46 BAB III METODE PENELITIAN A. Waktu dan Tempat Penelitian Penelitian ini dilakukan di kantor PT Pacific Biotekindo kantor Cabang Jakarta yang beralamat di Komplek Perkantoran Infinia Park Blok A52, Jalan DR. Saharjo No. 45 Manggarai, Jakarta Selatan. Penelitian dilakukan selama dua bulan mulai dari bulan Maret 2016 sampai dengan bulan April 2016. B. Desain Penelitian Desain penelitian adalah rancangan penelitian yang digunakan sebagai pedoman dalam melakukan proses penelitian. Desain penelitian berguna bagi pihak-pihak yang terlibat dalam penelitian ini. Penelitian dalam skipsi ini adalah penelitian deskiptif kuantitatif yaitu penelitian dengan mengukur beban kerja karyawan dan jumlah tenaga kerja optimal yang diperlukan. Metode deskiprif kuantitatif ini merupakan suatu metode penelitian yang dilakukan untuk menggambarkan suatu keadaan. Penelitian deskriptif yang dimaksudkan untuk menggambarkan atau mendeskripsikan beban kerja secara sistematis. Sesuai dengan nama jenis penelitiannya, penelitian deskriptif ini ditandai adanya upaya untuk mengetahui kondisi tenaga kerja dalam menjalankan pekerjaan dan tugasnya, baik itu berupa kegiatan produktif, kegiatan tidak produktif dan kegitan pribadi sehingga bisa didapatkan beban kerja dari masing-masing unit kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan yang selanjutnya akan dihitung berapa jumlah tenaga kerja optimum yang diperlukan.
47 C. Definisi dan Operasionalisasi Variabel Tabel 3.1 Definisi dan operasionalisasi variable Variabel Dimensi Indikator BEBAN KERJA adalah sejumlah target pekerjaan, atau target hasil yang harus dicapai dalam satuan waktu tertentu (Menpan 2004) Pengukuran kerja (work measurement): suatu aktivitas untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan pekerja untuk menyelesaikan beragam pekerjaan. (Heizer & Render 2004) Standart pekerja: jumlah waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan sebuah pekerjaan atau sebagian pekerjaan. (Heizer & Render 2004) Kegiatan produktif yaitu seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan dan uraian tugas, baik berupa kegiatan langsung maupun kegiatan tidak langsung. Beban waktu tinggi jika kegitan produktifnya diatas 80% (Ilyas 2004) Kegiatan non produktif yaitu kegiatan yang tidak berkaitan dengan kepentingan pekerjaan dan uraian yang menyebabkan terbuangnya waktu kerja sehingga proses kegiatan operasional menjadi terhenti dan mengurangi produktivitas. Contohnya membaca koran, menonton televisi, mengobrol Dll. Beban waktu rendah jika kegitan non produktifnya diatas 20% (Ilyas 2004) Kegiatan pribadi yaitu Kegiatan yang berkaitan dengan kepentingan pribadi Seperti makan, Minum, ke toilet Dll. Beban waktu tinggi jika kegitan pribadinya dibawah 15% (Ilyas 2004) Waktu normal (Normal Time): Waktu yang diperlukan seorang pekerja untuk melaksanakan aktivitas tertentu dibawah kondisi kerja normal. Waktu normal adalah waktu pengamatan yang disesuaikan lajunya (Heizer & Render 2004) Waktu standart: Waktu yang dihabiskan seorang pekerja rata-rata untuk melaksanakan aktivitas tertentu dibawah kondisi kerja normal (Heizer & Render 2004) Kelonggaran waktu pribadi (personal time allowance): penyesuaian dari waktu total yang memberikan kelonggaran seperti kebutuhan pribadi, keterlambatan yang tidak terhindarkan, dan kelelahan (Heizer & Render 2004) Skala Pengukuran Skala Ordinal Skala Ordinal
