barang yang dibeli dan diterima berikut hasil bagian penerimaan atas barang tersebut. 6. Laporan atas kontrak-kontrak pembelian yang dibuat berikut penerimaan barang. Berisi laporan kontrak-kontrak pembelian yang telah dibuat dengan menyebutkan nomor kontrak dan jumlah barang yang telah diterima. 2.3 Pengendalian Internal Pengertian Pengendalian Internal Pengertian pengendalian internal menurut Krismiaji (2002:218) adalah sebagai berikut:

20 25 Rencana organisasi dan metoda yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal adalah meliputi organisasi dan semua metode serta ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan yang memberikan jaminan untuk mencapai tujuan khusus organisasi yaitu mengamankan harta kekayaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan Tujuan Pengendalian Internal adalah: Tujuan pengendalian internal menurut Mulyadi (2001:164) 1. Menjaga keamanan harta kekayaan milik organisasi. 2. Memeriksa ketepatan dan kebenaran atau keandalan data akuntansi. 3. Meningkatkan atau mendorong efisiensi operasi kegiatan. 4. Mendorong ditaatinya kebijaksanaan-kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Pengendalian internal dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian internal dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan Elemen Pengendalian Internal Menurut Krismiaji (2002:219) pengendalian internal memiliki tiga elemen yaitu:

21 26 1. Lingkungan pengendalian 2. Sistem akuntansi 3. Prosedur pengendalian. Adapun penjelasan dari ketiga elemen pengendalian internal diatas adalah sebagai berikut: 1. Lingkungan pengendalian. Lingkungan pengendalian menggambarkan efek kolektif dari berbagai faktor pada penetapan, peningkatan, atau penurunan efektivitas prosedur dan kebijakan khusus. Faktor-faktor tersebut berupa: a. Komitmen terhadap integritas dan nilai etika b. Filosofi dan gaya operasi manajemen c. Struktur organisasi d. Komite audit dewan direktur e. Metoda penetapan wewenang dan tanggung jawab f. Praktik dan kebijakan sumber daya manusia g. Berbagai pengaruh eksternal lainnya yang mempengaruhi kegiatan dan praktik organisasi. 2. Sistem akuntansi. Sistem akuntansi terdiri atas metoda dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, menggolongkan, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi perusahaan dan untuk memelihara akuntabilitas aktiva dan kewajiban yang terkait. Sistem akuntansi yang efektif memberikan dasar yang memadai untuk penetapan metoda dan catatan yang akan berfungsi sebagai berikut: a. Mengidentifikasi dan mencatat seluruh transaksi yang sah. b. Menguraikan secara tepat waktu transaksi bisnis secara rinci sehingga memungkinkan klasifikasi transaksi secara tepat untuk pelaporan keuangan. c. Mengukur nilai transaksi secara tepat sehingga memungkinkan pencatatan sebesar nilai moneternya dalam laporan keuangan.

22 27 d. Menentukan periode waktu terjadinya transaksi sehingga memungkinkan pencatatan transaksi dalam periode akuntansi dalam periode akuntansi yang tepat. e. Menyajikan secara tepat transaksi dan pengungkapan lain yang terkait dalam laporan keuangan. 3. Prosedur pengendalian. Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang ditambahkan ke lingkungan pengendalian dan sistem informasi akuntansi yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang layak bahwa tujuan khusus organisasi akan dicapai. Cakupan prosedur pengendalian adalah sebagai berikut: a. Otorisasi yang tepat terhadap transaksi dan aktivitas. b. Pemisahan tugas yang mengurangi peluang bagi seseorang untuk melakukan kesalahan dalam tugas rutinnya, yaitu dengan menempatkan orang yang berbeda pada fungsi otorisasi transaksi, pencatatan transaksi, penjagaan aktiva. c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan untuk membantu menjamin pencatatan transaksi secara tepat. 2.4 Prosedur Pengendalian Pembelian Menurut George H Bodnar dan William S Hopwood (2006:182) pengertian prosedur-prosedur pengendalian adalah sebagai berikut: Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dicapai. Sistem informasi akuntansi yang baik memiliki prosedur pengendalian yang memadai yang dapat memastikan bahwa informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya. Menurut Krismiaji (2002:326), Secara ringkas, aktivitas pengendalian yang dilaksanakan pada transaksi pembelian dapat dilihat pada Tabel 2.1.

23 28 Tabel 2.1 Ringkasan Aktivitas Pengendalian Transaksi Pembelian Aktivitas Otorisasi Transaksi Pengamanan terhadap aktiva dan catatan Pemisahan tugas Dokumen dan catatan yang memadai Pembelian Barang Manajer unit pembelian mengotorisasi, manajer departemen pembelian menyetujui Laporan penerimaan barang dibuat ketika barang diterima. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak. Kuantitas barang dihitung saat barang diterima. Kuantitas barang dihitung secara independen. Bagian pembelian dan bagian utang dagang. Pencatat persediaan dan bagian gudang. Bagian penerimaan dan bagian gudang. Permintaan Pembelian Dibuat berdasarkan titik dan kuantitas pemesanan kembali. Dimintakan persetujuan untuk pesanan khusus. Order Pembelian Dibuat atas dasar permintaan pembelian. Bernomor urut tercetak. Pemasok dipilih dari daftar pemasok yang disetujui. Dilakukan pengecekan terhadap harga dan termin.