LAPORAN PRE-AUDIT PERSIAPAN SERTIFIKASI SNI ISO 9001:2008 I. PROFIL AUDIT Organisasi Auditee : Pusat Penelitian & Pengembangan Sumber Daya Air Lokasi Audit : Kepala Pusat Litbang SDA - Bandung Balai BHGK Bandung Balai HITA Bandung Balai Irigasi - Bekasi Bidang Standar & Diseminasi Bandung Bidang SDK Bandung Bagian Tata Usaha Bandung Sekretariat SMM Bandung Kriteria Audit : SNI ISO 9001:2008 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Pusat Litbang SDA Tujuan Audit : 1. Memastikan konsistensi penerapan dokumentasi SMM 2. Memastikan implementasi tindakan perbaikan Audit Internal 3. Mengidentifikasi peluang perbaikan terkait efektifitas penerapan SMM 4. Menilai kesiapan menghadapi audit sertifikasi Tim Audit : Virginanty Djuanda Tri Mulardi II. HASIL AUDIT A. Umum Kepala Pusat Litbang SDA selaku Pimpinan Puncak telah memberikan komitmennya terkait penerapan SMM di Pusat Litbang SDA melalui penetapan kebijakan dan sasaran mutu. Komitmen tersebut dibuktikan melalui penyediaan sumber daya yang diperlukan untuk penyusunan dan pengelolaan kesekretariatan SMM dan pemantauan kinerja penerapan SMM melalui mekanisme audit internal dan tinjauan manajemen. Seluruh unit kerja memberikan komitmennya untuk menerapkan SMM namun kinerja penerapan SMM di unit kerja Pusat Litbang SDA bervariasi. Secara umum, unit kerja berada pada tahap awal implementasi yaitu masa transisi dan perubahan proses kerja dengan mengacu pada Prosedur yang berlaku, terutama dalam penyediaan bukti kerja dengan menggunakan formulir yang berlaku. Penerapan SMM dinilai masih belum menyatu dengan ritme kerja organisasi. Dokumentasi SMM belum sepenuhnya menjadi acuan bekerja dan masih dinilai sebagai sistem yang berbeda dengan sistem kerja keseharian. Pimpinan Puncak telah memiliki perhatian terkait kondisi penerapan SMM ini dan telah menetapkan langkah yang akan dilakukan pada tahun anggaran 2012 dimana seluruh proses kerja mulai dari penyusunan program (RKA-KL) harus telah melebur dengan prinsip pendekatan proses dan sistem yang berlaku dalam SMM. 1 dari 14
B. Kebijakan dan Sasaran Mutu Kebijakan mutu telah ditetapkan oleh Kepala Pusat Litbang SDA selaku Pimpinan Puncak dengan memperhatikan karakteristik organisasi dan ketentuan yang berlaku dalam persyaratan standar SNI ISO 9001:2008. Pimpinan Puncak telah mensosialisasikan kebijakan mutu yang telah ditetapkan kepada Kepala Balai/Bidang/Bagian selaku Pengendali Mutu melalui forum pertemuan. Sosialiasi selanjutnya dilakukan oleh Pengendali Mutu kepada Koordinator Pelaksana dan seluruh staf pendukung melalui pertemuan dan pemasangan materi promosi standing banner; pigura pada area strategis yang dapat diakses pegawai. Sebagai turunannya, Sasaran mutu telah ditetapkan dan disesuaikan dengan program kegiatan yang telah disahkan untuk berjalan pada tahun 2011 sesuai ketentuan dalam Permen PU No 04/2009. Sasaran mutu yang ditetapkan oleh Pimpinan Puncak telah dijabarkan ke dalam sasaran mutu Balai/Bidang/Bagian. Sasaran mutu telah ditinjau pada Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan pada 1 Juni 2011. Namun demikian terdapat beberapa hal yang perlu menjadi