PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DI MINIMARKET GAUL DUSUN BAKUNGAN YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Emiliyana Yesinta 10.12.5270 kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
MAKING SALES INFORMATION SYSTEM AT GAUL MINIMARKET IN BAKUNGAN VILLAGE YOGYAKARTA PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DI MINIMARKET GAUL DUSUN BAKUNGAN YOGYAKARTA Emiliyana Yesinta Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the era of globalization, Information Systems more growing and important role in a company's performance. Companies supported by information system can help operations and management more effective. One application of the Information Systems in the sale, such as the supermarket, minimarket, and distributor center. Mini Market located in the village of Gaul Bakungan is a business engaged in the sale of basic food needs. Buying and selling activities still use sales systems manually and require time for data collection in the price. Of course it could allow information errors In making the application a Gaul mini market selling, the author will use Visual Basic 6.0 software by studying and understanding the functions of components that can assist operating performance Gaul mini market is much more optimal. Keywords: Information, Sales Application.
1. Pendahuluan Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di dunia saat ini mengalami banyak perubahan. Banyak aspek kehidupan bergantung dari pesatnya kemajuan teknologi seperti mempermudah aspek pekerjaan manusia dalam mendapatkan informasi. Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, kebutuhan tenaga profesional semakin diperlukan oleh perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perusahaan yang didukung Sistem Informasi dapat membantu operasional dan manajemennya lebih efektif. Minimarket Gaul merupakan salah satu usaha keluarga yang berlokasi di dusun Bakungan yang masih menggunakan cara manual dalam melakukan pencatatan data seperti data barang, data pemasok, data transaksi serta pembuatan laporan-laporan. Data ditulis dalam lembaran kertas atau buku yang kemudian disimpan dalam sebuah lemari sehingga data tersebut dapat dicari dan digunakan kembali jika sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan. Cara ini kurang efektif karena belum bisa memberikan kemudahan, ketepatan, efisien, dan keamanan yang lebih. Jika arsip hilang, maka tidak akan ada bukti transaksinya dan menyebabkan kerugian bagi pemilik minimarket tersebut. Berdasarkan masalah yang timbul mendorong Minimarket Gaul untuk mengganti sistem yang lama menjadi sistem yang baru sehingga dapat membantu kinerja minimarket dan menghasilkan data yang tepat, efisien, aman, serta meminimalisir kesalahan. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Menurut Hanif Al Fatta (2007;3) mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpuan atau himpunan dari unsur atau variable variabe yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. 2.2 Definisi Sistem Informasi Manajemen Menurut Gordon.B Davis, Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi- fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi. (Jogiyanto,2005:15). 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi Penjualan diartikan sebagai suatu pembuatan pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada 1
dan diteruskan dengan pengiriman barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku. (Niswonger, 1999) 2.4 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.4.1 Microsoft Visual Basic Visual Basic 6.0 adalah sebuah software developer yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis windows. Visual Basic dikembangkan dari bahasa BASIC (Beginner All-Purpose Symbolic Intruction Code) yang ditambah ratusan perintah tambahan seperti function, keyword, dan banyak berhubungan langsung dengan Graphical User Interface (GUI). Visual Basic merupakan salah satu pemrograman yang berorientasi pada objek atau Object Oriented Programming (OOP), yaitu sebuah program dibagi menjadi bagianbagian kecil yang disebut objek. Objek tersebut dapat diolah sendiri-sendiri. Setiap objek memiliki sekumpulan sifat dan metode yang memiliki sekumpulan fungsi tertentu sesuai yang diprogramkan. 