48 D. Populasi dan Sampel 1. Populasi Populasi penelitian ini adalah karyawan di cabang Jakarta PT Pacific Biotekindo Intralab sebanyak 21 orang. 2. Sampel Sampel adalah sebagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut, ataupun bagian kecil dari anggota populasi yang diambil menurut prosedur tertentu sehingga dapat mewakili populasinya. Sampel pada penelitian ini adalah seluruh karyawan bagian administrasi cabang Jakarta PT Pacific Biotekindo Intralab diamati dan diukur beban kerjanya yaitu 1 orang sales administration, 1 orang invoice, 1 orang Account Receivable (AR) dan 1 orang logistic administration. E. Teknik Pengumpulan Data Data yang diperlukan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data Sekunder diperoleh dengan cara melakukan telaah dokumen yang dimiliki oleh PT Pacific Biotekindo Intralab cabang Jakarta, seperti data biaya tenaga kerja, data omzet penjualan, dan data purchase order. Data primer dikumpulkan dengan cara melalui teknik sebagai observasi dan wawancara. 1. Teknik Observasi Teknik observasi merupakan teknik atau pendekatan untuk mendapatkan data primer dengan cara mengamati secara langsung objek penelitian. Observasi dilakukan oleh peneliti dengan melakukan pengamatan terhadap seluruh kegiatan
49 yang dilakukan oleh karyawan bagian administrasi cabang Jakarta PT Pacific Biotekindo Intralab selama 6 hari. Setiap harinya selama 6 hari pengamatan peneliti mengamati dan mencatat seluruh kegiatan setiap karyawan bagian administrasi di cabang Jakarta PT Pacific Biotekindo Intralab. Proses pengamatan dan pencatatan ini dilakukan selama 10 menit sekali sebanyak 6 hari kerja. Hasil pengamatan peneliti dicatat kedalam formulir work sampling (Lampiran 1) berdasarkan jenis kegiatan yang dilakukan karyawan yang terbagi menjadi kegiatan produktif, non produktif dan kegiatan pribadi. 2. Teknik Wawancara Teknik wawancara adalah komunikasi dua arah untuk mendapatkan data dari responden. Pengambilan data dengan teknik wawancara ini dilakukan dengan cara peneliti mengajukan pertanyaan-pertanyaan mengenai kondisi lingkungan / tempat kerja kepada karyawan bagian administrasi cabang Jakarta (lampiran 8) dan melakukan wawancara kepada kepala cabang Jakarta selaku atasannya untuk melakukan penilaian terhadap kemampuan dan konsistensi kerja dengan mengacu pada faktor penyesuaian dengan westing house system rating (lampiran 10). F. Metode Analisis Dalam penelitian ini terdiri dari 5 tahapan utama yaitu tahap pendahuluan, persiapan pengambilan data, pengumpulan dan pengolahan data, analisis data dan kesimpulan. Pada tahapan pendahuluan terdiri dari proses awal penelitian berupa penentuan topik penelitian, perumusan masalah, penetapan tujuan dan batas penelitian, serta mencari literatur terkait dengan penelitian ini.
50 Pada tahap persiapan data adalah tahapan perancangan alat bantu untuk pengambilan data (formulir work sampling). Pada tahap pengumpulan data, peneliti mengambil data-data aktual yang didapatkan dilapangan dan data-data yang didapatkan dari perusahaan. Pada tahap pengolahan data dan analisis dilakukan pengolahan data untuk menetapkan nilai waktu standart serta perhitungan jumlah tenaga kerja optimal menggunakan metode workload analisis. Sedangkan pada tahap akhir akan ditarik kesimpulan dari keseluruhan proses penelitian yang didapat. Diagram alir metodologi penelitian dapat dilihat pada gambar 3.1. Metode yang digunakan dalam menganalisis beban kerja dan menghitung berapa jumlah tenaga kerja optimal yang diperlukan adalah dengan menggunakan metode workload analysis (WLA) karena telah sesuai untuk menganalisis beban kerja karyawan cabang Jakarta PT Pacific Biotekindo. Menurut Arif (2008) WLA merupakan salah satu cara yang dapat digunakan untuk menghitung besarnya beban kerja yang diakibatkan oleh aktivitas-aktivitas yang dilakukan. Penelitian ini akan menganalisis beberapa penyebab besar ataupun kecilnya beban kerja serta menentukan solusi perbaikan untuk menurunkan atau menambah beban kerja. Selain itu, beban kerja yang diterima pekerja dapat juga digunakan untuk menentukan jumlah pekerja yang perlu dimiliki oleh perusahaan. Dengan mengetahui beban kerja yang diterima oleh karyawan bagian administrasi cabang Jakarta, PT Pacific Biotekindo Intralab dapat membagi beban kerjanya
