SIKLUS PENDAPATAN: PENJUALAN DAN PENAGIHAN KAS N. Tri Suswanto Saptadi 5/17/2016 nts/sia 1 Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. 5/17/2016 nts/sia 2 1
Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan? 1 Entri pesanan penjualan 2 Pengiriman 3 Penagihan dan Piutang Usaha 4 Penagihan Kas 5/17/2016 nts/sia 3 Entri Pesanan Penjualan Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: 1. Mengambil pesanan dari pelanggan 2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan 3. Memeriksa ketersediaan persediaan 5/17/2016 nts/sia 4 2
Pengiriman Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap: 1. Mengambil dan mengepak pesanan 2. Mengirim pesanan tersebut 5/17/2016 nts/sia 5 Penagihan dan Piutang Usaha Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan: 1. Penagihan ke para pelanggan 2. Memelihara data piutang usaha 5/17/2016 nts/sia 6 3
Penagihan Kas Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan: 1. Menangani kiriman uang pelanggan 2. Menyimpannya ke bank 5/17/2016 nts/sia 7 Siklus Pendapatan Keputusan-keputusan penting Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Bagaimana perusahaan dapat mencapai tujuan ini? Guna mencapai tujuan ini, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini : 5/17/2016 nts/sia 8 4
Siklus Pendapatan Keputusan-keputusan penting Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan? Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki, dan dimanakah persediaan tersebut ditempatkan? Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada para pelanggan? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman? 5/17/2016 nts/sia 9 Siklus Pendapatan Keputusan-keputusan penting Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan? Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan? Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan? Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas? 5/17/2016 nts/sia 10 5
Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1) This step includes all the activities involved in soliciting and processing customer orders. Key decisions and information needs: decisions concerning credit policies, including the approval of credit information about inventory availability and customer credit status from the inventory control and accounting functions, respectively 5/17/2016 nts/sia 11 Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1) Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu : 1 Mengambil pesanan dari pelanggan 2 Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan 3 Memeriksa ketersediaan persediaan 5/17/2016 nts/sia 12 6
Kebutuhan Informasi dan Prosedur SIA harus menediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini: Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan. Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak. 5/17/2016 nts/sia 13 Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1) Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh: Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan Uji kewajaran Persetujuan kredit Otorisasi umum, Batas kredit Otorisasi khusus:pemeriksaan batas 5/17/2016 nts/sia 14 7
Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1) Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. Internally generated documents produced by sales order entry: Pesanan penjualan Slip pengepakan Kartu pengambilan barang 5/17/2016 nts/sia 15 Kebutuhan Informasi dan Prosedur Menentukan ketersediaan persediaan. Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan. Menentukan harga produk dan jasa. Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi. Memilih metode untuk mengirim barang. 5/17/2016 nts/sia 16 8
Pengiriman (Aktivitas 2) Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory. Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi: Menentukan metode pengiriman. in-house outsource 5/17/2016 nts/sia 17 Pengiriman (Aktivityas 2) Dokumen, catatan, dan prosedur: Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory. Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan. Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan. 5/17/2016 nts/sia 18 9
Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3) Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah: 1 Invoicing customers 2 Maintaining customer accounts Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan Informasi: Accurate billing is crucial and requires information identifying the items and quantities shipped, prices, and special sales terms. 5/17/2016 nts/sia 19 Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3) The sales invoice notifies customers of the amount to be paid and where to send payment. A monthly statement summarizes transactions that occurred and informs customers of their current account balance. A credit memo authorizes the billing department to credit a customer s account. 5/17/2016 nts/sia 20 10
Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3) Jenis sistem penagihan: Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim. Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui. Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini. 5/17/2016 nts/sia 21 Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3) Metode-metode pengurusan piutang dagang: Metode faktur terbuka Metode pembayaran gabungan Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur. 5/17/2016 nts/sia 22 11
