Business Intelligence (BI), Business Performance Management (BPM) untuk mengendalikan dan meningkatkan Kinerja Perusahaan Eka Miranda going-concern of the company. not just hold it but also win the competition and give an added also the reason why. can work together to reach aim together. They also can determind and make breakthrough of the accountability of their step. BI application used to support the executive to measure the Keywords: Abstrak Artikel ini berjudul Business Intelligence (BI), Business Performance Management (BPM) untuk mengendalikan dan meningkatkan Kinerja Perusahaan berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Eka Miranda Saat ini, perubahan dalam lingkungan bisnis menjadi lebih cepat dan persaingan bisnis menjadi semakin intens. Tidak dapat dielakkan lagi bahwa tugas eksekutif perusahaan menjadi semakin sulit dan berat untuk memastikan keberlangsungan dari perusahaan. Tidak hanya mempertahankan tapi memberikan nilai tambah kepada pemegang saham. Dalam sektor manajerial dan TI muncul konsep bernama dan Business Intelligence yang terbukti dapat membantu eksekutif perusahaan untuk mengendalikan dan meningkatkan kinerja perusahaan. Pengendalian penting untuk mengetahui apakah tujuan dari suatu perusahaan sudah tercapai atau belum, serta mengapa itu bisa terjadi. BPM dibangun untuk membuat kinerja perusahaan yang lebih akuntabel. Tuntutannya adalah masing-masing karyawan dapat bekerjasama dalam menuju suatu tujuan tertentu yang sama. mereka juga dapat menentukan dan melakukan terobosanterobosan akuntabilitas dalam tindakan mereka. Aplikasi BI ditempatkan dan digunakan untuk mendukung para eksekutif untuk mengukur kinerja perusahaan serta membuat keputusan yang tepat. Artikel ini mendiskusikan BPM dan integrasinya dengan BI. Artikel ini juga menginvestigasi aspek-aspek yang berhubungan dengan pengembangan BPM, integrasi dengan BI untuk mengendalikan dan meningkatkan keduanya, teknologi yang mendukung implementasi BPM dan BI, dan langkahlangkah untuk mengembangkan BPM. Kata Kunci:, performa, kontrol Department of Information System, Faculty of Computer, Binus University Jl. KH Syahdan no.9, Palmerah Jakarta barat 11480 email: ekamiranda@yahoo.com Ultima InfoSys Vol I no. 1 Des 2009 19
ISSN 2085-4579 PENDAHULUAN Persaingan dalam dunia bisnis tidak dapat dihindari melainkan harus dihadapi. Tanpa persaingan, bisnis tak akan maju, karena tak akan ada pacuan untuk memberikan yang terbaik kepada para pelanggan atau konsumen. Padahal, tuntutan konsumen bukan saja terus berkembang dan bervariasi, melainkan Di era globalisasi dan persaingan usaha yang semakin ketat maka eksekutif perusahaan semakin dituntut oleh shareholder dan stakeholder untuk dapat memanfaatkan sumber daya secara benar untuk mencapai tingkat keuntungan yang tinggi, tapi di lain pihak eksekutif perusahaan dihadapkan juga pada kenyataan bahwa kinerja perusahaan sulit untuk dikendalikan. Mengendalikan dan mengoptimalkan kinerja bisnis perusahaan sangat dibutuhkan perusahaan untuk mencapai keuntungan yang maksimal ditengah persaingan yang ada. Menghadapi situasi seperti ini kadang eksekutif perusahaan merasa tertekan dan khawatir tidak dapat mencapai target yang telah ditetapkan, ditambah lagi dengan jangka waktu yang makin pendek untuk mencapai kinerja yang optimal membuat eksekutif perusahaan harus memiliki kemampuan untuk lebih banyak terlibat dalam mencapai suatu target. Kondisi ini mendorong dirancangnya sistem berbasis teknologi informasi yang mampu membantu eksekutif dalam mengendalikan dan meningkatkan kinerja perusahaan. Konsep yang dapat diaplikasikan oleh perusahaan untuk mengendalikan dan meningkatkan kinerjanya adalah Business dan Business Intelligence (BI). Business Performance dibangun untuk menciptakan suatu organisasi yang akuntabel dalam performansi, dimana tuntutannya adalah bagaimana masing-masing karyawan dapat bekerja sama menuju suatu tujuan tertentu yang sama dan juga dapat menentukan terobosan-terobosan akuntabilitas dalam tindakan mereka. BPM dapat dikategorikan sebagai sebuah sistem penunjang keputusan (DSS) yaitu sistem komputer yang digunakan