51 secara merata dan tidak ada kesenjangan beban kerja antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. Mulai Menetukan topik penelitian Mencari jurnal / Literatur Merumuskan masalah, menetapkan tujuan dan metode penelitian Pengumpulan data aktifitas & kegiatan kerja dilapangan Pembuatan Cheeck sheet observasi pengukuran kerja Merencanakan jadwal waktu pengamatan sampling kerja berdasarkan prinsip randomisasi Pengumpulan data awal sampling kerja Tes kecukupan data Tidak ya Data cukup? Tes keseragaman data Data seragam? ya Menetapkan nilai waktu standart berdasarkan data waktu normal, faktor kelonggaran dan tingkat kinerja Total waktu kerja efektif Waktu standart Target beban kerja dari perusahaan Menentukan jumlah tenaga kerja optimal bagian administrasi cabang Jakarta dengan Metode Workload Analysis Membuat kesimpulan Selesai Gambar 3.1 Metodologi Penelitian
52 Dalam menganalisis beban kerja yang pertama harus di tetapkan adalah pengukuran kerja dan standart pekerja. Standart pekerja dimaksudkan untuk mendapatkan berapa waktu normal, waktu standart, dan kelonggoran waktu pribadi untuk penghasilkan suatu perhitungan beban kerja yang diharapkan sehingga hasil dari penetapan tersebut memberikan masukan untuk management. Metode yang digunakan untuk pengukuran kerja adalah menggunakan metode sampel kerja (work sampling). Pengukuran kerja dengan sampel kerja (work sampling) ini dipilih kerena metode sampel kerja ini sangat efektif dan efisien untuk digunakan dalam mengumpulkan informasi mengenai waktu kerja karyawan. Selain itu juga metode sampel kerja ini memiliki kelebihan sebagai berikut: 1. Pengambilan sampel kerja lebih murah karena hanya diperlukan seorang pengamat yang dapat mengamati beberapa pekerjaan secara bersamaan. 2. Pengamat tidak membutuhkan pelatihan yang khusus. 3. Karena pengambilan sampel kerja mengunakan pengamatan secara spontan pada waktu yang panjang, maka pekerja hanya memiliki sedikit kesempatan untuk mempengaruhi hasil penelitian. 4. Prosedur yang ada hanya sedikit mengganggu dan tidak menyebabkan pekerja merasa keberatan.
53 Pada pengukuran kerja dengan sampel kerja (work sampling) ini dilakukan pengkasifikasian kegiatan karyawan menjadi 3 klasifikasi yaitu kegiatan produktif, kegiatan tidak produktif dan kegiatan pribadi. Kegiatan produktif yang diamati adalah seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan dan uraian tugas yang telah tercatat di deskripsi pekerjaan masing-masing posisi, baik itu berupa kegiatan langsung yang berhubungan langsung dengan hasil kerja seperti cetak invoice, penagihan piutang dll. Ataupun kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan hasil pekerjaan seperti berkoordinasi dengan bagian lain, merencanakan pekerjaan ataupun koreksi pekerjaan. Kegiatan tidak produktif yang diamati adalah kegiatan tidak ada hubungannya dengan uraian tugas dan pekerjaan yang ada dalam uraian tugas pokok pekerjaaan / Jobs Desk. Seperti mengobrol dengan teman, membaca koran, menonton televisi, main game dll. Kegiatan pribadi yang diamati adalah kegiatan yang dilakukan kerena adanya kepentingan pribadi karyawan seperti makan, minum, ke toilet, sholat dll. Sebelum melakukan pengamatan, jumlah sampel kerja perlu ditentukan terlebih dahulu. Perkiraan sampel kerja yang akan didapatkan adalah sebanyak 288 sampel kerja. Dalam satu hari pengamatan akan menghasilkan sebanyak 48 sampel kerja. Pengamatan dilakukan dalam waktu 6 hari dengan interval waktu 10 menit mulai dari masuk jam kerja yaitu jam 08:00 sampai dengan jam pulang
54 kerja yaitu jam 17:00. Pengamatan dilakukan dengan mengisi formulir work sampling seperti yang terlihat pada lampiran 1. Untuk menentukan waktu kunjungan biasanya dalam satu hari kerja dibagi kedalam satuan-satuan waktu yang besarnya telah ditentukan. Dalam penelitian ini satuan waktu yang digunakan adalah satuan waktu yang panjangnya 10 menit dimana 1 hari kerja terdapat 8 Jam kerja, sehingga ada 6 observasi dalam 1 jam sehingga dalam 1 hari pengamatan didapat 48 kali observasi. Waktu kunjungan tidak boleh pada saat tertentu yang diketahui dalam keadaan tidak bekerja, misalnya jam-jam istirahat atau hari libur, dimana tidak