fokus Pusat Litbang SDA, yaitu : 1. Perlu dilakukan evaluasi efektifitas sosialisasi untuk memastikan bahwa Kebijakan Mutu dipahami oleh personel Pusat Litbang SDA. 2. Belum ada pemantauan capaian sasaran mutu tingkat Pusat (Litbang SDA) yang mengacu pada ketentuan DSM/PUSAIR/IK/07-01 3. Belum semua unit kerja melakukan pemantauan capaian sasaran mutu tingkat Balai/Bidang/Bagian secara konsisten sesuai ketentuan pada DSM/PUSAIR/IK/07-01 4. Belum dapat dibuktikan (bukti tidak tersedia) capaian sasaran mutu sebagaimana yang dinyatakan pada beberapa unit Kerja. (Sampel : BHGK, Bagian TU) 5. Sasaran mutu terkait kepuasan pelanggan yang telah ditetapkan pada RTM 1 Juni 2011 belum dijabarkan ke dalam sasaran mutu Balai/Bidang/Bagian. D. Tinjauan Manajemen Tinjauan manajemen dilakukan melalui mekanisme Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). RTM telah dilaksanakan oleh Kepala Pusat Litbang SDA pada 1 Juni 2011. RTM telah mencakup masukan yang disyaratkan dalam SNI ISO 9001:2008 dan telah menghasilkan keputusan tekait tindakan untuk meningkatkan kinerja SMM. Namun demikian terdapat beberapa hal yang perlu menjadi fokus Pusat Litbang SDA, yaitu : 1. Belum dilakukan pemantauan status tindak lanjut keputusan RTM. 2. Belum dilakukan tindakan terhadap keputusan RTM yang belum diselesaikan pada tenggat waktu yang diberikan, misalnya penyelesaian ANJAB. (Sampel : Bidang SDK) 2 dari 14
3. Belum ada tinjauan Manajemen Puncak terhadap laporan kinerja SMM yang disampaikan Balai/Bidang/Bagian pada RTM sebagai respon improvement yang spesifik sesuai dengan kondisi Balai/Bidang/Bagian. 4. Ditemukan terdapat Unit Kerja yang belum menyusun laporan kinerja penerapan SMM (Laporan RTM). (Sampel : Balai Irigasi) D. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) Penilaian kinerja pengelolaan SDM di Pusat Litbang SDA disampaikan sebagai berikut: 1. Pengelolaan kompetensi SDM Pengelolaan kompetensi SDM dinilai belum efektif. Hal ini dikarenakan belum tersedianya kualifikasi/kriteria kompetensi pada setiap fungsi kerja. Kualifikasi/kriteria kompetensi ini merupakan fundamental dan menjadi acuan dalam pelaksanaan proses berikutnya seperti rekruitmen pegawai baru, penetapan program pelatihan (termasuk identifikasi kebutuhan pelatihan), dan evaluasi kompetensi pegawai. Untuk itu, upaya Pusat Litbang SDA dalam memastikan bahwa personel yang melaksanakan penyediaan produk terlibat secara langsung atau tidak langsung adalah kompeten masih harus ditingkatkan. Identifikasi kebutuhan pelatihan telah mempertimbangkan kebutuhan organisasi dalam menghadapi perkembangan terkini namun belum mengidentifikasi kebutuhan fungsi dan perorangan yang dapat dilihat melalui hasil evaluasi kinerja. Evaluasi efektifitas pelatihan terhadap peningkatan kompetensi SDM belum dapat dibuktikan secara objektif mengingat mekanisme pelaksanaan evaluasi kinerja yang juga dinilai belum memadai. 