untuk mendukung pemgambilan keputusan di sebuah organisasi. Di tinjau dari sisi manajemen, sistem pengendalian kinerja perusahaan terdiri perencanaan kinerja, mengambil tindakan untuk mengendalikan kinerja, mengukur kinerja dan memberi penghargaan atas kinerja yang telah dicapai. Mengendalikan kinerja perusahaan hanya dapat diimplementasikan dengan sukses jika perencanaan strategis terkait erat dengan eksekusi operasionalnya. BI dan BPM merupakan dua ilmu yang memegang peran penting dalam usaha mencapai organisasi yang akuntabel dalam performansi. Dua ilmu ini membantu untuk mengukur, menelusuri dan mempengaruhi proses bisnis perusahaan untuk menjawab pertanyaan mendasar berikut: Bagaimana suatu pekerjaan harus dikerjakan? Mengapa suatu pekerjaan dikerjakan? Pekerjaan apa yang harus dikerjakan? BPM adalah paradigma baru, di mana kesuksesan kinerja perusahaan dipengaruhi oleh kemampuan mereka mengendalikan kinerja bisnis perusahaan dan kepandaian mereka mencapai standar ukuran yang mereka tetapkan, disertai kemampuan menyelesaikan masalah. 20 Ultima InfoSys Vol I No.1 Des 2009
Dalam mengimplementasikan BPM dibutuhkan metodologi, matrik, proses dan sistem yang memonitor dan mengendalikan kinerja perusahaan. Terdapat empat karakteristik BPM: Orientasi proses BPM berdasarkan pada pandangan yang berorientasi pada proses bisnis dan memastikan proses itu sendiri terintegrasi pada strategi bisnis perusahaan. Proses itu sendiri juga dapat diimplementasikan sebagai proses bisnis, lalu menganalisa pelaksanaan proses tersebut dibandingkan dengan strategi dan lingkungan perusahaan kemudian dapat mengambil tindakan atau proses bisnis tersebut berdasarkan hasil analisa. Orientasi tujuan dan matrik Untuk dapat mengukur dan mengendalikan proses-proses bisnis yang ada di perusahaan maka tujuan bisnis perusahaan harus diturunkan dari strategi bisnis perusahaan dan mengubahnya menjadi bentuk matrik untuk dapat dikendalikan dan diukur proses bisnis tersebut. Proses untuk merumuskan tujuan dan matrik, mengumpulkan dan menganalisa data internal dan eksternal yang dibutuhkan untuk merumuskan matrik dibantu oleh teknologi informasi. Dukungan metodologi yang digunakan Mengintegrasikan perumusan strategi bisnis perusahaan dengan mendesain proses bisnis dan eksekusi proses bisnis tersebut membutuhkan metodologi manajemen seperti balanced scorecard, intellectual capital atau value-based management sebagai kerangka kerja dan menghubungkan tujuan strategis perusahaan dengan matrik untuk mengendalikan pelaksanaan proses bisnis dan untuk mengukur kinerja perusahaan. BPM fokus pada proses mengendalikan dan mengukur kinerja perusahaan, dan infrastruktur teknologi informasi dapat digunakan untuk implementasi motodologi yang digunakan. Dukungan teknologi informasi BPM didukung oleh software tools untuk mengintegrasikan dan menganalisa data yang terkait dengan kinerja bisnis perusahaan untuk mendukung pengambilan keputusan. Business Intelligece (BI) merupakan aplikasi e-business yang berfungsi untuk mengubah data dalam perusahaan (data operasional, transaksional, dan lainnya) ke dalam bentuk pengetahuan. Aplikasi ini dapat melakukan analisis terhadap data dengan lebih efektif, seperti misalnya melakukan analisis dan membangun kesetiaan pelanggan untuk meningkatkan keuntungan perusahaan, menganalisis interaksi dengan pelanggan dan mengoptimalkan hubungan tersebut serta melakukan analisis terhadap transaksi-transaksi di masa lampau dan menggunakan pengetahuan tersebut untuk mendukung keputusan dan perencanaan operasi yang akan diambil perusahaan. Business performance management (BPM) merupakan kunci dan langkah bisnis yang memungkinkan perusahaan menselaraskan tujuan strategis dan secara menyeluruh mengendalikan kinerja bisnis perusahaan, melakukan tindakan dan mengambil keputusan dengan cepat dan teknologi informasi. BPM dapat dilihat sebagai sekumpulan software, proses, bisnis, matrik pengukuran bisnis (key performance indicators, KPIs) yang bersama-sama membantu pelaku bisnis bertindak dan mengendalikan kinerja bisnis perusahaan. BPM dapat juga dilihat sebagai sebuah sistem yang terdiri atas metodologi, Ultima InfoSys Vol I no. 1 Des 2009 21