Kebutuhan Informasi dan Prosedur Apakah contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan? Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang Kepuasan pelanggan Analisis pangsa pasar dan tren penjualan Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan. 5/17/2016 nts/sia 23 Penagihan Kas (Aktivitas 4) Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah: 1 Kasir 2 Fungsi piutang dagang 5/17/2016 nts/sia 24 12
Penagihan Kas (Aktivitas 4) Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi: Pentingnya pengurangn pencurian kas. Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek. Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur aplikasi harus dikredit. 5/17/2016 nts/sia 25 Penagihan Kas (Aktivitas 4) Dokumen, catatan, dan prosedur: Cek diterima dan dikirim (disimpan). Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran. The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry. 5/17/2016 nts/sia 26 13
Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuantujuan berikut ini dicapai: Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar. Semua transaksi yang dicatat valid (benarbenar terjadi). 5/17/2016 nts/sia 27 Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat. Semua transaksi dicatat dengan akurat. Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif. 5/17/2016 nts/sia 28 14
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Entri Pesanan Penjualan Ancaman 1. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat 2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan Pemeriksaan edit entri data Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan. 3. Legitimasi pesanan Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-business 4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga. Sistem pengendalian persediaan 5/17/2016 nts/sia 29 Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Pengiriman Ancaman 1. Kesalahan pengiriman: Brg. Dag. Yang salah Jumlah Yang salah Alamat yang salah Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan; pemindai kode garis; pengendalian aplikasi entri data 2. Pencurian persediaan Batasi akses fisik ke persediaan; Dokumentasi semua transfer internal persediaan; perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat 5/17/2016 nts/sia 30 15
Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan dan Piutang Usaha Ancaman 1. Kegagalan untuk menagih pelanggan 2. Kesalahan dalam penagihan 3. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan; Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan Pengendalian edit entri data Daftar harga Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan 5/17/2016 nts/sia 31 Ancaman dan Prosedur Pengendalian Aplikasi Penagihan Kas Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan 1. Pencurian Kas Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas 5/17/2016 nts/sia 32 16
Masalah-masalah Pengendalian Umum Ancaman Prosedur Pengendalian yang dapat diterapkan 1. Kehilangan Data Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis) 2. Kinerja yang buruk Persiapan dan tinjauan laporan kinerja 5/17/2016 nts/sia 33 Model Data Siklus Pendapatan The REA data model provides one method for designing a data base that efficiently integrates both financial and operating data. A simplified REA data model for the revenue cycle of a manufacturing company should include the following information: Dua sumber utama (kas dan persediaan) berguna dalam siklus pendapatan 5/17/2016 nts/sia 34 17
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan dan Model Data SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. 5/17/2016 nts/sia 35 Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Data Operasional Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini : Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak Menentukan ketersediaan persediaan Memilih metode untuk mengirim barang 5/17/2016 nts/sia 36 18
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Informasi Sekarang dan Masa Lalu Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini : Menentukan harga produk dan jasa Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek Merencanakan kampanye pemasaran yang baru 5/17/2016 nts/sia 37 Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan: Penilaian Kinerja SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini : Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang Tingkat dan tren kepuasan pelanggan Analisis pangsa pasar dan tren penjualan Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan Keefektifan iklan dan promosi Kinerja staf penjualan Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit 5/17/2016 nts/sia 38 19
Model Data Siklus Pendapatan Empat kegiatan bisnis besar dalam siklus pendapatan (Pesanan, memenuhi pesanan, pengiriman dan penagihan kas) The primary external agent (customer) as well as the various internal agents involved in revenue cycle activities 5/17/2016 nts/sia 39 Model Data Siklus Pendapatan Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE (0, N) Pesanan persediaan Persediaan (0, N) (0, N) Inventory fill order Inventory ship 5/17/2016 nts/sia 40 20
Model Data Siklus Pendapatan Diagram REA siklus pendapatan untuk AOE Kas (1, N) Deposits in (1, 1) (1, 1) Penagihan kas by (1, N) Kasir 5/17/2016 nts/sia 41 21