Business Process Management, Business Process Reengineering, Continous Process Improvement dan Total Quality Management Business Process Management

Transkripsi

1 Business Process Management, Business Process Reengineering, Continous Process Improvement dan Total Quality Management Proses bisnis merupakan hal yang sangat dinamis, karena banyak dipengaruhi oleh lingkungan eksternal maupun internal organisasi yang sangat kompleks. Oleh karena itu, diperlukan Business Process Management yang membuat proses bisnis perusahaan berubah sehingga tetap kompetitif sesuai dengan perubahan yang ada pada organisasi dan lingkungannya. Ketika organisasi mempertimbangkan untuk mengubah sistem yang ada (legacy system) ke sistem yang baru, biasanya organisasi mempertimbangkan Business Process Reengineering (BPR) untuk menyesuaikan proses bisnis mereka dengan sistem yang baru. Karena keadan situasi organisasi yang sangat dinamis sesuai dengan lingkungannya, maka dilakukan Business Process Management (BPM) yang secara simultan mengubah proses bisnis. Hal penting lain yang memberikan nilai bagi organisasi adalah kualitas, yang biasanya diaplikasikan dengan Total Quality Management (TQM) yang menekankan bahwa kualitas merupakan tanggung jawab setiap individu dan fungsi bisnis yang ada pada organisasi. Business Process Reenginering (BPR), berupa one-time effort, yang berfokus pada pengidentifikasian satu atau dua strategic business process yang memerlukan perubahan secara radikal. Proyek BPR biasanya mahal mempengaruhi proses berjalan dalam organisasi. Namun organisasi biasanya memiliki banyak proses bisnis dan proses penyokong lainnya yang harus secara konstan direvisi untuk menjaga agar tetap kompetitif.

2 Business Process Management (BPM) dan program Quality Improvement lebih bersifat penyesuaian minor yang dilakukan secara bertahap dan terus menerus sehingga memiliki efek mengganggu pada proses bisnis yang berjalan yang lebih minimal.

3 erger dan akuisisi, perubahan pada model bisnis, persyaratan baru dari level industri, dan perubahan ekspektasi pelanggan memiliki relasi dengan masalah yang berkaitan dengan proses bisnis yang secara terus-menerus mendera organisasi. BPM memungkinkan organisasi untuk mengelola penyesuaian proses yang dibutuhkan secara simultan (pada waktu yang sama) dalam berbagai area bisnis. BPM menyediakan metodologi dan alat untuk menghadapi kebutuhan organisasi untuk berubah secara terus menerus, dan idealnya mampu mengoptimalkan berbagai proses bisnis internal dan proses yang dijalankan bersama dengan pihak lain. BPM memungkinkan organisasi untuk melakukan perbaikan secara terus menerus pada berbagai proses bisnis secara simultan dan memanfaatkan proses tersebut sebagai dasar fundamental dari corporate information system. BPM mencakup work flow management, business process modeling, quality management, change management, dan alat untuk membentuk ulang proses bisnis organisasi sehingga memilik bentuk standar yang dapat secara terus menerus dimanipulasi. Organisasi yang melakukan BPM menggunakan process-mapping tools untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses yang berjalan dan untuk membuat model baru yang telah disempurnakan sehingga dapat diterjemahkan ke software system. Pemodelan proses mungkin diperlukan untuk membangun sistem yang benar-benar baru atau berbasis sistem yang sedang berjalan dan data yang ada. BPM software tools secara otomatis mengelola proses antar bisnis, mengekstraksi data dari berbagai sumber dan database, dan menghasilkan transaksi dalam multiple related system. BPM juga mencakup process monitoring dan analisis. Organisasi harus mampu untuk menverifikasi kinerja proses yang telah diimprovisasi dan mengukur dampak dari perubahan proses pada key business performance indicators. Sejumlah vendor software komersial, seperti IBM, BEA

4 Systems, Vitria, Intalio, FileNet, Tibco, dan Fuego, menyediakan produkproduk BPM.

5 Quality management merupakan area lain dari Continous Process Improvement. Dalam rangka meningkatkan efisiensi pada level organisasi, organisasi tersebut harus melakukan penyesuaian pada proses bisnis untuk mengimprovisasi kualitas dari produk, jasa dan operasi yang dilakukan. Untuk itu, organisasi sering menerapkan konsep Total Quality Management (TQM) untuk membuat kualitas menjadi area tanggungjawab seluruh personel dan fungsi dalam organisasi. Penerapan TQM dengan sendirinya akan memiliki relasi dengan quality control. Setiap personel diharapkan untuk memberikan kontribusi pada keseluruhan improvisasi kualitas, Teknisi yang menghindari kesalahan dalam rancangan, pekerja bagian produksi yang dapat mengetahui kecacatan pada produk, penjual yang merepresentasikan produk secara benar pada pelanggan potensial, hingga sekretaris yang menghindari kesalahan ketik. TQM dilahirkan dari konsep quality management yang dikembangkan oleh para ahli dari amerika seperti W. Edwards Deming dan Joseph Juran, namun pengaplikasiannya dipopulerkan oleh perusahaan-perusahaan dari Jepang. Business Intelligence Business Intelligence adalah sebuah kemampuan, teknologi, aplikasi, dan praktik mengumpulkan, menggunakan, dan menganalisis data historis dan data saat ini yang ada pada sebuah entitas bisnis yang dapat digunakan untuk meramalkan kondisi bisnis pada masa yang akan datang. Analisis ini sangat membantu dalam membuat keputusan, terutama keputusan strategis yang akan diambil oleh manajemen. Istilah Business Intelligence sudah diperkenalkan secara luas sejak 1989 oleh Howard Dresner (Gartner Group, Laporan September 1996) bahwa : Pada tahun 2000-an, Kebebasan informasi akan muncul di depan pemikiranperusahaan, dengan Business Intelligence, informasi dan aplikasi tersedia luas bagi karyawan, konsultan, pelanggan,