ISSN 2085-4579 matrik, proses dan teknologi informasi yang digunakan untuk memonitor dan mengendalikan kinerja perusahaan. BPM menggunakan pendekatan holostik untuk mengendalikan kinerja bisnis perusahaan. Bisnis berjalan sesuai dengan tujuan strategis dan operasional perusahaan, dan meyeluruh mengendalikan kinerja didukung oleh pengembilan keputusan yang pro-aktif, lengkap dan tepat. Menggunakan pendekatan holistik memungkinkan untuk mengintegrasikan dan menggunakan dan corporate performance management untuk mencapai suatu tujuan perusahaan. Elemen-elemen yang digunakan pada pendekatan holistik dapat dilihat pada gambar 1. Pengendalian itu penting karena merupakan satu-satunya cara eksekutif mengetahui apakah sasaran organisasi itu tercapai atau tidak, dengan disertai alasannya. Eksekutif perusahaan harus selalu dapat mengendalikan kinerja bisnis perusahaan. Dibutuhkan teknologi untuk implementasinya, karenanya kebutuhan akan BPM bagi perusahaan bukan hal yang baru. BPM terdiri atas beberapa disiplin ilmu,, dan enterprise systems management. Pokok pembicaraan dari disiplin ilmu tersebut adalah informasi. Apakah terdapat informasi yang dibutuhkan untuk BPM? atau apakah informasi tersebut ada di departemen atau area fungsional yang terpisah? Dapatkah diperoleh gambaran bisnis secara menyeluruh? atau hanya diperoleh gambaran bisnis per area fungsional saja? Kunci untuk menjawab pertanyaan tersebut adalah kekuatan untuk dapat membuka informasi. BPM menggunakan pendekatan holistik untuk mengintegrasikan gambaran bisnis di departemen atau area fungsional yang berbeda tersebut menjadi suatu rantai bisnis yang lengkap dan dapat digunakan untuk mengendalikan kinerja bisnis perusahaan. Gambar 1. Elemen-elemen pendekatan holostik pada BPM Dengan memahami informasi, masalah dan situasi dikaitkan dengan tujuan dan prioritas bisnis maka tindakan penyelesaian dapat segera dilakukan agar standar dan ukuran kinerja bisnis perusahaan yang telah ditetapkan dapat dicapai. Business intelligence (BI) adalah sebuah proses untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan melalui pendayagunaan berbagai data, informasi dan pengetahuan (knowledge) yang dimiliki oleh perusahaan sebagai bahan baku dalam proses pengambilan keputusan. Konsep BI menekankan pada penerapan 5 (lima) pendayagunaan 22 Ultima InfoSys Vol I No.1 Des 2009
masing-masing adalah: Data Sourcing Berkaitan dengan kemampuan sistem untuk mengakses berbagai data dan informasi dari sejumlah sumber dengan format yang berbeda. Data Analysis Berkaitan dengan kemampuan sistem untuk membantu proses penciptaan pengetahuan (knowledge) melalui aktivitas pengkajian data dan informasi yang dimiliki oleh perusahaan. Situation Awareness Berkaitan dengan kemampuan sistem untuk mencari dan menyediakan data dan informasi terkait dengan kebutuhan atau konteks bisnis pada saat tertentu, misalnya ketika perusahaan berhadapan dengan peristiwa darurat dan mendesak. Risk Analysis Berkaitan dengan kemampuan sistem untuk melakukan kalkulasi rasio yang akan dihadapi perusahaan terhadap berbagai kecenderungan atau kemungkinan yang dapat terjadi sehubungan dengan kondisi tertentu. Decission Support Berkaitan dengan kemampuan sistem untuk secara aktif membantu eksekutif perusahaan dalam memberikan pertimbangan keputusan-keputusan yang berkualitas berdasarkan sejumlah kalkulasi dan pengolahan terhadap data atau informasi internal maupun eksternal yang dimiliki. Teknologi Pendukung BPM Berkenaan dengan pengembangan BPM sebagai solusi untuk mengendalikan dan meningkatkan kinerja bisnis perusahaan, berikut ini adalah perkembangan teknologi informasi yang terkait dengan BI dan teknologi yang mendukung BPM dan (EAI) : Business Process Automation (BPA) Menghubungkan desain proses dengan application integration services untuk mengembangkan implementasi proses bisnis yang terotomatisasi Real-time analytics Memperkenankan mengurangi waktu diam dalam pengembilan keputusan, dengan mengkombinasikan kemampuan mengintegrasikan aplikasi oleh EAI dengan kemampuan analisis yang dilakukan oleh BI