2. Peningkatan kinerja SDM Peningkatan kinerja pegawai dinilai belum efektif. Evaluasi kinerja melalui mekanisme DP3 belum mampu memberikan gambaran terkait kinerja pegawai sesungguhnya. Melalui berbagai wawancara dengan pegawai Pusat Litbang SDA, diperoleh simpulan bahwa evaluasi kinerja belum dilaksanakan secara objektif dan masih dipengaruhi oleh culture yang tidak sesuai dengan Pedoman pelaksanaan evaluasi kinerja. Misalnya culture pemberian nilai yang harus selalu meningkat dan minimal sama (tidak boleh menurun). Hal ini mengakibatkan pegawai (secara keseluruhan) tidak memiliki evaluasi kinerja sesungguhnya sebagai dasar peningkatan kinerja perorangan. Tidak tersedianya target kerja perorangan menjadi faktor lainnya yang menyebabkan tidak efektifnya peningkatan kinerja pegawai. Hal ini mengakibatkan tidak tersedianya justifikasi memadai terkait objektifitas penilaian kinerja perorangan dan pada akhirnya menimbulkan rasa ketidakadilan diantara pegawai. Tindak lanjut evaluasi kinerja belum dilaksanakan secara efektif, terutama dalam hal upaya peningkatan kompetensi dan kinerja misalnya pada proses identifikasi kebutuhan 3 dari 14
pelatihan, sistem reward, dsb. Hal ini diakibatkan pada 2 (dua) akar masalah yang telah teridentifikasi yaitu belum tersedianya kualifikasi fungsi dan target kerja. 3. Pengelolaan Administrasi Kepegawaian Pengelolaan administrasi kepegawaian telah dilaksanakan dan bukti kerja tersedia. Namun demikian pelaksanaan pekerjaan dan penyediaan bukti kerja belum menggunakan dokumen yang telah ditetapkan. Hal yang perlu ditingkatkan dalam penyelenggaraan administrasi kepegawaian antara lain : a. tingkat pemahaman personel pelaksana proses terhadap ketentuan atau proses kerja yang berlaku. Misalnya pemahaman proses penyusunan ANJAB, proses akses jaminan pegawai (TASPEN, TAPERUM, ASKES, dsb), jabatan fungsional b. analisis data output proses kerja untuk menghasilkan informasi yang diperlukan untuk tindakan perbaikan/peningkatan. Misalnya analisis data penilaian evaluasi kinerja (DP3), E. Audit Mutu Internal (AMI) AMI telah dilaksanakan oleh Auditor Internal yang telah dilatih menggunakan kurikulum auditor terakreditasi (IRCA Registered). Perencanaan, penetapan tim AMI, pelaksanaan AMI telah dilaksanakan dengan baik oleh MR dan Sekretariat ISO. Evaluasi kinerja auditor pada pelaksanaan AMI telah dilaksanakan dengan baik. Namun demikian terdapat beberapa hal yang perlu menjadi fokus Pusat Litbang SDA, yaitu : 1. Belum ditetapkannya rencana tindakan perbaikan pada beberapa unit kerja (Balai LK, Irigasi, Sungai). 2. Belum diimplementasikannya rencana tindakan perbaikan sehingga ketidaksesuaian masih Terus terjadi pada unit kerja. Misalnya belum digunakannya formulir untuk menjadi bukti kerja sesuai dengan ketentuan Petunjuk Pelaksanaan. (Sampel : Bidang SDK, Bagian TU, Balai Irigasi) 3. Belum dilakukan verifikasi tindakan perbaikan oleh Auditor Internal. F. Penanganan Produk Tidak Sesuai, Pelaksanaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan Beberapa hal yang perlu menjadi Pusat Pusat Litbang SDA, yaitu : Tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang ditemukan belum dilakukan dengan mengacu pada Prosedur Tindakan Perbaikan. Demikian halnya penanganan produk tidak sesuai juga belum mengacu pada Petunjuk Pelaksanaan yang berlaku. Tindakan Pencegahan belum diidentifikasi sebagai akibat belum dilakukannya analisis data terhadap kinerja penerapan SMM (termasuk realisasi produk) unit kerja untuk mengidentifikasi potensi terjadinya ketidaksesuaian. 4 dari 14
