Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Pengamanan telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal September 2011 DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, MUSTARI IRAWAN
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 19 TAHUN 2011 TENTANG PENGAMANAN ARSIP MEDIA BARU BAB I PENDAHULUAN A. Umum Salah satu fungsi yang berkaitan dengan eksistensi bangsa dalam era globalisasi ini adalah fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pelestari memori bangsa Indonesia. ANRI yang menyimpan khasanah arsip sebagai rekaman kolektif pengalaman bangsa sejak masa VOC, Hindia Belanda, Masa Pendudukan Jepang, Orde hingga masa Reformasi, yang hakekatnya menjadi sumber ingatan akan keberhasilan, kegagalan, pengorbanan, penderitaan, musibah dan fenomena lainnya. Dalam upaya mengembangkan dan melestarikan memori itu, ANRI berupaya mengembangkan dan melestarikan ingatan dalam bentuk arsip, baik arsip kertas maupun arsip media baru. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, khususnya Bab IV Pasal 9 disebutkan bahwa Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) berkewajiban menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip statis dari lembagalembaga/badan-badan pemerintahan, badan-badan swasta dan atau perorangan. Dengan demikian setiap arsip statis yang telah diserahkan ke ANRI, baik melalui proses akuisisi dari sumber langsung maupun sumber tidak langsung, harus diamankan dan dilestarikan fisik dan informasinya. Kegiatan pelestarian arsip media baru tersebut dimulai dari penyimpanan arsip media baru di tempat penyimpanan Arsip (depo). Dilanjutkan kemudian dengan pemeliharaan dan pengamanan arsip. Pengamanan dan perlindungan dilakukan terutama untuk menjaga informasi yang terkandung dalam arsip tersebut dari kerusakan atau gangguan. Kegiatan yang dilakukan misalnya adalah penetapan prosedur keamanan gedung dan ruang penyimpanan arsip. Prosedur pemeliharaan arsip dalam rangka menjaga fisik arsip dari kerusakan. Dan prosedur pelestarian arsip dalam rangka menjaga dan mempertahankan informasi arsip, sehingga tetap dapat di akses.
- 2 - Dengan demikian pengamanan arsip media baru secara umum bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindarkan kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya. Demi tercapainya tujuan tersebut diperlukan prasarana dan sarana yang dapat menghindarkan arsip dari kerusakan. Juga tersedianya berbagai unsur pendukung, antara lain sumber daya manusia yang berkemampuan, fasilitas yang cukup, peralatan yang lengkap, dan metode yang tepat. Tanpa itu semua pengamanan dan perlindungan terhadap arsip media baru tidak akan berhasil. Prosedur Tetap Pengamanan ini merupakan acuan kerja dalam pelaksanaan kegiatan pengamanan arsip media baru dari unit kerja terkait. Hal ini diperlukan untuk memberikan pedoman yang baku dalam melaksanakan tugas, sehingga di samping mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan juga dapat meningkatkan kualitas kinerja. Karena setiap tahap kegiatan akan dapat dinilai hasilnya lebih tepat. B. Maksud dan Tujuan Maksud penyusunan prosedur tetap ini adalah memberikan pemahaman teknis tentang proses pengamanan arsip media baru baik fisik maupun informasinya kepada petugas di unit kerja. Tujuan tersedianya prosedur tetap ini adalah agar petugas di unit kerja mampu melaksanakan tugasnya secara efesien dan efektif. C. Ruang Lingkup Materi Prosedur Tetap tentang Pengamanan ini adalah mekanisme/tata cara pengamanan arsip media baru di depo yang terdiri dari Penyusunan Program Pengamanan, Pemeliharaan Keamanan Ruang, Penerimaan Kunjungan Ke Depo, dan Evaluasi Program Pengamanan. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan; 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
- 3-5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam elektronik dengan menggunakan peralatan khusus. Termasuk dalam kategori ini adalah arsip foto, arsip film, arsip mikrofilm, arsip elektronik dan arsip rekaman suara. 2. Pengamanan adalah tindakan, perbuatan atau cara yang dilakukan agar arsip media baru bebas dari bahaya, bebas dari gangguan, dan terlindung dari kerusakan baik dari segi fisik maupun informasinya. Hal ini dilakukan untuk menjamin arsip disimpan di tempat yang tepat dengan fasilitas tepat dan dapat ditemukan dengan cepat. 3. Pengamanan Fisik adalah tindakan dan prosedur yang dilakukan dalam rangka melindungi fisik arsip media baru dari bahaya dan gangguan seperti pencurian dan kerusakan. 4. Pengamanan Informasi adalah tindakan dan prosedur yang dilakukan dalam rangka melindungi informasi yang terkandung dalam arsip media baru. 5. Petugas adalah orang yang bertanggungjawab terhadap atau terlibat dalam program pengelolaan arsip media baru terutama yang terkait dengan pengamanan dan perlindungan arsip media baru. 6. Evaluasi Program Pengamanan adalah kegiatan menelaah dan menilai pelaksanaan pengamanan arsip media baru yang sudah dijalankan, untuk mendapatkan masukan dalam rangka perbaikan program pengamanan arsip media baru.