Process Performance Management (PPM) Mendekatkan desain proses dengan BI dan menyediakan kemampuan untuk membandingkan data dari pelaksanaan proses dengan data yang digunakan di potensi pengembangan proses tersebut. Aplikasi BI mengumpulkan informasi bisnis dan membuatnya berarti bagi pelaku bisnis, membantu mereka membuat tindakan dan keputusan yang cepat dan tepat. BI sebagai kunci sukses berjalannya bisnis perusahaan merupakan hal yang tidak dapat dihindarkan. BI dapat diimplementasikan di semua dapartemen atau area fungsional di semua bentuk bisnis. BPM dan BI Pada tabel 1. dapat dilihat perbandingan antara penggunaan BI dan BI yang digunakan untuk BPM. BPM, di mana pengambilan keputusan Ultima InfoSys Vol I no. 1 Des 2009 23
ISSN 2085-4579 yang bersifat operasional menjadi lebih proaktif, tepat dan cepat. Gambar 2. BPM dan teknologi pendukungnya bagi bisnis. Kategori BI BI untuk BPM Implementasi Per Departemen Seluruh departemen di perusahaan Fokus Historical Real-Time Keputusan Strategis dan taksi Strategis, taktis dan operasional Pengguna Analis Bisnis Semua orang Orientasi Reaktif Proaktif Output Analisis Rekomendasi dan Aksi Proses Open-ended Closed-loop Ukuran Matriks Key Performance Indikator (KPI) dan matrik actionable (in-context) View Generik Personalisasi Visual Tabel, chart dan report Dashboards dan Scorecards Kolaborasi Informal Built-In Interaksi Pull (Ad-hoc query) Push (event dan alert) Analisis Trends Eksepsi Data Terstruktur Terstruktur dan tidak terstruktur Tabel 1. Perbandingan antara penggunaan BI dan BI untuk BPM METODE Tahapan BPM dan Integrasinya dengan BI : keputusan yang melibatkan BI Terdapat dua area utama di perusahaan yang membutuhkan BI, business planning dan business execution. organisasi yang menjadi kunci suksesnya kinerja perusahaan. perusahaan yang digunakan untuk mengendalikan kinerja perusahaan: Data dari operasional proses bisnis, Data dari operasional infrastruktur teknologi informasi, Data historis dari hasil analisis proses bisnis, dan Data perubahan lingkungan luar perusahaan, misal perubahan kondisi pasar. BI dan digunakan BPM. Data yang ada pada bagian 2.2 digunakan aplikasi BI untuk menghasilkan informasi, kemudian dapat diambil tindak lanjut bagi perusahaan untuk mengendalikan BPM. Informasi tersebut menghasilkan: Key performance indicators (KPIs) Tanda-tanda kondisi berbahaya bagi proses bisnis perusahaan (alert) 24 Ultima InfoSys Vol I No.1 Des 2009
Laporan hasil analisis proses bisnis Rekomendasi tindakan perbaikan terhadap proses bisnis yang tidak tepat Membangun sebuah road map pengembangan BPM yang meliputi rencana pengembangan organisasi, metodologi, matrik atau parameter pengukuran dan teknologi yang akan digunakan. Membangun model data dan aplikasi untuk BPM Membangun aplikasi BPM Mengintegrasikan BI dan BPM HASIL DAN PEMBAHASAN BPM dan Pengendalian Kinerja Pengendalian kinerja dalam perusahaan merupakan proses yang cukup rumit dan melibatkan berbagai tingkatan manajemen dalam perusahaan. Secara umum tingkat manajerial yang terlibat dalam proses pengendalian kinerja perusahaan meliputi dan tingkat strategis. Menetapkan BPM sebagai suatu solusi bagi pengendalian kinerja perusahaan memerlukan perencanaan strategis bisnis membangun dasar untuk membuat model proses bisnis dan key performance indicators (KPIs) secara konsisten dan tepat. KPIs memantau dan mengendalikan pelaksanaan strategi bisnis dan pencapaian tujuan perusahaan. Loop pertama, dimulai dengan penyusunan strategi perusahaan dan melakukan analisa terhadap skenario yang akan dihadapi perusahaan. Hasil dari formulasi strategi perusahaan akan menjadi masukan bagi perencanaan dan penyusunan anggaran perusahaan. Loop kedua, seringkali menjadi tanggung jawab para manajer perusahaan dalam menjalankan strategi yang telah dicanangkan, terdiri atas empat proses utama yaitu: Perencanaan dan penganggaran (planning and budgeting) Komunikasi (communicate) Pengawasan (monitor) Peramalan (forecast) Loop ketiga, dan Process yang terdiri dari dua kegiatan utama yaitu: Transaction Reporting meliputi penyediaan laporan kegiatan transaksional harian. Business