MANUAL INPUT SPP APLIKASI SPP Online DIREKTORAT KEUANGAN ITB 2016
Daftar Isi 1 Mengakses Aplikasi... 1 2 Masuk Aplikasi... 1 3 Input SPP... 2 3.1 Pengisian Kode File, No. PO, dan No. Release... 10 3.2 Pengisian Item Belanja Baru dan Spesifikasi... 13 4 Memeriksa status pengajuan SPP Online... 13 4.1 SPP Dikembalikan dan Perbaikan... 14 4.2 Membatalkan SPP... 15
1 Mengakses Aplikasi Gambar 1. Halaman Utama Website Ditkeu Aplikasi SPP Online dapat di akses dari website Direktorat Keuangan ITB, yaitu http://www.ditkeu.itb.ac.id/. Pada halaman utama, tautan menuju Aplikasi SPP Online berada pada sidebar Internal yang berada di sebelah kiri dengan nama SPP Online (lihat Gambar 1). 2 Masuk Aplikasi Gambar 2. Halaman Login Tautan SPP Online akan mengarah pada Aplikasi SPP Online di alamat http://siskeu.ditkeu.itb.ac.id/ (lihat Gambar 2). 1
Halaman awal aplikasi menampilkan halaman login dengan dua masukan, yaitu Username dan Password. Untuk masuk ke dalam aplikasi Anda diharuskan mengisi Username dan Password milik Anda. 3 Input SPP Gambar 3. Halaman Dashboard Setelah masuk ke dalam Aplikasi Anda akan diarahkan ke halaman Dashboard (lihat Gambar 3). Untuk masuk pada tahap Input SPP Anda dapat klik Input SPP pada Menu Unit Kerja di sebelah kiri. Input SPP terdiri dari 5 tahap, yaitu Input Data SPP, Input Anggaran dan Realisasi, Input Data Pajak, Input Distribusi Invoice, dan Review SPP. 2
Gambar 4. Halaman Input Data SPP Pada tahap pertama Input SPP Anda akan diberikan form untuk Input Data SPP (lihat Gambar 4). Data-data yang dibutuhkan dalam Input Data SPP ini adalah Nomor Surat, Jenis Tahun Anggaran, Kerma, Jenis Flow, Jenis Pembayaran, dan Sumber Dana. Untuk Kode File, No. PO dan No. Release bersifat opsional, artinya di isi jika memang diperlukan. Untuk cara pengisian Kode File, No. PO, dan No. Release dapat dilihat pada bagian 3.2 Pengisian Kode File, No. PO, dan No. Release. Setelah Anda mengisi data-data yang diperlukan, klik Next. Jika ada data wajib yang belum terisi, sistem akan memberitahu, silahkan lengkapi dulu, kemudian klik Next. 3
Form Tabel A Tabel B Gambar 5. Halaman Input Anggaran dan Realisasi Setelah Anda klik Next pada tahap Input Data SPP, Anda akan diarahkan ke tahap selanjutnya, yaitu tahap Input Anggaran dan Realisasi (lihat Gambar 5). Pada tahap ini, terdapat 1 form dan 2 tabel yang berbeda. Form digunakan untuk melakukan filtering atau mencari data RI dan FRA dari Sispran. Tabel A merupakan hasil filtering atau pencarian data berdasarkan data-data pada form. Tabel B merupakan data-data yang dipilih dari Tabel A. Data-data yang diperlukan dalam form adalah Tahun FRA, Bulan FRA, Jenis Belanja, Program, Kegiatan, Sub Kegiatan, dan Unit Kerja. Sedangkan data untuk Kode File, No. PO, 4
dan Sumber Dana didapat dari tahap sebelumnya, yaitu Tahap Input Data SPP; dan untuk Jalur Pengadaan diisi oleh Sistem. Setelah Anda mengisi data-data yang diperlukan pada form, klik Cari. Sistem akan melakukan filtering atau pencarian berdasarkan data-data yang diisi pada form. Hasilnya akan muncul pada Tabel A. Setelah Hasilnya muncul pada Tabel A, Anda dapat memilih RI yang akan digunakan, lalu kllik Add. Beberapa RI dapat ditambahkan sekaligus. Setelah Anda klik Add, hasilnya akan muncul pada Tabel B. Pada tabel B Anda dapat mengisi data-data yang diperlukan, seperti Item Belanja Baru, Nilai Ajuan, dan Keterangan. Item Belanja Baru diisi hanya jika memang terjadi perubahan Item Belanja antara RI dengan realisasi. Untuk mengisi Item Belanja Baru dan Spesifikasi, Anda dapat melihatnya di 3.2 Pengisian Item Belanja Baru dan Spesifikasi. Jika ada ajuan realisasi yang berasal dari RI dan FRA yang berbeda, Anda dapat mengulang pencarian RI dan FRA kemudian menambahkannya lagi. Setelah data-data yang diperlukan pada Tabel B di isi, klik Next. Gambar 6. Halaman Input Data Pajak 5