ada kegitan resmi (Sutalaksana, 1979). Pengolahan data dilakukan dengan menghitung total waktu untuk setiap kegiatan yang sama setiap harinya berdasarkan masing-masing sampel (jumlah kegiatan yang sama dikalikan 10 menit). Setiap kegiatan yang sudah dihitung kemudian dikelompokkan kembali berdasarkan uraian tugas tersebut untuk masing-masing sampel dalam setiap harinya. Total waktu dari setiap kegiatan tersebut kemudian diolah dan dilakukan pengecekan satelah itu baru dilakukan perhitungan persentase dari masing-masing kegiatan. Jika sudah didapatkan data penggunaan waktu untuk kegiatan produktif, non produktif dan pribadi, maka dilakukan uji kecukupan data. Uji kecukupan data dilakukan untuk mengetahui banyaknya pengamatan yang harus dilakukan dalam work sampling. Uji kecukupan data dapat dilakukan dengan mempergunakan rumus sebagai berikut:
55 N= K 2 (1-P) S 2 P... (4) Dimana: P = pengamatan waktu kegitan tertentu yang dilakukan Total pengamatan waktu seluruh kegitan...(5) Keterangan: N= Ukuran sampel yang diperlukan K = Konstanta yang bersarnya tergantung dari tingkat kepercayaan yang dinginkan. Contoh: Untuk tingkat kepercayaan 68%, Harga K adalah 1 Untuk tingkat kepercayaan 95% Harga K adalah 2 Untuk tingkat kepercayaan 99% Harga K adalah 3 P= Nilai proporsi sampel S= Tingkat ketelitian yang dihendaki dalam angka desimal Selain uji kecukupan data, diperlukan juga uji keseragaman data. Uji keseragaman data dilakukan untuk mengetahui apakah data yang didapatkan sudah seragam dan tidak melebihi batas kontrol atas (BKA) dan batas kontrol bawah (BKB). Rumus yang digunakan untuk uji keseragaman data adalah: 1. Batas Kontrol Atas (BKA) BKA = p+ K p(1-p) n... (6) 2. Batas control Bawah (BKB) Keterangan: BKB = p- K p(1-p) n...(7)
56 p = Rata-rata persentase Produktif di hari ke I n= Jumlah pengamatan yang dilakukan pada hari ke I Jika data yang didapatkan sudah dinyatakan seragam maka langkah selanjutnya adalah menentukan persentase produktif, non produktif dan kegiatan pribadi. Setelah dilakukan dilakukan perhitungan terhadap persentase produktif, non produktif dan kegiatan pribadi maka langkah selanjutnya adalah menghitung waktu normal yang diperlukan karyawan untuk menyelesaikan tugas dan pekerjaannya. Waktu normal adalah waktu pengamatan yang disesuaikan lajunya sehingga dapat digunakan rumus sebagai berikut: Waktu nomal = Total waktu pengerjaan target kerja x Rating Perfourmance (8) Dimana Total waktu pengerjaan target kerja= Jumlah menit produktif selama pengamatan Jumlah hasil kerja...(9) Menormalkan waktu kerja yang diperoleh dari hasil pengamatan, maka diperlukannya penyesuaian terhadap kinerja yang dilakukan oleh karyawan terhadap waktu kerja. Penyesuaian terhadap kinerja sering disebut sebagai Rating Perfourmance. Rating Perfoumance adalah penilaian yang diberikan oleh pengamat terhadap kecepatan kerja karyawan. Penentuan Rating Perfourmance menggunakan rumus sebagai berikut: Rating Perfourmance =1+ Rating factor...(10)
57 Rating factor menggunakan metode westinghouse system. Rating factor dilakukan penilaian oleh pengamat dengan menggunakan tabel 2.2. Seorang pekerja tidak dapat sepenuhnya menggunakan waktu normalnya untuk bekerja karena adanya kegitan pribadi sehingga diperlukan perhitungan terhadap waktu standar. Waktu standar adalah sebuah penyesuaian ke waktu normal total yang memberikan kelonggaran untuk kebutuhan pribadi, keterlambatan kerja yang tidak dapat dihindarkan dan kelelahan. Kelonggaran tersebut disebut sebagai personal time allowance. Penentuan personal time allowance menggunakan rekomendasi dari International Labor of Organization (ILO) mengenai besarnya kelonggaran untuk kebutuhan pribadi dan untuk menghilangkan rasa fatigue untuk berbagai kondisi kerja seperti yang tertera pada tabel 3.2. Setelah mengetahui faktor kelonggarannya maka dapat dihitung waktu standart dengan menggunakan rumus 2: Waktu Standart (WS)= waktu normal total 1-faktor kelonggaran Beban kerja dapat diukur dengan menggunakan rumus sebagai berikut: Beban kerja = P x Ws D.(11)