Activity Monitoring (BAM) sebuah event driven architecture yang akan memonitor KPI secara proaktif dan memberikan hasil laporan langsung kepada manajer operasi. Kerangka Kerja Pengembangan BPM Agar berpengaruh besar terhadap kinerja bisnis perusahaan, BPM harus dikembangkan sesuai dengan strategi perusahaan keseluruhan. Isu yang utama adalah hal ini berarti usaha yang keras untuk implementasi BPM, isu lainnya adalah bagaimana dan di mana memulainya serta apakah menggunakan metode top-down atau bottom-up dalam pengembangannya. Kunci sukses BPM adalah usaha dan implementasi yang berulang. BPM membutuhkan data, proses dan kerjasama dari semua bagian di perusahaan. Pekerjaan implementasi BPM berjalan secara paralel dengan pengembangan data warehouse karena pekerjaan ini terkait dengan data dan sistem-sistem yang beragam serta proses-proses yang beragam pula, yang perlu didistribusikan ke seluruh bagian di perusahaan. Pengembangan BPM tidak hanya sekedar proses perencanaan, Ultima InfoSys Vol I no. 1 Des 2009 25
ISSN 2085-4579 penganggaran, peramalan, konsolidasi dan penggunaan metode scorecard, tapi juga dilihat sebagai suatu sistem berbasis teknologi informasi yang mampu untuk membantu eksekutif dalam mengendalikan dan meningkatkan kinerja perusahaan. Pengembangan BPM dapat dibagi menjadi level strategik dan operasional. bisnis perusahaan dan KPI, serta membuat desain ulang dari suatu proses dapat mulai dilakukan. Pada level operasional fokus pada memonitor, kontrol dan optimasi proses. Gambar 3. Proses pengendalian kinerja perusahaan Arsitektur BPM Aspek teknologi dalam pengembangan BPM adalah pembangunan model data dan aplikasi. Arsitektur teknologi BPM yang digunakan adalah three-tier, terdiri atas client-tier, application-tier dan data-tier. yang diberikan dan layanan yang dibutuhkan interface untuk integrasi komponen-komponen yang dibutuhkan BPM sebagai suatu solusi. Pada level data-tier dibangun model data dan Gambar 4. Kerangka kerja pengembangan BPM Gambar 5. Arsitektur teknologi BPM 26 Ultima InfoSys Vol I No.1 Des 2009
sistem basis data untuk menyediakan data bagi BPM, data tersebut dapat berasal dari bidang pemasaran, produksi dan bidang lainnya yang ada di perusahaan, kesemua data dan informasi tersebut diperlukan untuk mengendalikan dan meningkatkan kinerja perusahaan. Pada level application-tier dibangun model dari proses bisnis perusahaan yang akan menunjang BPM. Pada level client-tier merupakan sub-sistem dialog dalam BPM, sub-sistem ini menempatkan informasi berupa parameter atau matrik yang perlu diamati pengguna dalam rangka mengendalikan dan meningkatkan kinerja perusahaan. Pengembangan sub-sistem dialog juga melibatkan kegiatan pemrograman user-interface dan view. BPM, BI dan Pengambilan Keputusan Terdapat dua area utama dalam perusahaan yang dalam pengambilan keputusannya membutuhkan business intelligence : Business planning Area ini terkait dengan isu-isu strategis seperti menaikan revenue, mengurangi biaya dan memutuskan produk atau layanan baru yang diperkenalkan ke pelanggan. Karenanya strategic business intelligence digunakan. Contoh, jika tujuan bisnis adalah memaksimalkan penjualan produk, sistem BI perlu menyediakan informasi produk apa yang penjualannya terbaik, lokasinya di mana, harganya berapa, siapa pesaingnya dan dampak iklan bagi penjualannya. BPM membantu BI mendukung perencanaan strategis dengan menyediakan dashboard yang mudah digunakan, menampilkan kinerja bisnis perusahaan yang sebenarnya dan membandingkannya dengan tujuan bisnis perusahaan serta untuk meningkatkan kinerja bisnis perusahaan jangka panjang. Gambar 6. Tactical business dashboard Business execution Area ini fokus pada operasional perusahaan, dan terkait dengan pengembangan dan pelaksanaan contohnya mempertemukan penjualan serta menyalurkan produk dengan cepat dengan biaya yang serendah mungkin. Area ini menggunakan tactical dan operational business intelligence untuk membantu pengambilan keputusan dan tindakan. Perbedaan antara tactical dan operational BI adalah waktu. Tactical BI menganalisa operasi bisnis perusahaan untuk periode waktu tertentu, misalnya mingguan atau bulanan. BI fokus pada operasional harian dan menganalisa bisnis untuk satuan waktu jam atau hari. Gambar 7. Operational process dashboard Ultima InfoSys Vol I no. 1 Des 2009 27