- 4 - BAB II PROSEDUR PENGAMANAN ARSIP MEDIA BARU Prosedur Pengamanan dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: A. Penyusunan Program Pengamanan Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam rangka pengamanan dan perlindungan arsip media baru yaitu: 1. Direktur Preservasi memerintahkan Kasubdit untuk melaksanakan program pengamanan arsip media baru baik fisik arsip maupun informasi arsip, serta kunjungan tamu ke depo arsip media baru. 2. Kasubdit menyusun rencana kegiatan pengamanan fisik arsip media baru, pengamanan informasi arsip media baru, dan kunjungan tamu ke depo arsip media baru. 3. Kasubdit, Para Kasie di Subdit Arsip Media, dan Arsiparis/Penata Arsip di Subdit membahas rencana pengamanan arsip media baru baik fisik maupun informasi. 4. Kasubdit menyerahkan ajuan rencana kegiatan pengamanan arsip media baru kepada Direktur Preservasi. 5. Direktur Preservasi memeriksa dan mempelajari rencana kegiatan pengamanan fisik dan informasi arsip media baru setelah itu mengambil keputusan mengenai program pengamanan fisik dan informasi arsip media baru dan selanjutnya memberikan arahan kepada Kasubdit tentang kegiatan pengamanan fisik dan informasi arsip media baru. B. Pemeliharaan Keamanan Ruang Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam rangka pengamanan ruang penyimpanan arsip media baru yaitu: 1. Kasubdit penyimpanan Arsip media memberi penugasan kepada Para Kasie di Subdit baru untuk melaksanakan kegiatan keamanan ruang penyimpanan arsip media baru, meliputi kebersihan ruangan, pengecekan suhu dan kelembaban serta keamanan dalam depo. 2. Para Kasie di Subdit baru menyusun jadwal piket kebersihan, pengecekan suhu dan kelembaban ruangan dan memberi penugasan kepada Arsiparis/Penata Arsip di Subdit untuk melaksanakan tugas sesuai dengan jadwal piket.
- 5-3. Arsiparis/Penata Arsip di Subdit mengecek dan mencatat suhu dan kelembaban ruangan depo pada pagi dan sore hari, membersihkan rak arsip dan lantai ruangan, mengunci rak arsip dan mematikan lampu depo pada sore hari, membuat laporan kondisi keamanan arsip media baru dan kebersihan serta kondisi suhu dan kelembaban ruangan, melaporkan kondisi ruangan depo, suhu dan kelembaban kepada Para Kasie di Subdit. 4. Para Kasie di Subdit mempelajari laporan, melakukan pengecekan ke depo, menyusun rekapitulasi laporan keamanan ruangan penyimpanan arsip media baru, melaporkan dan menyerahkan laporan kepada Kasubdit. 5. Kasubdit mencermati laporan, melakukan pengecekan ke depo arsip media baru, melakukan koordinasi dengan Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga terkait dengan kondisi fisik depo arsip media baru, serta melakukan evaluasi kegiatan pengamanan arsip media baru. C. Penerimaan Kunjungan Ke Depo Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam rangka penerimaan kunjungan ke Depo Arsip Media yaitu: 1. Direktur Preservasi menerima surat pemberitahuan akan adanya kunjungan ke depo arsip media baru, dari unit terkait dan memberikan penugasan kepada Kasubdit untuk mempersiapkan kunjungan ke Depo. 2. Kasubdit mempelajari surat permohonan kunjungan, memberi penugasan kepada Para Kasie di Subdit untuk mengecek depo dalam rangka kunjungan tamu. 3. Para Kasie di Subdit mempelajari penugasan, selanjutnya memberi penugasan kepada Arsiparis/Penata Arsip di Subdit untuk melakukan persiapan kunjungan di depo. 4. Arsiparis/Penata Arsip di Subdit mempelajari penugasan, melakukan pengecekan ke depo, mempersiapkan arsip yang akan dilihat oleh tamu dan membuat laporan kesiapan depo menerima kunjungan tamu serta menyerahkan laporan kepada Para Kasie di Subdit. 5. Para Kasie di Subdit dan Kasubdit Arsip Media mencermati laporan, melakukan pengecekan ke depo arsip media baru, membuat laporan persiapan menerima kunjungan di depo arsip media baru, dan menyerahkan laporan kepada Direktur Preservasi. 6. Direktur Preservasi memeriksa laporan persiapan penerimaan kunjungan ke depo arsip media baru.