6 pemasok, dan masyarakat umum. Kunci untuk berkembang dalam pasar yang kompetitif adalah dengan terus berada di depan. Dalam membuat keputusan bisnis berdasarkan informasi yang akurat saat ini membutuhkan lebih dari sekedar intuisi. Analisis data, pelaporan, dan query tools dapat membantu para pengambil keputusan untuk mendalami lautan data dan mengikhtisarkan data menjadi sebuah informasi berharga. Alat ini secara bersama-sama jatuh ke dalam kategori yang disebut "Business Intelligence". Keberadaan Business Intelligence tidak terlepas dari data warehouse, di mana datadata historis perusahaan, data yang didapat dari luar, dan data pendukung lainnya disimpan. Untuk dapat digunakan menjadi data yang dapat digunakan, data yang dimiliki perusahaan ditransformasikan ke dalam data multidimensi seperti kubus yang merepresentasikan pengkategorian dimensi data, misalnya dimensi waktu, dimensi pengukuran, dan dimensi produk. Data multidimensi Gambar di atas adalah contoh data cube, yang terdiri dari dimensi akun, dimensi waktu, dan dimensi skenario. Dari sini dapat kita tarik data misalnya kita potong kubus tersebut pada posisi Februari, maka kita mendapat data margin, COGS, Sales, Budget, dan Actual pada bulan Februari. Dalam menarik data (mengambil potongan kubus) ini

7 kita menggunakan Online Analytical Processing (OLAP) sebagai alat bantu dalam visualisasi data. Business Intelligence sendiri merupakan sebuah sistem yang sangat kompleks yang terdiri dari beberapa komponen yang berjalan pada sistem-sistem yang berbeda. Misal, sebuah data dari transaksi ERP, CRM, E-Business, dan Webserver ditransformasikan ke dalam data warehouse yang kemudian akan digunakan datanya menggunakan OLAP. Aplikasi Bussiness Intelligence, yang didesain dengan baik adalah aplikasi yang membuat siapapun yang ada dalam perusahaan mampu mengambil keputusan dengan baik dan membuat mereka cepat paham mengenai aset Informasi dalam organisasi dan bagaimana manajer tersebut berinteraksi dengan sistem. Aset tersebut antara lain data customer, informasi Supply Chain, data karyawan, pabrikasi, pemasaran, penjualan, dan data yang kita anggap penting. Software BI membuat semua data yang terpisah tersebut menjadi satu framework yang koheren sebagai pelaporan yang real-time serta analisis yang mendetail bagi pelanggan, partner, karyawan, manager, serta eksekutif. Anatomi Business Intelligence

8 Ada beberapa tahap yang terdapat dalam Business Intelligence, bahkan tahap tersebut dapat dikatakan sebagai sebuah siklus karena selalu berulang. Sebuah gambaran dari siklus business intelligence dapat dilihat pada gambar di bawah ini. Seperti yang juga dapat dilihat pada anatomi Business Intelligence intelligence, terdapat tahap transaksi, di mana data-data transaksi yang diolah oleh aplikasi-aplikasi seperti ERP dan CRM digunakan sebagai sumber data. Sumber data ini kemudian diseragamkan dan diefisiensikan sehingga dapat memberikan informasi yang berkualitas, tetapi dengan biaya yang rendah, dengan efisiensi kapasitas penyimpanan yang digunakan dan efisiensi pada saat eksekusi query (pemanggilan database). Data yang ditransformasikan ini kemudian disimpan dalam data warehouse. Dari data yang ada dalam data warehouse, dibuat business model yang mengkategorikan datadata tersebut seperti pegawai, pesanan, dan persediaan, sehingga mudah menggunakan data yang ada untuk analisis dan pembuatan laporan. Analisis dan laporan dilakukan dengan menggunakan OLAP yang mengolah data yang ada dengan multidimensional expressions (MDX) yang merupakan query yang digunakan untuk data multidimensional. Hasil analisis dan laporan ini kemudian dapat digunakan

9 untuk membantu manajemen membuat keputusan-keputusan, terutama keputusan strategis. DAFTAR PUSTAKA Davis, Gordon B., Manajemen Information System., terjemahan oleh Drs.Bob Widyahartono, PT.Pustaka Binaman pressindo, Murdick, Robert G., Management Information System, New Jersey, Prentice Hall Inc, Scott, George M., Principles of Management Information System, terjemahan oleh Achmad Nashir Budiman, Edisi I, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta, Senn, James A., Information Systems in Management, Belmont, cal, 4th edition, 1990.

10