PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PEMBELIAN DAN PENJUALAN DENGAN OTOMATISASI PENJURNALAN AKUNTANSI PADA TOKO LINDA (Studi Kasus: Toko Linda) NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Riski Haryanto 13.12.7132 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI TRANSAKSI PEMBELIAN DAN PENJUALAN DENGAN OTOMATISASI PENJURNALAN AKUNTANSI PADA TOKO LINDA Riski Haryanto 1), Barka Satya 2) 1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta 2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : riski.h@students.amikom.ac.id 1), barka.satya@amikom.ac.id 2) Abstract - Information Systems Purchase and Sale is a system for recording the activity of purchase transactions, sales transactions, purchase return transaction, the transaction returns penjulan, transaction accounts receivable, accounts payable transactions. Opera-transaction system needs to be implemented on the shop Linda, because it can facilitate and speed up service to consumers. Opera- Transaction System Usage Sales and Purchases in Stores Linda also memperhtikan factor the number of consumers that shopping at Shop Linda as well as many of the items sold. Automation journaling Accounting is a journal Accounting is obtained from the processing of the data that has been recorded on transaction activity system. Journaling Accounting automatically performed can reduce the risk of manipulation of data, so that data is processed only by recording the transaction Purchase and of Sales. So with the Information Systems and Sales and Purchase Transaction Automation Accounting Journaling implemented in Stores Linda, can accelerate and facilitate service to customers and reduce the manipulation of accounting reports that can be detrimental to business. Keywords - Information Transaction System, Purchasing, Sales, Automation Journaling Accounting, Journal of Accounting, Accounting 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Toko Linda merupakan perusahaan skala kecil yang bergerak di bidang distributor barang kebutuhan sehari-hari. Dalam aktifitas perusahaan, Toko Linda memiliki beberapa kegiatan diantaranya; pembelian, retur pembelian, hutang, penjualan, retur penjualan, piutang. Kegiatan tersebut masih dilakukan secara pencatatan manual. Untuk menghasilkan informasi pendapatan per hari, saat ini Toko Linda hanya mengandalkan jumlah uang fisik yang di dapat per hari, tanpa mengetahui arus keuangan, serta tidak mengetahui secara pasti berapa jumlah barang yang terjual. Hal tersebut tidak efektif karena informasi yang dihasilkan tidak akurat. Untuk mendapatkan informasi yang akurat, Toko Linda harus merekam semua kegiatan yang terjadi. Perekaman dilakukan menggunakan Sistem Informasi Transaksi Pembelian dan Penjualan. Hal tersebut dimaksudkan agar Toko Linda dapat mengetahui informasi arus keuangan yang disajikan dalam jurnal akuntansi. Dengan mendapatkan informasi jurnal akuntansu, Toko Linda dapat mengetahui apakan perusahaanya mengalami kemajuan atau kemunduran. Dan pada akhirnya Toko Linda dapat mengambil keputusan atas informasi yang telah di dapatkan. Dengan mengetahui permasalahan yang terjadi pada Toko Linda, dapat menjadikan gambaran mengenai Sistem Informasi yang akan dibuat. Sistem Informasi yang akan dibuat nantinya dapat menangani transaksi pembelian, penjualan, retur pembelian, retur penjualan, hutang serta piutang yang terjadi pada Toko Linda. Dari semua transaksi tersebut akan di olah guna menghasilkan jurnal akuntansi dan lapora dari semua transaksi yang dapat diakses secara cepat dan akurat. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, dapat disimpulkan masalah yang timbul adalah: 1. Bagaimana mendapatkan data mengenai alur proses bisnis yang terjadi pada Toko Linda?. 2. Bagaimana membangun Sistem Informasi Transaksi Pembelian dan Penjualan guna merekam transaksi yang terjadi pada Toko Linda?. 3. Bagaimana mendapatkan informasi jurnal akuntansi berdasarkan transaksi yang terjadi menggunakan Sistem Informasi Transaksi Pembelian dan Penjualan dengan Otomatisasi Penjurnalan Akuntansi pada Toko Linda?. 1.3 Batasan Masalah Batasan Masalah yang digunakan dalam penelitian ini, adalah sebagai berikut: 1. Sistem Informasi digunakan untuk perekaman transaksi yang terjadi pada Toko Linda. 2. Sistem tidak dapat mengetahui kondisi kadaluarsa barang. 1