G. Pengendalian Dokumen dan Rekaman Pengendalian dokumen telah dilaksanakan dengan mengacu pada Prosedur yang berlaku. Pengendalian rekaman dilakukan oleh setiap unit kerja dengan tingkat penerapan bervariasi. Beberapa hal yang perlu menjadi perhatian Pusat Litbang SDA, yaitu : 1. Daftar Induk Dokumen belum mencakup formulir yang digunakan atau melekat pada Prosedur/Petunjuk Pelaksanaan/Instruksi Kerja. 2. Belum ditindaklanjutinya usulan baru Instruksi Kerja dari unit kerja (Sampel : Balai HITA) 3. Belum dilaksanakannya pelatihan bagi Pengendali Dokumen sebagaimana rencana tindak lanjut ketidaksesuaian AMI pada sekretariat SMM dan Unit Kerja. 4. Retensi rekaman belum memperhatikan ketentuan terkait Retensi Arsip yang berlaku di Kementerian PU. 5. Sistematika penyimpanan rekaman perlu ditingkatkan untuk memudahkan penelusuran. 6. Belum dilakukan registrasi RMP. H. Perencanaan dan Pengendalian Proses Kerja Rencana mutu pelaksanaan pekerjaan dituangkan dalam KAK dan RMP. RMP disusun dengan mengacu pada KAK dan mencakup lingkup pengendalian proses kerja yaitu proses pemantauan, verifikasi, dan validasi pekerjaan. Penyusunan RMP menjadi tanggung jawab setiap unit kerja Balai/Bidang/Bagian. Beberapa hal yang perlu menjadi perhatian Pusat Litbang SDA, yaitu : 1. Belum disusunnya RMP untuk pengendalian proses kerja (kegiatan) di seluruh Unit Kerja (Sampel : Balai Irigasi). 2. Registrasi RMP untuk seluruh unit kerja. 3. Belum dapat ditunjukkan bukti implementasi RMP pada bagian pemanatauan/verifikasi/validasi produk kegiatan (produk antara maupun akhir). I. Komunikasi Internal Komunikasi internal merupakan faktor penentu keberhasilan penerapan SMM di Pusat Litbang SDA mengingat sebaran unit kerja yang luas. Berdasarkan keputusan RTM, Pimpinan Puncak menetapkan komunikasi internal 2 mingguan di setiap unit kerja dan bulanan pada level Pusat. Untuk memantau penerapan SMM, Kepala Pusat Litbang SDA merencanakan untuk melakukan Road Show ke Balai/Bidang/Bagian utuk berkomunikasi secara langsung terkait kinerja penerapan SMM Balai/Bidang/Bagian termasuk kendala yang dihadapi oleh setiap Balai/Bidang/Bagian dalam menerapkan SMM. Review terhadap pelaksanaan komunikasi internal di setiap unit kerja menujukkan bahwa komunikasi internal telah dilaksanakan dengan baik dan dapat disajikan bukti pelaksanaannya. Namun demikian belum dilakukan pemantauan tindak lanjut setiap keputusan yang ditetapkan pada rapat sebelumnya. 5 dari 14
III. PENERAPAN SMM PADA UNIT KERJA (Termasuk Realisasi Produk) A. Kepala Pusat Litbang SDA Komitmen penerapan SMM dalam rangka perbaikan dan peningkatan kinerja organisasi. Tinjauan Manajemen telah dilaksanakan sesuai persyaratan standar SN ISO 9001:2008 Arahan dan strategi yang jelas dan terarah dalam hal penerapan SMM guna mendukung pelaksanaan reformasi birokrasi, peningkatan konsistensi penyediaan produk, dan peningkatan kinerja pegawai serta pengakuan independen terkait