PERANCANGAN BUSINESS PERFORMANCE MANAGEMENT UNTUK MANAJEMEN PROYEK PADA ASTRA CREDIT COMPANIES DEPARTEMEN IT DIVISI IT SOLUTION

Transkripsi

1 PERANCANGAN BUSINESS PERFORMANCE MANAGEMENT UNTUK MANAJEMEN PROYEK PADA ASTRA CREDIT COMPANIES DEPARTEMEN IT DIVISI IT SOLUTION Vincent Artha Binus University, Jakarta, Indonesia, Agus Yustiadi Binus University, Jakarta, Indonesia, Ivan Julius Binus University, Jakarta, Indonesia, Dedi Trisnawarman S.Si M.Kom Binus University, Jakarta, Indonesia, Abstract Preparation of this paper aims to identify the needs and help to monitoring performance on IT Solutions division of Astra Credit Companies, designing a business performance management application for project management that can generate the required reports and assist in monitoring proyek. Metode research is are observations, interviews, examination of documents and literature. While the method of design to business performance management development using measures of business performance management life cycle. The results achieved by designing an application that is business performance management dashboards that can generate reports that can provide multidimensional analysis. So with the business performance management applications can help the IT Solutions division of Astra Credit Companies to create reports faster and easier, and displays a report that can assist in monitoring the performance of the project. Keywords: Business performance management, Key Performance Indicator, Project Management Abstrak Penyusunan skripsi ini bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi dan membantu memonitoring kinerja pada divisi IT Solution Astra Credit Companies, merancang suatu aplikasi business performance management untuk project management yang dapat menghasilkan laporanlaporan yang dibutuhkan dan membantu dalam memantau proyek. Metode penelitian yang dilakukan adalah ialah observasi, wawancara, pemeriksaan dokumen dan studi pustaka. Sedangkan metode perancangan sampai pengembangan business performance management menggunakan langkahlangkah business performance management life cycle. Hasil yang dicapai dengan merancang aplikasi business performance management yaitu dashboard yang dapat menghasilkan laporan yang mampu memberikan analisa secara multidimensi. Jadi dengan adanya aplikasi business performance management dapat membantu pada divisi IT Solution Astra Credit Companies dalam membuat laporan lebih cepat dan lebih mudah serta menampilkan laporan yang dapat membantu dalam memantau kinerja proyek. Keywords: Business performance management, Key Performance Indicator, Project Management

2 Pendahuluan Pada jaman sekarang ini persaingan sudah semakin ketat, yang membuat para pengambil/pembuat keputusan membutuhkan suatu informasi dan pengetahuan yang berkualitas sehingga strategi atau keputusan yang dibuat tepat pada situasi perusahaan. Selain pentingnya dalam mempunyai informasi yang baik perlu juga untuk menjaga kualitas dari produk maupun jasa yang dihasilkan Astra Credit Companies atau yang lebih sering dikenal dengan ACC merupakan salah satu perusahaan yang memberikan layanan jasa pembeliaan mobil di Indonesia. Selain menyediakan layanan pembeliaan mobil ACC juga mengembangkan pada bagian IT, seperti melakukan pengembangan applikasi yang telah ada. Di dalam bagian IT masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian seperti IT Solution, IT Government, dll. Dalam berjalannya waktu terjadi peningkatan jumlah proyek yang dikerjakan dan kesulitan untuk menyelesaikan proyek yang semakin meningkat, hal ini menyebabkan banyak proyek yang sering mengalami keterlambatan dan terjadi bug/error pada tiap penyelesaian proyek. Hal ini membutuhkan suatu aplikasi yang dapat membantu Head of IT dan pimpinan tiap section untuk dapat memonitoring dan mengukur kinerja proyek yang telah dikerjakan, sehingga para pembuat keputusan dapat mengefektifkan strategi untuk mempermudah pencapaian tujuan. Untuk Mengatasi permasalahan tersebut maka business performance management merupakan salah satu solusi yang dapat digunakan. Business performance management adalah proses sistematis yang dilakukan oleh organisasi yang melibatkan karyawan dan semua stakeholder dalam pengembangan dan implementasi dari rencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi dan mencapai tujuan organisasi (Holman, 2009).Project management dan Key Performance Indicator (KPI) merupakan contoh dari bagian dan pengaplikasian Business performance management yang akan dipresentasikan berupa laporan online berbasis web dengan tujuan untuk mempermudah user untuk mengetahui kemajuan suatu proyek dan memperoleh analisa dari berbagai sudut pandang. Metode Penelitian Metode penelitian dimulai dengan mengumpulkan data terlebih dahulu melalui Observasi yang dilakukan secara langsung pada divisi IT Solution Astra Credit Company, Wawancara dengan pihak-pihak yang berkerja pada IT Solution, pemeriksaan dokumen serta studi pustaka yang berhubungan dengan proses bisnis IT Solution. Metode analisis serta pengembangan berdasarkan metode (Holman, 2009): Gambar 1. Business Performance Management sumber: (Holman, 2009, p. 8)