3. Jurnal Akuntansi yang digunakan yaitu Jurnal Khusus Usaha Dagang. 4. Jurnal Khusus Usaha Dagang didapat dari aktifitas transaksi pembelian, penjualan, retur pembelian, retur penjualan, hutang, piutang. 5. Laporan Pendapatan didapat dari aktifitas transaksi pembelian, penjualan, retur pembelian, retur penjualan. 6. Hak Akses yang terdapat pada Sistem ada 3 yaitu; Admin, Kasir, Manager. 7. Admin hanya dapat melakukan pengolahan data. 8. Kasir/Operator hanya dapat merekam dan mencetak kegiatan transaksi Sistem Informasi tersebut. 9. Manager hanya dapat mengakses laporan yang dihasilkan dari Sistem Informasi tersebut. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini yaitu merancang dan membangun Sistem Informasi Transaksi Pembelian dan Penjualan dengan Otomatisasi Penjurnalan Akuntansi guna menghasilkan informasi jurnal akuntansi berdasarkan transaksi yang terjadi pada Toko Linda. 1.5 Landasan Teori 1.5.1 Tinjauan Pustaka Ahmad Fudholi (2014) dengan judul Skripsi Perancangan Sistem Informasi Penjualan Barang pada Konveksi Al-Minna Pekalongan. Perancangan Sistem Informasi tesebut guna mengatasai permasalahan transaksi penjualan dan pengolahan data barang pada Konveksi Al-Minna yang sekarang memakan waktu cukup lama supaya lebih efektif, tepat waktu dan akurat, sehingga dapat mempermudah transaksi penjualan, pencarian data barang dan pencatatan data barang. Aktifitas yang terjadi pada sistem tersebut yaitu pengolahan data karyawan, supplier, reseler, pelanggan, barang, transaski pembelian, transaksi penjualan, dan transaksi retur. Dari aktifitas tersebut, dapat dihasilkan laporan karyawan, laporan barang, laporan pembelian, laporan penjualan, laporan retur dan laporan reseler. Perbedaan dengan sistem yang akan dibangun yaitu adanya transaksi hutang dan transaksi piutang. [1] 1.5.2 Dasar Teori 1.5.2.1 Definisi Sistem Menurut M.J Alexander dalam buku Information System Analysis: Theory and Application, sistem merupakan suatu group dari elemen-elemen baik yan berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan di antaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sebuah sistem. [2] 1.5.2.2 Definisi Informasi Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informartions System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan. [3] 1.5.2.3 Definisi Sistem Informasi Mengacu pada pendapat James B Bower dan kawan-kawan dalam bukunya Computer Oriented Accounting Information System, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut: Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. [4] 1.5.2.4 Konsep Dasar Jurnal Akuntansi Jurnal Khusus Sesuai dengan namanya, jurnal khusus adalah jurnal yang digunakan khusus untuk mencatat kelompok transaksi-transaksi yang sejenis. Pengelompokkan transaksi-transaksi yang sejenis bergantung pada aktivitas perusahaan yang bersangkutan. [5] Pada umumnya jurnal-jurnal khusus tersebut terdiri dari : 1. Jurnal Penjualan Jurnal Penjualan adalah jurnal yang khusus untuk mencatat penjualan secara kredit. Seperti telah kita ketahui bersama bahwa jurnal untuk mencatat penjualan kredit adalah dengan mendebit rekening Piutang Dagang dan mengkredit rekening Penjualan. 2. Jurnal Pembelian Jurnal Pembelian adalah jurnal yang khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang berhubungan dengan pembelian secara kredit. Pembelian secara kredit akan dicatat dalam jurnal dengan mendebit rekening Pembelian dan megkredit rekening Hutang Dagang 3. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal Penerimaan Kas merupakan jurnal yang khusus digunakan untuk mencatat transaksitransaksi penerimaan kas. 4. Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal Pengeluaran Kas merupakan jurnal khusus yang diguanakan untuk mencatat transaksitransaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas. 5. Jurnal Umum Jurnal Umum merupakan jurnal yang diguanakn untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak bisa dicatat dalam jurnal-jurnal khusus diatas atau sering disebut jurnal memorial. [6] 2
2. Pembahasan 2.1 Pemodelan Sistem 2.1.1 Flowchart Sistem Flowchart sistem menjelaskan alur kerja dari sebuah sistem yang akan dibangun. Hal tersebut dapat membantu untuk pengembangan sistem. Salah satu contoh yaitu untuk mengetahui berapa tabel dalam database yang akan dibuat. Flowchart sistem dapat dilihat pada Gambar 1. Pada sistem yang akan dibangun, proses tersebut di pecah menjadi 15. Interaksi yang dilakukan oleh entitas/pengguna terhadap suatu proses dalam level ini, sudah bukan secara garis besar lagi, melainkan harus menyesuaikan kebutuhan setiap proses. DFD Level 1 dapat dilihat pada gambar 3. Gambar 3. DFD Level 1 Gambar 1. Flowchart Sistem 2.1.2 Data Flow Diagram (DFD) 1. DFD Level 0 DFD Level 0 merupakan sebuah diagram yang menggambarkan proses sebuah sistem secara garis besar. Pada DFD Level 0 ini, secara garis besar menjelaskan aktifitas yang dapat dilakukan oleh pengguna/entitas baik itu input ataupun output dari sebuah sistem, dan digambarkan dengan 1 proses/ proses tunggal. DFD Level 0 dapat dilihat pada gambar 2. 