ISSN 2085-4579 BI membantu pelaksanaan kegiatan proses bisnis dengan dua cara. Pertama memonitor dan membuat laporan hasil operasional bisnis. Contohnya adalah memantau produksi dengan tujuan jadwal produksi dan target biayanya. BI memang umum di-gunakan untuk hal ini. Kedua, BI membantu pelaksanaan bisnis dan memonitor dengan tujuan meningkatkan dan mengendalikan keseluruhan proses operasional bisnis. Contohnya, mengurangi biaya produksi kualitas produk dapat ditingkatkan. Hal ini merupakan area kedua dimana BI dan BPM bekerja bersama untuk membantu optimasi pelaksanaan proses bisnis. Business planning dan business execution sangat berkaitan erat. Baiknya pelaksanaan bisnis dipengaruhi oleh strategi dan perencanaan bisnis. Mencapai arah dan tujuan bisnis bergantung pada seberapa baik perencanaan bisnis dilakukan. Revenue perusahaan jangka panjang misalnya, dapat ditingkatkan jika tujuan penjualan jangka pendek dapat dicapai. Strategic, tactical dan operational BI jika dikombinasikan dengan BPM membantu perusahan mengoptimalkan perencanaan bisnis dan melaksanakan proses bisnis. Implementasi BI dan BPM Implementasi BI bertujuan untuk mengalirkan data menjadi informasi dan membuatnya tersedia bagi pengambil keputusan. BPM fokus pada informasi kinerja bisnis perusahaan dan pernyataan apakah bisnis sukses atau gagal. Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk fokus pada tugas dan pekerjaan penting dengan tujuan optimasi kinerja bisnis perusahaan: Key performance indicators (KPIs) Ukuran atau matrik kinerja bisnis perusahaan yang membantu pengambilan keputusan bisnis. Matrik menunjukkan sebarapa baik bisnis berjalan terkait dengan strategi dan perencanaan yang dibuat. Proses bisnis banyak menggunakan matrik untuk mengukur kinerjanya, di proyek pengembangan BPM salah satu tugas utamanya adalah menentukan matrik yang paling penting dan ambang batas yang dapat membantu eksekutif perusahaan menentukan bagaimana bisnis berjalan. Matrik ini mengacu pada KPIs. Proyek pengembangan BPM dimulai dengan Metodologi untuk menetapkan KPIs seperti balanced scorecard, intellectual capital atau value-based management. margin untuk tiap transaksi, rata-rata jumlah hari pelanggan membayar tagihan lain sebagainnya. KPIs dibuat sebagai rasio dan tampil di dashboard dan digunakan oleh pengambil keputusan. KPIs harus dapat digunakan untuk mengendalikan bisnis. Misal, jika memilih jumlah barang yang ditolak pelanggan per seribu produk sebagai KPIs, harus juga didesain cara di dashboard untuk dapat memonitor indikator dan memungkinkan pengguna informasi ini melakukan tindakan. Perlu juga menyediakan informasi untuk analisis sesuai dengan kondisi sehingga dapat dicari penyebab dari suatu masalah dan menentukan tindakan perbaikan. Tujuan pengembangan BPM adalah menyediakan cara untuk dapat mengubah langkah dan arah, saat pelaksaan bisnis berjalan dengan tidak memuaskan. 28 Ultima InfoSys Vol I No.1 Des 2009
Tanda-tanda kondisi berbahaya bagi proses bisnis perusahaan (alert) Bagaimana dapat mengetahui pelaksanaan bisnis dalam masalah? beberapa aplikasi memiliki kemampuan exception management. Saat tujuan bisnis menyimpang atau ambang batas bisnis dilewati, exception management beraksi, aksi ini dapat berupa informasi dan business rule nya tampil lebih terang atau membuat alert dan dikirim ke pengguna. Terdapat dua mekanisme exception management membuat alert: Tujuan proses exception adalah mengevaluasi business rules terhadap ukuran-ukuran bisnis. Jika evaluasi menghasilkan kondisi kekecualian (exception), kemudian infomasi yang tepat dikumpulkan dan dikirim ke pengguna. Informasi tidak hanya berupa dokumen yang menerangkan munculnya kondisi kekecualian, tapi juga detail di mana dapat mencari informasi atau saran tindakan yang sesuai untuk mengatasinya. Aturan dari mekanisme alert adalah meneruskan pesan exception ke pengguna. Mekanisme ini mengirim pesan ke pengguna yang tepat pada