implementasi SMM (sertifikasi). Concern Pimpinan Puncak terhadap komunikasi internal di seluruh Unit Kerja melalui mekanisme 2 mingguan dan 1 bulanan, termasuk penyediaan sarana yang dibutuhkan seperti peralatan IT. Upaya peningkatan kompetensi personel melalui kerjasama penelitian dengan pihak eksternal dan pelaksanaan sertifikasi keahlian personel. Pelaksanaan reward & punsihment terkait kinerja Unit Kerja melalui mekanisme penyediaan anggaran. Rencana integrasi SMM ke dalam seluruh proses kerja organisasi mulai dari tahap perencanaan hingga evaluasi pelaksanaan kegiatan sehingga tidak ada lagi double sistem sebagai acuan kerja. Peluang Perbaikan/ 1. Belum ada pemantauan capaian sasaran mutu tingkat Pusat (Litbang Peningkatan : SDA) yang mengacu pada ketentuan berlaku. 2. Belum dilakukan tinjauan Manajemen Puncak terhadap laporan kinerja SMM yang disampaikan Balai/Bidang/Bagian pada RTM sebagai respon improvement yang spesifik sesuai dengan kondisi Balai/Bidang/Bagian 3. Belum tersedianya kualifikasi /kriteria kompetensi dan wewenang pada setiap fungsi kerja. 4. Belum dilakukan evaluasi efektifitas sosialisasi SMM terkait pemahaman personel terhadap Kebijakan dan Sasaran Mutu yang ditetapkan Pimpinan Puncak. 5. Perlu disusunnya Kualifikasi Kompetensi dan Code of Conduct Evaluator untuk memastikan proses evaluasi yang kompeten, objektif, dan konsisten. 6 dari 14
B. Bidang Standardisasi dan Diseminasi Sasaran mutu Bidang yang memberikan arahan kepada Unit Kerja telah ditetapkan dan dipantau pencapaiannya secara konsisten. Hasil pemantauan capaian sasaran mutu dapat dibuktikan dengan data pendukung. Komunikasi internal yang terjalin di dalam unit kerja sangat baik sehingga partisipasi aktif pegawai dalam melaksanakan pekerjaan sangat tinggi. Hal ini dibuktikan melalui tingkat pemahaman pelaksanaan pekerjaan. Tingkat implementasi dokumentasi SMM cukup baik dan merata di kedua sub bidang. Ketersediaan database pada proses perumusan RSNI sangat baik, memudahkan penelusuran proses kegiatan dan justifikasi keputusan yang diambil. Tingkat ketertelusuran rekaman pengelolaan perumusan RSNI sangat baik. Rekaman mudah ditelusur dalam waktu cepat. Peluang Perbaikan/ Peningkatan : = Perumusan SNI = 1. SK Penetapan keanggotaan Sub Panitia Teknis belum ada, sementara Sub Panitia Teknis telah melaksanakan kegiatan perumusan RSNI. Telah dihasilkan RSNI Revisi sebanyak 1 dokumen, dan RSNI Baru sebanyak 3 dokumen. Hal ini bertentangan dengan ketentuan PSN 02 dimana Keanggotaan Sub Panitia Teknis harus ditetapkan sebelumnya. 2. Tidak ada bukti bahwa 3 (tiga) anggota Sub Panitia Teknis yang disampling yaitu Ir. Sarwan, Abdul hanan, dan Tatang memenuhi kualifikasi yang disyaratkan dalam PSN 02 pada kriteria memiliki pemahaman Pedoman Perumusan SNI dan memiliki pengalaman dalam proses perumusan minimal 3x. 3. Belum dapat ditunjukkan secara formal, pelaksanaan evaluasi kinerja anggota Panitia Teknis sebagaimana disyaratkan dalam PSN 02. 4. Daftar Induk Dokumen Eksternal belum mencakup seluruh PSN yang berlaku dalam Perumusan SNI. = Advis Teknik = 1. Ketertelusuran rekaman perlu ditingkatkan. Sebaiknya rekaman disusun sesuai tahapan proses mulai dari permohonan hingga laporan akhir untuk setiap pelanggan. 