2.2 Pemodelan Data 2.2.1 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan sebuah diagram yang menggambarkan alur data dari sebuah sistem. ERD memiliki komponen-komponen diantaranya entitas, relasi, flow. Dalam setiap entitas harus memiliki atribut, atribut tersebut memiliki fungsi untuk memudahkan dalam penyusunan relasi tabel. Entitas yang terdapat pada sistem ini sebanyak 24. ERD Sistem dapat dilihat pada gambar 4. Gambar 4. ERD Sistem 2. DFD Level 1 Gambar 2. DFD Level 0 Pada DFD Level 1, proses tunggal yang digambarkan di pecah sesuai dengan kebutuhan sistem. 2.2.2 Relasi Tabel Relasi tabel merupakan sebuah gambar yang menjelaskan hubungan antar tabel pada suatu database. Pada tahapan ini akan diketahui kunci dari setiap atribut yang dimiliki pada sebuah tabel. Adapun pembuatan relasi tabel ini berdasarkan ERD yang telah dibuat. Pada tahapan pembuatan relasi tabel ini berfungsi untuk membantu pengembang dalam menyusun sebuah database. Relasi tabel dapat dilihat pada gambar 5. 3
3.2 Saran Berdasarkan kesimpulan yang sudah dibuat, saran untuk pengembangan sistem selanjutnya sebagai berikut: 3. Penutup 3.1 Kesimpulan Gambar 5. Relasi Tabel Berdasarkan penelititan serta pembahasan yang telah di uraikan pada bab sebelumnya, kesimpulan yang dapat diperoleh dalam pengembangan sistem informasi transaksi pembelian dan penjualan dengan otomatisasi penjurnalan akuntansi pada toko linda sebagai berikut: 1. Data mengenai alur proses bisnis dapat diperoleh menggunakan metode pengumpulan data. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu metode observasi, metode wawancara, serta metode dokumentasi. 2. Sistem Informasi Transaksi Pembelian dan Penjualan dapat dibangun dengan melakukan tahapan analisis dan perancangan sistem berdasarkan data alur proses bisnis yang telah diketahui, kemudian melakukan tahapan implementasi menggunakan tools VB6 serta database management system SQLServer 2008. 3. Sistem dapat secara otomastis menghasilkan jurnal akuntansi berdasarkan transaksi yang terjadi pada Toko Linda, jurnal akutansi tersebut diperoleh dari pengolahan data transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi retur pembelian, transaksi retur penjualan, transaksi hutang, serta transaksi piutang dalam periode tertentu. Jurnal akuntansi tersebut berfungsi sebagai informasi atau laporan guna mengetahui arus keuangan Toko Linda. 1. Untuk mendapatkan data yang akurat mengenai alur proses bisnis yang terjadi pada sebuah perusahaan, sebaiknya dilakukan dengan cermat dan turun langsung ke perusahaan. 2. Sistem Informasi Transaksi Pembelian dan Penjualan yang telah di bangun belum memiliki fitur untuk mengetahui kondisi kadaluarsa barang, untuk pengembangan sistem selanjutnya akan lebih baik jika menambakan fitur tersebut. Kemampuan mengetahui kondisi kadaluarsa barang dapat membantu perusahaan dalam melakukan proses retur serta melindungi konsumen dari barang yang sudah kadaluarsa. 3. Untuk menjaga keakuratan data, sebaiknya dibuat tabel baru untuk menampung data jurnal akuntansi pada database. Sistem yang dikembangkan saat ini belum memiliki tabel tersebut, sistem saat ini hanya mengolah data transaksi yang kemudian dapat menghasilkan jurnal akuntansi. Pembuatan tabel baru memilki fungsi jika data transaksi di hapus, maka jurnal akuntansi tetap memiliki nilai keakuratan yang tinggi. Daftar Pustaka [1] Wahyono, Teguh, Sistem Informasi Konsep Dasar, Analisis Desain dan Implementasi, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2004. [2] Jusup, Haryono, AL, Dasar-Dasar Akuntansi Jilid 1, Yogyakarta: Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, 1997. [3] Sutrisno, Akuntansi Proses Penyusunan Laporan Keuangan, Yogyakarta: EKONISIA Kampus Fakultas Ekonomi UII, 2006. [4] Fudholi, Ahmad, Perancangan Sistem Informasi Penjualan Barang pada Konveksi AL-MINNA. Yogyakarta, STMIK Amikom, 2014. Biodata Penulis Riski Haryanto, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016. Barka Satya, memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2001. Memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2005. Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom) Program Pasca Sarjana Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2012. Saat ini menjadi Dosen Tetap di STMIK AMIKOM Yogyakarta. 4