saat dan dengan format yang tepat. Pengguna yang dituju dan format dapat diubah. Alasan exception management dan alert dibuat terpisah karena exception mungkin muncul dari tools dan aplikasi yang beragam, dan mekanisme alert diperlukan untuk mengendalikan dan meneruskan exception tersebut. Alert dapat digunakan dengan mengkombinasikan KPIs. Saat KPIs berada di luar batas alert dapat dibuat dan memaksa seorang analis atau manajer untuk proaktif. Penggunaan alert dengan cara ini menghindarkan seorang analis atau manajer untuk mengambil tindakan lebih dahulu untuk mencari situasi yang bermasalah. Ada beberapa tools BI yang mendukung menyalurkan mekanisme alert, seperti dan portals. Hal yang perlu juga diperhatikan dalam mendesain sistem alert adalah kapan pengguna menerima alert untuk suatu situasi masalah. Perlu untuk meneruskan instant alert secara real-time. Menentukan seberapa cepat alert harus diteruskan bergantung dari seberapa cepat tindakan perbaikan dibutuhkan. Aplikasi BPM harus didesain untuk meneruskan right-time information, artinya informasi diteruskan dan tindakan diambil di saat yang tepat sesuai dengan kebutuhan bisnis. Meletakkan informasi sesuai dengan kondisi bisnis. Meneruskan alert ke dashboard tujuannya untuk menarik perhatian. Tidak banyak membantu jika penerima informasi ini tidak dapat dengan cepat menentukan mengapa KPIs berada di zona berbahaya. Untuk alasan ini beberapa alert memaksa pengambil keputusan perlu disertai dengan pointer untuk menampilkan informasi hasil analisis detail. Informasi ini harus meletakan alert di suatu situasi atau kondisi, agar menjadi berarti. Informasi hasil analisis ini dapat dihasilkan oleh BPM atau sistem teknologi informasi. Desain informasi hasil analisis akan berubah sesuai dengan kebutuhan. Di beberapa kasus perancang sistem BPM dapat tahu dengan tepat penyebab munculnya alert dan mengarahkan pengambil keputusan ke informasi yang dibutuhkan untuk mengambil tindakan perbaikan. Di kasus lain perancang sistem BPM menawarkan pengambil kuputusan report-report hasil analisis untuk dipilih yang akan digunakan untuk analisis selanjutnya dan mengambil tindakan. Mengambil tindakan perbaikan adalah langkah kritis dari close-loop, berputar dari BI ke BPM. Sistem BPM yang baik akan menawarkan daftar tindakan yang mungkin dengan Ultima InfoSys Vol I no. 1 Des 2009 29
ISSN 2085-4579 jumlah yang sedikit untuk dievaluasi. Sistem yang baik harus dapat merekomendasikan solusi yang tepat untuk menangani masalah dan bahkan melakukan tindakan perbaikan secara otomatis. Gambar 8. Contoh dashboard BPM untuk perusahaan retail Aplikasi untuk analisis Aplikasi untuk analisis membantu pelaku bisnis dan seorang analis untuk melakukan investigasi informasi yang dihasilkan sistem BI dan data warehouse yang menjadi dasarnya.aplikasi ini dapat secara manual atau otomatis dijalankan atau berjalan secara terus-menerus. Aplikasi untuk analisis ini memonitor operasional dan proses bisnis. Aplikasi dapat membandingkan informasi KPIs dengan ambang batas bisnis dan membuat alert jika dibutuhkan. Aplikasi untuk analisis suatu produk tertentu di daerah tertentu dan di periode waktu tertentu. Pengambil keputusan kemudian dapat menentukan apakah perlu atau tidak yang sesuai atau memutuskan apakah perlu atau tidak terus memproduksi produk tersebut, di situasi tertentu proses pengambilan keputusan berlangsung secara otomatis. Tujuan utama aplikasi untuk analisis ini adalah agar analisis dan pengambilan keputusan dapat dilakukan oleh banyak pengguna yang membutuhkannya. Integrasi BPM dan BI BPM memungkinkan sistem BI menangkap dan memonitor kejadian-kejadian pada proses bisnis kemudian mengalirkannya ke arah sistem operasional. Memonitor suatu peristiwa atau kejadian digunakan untuk memastikan dan mengendalikan kinerja bisnis perusahaan. Integrasi proses memonitor suatu kejadian atau peristiwa dengan BI adalah komponen kunci dari keseluruhan platform BPM untuk solusi secara close-loop. Gambar 9. Process business event-driven BI Gambar 9 menggambarkan contoh process-driven dan closed-loop application environment. Aplikasi bisnis melaksanakan transaksi yang mendukung proses bisnis, menerima order pelanggan, mengendalikan inventory, mengirim produk dan tagihan ke pelanggan. Data transaksi dan atau kejadiannya ditangkap dan diintegrasikan di data warehouse kemudian dibuat laporan dan dilakukan analisis dengan aplikasi BI. Gambar 10 menggambarkan bagaimana data yang berasal dari data warehouse diubah menjadi informasi dan tindakan bisnis yang berguna. 30 Ultima InfoSys Vol I No.1 Des 2009
