BAB II KAJIAN TEORI. alat-alat pencatatan, laporan-laporan, dan prosedur-prosedur yang. digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan

Transkripsi

1 1 BAB II KAJIAN TEORI 2.1 Sistem Akuntansi Pengertian sistem akuntansi Menurut Mulyadi (2010:3) sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Menurut Jusup (2005: 395) Sitem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan-laporan, dan prosedur-prosedur yang digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasil-hasilnya. Sedangkan menurut Stettler dalam Baridwan (1998:4) sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, dan alat-alat yang digunakan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi merupakan organisasi dari formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk mengolah data untuk menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan manajemen serta luar perusahaan guna mengawasi dan menilai hasil operasi.

2 2 2.2 Unsur-Unsur Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi, terdapat 5 (lima) unsur -unsur akuntansi. Unsur system akuntansi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Formulir, merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi yang direkam pertama kali dijadikan dasar dalam pencatatan. 2. Jurnal, merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya kemudian di-posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 3. Buku Besar ( general ledger), terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, di pihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. 4. Buku Pembantu ( susbsidiary ledger), terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu.

3 3 5. Laporan, merupakan hasil akhir proses akuntansi yang berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, dan daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. 2.3 Persediaan Barang Dagang Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan dagang ataupun perusahaan manufaktur serta perusahaan jasa selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada resiko bahwa perusahaanya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang/jasa. Persediaan diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut hendaknya lebih besar dari pada biaya-biaya yang ditimbulkannya. Definisi persediaan dalam PSAK No.IAI, 2002 adalah sebagai berikut: Persediaan adalah asset: a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa b. Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut, atau c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.

4 4 Persediaan menurut Horngren (2002: 34) didefinisikan sebagai barang dagang yang disimpan oleh perusahaan untuk dijual kepada pelanggan. Sedangkan menurut Hendriksen (1997: 2) perse diaan meliputi barang-barang dagang yang dimaksudkan untuk dijual dalam kondisi usaha normal dan bahan baku serta bahan pembantu yang digunakan dalam proses produksi untuk dijual. Dalam definisinya yang tradiosional, persediaan merupakan aktiva lancar, karena persediaan biasanya akan diubah menjadi kas atau aktiva lainnya dalam siklus operasi perusahaan. Menurut Santoso (2007: 239) Persediaan adalah aktiva yang ditujukan untuk dijual atau diproses lebih lanjut untuk menjadi barang jadi dan kemudian dijual sebagai kegiatan utama perusahaan. Dalam pengertian ini, aktiva yang dimiliki perusahaan bukan untuk dijual tidak akan diperlakukan sebagai persediaan. Pengelompokan persediaan juga didasarkan pada jenis perusahannya. Bagi perusahaan dagang ( merchandise enterprise) dimana persediaan merupakan barang yang langsung diperdagangkan tanpa mengalami proses lanjutan, maka persediaan disebut sebagai persediaan barang dagangang ( merchandise invenroey) sedangkan pada perusahaan industri dimana persediaan bahan baku memerlukan proses lebih lanjut agar siap dijual dalam bentuk dalam bentuk barang jadi (finished googds). Secara umum persediaan dapat didefinisikan sebagai barang-barang atau aktiva yang dimiliki yang ditunjukan untuk dijual kembali, khusus untuk perusahaan manufaktur persediaan tersebut digunakan untuk proses produksi untuk menghasilkan suatu barang jadi. Dalam perusahaan dagang, barang yang dibeli dengan tujuan untuk dijual kembali diberi judul persediaan barang dagang.

5 5 2.4 Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagang Dokumen Yang Digunakan Dalam Penghitung Fisik Persediaan Dokumen yang digunakan dalam perhitungan fisik persediaan menurut Mulyadi (2010: 576) adalah: 1. Kartu penghitung fisik ( inventory tag). Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan. Dalam perhitungan fisik persediaan, setiap persediaan dihitung dua kali secara independent oleh penghitung ( counter) dan pengecek (checker). Kartu perhitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang tiap bagian dapat dipisahkan satu dengan lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses, perhitungan fisik persediaan dilaksanakan. Bagian ke-3 kartu penghitung fisik disediakan untuk merekam data hasil perhitungan oleh penghitung pertama. Bagian ke-2 kartu persediaan digunakan untuk merekam hasil perhitungan kedua (pengecek). Bagian pertama kartu tersebut digunakan untuk memberi tanda jenis persediaan yang telah dihitung dengan cara menggantungkan bagian kartu tersebut pada tempat penyimpanan barang yang bersangkutan. Data yang direkam dalam bagian ke-2 kartu perhitungan fisik dicatat ke dalam hasil perhitungan fisik setelah data dalam bagian ke-2 diperiksa oleh kecocokannya dengan data yang catat dalam bagian ke-3 tersebut. 2. Daftar hasil perhitungan fisik (inventory summary sheet). Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang disalin dari bagian ke-2 kartu persediaan fisik ke dalam ke dalam daftar ini adalah: nomor kartu perhitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas, dan satuan. Dokumen ini di isi dengan harga pokok