2. Tidak ada mekanisme tinjauan permohonan untuk menilai kemampuan Pusat Litbang SDA dalam melayani permintaan Advis Teknik, terutama dalam hal ketersediaan Tenaga Ahli yang sesuai dengan lingkup Advis teknik dan untuk mengidentifikasi kebutuhan Tenaga Ahli serta periode waktu pelaksanaan kegiatan. 3. Tidak ada mekanisme pembentukan tim Tenaga Ahli untuk memastikan bahwa Tenaga Ahli yang dikirim adalah sesuai dengan lingkup Advis Teknik Pelanggan. 4. Tidak ada pemberitahuan secara resmi Tim Tenaga Ahli yang akan dikirimkan dan periode waktu pelaksanaan. 5. Tidak ada evaluasi kinerja Tenaga Ahli pelaksana Advis Teknik. 7 dari 14
C. Bidang Sumber Daya Kelitbangan 1. Penyusunan ANJAB sebagai langkah awal dalam penetapan tugas dan wewenang, beban kerja, serta kualifikasi kompetensi fungsi. 2. Fasilitasi kegiatan akreditasi dan sertifikasi yang memadai. 3. Tingkat pemahaman yang baik terkait proses akreditasi dan sertifikasi. Peluang Perbaikan/ 1. Perlu dilakukan tinjauan sasaran mutu kembali untuk memastikan Peningkatan bahwa sasaran mutu Achievable. 2. Belum dilakukan tindakan perbaikan terhadap sasaran mutu yang tidak tercapai. 3. Belum dilakukan pemantauan efektifitas sosialisasi penerapan dokumentasi SMM. Pengelolaan SDM 1. Pengelolaan SDM belum mengacu pada Petunjuk Pelaksanaan yang berlaku. 2. Tingkat pemahaman personil terhadap proses yang berada dalam tanggung jawab SDK perlu ditingkatkan. Sampel : a. Komplain Responden (Auditi) terhadap pemahaman terkait penyusunan ANJAB b. Komplain Responden (Auditi) terhadap pemahaman terkait jabatan fungsional c. Komplain Responden (Auditi) terhadap pengurusan pensiun 3. Sebaiknya SDK menyediakan data profil yang lengkap terkait personel/pegawai yang akan dibahas dalam Baperjakat dalam kaitannya dengan rotasi dan promosi. Hal ini ditujukan untuk menyediakan data yang objektif untuk pengambilan keputusan. 4. Belum dilakukan evaluasi efektifitas pelatihan. 5. Tidak dilakukannya analisis data untuk menghasilkan informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan selanjutnya guna improvement. Misalnya data evaluasi kinerja (DP3). Pengelolaan Sarana 1. Sebaiknya dibuat analisis capaian waktu proses akreditasi laboratorium Kelitbangan untuk akreditasi awa dan penambahan ruang lingkup untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan sebagai Quality Time. 2. Balai BHGK belum menyampaikan permohonan perluasan ruang lingkup sementara Survailen jatuh pada bulan Juni 2011. Hal ini dapat mengakibatkan tidak terpenuhinya permohonan perluasan ruang lingkup mengingat ketentuan KAN dalam hal pengajuan permohonan perluasan ruang lingkup adalah max 1 bulan sebelum pelaksanaan survailen. Pengelolaan SIMKA Belum ada pengaturan perlindungan data SIMKA (Back up data SIMKA). 8 dari 14