Gambar 10. Informasi bisnis dan tindakan yang dihasilkannya SIMPULAN Pengembangan BPM bagi perusahaan makin dibutuhkan, hal ini karena tingkat persaingan usaha yang makin ketat dan pasar yang makin kritis, tidak dapat dielakan lagi eksekutif perusahaan harus dapat mengendalikan dan meningktakan kinerja perusahaan untuk memenuhi harapan stakeholder dan shareholder. Pengendalian itu penting karena merupakan satu-satunya cara eksekutif perusahaan mengetahui apakah sasaran organisasi tercapai atau tidak, dengan disertai alasannya. Aplikasi BI ditempatkan dan digunakan untuk mendukung eksekutif perusahaan dalam mengukur kinerja perusahaan dan mengambil keputusan yang tepat.sistem pengendalian kinerja perencanaan kinerja, mengambil tindakan untuk mengendalikan kinerja, mengukur kinerja dan memberi penghargaan atas kinerja yang telah dicapai. Dalam mengimplementasikan BPM dibutuhkan metodologi, matrik, proses dan sistem yang memonitor dan mengendalikan kinerja perusahaan. Terdapat empat karakteristik BPM: orientasi proses, orientasi tujuan dan matrik, dukungan metodologi yang digunakan dan dukungan teknologi informasi. Pengembangan BPM meliputi aspek manajemen dan teknologi, langkah-langkahnya adalah: penentuan metodologi, penentuan matrik atau parameter pengukuran, pengembangan proses bisnis, pengembangan model data dan model bisnis, pembangunan aplikasi BPM.Berkenaan dengan pengembangan BPM sebagai solusi untuk mengendalikan dan meningkatkan kinerja bisnis perusahaan, berikut ini adalah perkembangan teknologi informasi yang terkait dengan BI dan teknologi yang mendukung BPM dan (EAI): (BPA), Real-time analytics, (PPM) Keuntungan yang diperoleh perusahaan dengan mengembangkan BPM dan mengintegrasikan BI adalah sebagai berikut: Memungkinkan eksekutif perusahaan secara proaktif memonitor, mengukur dan mengendalikan kinerja bisnis perusahaan. Kemampuan untuk memonitor proses bisnis artinya perusahaan dapat mengendalikan dan mengembangkan dan efektif. BPM sebagai solusi untuk mengendalikan dan meningkatkan kinerja perusahaan mengikuti pencapaian KPI dan melakukan alert management saat terdapat indikasi bahwa kinerja bisnis perusahaan berada di luar atau hampir mencapai batas standar yang ditetapkan sebagai standar ideal proses bisnis. Informasi yang dihasilkan BPM terintegrasi dengan sistem BI dan membuat informasi yang dihasilkan oleh keduanya tersedia bagi seluruh bagian yang ada di perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Informasi yang dihasilkan BPM terintegrasi dengan sistem BI artinya memungkinkan kinerja bisnis dibandingkan, dikendalikan dan disejajarkan dengan strategi bisnis dan tujuan perusahaan. Dengan mengintegrasikan proses bisnis, Ultima InfoSys Vol I no. 1 Des 2009 31
ISSN 2085-4579 dan pembuatan laporan yang terkait dengannya, dan BI memungkinkan eksekutif perusahaan mendapatkan gambaran bisnis perusahaan secara lengkap. 32 Ultima InfoSys Vol I No.1 Des 2009
DAFTAR PUSTAKA Ballard, Chuck and White, Collin, 2005. Intelligence, IBM RedBooks Eckerson, Wayne, 2004. Business and Technical Strategies. The Data Warehousing Institute (TDWI) report series, Volume 17. Groth, R. 2000.. Prentice-Hall. Englewood Cliffs, NJ. Melchert et al. 2004.. Proceedings of the Tenth Americas Conference on Information Systems, New York. Manalif, Ekananta. 2004. Perkembangan Teknologi Sistem Pengendalian Kinerja (Performance Management System). IlmuKomputer.com, diakses 18 Juli 2009. Rifai, Noverino., Gupta, Kharitz Attria. 2004. Business Intelligence. Fakultas Teknologi Industri. ITB, Bandung. Spangenberg, H. 1994. Understanding and Implementing Performance. Plumstead, Juta. Ultima InfoSys Vol I no. 1 Des 2009 33