6 6 persatuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh bagian kartu persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Daftar hasil perhitungan fisik persediaan yang telah sesuai diproses kemudian ditandangani oleh ketua panitia penghitungan fisik dan diotoritas oleh rektur utama. Daftar ini kemudian digunakan untuk meminta pertanggung jawaban dari bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan barang gudang dan pertanggung jawaban dari bagian kartu persedian mengenai keandalan penyelenggaraan catatan akuntansi persediaan. Berdasarkan informasi yang teracantum dalam kolom harga pokok total pada daftar hasil perhitungan fisik dilakukan adjustment terhadap data kuantitas dan saldo harga pokok yang dicatat dalam kartu persediaan yang bersangkutan. 3. Bukti Memorial. Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunankan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil perhitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan sebagai dasar pembentukan bukti memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan Fungai Fungi Yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan menurut Mulayadi (2010: 579) adalah: 1. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan. Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan penghitung fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan tersebut kepada

7 7 Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. 2. Fungsi Akuntansi. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan fungsi ini bertanggung jawab untuk: (a) mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam hasil penghitungan fisik, (b) mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik, (c) mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik, (d) melakukan adjusment terhadap kartu bukti memrial untuk mencatat adjustment fisik persediaan, (e) m embuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan 3. Fungsi Gudang. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan Catatan Akuntansi Menurut Mulyadi (2010: 576) catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem perhitungan fisik persediaan adalah: 1. Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh bagian kartu persediaan, berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.

8 8 2. Kartu Gudang. Catatan ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang, berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan. 3. Jurnal Umum. Dalam sistem penghitungan fisik, jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut perhitungan fisik Prosedur Persediaan Barang Menurut Sofjan Assauri (1993:169) persediaan dapat didefinisikan sebagai berikut: persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal. Jadi persediaan merupakan sejumlah barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan. Dalam perusahaan perdagangan pada dasarnya hanya ada satu golongan inventory (persediaan), yang mempunyai sifat perputaran yang sama yaitu yang disebut merchandise inventory (persediaan barang dagangan ). Persediaan ini merupakan persediaan barang yang selalu dalam perputaran, yang selalu dibeli dan dijual, yang tidak mengalami proses lebih lanjut didalam perusahaan tersebut yang mengakibatkan perubahan bentuk dari barang yang bersangkutan. Persediaan pada dasarnya akan menimbulkan biaya-biaya. Biaya-biaya yang ditimbulkannya tersebut dapat berupa biaya tetap dan biaya variabel. Menurut Rianto (1995) menyatakan bahwa untuk tujuan perencanaan besarnya persediaan kita hanya memperhatikan

9 9 yang variabelnya saja dari biaya-biaya persediaan tersebut yang secara langsung akan terpengaruh oleh rencana tersebut. Biaya Variabel dari persediaan tersebut dapat digolongkan ke dalam: 1. Procurement atau Ordering Cost Ordering cost adalah biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan, yang terdiri dari: 1. Biaya selama proses pesanan a. Persiapan-persiapan yang diperlukan untuk pemesanan b. Penentuan besarnya kuantitas yang akan dipesan 2. Biaya pengiriman pesanan 3. Biaya penerimaan barang yang dipesan a. Pembongkaran dan pemasukan ke gudang b. Pemeriksaan material yang diterima c. Mempersiapkan laporan penerimaan d. Mencatat kedalam Material Record Card 4. Biaya-biaya processing pembayaran a. Auditing dan perbandingan antara laporan penerimaan dengan pesanan yang asli b. Persiapan pembuatan cheque untuk pembayaran c. Pengiriman cheque dan kemudian auditnya 2. Carrying Cost Carrying cost adalah biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya persediaan. Penentuan besarnya carrying cost didasarkan pada average inventory (persediaan rata-rata), dan biaya ini dinyatakan dalam persentase dari nilai dalam