- 6 - D. Evaluasi Program Pengamanan Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam rangka pengamanan ruang penyimpanan arsip media baru yaitu: 1. Kasubdit menugaskan kepada Para Kasie di Subdit untuk membuat laporan pengamanan arsip media baru. 2. Para Kasie di Subdit menugaskan kepada Arsiparis/Penata Arsip di Subdit untuk membuat laporan pengamanan arsip media baru baik dari segi fisik maupun informasi. 3. Arsiparis/Penata Arsip di Subdit merekap laporan pengamanan arsip media baru dan menyerahkan laporan kepada Para Kasie. 4. Para Kasie di Subdit memeriksa laporan, menandatangani laporan pengamanan arsip media baru, dan menyerahkan laporan kepada Kasubdit. 5. Kasubdit memeriksa laporan dan telaah pelaksanaan kegiatan pengamanan arsip media baru, melaksanakan evaluasi kegiatan pengamanan arsip media baru dengan tujuan agar dapat dilakukan penilaian dan perbaikan terhadap program pengamanan arsip media baru, selanjutnya membuat laporan Pengamanan Arsip Media, dan menyerahkan laporan kepada Direktur Preservasi. 6. Direktur Preservasi memeriksa laporan dan melaksanakan evaluasi pencapaian program di bidang pengamanan arsip media baru.
- 7 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Prosedur Pengamanan ini dapat menjadi acuan bagi pegawai di unit kerja pada khususnya dan di Direktorat Preservasi pada umumnya. Sehingga dalam pelaksanaan penyelenggaraan tugas dan fungsinya dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Prosedur Tetap tentang Prosedur Pengamanan Arsip Media ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dan apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal September 2011 DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, MUSTARI IRAWAN
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 19 TAHUN 2011 TENTANG PENGAMANAN ARSIP MEDIA BARU
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENGAMANAN ARSIP MEDIA BARU Lampiran 1 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN PROGRAM PENGAMANAN ARSIP MEDIA BARU Lampiran 2 DIAGRAM ALIR PEMELIHARAAN KEAMANAN RUANG PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU Lampiran 3 DIAGRAM ALIR PENERIMAAN KUNJUNGAN KE DEPO ARSIP MEDIA BARU Lampiran 4 DIAGRAM ALIR EVALUASI PROGRAM PENGAMANAN ARSIP MEDIA BARU
- 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor: : 19 Tahun 2011 Tanggal: : September 2011 DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN PROGRAM PENGAMANAN ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Arsiparis/ Penata Arsip di Subdit Para Kasie di Subdit Kasubdit Direktur Preservasi 1 Memerintahkan untuk melaksanakan program pengamanan arsip media baru baik fisik arsip maupun informasi arsip, serta kunjungan tamu ke depo arsip media baru. 2 Menyusun rencana kegiatan pengamanan fisik arsip media baru, pengamanan informasi arsip media baru, dan kunjungan tamu ke depo arsip media baru. 3 Membahas rencana pengamanan arsip media baru baik fisik maupun informasi. 4 Menyerahkan ajuan rencana kegiatan pengamanan arsip media baru. 5 a. Memeriksa dan mempelajari rencana kegiatan pengamanan fisik dan informasi arsip media baru. b. Mengambil keputusan mengenai program pengamanan fisik dan informasi arsip media baru. c. Memberikan arahan kepada tentang kegiatan pengamanan fisik dan informasi arsip media baru Norma Waktu: 5 hari kerja