D. Bagian Tata Usaha Peluang Perbaikan/ Peningkatan Pengadaan Barang dan Jasa Pemeliharaan Sarana dan prasarana; Pengelolaan Rumah Tangga Pengelolaan Kearsipan Sasaran mutu Bidang yang memberikan arahan kepada Unit Kerja telah ditetapkan. Pelaksanaan proses pembelian telah dilaksanakan dengan baik, rekaman mudah telusur. Ketertelusuran arsip surat menyurat baik, sampel dapat disajikan dengan waktu cepat. 1. Sasaran mutu perlu direview kembali untuk memastikan bahwa sasaran mutu tersebut Achievable mengingat sasaran yang dibuat dalam hasil pemantauan tidak tercapai. 2. Pemantauan sasaran mutu harus dapat diisertai dengan bukti capaian. 3. Tidak tersedianya ANJAB untuk fungsi Bagian Tata Usaha sebagaimana diuraikan dalam Struktur Organisasi. ANJAB baru tersedia untuk fungsi Satker. 4. Perlu disediakan checklist kelengkapan persiapan rapat untuk membuktikan bahwa Sub Bagian Umum telah melaksanakan fungsinya dalam memfasilitasi persiapan rapat. Belum dilakukannya evaluasi pemasok 1. Belum tersedianya program pemeliharaan sarana prasarana, misalnya program pemeliharaan kendaraan, elevator, air conditioner, komputer (perlengkapan IT). 2. Tidak ada bukti pelaksanaan perbaikan sarana/prasarana misalnya perbaikan kendaraan motor roda 2 No.Polisi AB 2303 DE pada tanggal 17 Februari 2011 dan 8 April 2011. 3. Tidak tersedia database/rekapitulasi pemeliharaan dan penggunaan sarana prasarana. 4. Belum terimplementasikannya Petunjuk Pelaksanaan yang terkait dengan pengelolaan sarana prasarana dan pengelolaan rumah tangga. 1. Retensi arsip belum ditetapkan untuk surat masuk keluar. 2. Didapatkan informasi bahwa arsip surat masuk/keluar tahun 2000 dan 2001 ditemukan dalam kondisi rusak terkena serangan hama. 9 dari 14
E. Balai BHGK Peluang Perbaikan/ Peningkatan Sasaran mutu Bidang yang memberikan arahan kepada Unit Kerja telah ditetapkan dan sasaran mutu telah dipantau secara konsisten. RMP telah disusun untuk mengendalikan proses penelitian dan pengelolaan laboratorium. Ketertelusuran rekaman penelitian baik, sampel dapat disajikan dengan waktu cepat. 1. Tindakan perbaikan yang dilaksanakan belum mengacu pada Prosedur yang berlaku. Sampel : Kerusakan alat Piezocone ditindaklanjuti dengan perbaikan alat. Belum dilakukan analisis penyebab dan tindakan yang dilakukan agar ketidaksesuaian tidak berulang. 2. Pemantauan sasaran mutu harus dapat diisertai dengan bukti capaian. 3. Tidak dapat ditunjukkan bukti pemenuhan kualifikasi Tenaga Ahli/ narasumber sebagaimana kualifikasi yang disyaratkan dalam RMP. 4. Tidak dapat ditunjukkan bukti pelaksanaan pemantauan/verifikasi untuk menentukan kriteria keberterimaan dalam RMP. 5. Daftar Induk Dokumen eksternal telah disusun namun belum mencakup Standar yang digunakan dalam kegiatan penelitian sebagaimana dituangkan dalam RMP. 6. Belum dapat ditunjukkan metode pelaksanaan kalibrasi untuk peralatan pemantauan/pengukuran yang digunakan dalam kegiatan penelitian (dan tidak termasuk peralatan laboratorium), terutama untuk pelaksanaan kalibrasi yang dilakukan secara internal. 7. Sebaiknya disusun database Proposal Usulan Kegiatan Penelitian yang diajukan pada tahun 2012 untuk memudahkan ketertelusuran informasi. 10 dari 14