58 Keterangan: P = Target jumlah produk atau jasa layanan yang harus dihasilkan atau dilaksanakan oleh suatu unit kerja dalam periode waktu kerja tertentu. Biasanya dalam waktu 1 tahun. Ws = Waktu standart pengerjaan, ditetapkan untuk proses kerja yang diperoleh dari hasil pengukuran kerja. D = Jumlah waktu kerja yang tersedia. (selama satu tahun) Pada dasarnya tidak mungkin bagi kita untuk mengharapkan jumlah personel dapat bekerja secara maksimum (100%). Oleh karena itu dibutuhkan strandart titik optimum rasional yang dapat digunakan sebagai parameter dalam menentukan tingkat beban kerja personel. Standar titik optimum digunakan untuk mengharapkan setiap personnel dapat bekerja optimal sekitar 80% pada waktu kegiatan produktifnya. Parameter ini digunakan untuk meneliti apakah beban kerja personel tersebut tinggi atau berdsarkan keluhan personel saja. Apabila personel telah bekerja diatas 80% dari waktu produktifnya, maka kita wajib mempertimbangkan dan memperhatikan bahwa personel tersebut sedang menghadapi beban kerja yang tinggi dan membutuhkan tenaga baru (Ilyas, 2004). Jika didapatkan beban kerja yang waktu produktifnya melebihi atau kurang dari 80%, maka perlu dilakukan penghitungan ulang terhadap kebutuhan jumlah tenaga kerja. Menghitung jumlah kebutuhan tenaga kerja dapat menggunakan rumus 3 sebagai berikut: Jumlah kebutuhan tenaga kerja = Waktu kerja yang diperlukan oleh pekerja untuk memenuhi target beban kerja Waktu kerja efektif yang tersedia untuk menyelesaikan target beban kerja X 1 orang
59 Tabel 3.2 Nilai Kelonggaran Berdasarkan Rekomendasi ILO I Kelonggaran tetap % Kelongaran A pribadi 5 B Kelongaran keletihan dasar 4 II Kelonggaran tidak tetap % Kelonggaran C berdiri 2 D Kelongaran posisi tidak normal - Agak Kaku 0 - Kaku 2 - Sangat Kaku 7 E Memakai tenaga atau energi otot (mengangkat, menarik, atau mendorong) Berat Beban yang diangkat saat bekerja 5 lb 0 10 lb 1 15 lb 2 20 lb 3 25 lb 4 30 lb 5 35 lb 7 40 lb 9 45 lb 11 50 lb 13 60 lb 17 70 lb 22 Cahaya tidak F bagus - Sedikit dibawah rekomendasi 0 - Jauh dibawah rekomendasi 2 - Benar-benar tidak cukup 5 G Kondisi udara (panas dan kelembaban) - Variable 0-100 H Tingkat Perhatian 0 - Cukup / Sedang 2 - Teliti 5 - sangat teliti 5 (Sumber: Megraw Hill_Methods, Standard, and Work Design)
60 Tabel 3.2 Nilai Kelonggaran Berdasarkan Rekomendasi ILO II Kelonggaran tidak tetap % Tingkat I Kebisingan - Berkelanjutan 0 - Terputus-putus - keras 2 - Terputus-putus - sangat keras 5 - Nada Tinggi - keras 5 Ketegangan J Mental - Proses yang cukup rumit 1 - Rumit atau butuh perhatian serius 4 - Sangat Rumit 8 K Mononton - Rendah 0 - Sedang 1 - Tinggi 4 L Kebosanan - Agak membosankan 0 - Bosan 2 - Sangat Bosan 5 (Sumber: Megraw Hill_Methods, Standard, and Work Design) Berdasarkan dari rumus tersebut maka jumlah kebutuhan tenaga kerja dapat dihitung dengan menggunakan rumus : N = P x Ws D x E..(12)
61 Keterangan: P = Target jumlah produk atau jasa layanan yang harus dihasilkan atau dilaksanakan oleh suatu unit kerja dalam periode waktu kerja tertentu. Biasanya dalam waktu 1 tahun. E = Standar presentase efisiensi kerja dari pekerja / pegawai yang ditetapkan oleh perusahaan yang berwenang menentukan strandart produktifitas kerja. Harga minimum yang diambil berkisar antara 80%-90%, karena produktifitas tenaga kerja tidak mungkin mencapai 100% karena adanya faktor kelelahan dan kejenuhan. Ws = Waktu standart pengerjaan yang ditetapkan untuk proses kerja yang diperoleh dari hasil pengukuran kerja. D = Jumlah waktu kerja yang tersedia. (selama satu tahun) Jumlah tenaga kerja yang sudah didapatkan akan direkomendasikan. Analisa terhadap optimalisasi jumlah karyawan dilakukan sebagai bahan masukan untuk perusahaan serta dilakukan penghitungan perkiraan waktu standart yang diperlukan dan perkiraan beban kerjanya setelah dilakukan optimalisasi.