Setelah Anda klik Next pada tahap Input Data Anggaran dan Realisasi, Anda akan diarahkan ke tahap selanjutnya, yaitu Input Data Pajak (lihat Gambar 6). Pada tahap ini terdapat 1 form dan 1 tabel. Form pada tahap ini digunakan untuk mengisi data-data pajak, yaitu Nomor Faktur/Nomor LPD, Tanggal Faktur. Jika data memang tidak ada, maka tidak wajib diisi. Data Import PPh 21, Dokumen Faktur, dan Daftar Norminatif berupa file yang diupload. File dapat berupa file Microsoft Excel atau PDF. Bagian ini sifatnya tidak wajib, namun jika file tersedia sebaiknya diupload. Untuk meng-upload file klik tombol Choose File dan cari file di computer. Setelah itu pilih file yang akan diupload. Setelah semua file yang akan diupload lengkap, klik tombol Save & Upload dan tunggu pesan sukses. Jika tidak diklik, maka file tidak akan terupload. Pada Tabel, terdapat data-data dari tahap sebelumnya, dan data-data yang perlu di isi, seperti NPWP, Jenis PPn, Jenis DPP, PPN, PPh 21, PPh 22, PPh 23, PPh 4_2, dan Nilai Bersih. NPWP diisi jika ada dan tidak wajib. Semua jenis PPh nilai defaultnya 0%, DPP nilai defaultnya 100%, dan PPN defaultnya Non PKP. Untuk NPWP, Jenis PPn, Jenis DPP, PPh 21, PPh 22, PPh 23, dan PPh 4_2 di isi dan dipilih secara manual, sedangkan NIlai PPh 21, Nilai PPh 22, Nilai PPh 23, Nilai PPh 4_2 dan Nilai Bersih terisi secara otomatis berdasarkan pilihan Jenis PPn, Jenis DPP, PPh 21, PPh 22, PPh 23, dan PPh 4_2. Jika semua data-data yang diperlukan sudah terisi, klik Next. 6
Gambar 7. Halaman Input Distribusi Invoice Setelah Anda klik Next pada tahap Input Data Pajak, Anda akan diarahkan ke tahap selanjutnya, yaitu tahap Input Distribusi Invoice (lihat Gambar 7). Pada tahap ini, Anda menambahkan data Distribusi Invoice yang sebelumnya telah dientry di Oracle Account Payables. Gambar 8. Cari Batch 7
Untuk menambahkan data Distribusi Invoice, Anda dapat mengetik kata kunci Distribusi invoice Anda pada kotak input Batch, tunggu beberapa saat sampai sistem selesai mencari Batch dengan kata kunci yang Anda masukan. Setelah sistem selesai mencari, akan muncul list Batch yang tersedia berdasarkan kata kunci yang Anda masukan (lihat Gambar 8). Kemudian, pilih Batch yang Anda perlukan dari list Batch yang tersedia, klik Cari. Berdasarkan nama Batch yang Anda pilih, sistem akan mencari No. Invoice. Setelah sistem selesai mencari, akan muncul list No. Invoice pada kotak No. Invoice. Pilih No. Invoice yang muncul dan klik Add. Data-data Distribusi Invoice dengan Batch dan No. Invoice yang Anda pilih akan muncul pada Tabel. Setelah selesai menambahkan Distribusi Invoice, klik Next. Gambar 9. Halaman Review SPP 8
Setelah Anda klik Next pada tahap Input Distribusi Invoice, Anda akan diarahkan ke tahap selanjutnya, yaitu Review SPP (lihat Gambar 9). Pada tahap ini, akan ditampilkan data-data yang sebelumnya sudah di masukan untuk di review, jika terdapat kesalahan Anda dapat memperbaikinya dengan klik Back untuk kembali pada tahap sebelumnya. Jika sudah sesuai, Anda dapat langsung klik Save & Print. Setelah Anda klik Save & Print, sistem akan mencatat semua data-data pengajuan SPP Anda. Gambar 10. Ajuan SPP berhasil dibuat Setelah sistem berhasil mencatat, akan muncul kotak baru yang menandakan bahwa pengajuan SPP Anda berhasil dibuat (lihat Gambar 10). Selanjutnya, Anda dapat mencetak Lembar Kendali Penerimaan SPP dengan klik tombol Lembar Kendali Penerimaan SPP. 9
Gambar 11. Lembar Kendali Penerimaan SPP Setelah Anda klik tombol Lembar Kendali Penerimaan SPP, Anda akan diarahkan ke halaman preview Lembar Kendali SPP (lihat Gambar 11). Kemudian klik tombol Print untuk mencetak Lembar Kendali Penerimaan SPP Anda. Anda masih dapat melakukan perbaikan sampai dokumen diantarkan ke Bagian Monev SPP di Direktorat Keuangan, gunakan tombol Edit dan lakukan perubahan yang dibutuhkan. Anda mungkin harus mencetak kembali lembar kendali jika ada perubahan pada data Lembar Kendali. 3.1 Pengisian Kode File, No. PO, dan No. Release Kode File, No. PO dan No. Release merupakan isian yang terdapat pada Input SPP tahap Input Data SPP (lihat Gambar 12). 10
