Manajemen Proyek Perangkat Lunak Minggu 1 Danny Kriestanto, S.Kom., M.Eng Proyek Kumpulan orang-orang untuk menyelesaikan suatu permasalahan Sebuah aktivitas yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah hasil tertentu, dengan pada suatu jangka waktu tertentu dengan sumber daya tertentu Alokasi sumber-sumber dalam waktu tertentu dan koordinasi terhadap kejadian-kejadian yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan yang menyeluruh, sambil menghadapi tantangan-tantangan yang unik dan dapat diperkirakan. Karakteristik Proyek Manajemen Proyek Proyek memiliki tujuan tertentu Proyek harus selesai dalam jangka waktu tertentu Ada penentuan waktu awal dan akhir secara spesifik Proyek harus selesai dengan sejumlah dana tertentu yang diberikan Meskipun beberapa proyek memiliki dana yang cukup besar, tapi tetap memiliki batasan biaya Proyek dikerjakan oleh tim Penugasan seseorang ke dalam sebuah proyek dapat berupa full-time atau part-time, tergantung kebutuhan proyek tersebut Proyek itu unik Meski derajat keunikannya dapat bervariasi untuk setiap proyek, semua proyek pada esensinya hanya terjadi sekali Penerapan pengetahuan, skill, tool, dan teknik pada aktivitas proyek agar memenuhi kebutuhan proyek. Manajemen Proyek IT melibatkan Hardware, Software, dan juga Jaringan Adalah sebuah Sistem yang mempunyai: Prinsip Kebijakan Metoda Prosedur Petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis Teknologi Ketrampilan Tercapai apabila penerapan dan integrasi dari proses manajemen proyek yang meliputi inisialisasi (initiating), perencanaan (planning), eksekusi (excecuting), monitoring, dan controlling. Orang yang bertanggung jawab : manager proyek (Project Manager) Manajer Proyek Orang yang memiliki tanggung jawab untuk mengawasi semua aspek dan aktivitas sehari-hari dalam mencapai tujuan proyek, yang meliputi: koordinasi staf, mengalokasikan sumber-sumber, mengelola anggaran, dan mengkoordinasi seluruh usaha untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan 1
Penyebab Kegagalan Proyek Alasan Pentingnya Manajemen Proyek Penentuan tujuan dan spesifikasi yang sembrono Perencanaan proyek yang buruk Batas waktu (deadline) dan budget yang tidak realistis Pada tahun 1995 Standish Group Study menemukan hanya 16.5% dari proyek IT yang berhasil, 31% dibatalkan sebelum selesai, menghabiskan biaya sekitar 81 miliar dolar hanya untuk di Amerika Constraint (Batasan) Scope: Apa yang ingin dicapai oleh proyek? Time: Berapa lama waktu yang dibutuhkan? Cost: Biaya apa saja yang dibutuhkan? Tugas dari Project Manager adalah untuk menyeimbangkan ketiga hal ini. Constraint Universal Time Batasan yang berkaitan dengan jadwal Cost Pengeluaran atas sumber daya dari proyek Umumnya berurusan dengan uang, meski tidak semuanya begitu (biaya lembur, komputer, pelatihan, dsb) Scope (ruang lingkup) Dapat menjadi masalah jika berurusan dengan atasan yang tidak tahu apa yang dia mau Interaksi dengan Client Merupakan constraint ke empat: relasi yang baik dengan klien Ukuran keberhasilan paling utama adalah klien Knowledge Area 4 pengetahuan inti yang berfokus pada tujuan diadakannya sebuah proyek (Scope, time, cost, quality) 4 fasilitas pendukung agar tujuan tersebut dapat tercapai (sumber daya manusia, komunikasi, resiko, Procurement Management) Project integration management yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh yang lain 2