F. Balai HITA Peluang Perbaikan/ Peningkatan Sasaran mutu Balai yang memberikan arahan kepada Unit Kerja telah ditetapkan. RMP telah disusun untuk mengendalikan proses penelitian dan pengelolaan laboratorium. Identifikasi kebutuhan training sudah dilakukan dengan baik. 1. Perlu dilakukan tinjauan kembali terhadap sasaran mutu yang ditetapkan untuk mengakomodir keputusan RTM terkait kepuasan pelanggan. 2. Pemantauan sasaran mutu belum menggunakan template/form yang disediakan. 3. Belum ada kriteria kualfikasi komepetensi fungsi pelaksana tugas. 4. Tidak ada identifikasi penyebab terkait program pelatihan yang tidak terealisasi. (Catatan : Program pelatihan telah disetujui Bidang SDK) 5. Belum dilakukan analisis kepuasan pelanggan 11 dari 14
G. Balai Irigasi Peluang Perbaikan/ Peningkatan Sasaran mutu telah ditetapkan Tingkat pemahaman personel terhadap fundamental sistem manajemen mutu SNI ISO 9001:2008 1. Sasaran mutu perlu direview kembali untuk memastikan bahwa sasaran mutu tersebut terukur dan Achievable. 2. Pemantauan sasaran mutu belum dilakukan sesuai Prosedur berlaku. 3. Belum tersedianya ANJAB secara lengkap. 4. Belum dilaksanakannya tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian Audit Internal. 5. Belum disusunnya RMP 6. Daftar Dokumen/Rekaman dengan menggunakan format berlaku belum tersedia. 7. Belum dapat ditunjukkan bukti kerja pelaksanaan kegiatan sesuai dokumentasi SMM yang berlaku. 8. Pengukuran kepuasan pelanggan belum dilakukan (internal maupun eksternal) 12 dari 14
I. Sekretariat SMM Peluang Perbaikan/ Peningkatan Tingkat pemahaman personel sekretariat SMM terhadap persyaratan standar sistem manajemen mutu (SNI ISO 9001:2008) Tingkat konsistensi pelaksanaan Prosedur. Analisis data kepuasan pelanggan telah dilaksanakan. Pengelolaan AMI dan RTM telah dilaksanakan dengan baik 1. Daftar Induk Dokumen belum mencakup Formulir yang terdapat dalam Dokumentasi SMM. 2. Belum tersedia Copy Daftar Induk Rekaman dan Dokumen Internal/Eksternal yang dimiliki setiap Unit Kerja. 3. Mekanisme back up E-DSM 4. Belum ditindaklanjutinya usulan baru Instruksi Kerja dari unit kerja (Sampel : Balai HITA) 5. Belum dilakukan tinjauan efektifitas sosialisasi dokumentasi SMM 6. Belum dilaksanakannya pelatihan bagi Pengendali Dokumen sebagaimana rencana tindak lanjut ketidaksesuaian AMI pada sekretariat SMM dan Unit Kerja. 7. Belum dilakukannya registrasi RMP 8. Belum dilakukan pemantauan status tindak lanjut keputusan RTM dan belum dilakukan tindakan terhadap keputusan RTM yang belum diselesaikan pada tenggat waktu yang diberikan, misalnya penyelesaian ANJAB. (Sampel : Bidang SDK) 9. Belum dilakukan tindakan terhadap ketidaksesuaian yang terjadi dimana rencana tindakan perbaikan AMI pada beberapa unit kerja (Balai LK, Irigasi, Sungai) belum dibuat sesuai target waktu yang ditetapkan.. 10.Belum dilakukan verifikasi tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian AMI oleh Auditor Internal. 13 dari 14
IV. KESIMPULAN Berdasarkan temuan audit di atas, disimpulkan bahwa Pusat Litbang SDA masih dalam tahap awal implementasi. Untuk menghadapi audit sertifikasi, setiap Balai/Bidang./Bagian harus segera menerapkan proses sesuai Prosedur yang berlaku dan segera mengintegrasikan SMM ke dalam proses kerjanya. Bandung, 11 Juni 2011 Virginanty Djuanda 14 dari 14