Gambar 12. Halaman Input Data SPP Update: Pada versi terbaru, untuk pengisian kode file dilakukan bersama-sama dengan pemilihan RI dan FRA. Perubahan ini ditujukan agar dalam 1 SPP dapat mengakomodasi beberapa kode file. Pilihan kode file hanya muncul jika di halaman pertama memilih jenis Kerma. Untuk mengisi Kode File, sama dengan mengisi Batch pada Input SPP tahap Input Distribusi Invoice. Anda dapat mengetik kata kunci kode file Anda pada kotak input Kode File, tunggu beberapa saat sampai sistem selesai mencari Kode File dengan kata kunci yang Anda masukan. Gambar 13. Cari Kode File 11
Setelah sistem selesai mencari, akan muncul list Kode File yang tersedia berdasarkan kata kunci yang Anda masukan (lihat Gambar 13). Kemudian, pilih Kode File yang Anda perlukan dari list Kode File yang tersedia. Fitur ini hanya akan berjalan jika Anda sudah memilih Sumber Dana. Untuk mengisi No. PO dan No. Release sama dengan mengisi Batch dan No. Invoice pada Input SPP tahap Input Distribusi Invoice. Anda dapat mengetik kata kunci No. PO Anda pada kotak input No. PO, tunggu beberapa saat sampai sistem selesai mencari No. PO dengan kata kunci yang Anda masukan. Gambar 14. Cari No. PO Setelah sistem selesai mencari, akan muncul list No. PO yang tersedia berdasarkan kata kunci yang Anda masukan (lihat Gambar 14). Kemudian, pilih No. PO yang Anda perlukan dari list No. PO yang tersedia, klik Cari. Berdasarkan No. PO yang Anda pilih, sistem akan mencari No. Release. Setelah sistem selesai mencari, akan muncul list No. Release pada kotak No. Release. Pilih No. Release yang Anda perlukan. 12
3.2 Pengisian Item Belanja Baru dan Spesifikasi Gambar 15. Kotak Cari Item Belanja Untuk mengisi Item Belanja Baru dan Spesifikasi, Anda dapat klik tombol di sebelah kotak input Item Belanja Baru. Setelah di klik akan muncul kotak baru yang berjudul Cari Item Belanja (lihat Gambar 6). Sesuai dengan judulnya, kotak tersebut digunakan untuk mencari Item Belanja. Untuk mencari Item Belanja Baru, Anda dapat mengisi data-data yang diperlukan, seperti Bidang, Kelompok, Jenis dan Nama. Setelah Anda mengisi data-data yang diperlukan, klik Pilih. Nama Item Belanja dan Spesifikasi yang Anda pilih pada kotak Cari Item Belanja, akan muncul pada kotak input Item Belanja Baru dan Spesifikasi. 4 Memeriksa Status Pengajuan SPP Online Anda dapat memeriksa status pengajuan SPP online melalui menu Daftar SPP. Ada 3 status SPP, yaitu Pending, Batal, dan Selesai. Pending artinya SPP masih dalam proses, tergantung posisinya. Batal artinya SPP tidak jadi diajukan. Hanya unit kerja yang dapat membatalkan SPP. Selesai artinya SPP telah selesai diproses dan BKK telah dicetak. 13
Lakukan pencarian berdasarkan nomor SPP, tanggal, status, atau posisi. Tabel akan terisi setelah tombol Cari ditekan. Untuk melihat detil SPP, klik tombol Detail. 4.1 SPP Dikembalikan dan Perbaikan Jika Status SPP Pending dan Posisi berada di Unit Kerja, maka SPP dikembalikan ke Unit Kerja. Untuk memperbaiki klik tombol Detail. Alasan pengembalian dapat dilihat pada bagian Catatan. Untuk melakukan perbaikan klik tombol Edit, Anda akan masuk ke halaman yang mirip halaman input SPP namun data telah terisi. Lakukan perubahan yang diperlukan dan tekan tombol Save jika telah selesai. 14
4.2 Membatalkan SPP Jika posisi SPP ada di unit kerja, maka SPP dapat dibatalkan. Untuk membatalkan SPP, lakukan pencarian dan klik tombol Detail pada SPP yang akan dibatalkan, kemudian di halaman detail SPP klik tombol Batal di bagian bawah. 15