- 3 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : 19 Tahun 2011 Tanggal:: September 2011 DIAGRAM ALIR PEMELIHARAAN KEAMANAN RUANG PENYIMPANAN ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan Arsiparis/ Penata Arsip di Subdit Para Kasie di Subdit Kasubdit baru Kabag Perlengkapan dan Rumah Tangga 1 Memberi penugasan untuk melaksanakan kegiatan keamanan ruang penyimpanan arsip media baru, meliputi kebersihan ruangan, pengecekan suhu dan kelembaban serta keamanan dalam depo. 2 a. Menyusun jadwal piket kebersihan, pengecekan suhu dan kelembaban ruangan. b. Memberi penugasan kepada untuk melaksanakan tugas sesuai dengan jadwal piket. 3 a. Mengecek dan mencatat suhu dan kelembaban ruangan depo pada pagi dan sore hari. b. Membersihkan rak arsip dan lantai ruangan. c. Mengunci rak arsip dan mematikan lampu depo, pada sore hari. d. Membuat laporan kondisi keamanan arsip media baru dan kebersihan serta kondisi suhu dan kelembaban ruangan. e. Melaporkan kondisi ruangan depo, suhu dan Kelembaban. 4 a. Mempelajari laporan dan melakukan pengecekan ke depo. b. Menyusun rekapitulasi laporan keamanan ruangan penyimpanan arsip media baru. c. Melaporkan dan menyerahkan laporan. 5 a. Mencermati laporan dan melakukan pengecekan ke depo arsip media baru. b. Melakukan koordinasi terkait dengan kondisi fisik depo arsip media baru. c. Melakukan evaluasi kegiatan pengamanan arsip media baru. Norma Waktu: Pelaksanaan dilakukan tiap hari kerja. Pengecekan: 10 menit Laporan : 5 hari kerja
- 4 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor: : 19 Tahun 2011 Tanggal:: September 2011 DIAGRAM ALIR PENERIMAAN KUNJUNGAN KE DEPO ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 a. Menerima surat pemberitahuan akan adanya kunjungan ke depo arsip media baru dari unit terkait. b. Memberi penugasan untuk mempersiapkan kunjungan ke Depo. Arsiparis/ Penata Arsip di Subdit Para Kasie di Subdit Arsip media Kasubdit Direktur Preservasi Kepala Biro Perencanaan 2 Mempelajari surat permohonan kunjungan dan memberi penugasan untuk mengecek depo dalam rangka kunjungan tamu. 3 Mempelajari penugasan dan memberi penugasan untuk melakukan persiapan kunjungan di depo. 4 a. Mempelajari penugasan dan melakukan pengecekan ke depo. b. Mempersiapkan arsip yang akan dilihat oleh tamu. c. Membuat laporan kesiapan depo menerima kunjungan tamu dan menyerahkannya. 5 a. Mencermati laporan dan melakukan pengecekan ke depo arsip media baru. b. Membuat laporan persiapan menerima kunjungan di depo arsip media baru dan menyerahkannya. 6 Memeriksa laporan persiapan penerimaan kunjungan ke depo arsip media baru. Norma Waktu: Proses dari menerima penugasan dari Direktur Preservasi hingga laporan persiapan menerima kunjungan ke Direktur Preservasi dilakukan dalam waktu 2 hari kerja.
- 5 - Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor: : 19 Tahun 2011 Tanggal: : September 2011 DIAGRAM ALIR EVALUASI PROGRAM PENGAMANAN ARSIP MEDIA BARU Unit Penyelesaian No Tahap Kegiatan 1 Menugaskan untuk membuat laporan pengamanan arsip media baru. Arsiparis/ Penata Arsip di Subdit Para Kasie di Subdit Kasubdit Direktur Preservasi 2 Menugaskan untuk membuat laporan pengamanan arsip media baru baik dari segi fisik maupun informasi. 3 Merekap laporan pengamanan arsip media baru dan menyerahkan laporan. 4 Memeriksa laporan, menandatangani laporan pengamanan arsip media baru, dan menyerahkannya. 5 a. Memeriksa laporan dan telaah pelaksanaan kegiatan pengamanan arsip media baru. b. Melaksanakan evaluasi kegiatan pengamanan arsip media baru. c. Membuat laporan Pengamanan dan menyerahkannya. 6 Memeriksa laporan dan melaksanakan evaluasi pencapaian program di bidang pengamanan arsip media baru. Norma Waktu: Proses evaluasi program pengamanan arsip media baru dilakukan 1 (satu) minggu setelah kegiatan dilaksanakan. Pembuatan laporan dilakukan dalam waktu 1 (satu) minggu setelah pelaksanaan evaluasi. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, MUSTARI IRAWAN