Project Management Framework Komponen Manajemen Proyek Perangkat Lunak: Scope Time Cost Quality Manajemen Proses Manajemen Produk Manajemen Orang Project Integration Management Tools dan Teknik Proyek Berhasil Human Resources Communica tion Risk Procurement Produk Proses Orang Hubungan MPPL dengan Komponen MP Manajemen Orang Pengelolaan tim dan individu Manajemen Proses Kebutuhan Pekerjaan yang telah selesai Manajemen Produk Permintaan perubahan Pengelolaan perubahan Produk untuk diperiksa Laporan review Hubungan Manajemen Proyek dengan Basis Data Proyek Data histori proyek Data perencanaan yang lalu Hubungan Manajemen Produk dengan Jaminan Kualitas Metode, prosedur, standar, dan alat Feedback (umpan balik) Struktur Manajemen Proyek Perangkat Lunak MPPL Komponen Fungsi Tugas Standar, Metoda, Prosedur, dan Teknik 3
Tugas dan Subtugas Manajemen Orang Tugas adalah suatu unit kerja dalam proyek yang dapat dibagi dan ditentukan untuk mengerjakan beberapa subtugas. Subtugas adalah suatu bagian dari keseluruhan tugas; sebuah tugas besar yang dapat dibagi-bagi. Biasanya, satu rangkaian subtugas menuju pada penyelesaian dari sebuah tugas secara keseluruhan Tugas kerja Manajer: Menetapkan obyektif dan goal Mengorganisasikan Memotivasi dan berkomunikasi Menilai/mengukur Mengembangkan orang Manajemen Proses Kumpulan tugas yang apabila dilaksanakan dengan baik akan menghasilkan hasil/produk yang diinginkan. Meliputi: Pengelolaan/pengaturan pekerjaan, waktu, biaya, dan resiko. Manajemen proses penting karena merupakan dasar yang mempengaruhi : Kualitas produk Waktu dan sumber daya Manajemen Produk Umumnya mementingkan kualitas. Kualitas produk dipengaruhi oleh: Pemilihan proyek Spesifikasi produk Kebutuhan performansi operasi Reaksi/respon pemakai Pemodelan Perangkat Lunak Model Proses Level U (Universal) Model waterfall sudah diketahui dengan baik dan sudah digunakan secara luas Menggambarkan langkah dasar proses Melengkapi petunjuk umum untuk semua peran dan tahapan Berorientasi pada tugas (bukan pada entity) Pemodelan Perangkat Lunak (cont d) Model Proses Level W (Worldly) Urutan petunjuk untuk penugasan kerja Tentukan prasyarat tugas dan hasil Untuk setiap tugas, model proses W menentukan antisipasi hasil yang berhubungan dengan pengukuran dan titik pengecekan Secara operasional, model proses W seperti prosedur, menspesifikasikan siapa yang mengerjakan dan kapan dikerjakan 4
Pemodelan Perangkat Lunak (cont d) Arsitektur Proses Perangkat Lunak Model Proses Level A (Atomic) Deskripsi detil dari aktivitas proses yang spesifik Kebutuhan untuk mencoba mengotomatisasikan aktivitas proses atau prosedur metoda yang standar Pedoman pelaksanaan tugas Abstraksi proses dalam model proses level atas tergantung pada metoda, tools, atau teknik Model Proses U Model Proses W Model Proses A Kebijakan Prosedur Standar, metoda, teknik, tools Apa yang diukur Cara mengukur Pengukuran Level U (Kebijakan) Level W (Prosedur) Menetapkan kerangka kerja level atas dan atur prinsip-prinsip untuk memandu perilaku organisasi secara keseluruhan Memantapkan pedoman untuk berurusan dengan keadaan yang tidak diperkirakan dimana tidak ada contoh sebelumnya Persetujuan pengertian secara global Pemantapan untuk mengimplementasikan kebijakan Mengacu pada standar, metoda, teknik, atau tools yang tersedia. Misalnya review dari QA menspesifikasikan dan bagaimana mengatasi isu yang timbul (dalam pengembangan perangkat lunak) Pedoman kerja harian Level A (Standar) Pedoman Dasar Proses Tentukan secara pasti bagaimana tugas dilaksanakan Pelayanan dasar untuk mengarahkan dan mengendalikan pekerjaan, misalnya standar pemeriksaan kode program akan menspesifikasikan kode apa yang di-review, kapan metoda digunakan, laporan apa yang harus dihasilkan dan batas performansi apa yang masih dapat diterima Developer menggunakan standar sebagai pedoman untuk kegiatannya, SQA akan mereview kegiatan dan hasil kerja dibandingkan standar. Melengkapi rincian kegiatan untuk pelatihan dan mekanisme penugasan Memantapkan obyektif untuk setiap kegiatan proyek Menentukan arsitektur dasar, yakin diperoleh kebutuhan proyek dan kemudian dijadikan seperti kerangka kerja keseluruhan proyek Ingatkan bahwa setiap proyek mempunyai komponen dan modul yang unik dan proses ditetapkan berdasarkan keunikan tersebut Mantapkan standar pendefinisian proses Rubah model proses secara dinamik sebagai perubahan permasalahan Dibutuhkan sebuah deviasi dari standar proses didokumentasikan, direview, dan ditangani 5