3 1. Defining Defining Phase adalah fase di mana proses manajemen awal dilakukan. Proses-proses awal adalah mereka luar manajemen untuk meningkat kan kinerja tradisional menjadi modern, tapi yang penting untuk menunjang keberhasilan manajemen kinerja dalam perusahaaan. Tahap ini membahas tentang: Mengidentifikasi kebutuhan Mentukan tujuan dari perancangan, Analisa resiko dari perancangan Analisa biaya dan manfaat 2. Planning Planning phase adalah fase dimana mempersiapkan suatu perubahan di dalam organisasi untuk perubahan budaya yang akan berlangsung dalam kinerja perusahaan.dengan mempersiapkan kebutuhan tekhnikal dan non tekhnikal yang akan di terapkan dalam perusahaan. Tahap ini membahas tentang: Evaluasian infrastruktur perusahaan Menetapkan jadwal pengerjaan Menetapkan ruang lingkup 3. Executing Executing adalah fase yang melibatkan melaksanakan kegiatan yang direncanakan digariskan dalam tahap mendefinisikan dan perencanaan. Di sinilah kita mengembangkan desain dan tahap development, menyelaraskan kinerja untuk tujuan organisasi, mengidentifikasi proses lintas fungsional, dan mengintegrasikan data. Tahap ini membahas tentang: Pembuatan metadata Pembuatan data modeling Proses transformasi data untuk import kedalam datawarehouse 4. Monitoring Pada tahap ini merupakan tahap dimana dilakukan proses monitoring terhadap kinerja perusahaan Tahap ini dilakukan dengan: Membuat perancangan desain dash board yang nantinya akan merepresentasikan perancangan business performance management 5. Reporting Merupakan tahap terakhir, dengan melakukan komunikasi dengan stakeholder tentang perencanaan implementasi rancangan business performance management

4 Hasil dan Bahasan Untuk melakukan monitoring dan controling dilakukan dengan mengetahui kinerja tiap section sebagai berikut: Gambar 2. Section Performance Dashboard Section performance dashboard monitorberisikan section performance gauge yang akan digunakan untuk memonitor kinerja section berdasarkan jumlah proyek yang dalam pengerjaan dan telah diselesaikan. Gauge akan berpindah posisi dari merah(below target) ke hijau(exellence) jika total proyek yang telah di closed mencapai jumlah target proyek yang ditugaskan pada section bersangkutan. dan Gauge budget monitor yang digunakan unutk memonitor pengeluaran section, gauge akan bergerak dari kuning(acceptable) ke merah(exceed limit) jika pengeluaran melebihi budget yang diberikan. Rancangan proyek monitoring Gambar 3. Proyek Monitoring Dashboard ini digunakan untuk memonitor kinerja proyek yang ditugaskan pada section. Dashboard ini bersisikan tiga gauge meter yang digunakan untuk memonitor area dalam suatu proyek secara terpisah.

5 Task monitor gauge digunakan untuk memantau penyelesaian task-task yang ada dalam proyek, dalam gauge ini posisi target (kuning) bertambah atau bergerak kearah kanan sejalan dengan batasan waktu yang telah diberikan. Budget Monitor gauge digunakan untuk memantau budget yang digunakan dalam suatu proyek, gauge menunjukan jumlah total buget yang telah digunakan dan batasan tertingi jumlah budget yang dapat digunakan dalam suatu proyek Bug Monitor digunakan untuk memonitor jumlah bug yang terdeteksi pada suatu proyek pada saat proyek memasuki tahap (task) SIT dan UAT. Rancangan Detail Proyek Gambar 4 Detail Progress Proyek Detail progress proyek ini menampilkan detail proyek dan task yang ditampilkan pada dashboard proyek monitorin, detial ini juga memberikan informasi tentang pekerja-pekerja yang bertanggung jawab atas task dan task serta lamanya pengerjaan task task pada suatu proyek.

6 Rancangan Detail Budget Proyek Gambar 5. Detail Budget Proyek Detail Bug menampilkan detail penggunaan Gauge proyek budget pada dashboard Proyek monitoring. pada detail ini proyek dapat di drill down ket task untuk menampilkan penggeluaran pada setiap tasktask dalam proyek. Rancangan Detail Proyek Bug Gambar 6. Proyek Bug Detail

7 Detail bug menampilkan detail dari gauge bug monitor pada dashbaord proyek monitor, detail ini memberikan informasi akan lamanya pengerjaan bug, tipe dan tingkat pengaruhnya terhadap proyek serta pekerja yang bertanggung jawab atas bug tersebut. Rancangan Detail Worker Gambar 7. Detail worker Detail worker menampilkan detail pekerja dan history kontribusi pekerja pada proyek dan task, serta bug-bug yang pernah ditangani oleh pekerja tersebut. Simpulan dan Saran Simpulan Setelah menganalisa dan merancang Business Performance Management, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Pengembangan business performance management mempermudah eksekutif untuk monitoring performa proyek, sehingga mendukung para eksekutif mengambil keputusan yang tepat dan cepat agar tujuan yang diinginkan dapat dicapai. 2. Dengan adanya business performance management untuk mengukur kinerja proyek dapat memudahkan dalam memantau peforma proyek. 3. Dengan penggunaan business performance management membantu eksekutif untuk monitoring kinerja section supaya pengerjaan proyek sesuai dengan target. Saran Berdasarkan hasil pembahasan dan kesimpulan, maka saran yang bisa diberikan adalah sebagai berikut: 1. Mengembangkan lebih lagi pada pengukuran kinerja kerja individu terhadap proyek. 2. Mengembangkan business performance management yang telah dirancang dengan menambahkan customer satisfaction. 3. Mengembangkan business performance management yang telah dirancang untuk mengukur kinerja kerja outsourcing resource.

8 Referensi Holman, V. (2009). Lifecycle Performance Management Fundamentals Guide. Riwayat Penulis Vincent Artha, lahir di kota Bekasi pada 16 Desember Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun Agus Yustiadi, lahir di kota Pontianak pada 13 Agustus Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara bidang Sistem Informasi pada Tahun Ivan Julius, lahir di kota Medan pada 1 Juli Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara bidang Sistem Informasi pada Tahun 2014.