10 10 rupiah dari average inventory. Biaya-biaya yang termasuk kedalam carrying cost adalah: 1. Biaya penggunaan/sewa ruangan gudang 2. Biaya pemeliharaan material dan allowances untuk kemungkinan rusak 3. Biaya untuk menghitung atau menimbang barang yang dibeli 4. Biaya asuransi 5. Biaya modal 6. Biaya absolescence 7. Pajak dari persediaan yang ada dalam gudang

11 11 Gambar 1: Prosedur persediaan barang (Flow chart) Bag. Gudang (persediaan) Administrasi karyawan suppler pemilik Mulai Pesanan Surat pesanan Barang Cek persediaan barang Tidak Menentukan suppler & jumlah pesanan Mengecek pesanan tidak Stok ada? Membuat surat pesanan Pesanan ada ya Stok barang faktur Cek pesanan Transaksi pembelian ya Barang baik YA Transaksi pembelian Tidak laporan Membuat laporan Selesai Sumber: Sofjan Assauri, Prosedur Persediaan barang

12 12 1. Proses ini diawali dari bagian gudang yang mengecek persediaan barang, barang ada, maka proses akan langsung menuju ke persediaan barang dan apabila barang tidak ada maka akan terjadi proses permintaan barang ke bagian kasir/karyawan. 2. Setelah itu karyawan akan membuat surat pesanan barang dan menentukan supplier. Setelah membuat surat pesanan, surat pesanan akan diberikan ke pada supplier. 3. Supplier akan mengecek pesanan barang, apabila pesanan tidak ada maka proses akan kembali kepada supplier, dan apabila barang ada maka akan menuju ke proses transaksi pembelian barang. 4. Setelah transaksi berhasil maka supplier akan membuat nota pembelian/faktur untuk diserahkan kepada bagian administrasi/karyawan. 5. Setelah itu karyawan akan mengecek barang, apabila barang rusak maka akan kembali ke proses pesanan barang pada supplier, dan apabila barang baik maka akan menuju ke proses transaksi pembelian. 2.5 Unsur-Unsur Pengendalian Intern atas Persediaan Unsur pengendalian intern dalam sistem penghitungan fisik persediaan menurut Mulyadi (2010: 581) digolongkan ke dalam 3 (tiga) kemlompok. Berikut penjelasan masing-masing unsur pengendalian intern: Organisasi 1. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi kartu penghitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengcek. Untuk

13 13 menjamin ketelitian dan keandalan data yang dihasilkan dari kegiatan perhitungan fisik persediaan, panitia yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan tersebut harus terdiri dari 3 (tiga) kelompok: pemegang kartu perhitungan fisik, penghitungan dan pengecek 2. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan, dan biaya, karena karyawan di kedua bagian inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan. Tujuan pengitungan fisik persediaan adalah untuk memintai pertanggung jawaban mengenai barang yang disimpan oleh fungsi gudang dan pertanggung jawaban mengenai ketelitian dan keandalan data persediaan yang dicatat pada kartu persediaan di fungsi akuntansi persediaan. Sistem Otoritas dan Prosedur Pencatatan 1. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditanda tangani oleh Ketua Pantia penghitungan fisik persediaan. Daftar hasil penghitungan fisik berisi informasi hasil peenghitungan fisik persediaan. Daftar ini merupakan dokumen sumber sebagai dasar untuk meng-adjust kartu persediaan, dan kartu gudang serta merupakan dokumen pendukung bukti memorial yang dicatat dalam jurnal umum. Dengan demikian daftar hasil penghitungan fisik merupakan dokumen penting. Dengan demikian daftar dasil penghitungan fisik merupakan dokumen penting untuk meng-up date catatan akuntansi 2. Pencatatan hasil perlindungan fisik persediaan di dasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah teliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik. Pencatatan ke dalam sumber (kartu perhitungan fisik) yang

14 14 telah diteliti kebenarnya oleh pemegang kartu perhitungan fisik. Hal ini dimaksudkan agar setiap dokumen sumber dibuat atas dasar data yang dijamin ketelitiannya. 3. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik adalah diambilkan dari kartu persediaan yang bersangkutan dalam prosedur harga (pricing procedure) 4. Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (ku antitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik. Hasil perhitungan fisik persediaan digunakan untuk memintai pertanggung jawaban fungsi mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan untuk memintai pertanggung jawaban fungsi akuntansi pesediaan mengenai ketelitian dan keandalan informasi persediaan. Setelah kuantitas tiap jenis persediaan yang dihitung dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik, kemudian ditentukan harga pokok per unitnya dan jumlah harga pokok tiap jenis persediaa, untuk dasar adjustment data yang dicatat kartu persediaan.