Tipe Pengukuran Ukuran perangkat lunak Kualitas pengukuran Produktivitas pengukuran Keahlian Manajemen Produk 1. Penafsiran proses Mendefinisikan kriteria untuk bahan tinjauan 2. Kesadaran terhadap standar proses Memahami standar proses 3. Pendefinisian produk Mengidentifikasi lingkungan pelanggan dan kebutuhan produk 4. Evaluasi alternatif proses Mengevaluasi macam-macam pendekatan 5. Pengelolaan kebutuhan Memonitor perubahan-perubahan kebutuhan 6. Pengelolaan subkontraktor-subkontraktor Merencanakan, mengelola, dan memonitor performansi 7. Perumusan taksiran awal Menaksir kesulitan, biaya, penjadwalan 8. Pemilihan metode dan tool Mendefinisikan proses-proses seleksi 9. Penyatuan proses-proses Memodifikasi proses-proses standar untuk melaksanakan proyek 10. Pelacakan kualitas produk Memonitor kualitas suatu perkembangan produk memastikan tiap proyek sistem berkontribusi pada kualitas organisasi secara keseluruhan 11. Pemahaman aktifitas-aktifitas pengembangan Mempelajari siklus pengembangan perangkat lunak Keahlian Manajemen Proses 12. Pembuatan suatu WBS Membuat WBS untuk sebuah proyek 13. Pendokumentasian rencana-rencana Mengidentifikasi komponen-komponen kunci 14. Pengestimasian biaya Mengestimasi biaya untuk menyelesaikan produk 15. Pengestimasian usaha Mengestimasi usaha yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek 16. Pengelolaan resiko Mengidentifikasi pengaruh resiko dan menentukan penanganannya 17. Pemonitoran pengembangan Memonitor produksi perangkat lunak 18. Penjadwalan Membuat suatu schedule dan milestone 19. Pemilihan metric Memilih dan menggunakan metric 20. Pemilihan tool manajemen proyek Pengetahuan bagaimana memilih tool manajemen proyek 21. Pelacakan proses Memonitor kelengkapan proyek 22. Pelacakan progress proyek Memonitor progress menggunakan metric Keahlian Manajemen Orang 23.Penilaian performansi Mengevaluasi tim untuk meningkatkan performansi 24.Penanganan kekayaan intelektual Memahami pengaruh isu-isu kritis 25.Pengkondisian rapat efektif Merencanakan dan menjalankan rapat bermutu 26.Interaksi dan komunikasi Kemampuan berkomunikasi secara efektif baik lisan maupun tertulis dalam konteks pertemuan, presentasi, memo, dan laporan 6
27. Kepemimpinan Mampu membawa tim kepada hasil yang optimal. Manajemen didefinisikan sebagai seni untuk mengorganisasi, merencanakan, mengontrol, dan mengatur sumber daya yang ada untuk mendapat hasil maksimal 28. Manajemen perubahan Menjadi agen perubahan yang efektif 29. Bernegosiasi dengan sukses Menghindari konflik dan bernegosiasi dengan sukses. Negosiasi adalah seni untuk mendapatkan sejumlah kemungkinan yang dapat diharapkan dari suatu transaksi 30. Perencanaan karir Melakukan strukturisasi dan bimbingan karir 31. Presentasi secara efektif Keahlian menulis dan berbicara secara efektif 32. Perekrutan Merekrut dan mewawancarai dengan sukses 33. Pemilihan suatu tim Memilih tim yang berkompetensi tinggi 34. Pengembangan tim Membentuk, membimbing, dan memelihara tim efektif, memastikan para anggota tim proyek menerima pelatiha, tugas, supervisi, dan umpan balik performa yang cukup untuk menyelesaikan proyek. 7