2.4.2 Microsoft SQL Server 2000 Database Pengertian Microsoft SQL Server adalah perangkat lunak Relational Database Management System (RDBMS) yang di desain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas 1. Microsoft SQL Server merupakan produk andalan Microsoft untuk database server. SQL Server adalah tipe database tipe database yang bersifat database relational. Pengertian relational adalah penyimpanan data dalam bentuk tabel, sedangkan tabel dapat disusun dengan kelompoknya yang memiliki sifat yang sama. Tabel berisi dari baris-baris dan kolom-kolom yang jelas dapat saling berhubungan satu sama lainnya. Database SQL Server terdiri dari dua file, yaitu data yang disimpan dalam file LDF dan dalam bentuk MDF. 2.4.3 Active Reports Active Reports merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terdapat didalam program Microsoft Visual Basic 6.0. Hasil cetak dengan menggunakan Active Report lebih baik dan lebih mudah, karena pada Active Reports banyak tersedia objek maupun komponen yang mudah digunakan dan tidak memakan banyak RAM pada komputer. 2
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Tinjauan Umum Nama Toko : Minimarket Gaul Alamat : Bakungan, Sleman Yogyakarta Pemilik : Ali Sujatmiko Visi dan Misi Minimarket Gaul Visi : Menjadikan minimarket yang dipercaya dengan harga yang terjangkau oleh masyarakat Misi : Menjual barang yang baik dan berkualitas dan memberikan pelayanan dan kenyamanan yang terbaik bagi pelanggan 3.2 Analisis Sistem Definisi analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Analisis merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. 3.2.1 Analisis Kelemahan Sistem Analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan bertujuan untuk mengetahui masalah-masalah yang mengganggu pada sistem lama tersebut. Untuk mengembangkan sistem informasi ini diperlukan analisis kelemahan agar bisa memetakan masalah yang ada dan mendapatkan nilai maksimal. Ada beberapa metode untuk menganalisis sistem, diantaranya dengan menggunakan metode PIECES yaitu analisis terhadap kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi (Economy), pengendalian (Control), efisiensi (Efficciency), dan layanan (Service). 3.3 Analisis Kebutuhan Sistem 3.3.1 Kebutuhan Fungsional Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem. Kebutuhan fungsional pada sistem Informasi Penjualan meliputi : Sistem dapat melakukan pengolahan data barang, data pembelian, data penjualan, data pemasok, data pengguna, dan dapat menghasilkan laporan-laporan sesuai kebutuhan. 3
3.3.2 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan nonfungsional tidak secara langsung terkait dengan fitur tertentu.kebutuhan nonfungsional memberikan batasan bagi kebutuhan fungsional.kebutuhan non fungsional Hardware : 1. Microsoft Windows XP atau Windows Seven sebagai sistem operasi. 2. SQL Server 2000 sebagai Database Management System. 3.5 Perancangan Sistem 3.5.1 Flowchart 3.5.2 Data Flow Diagram (DFD) Gambar 3.1 Flowchart Sistem - Laporan Data Barang - Laporan Data Pemasok - Laporan Data Penjualan - Laporan Data Pembelian - Laporan Data Retur Pembelian - Laporan Data Barang - Laporan Data Pemasok - Laporan Data Penjualan - Laporan Data Pembelian - Laporan Data Retur Pembelian Pemilik Sistem Informasi Penjualan Minimarket Gaul Karyawan - Input Data Pengguna - Input Data Jenis Barang - Input Data Barang - Input Data Pemasok - Input Data Penjualan - Input Data Pembelian - Input Data Retur Pembelian - Input Data Jenis Barang - Input Data Barang - Input Data Pemasok - Input Data Penjualan - Input Data Pembelian - Input Data Retur Pembelian Gambar 3.2 Konteks Diagram 4
3.5.3 Relasi Antar Tabel DetPembelian NoNotaBeli** KdBarang** Jumlah HrgBeli SubTotal Pengguna KdPengguna* Username Password Jabatan DetPenjualan NoNotaJual** KdBarang** Jumlah HrgJual SubTotal Pembelian NoNotaBeli* TglBeli KdPemasok** TotalHarga Barang KdBarang* KdJnsBarang** NmBarang Stock HrgBeli HrgJual Penjualan NoNotaJual* TglJual TotalHarga Retur NoRetur* NoNotaBeli** TglRetur TotalRetur Pemasok KdPemasok* NmPemasok AlamatPemasok NoTlpPemasok DetRetur NoRetur** KdBarang** Jumlah HrgRetur SubTotal JnsBarang KdJnsBarang* NmJnsBarang 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Manual Program 1. Menu Login Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel Saat program dijalankan akan muncul menu login. Pengguna diharuskan untuk memasukkan username dan password untuk dapat masuk ke dalam program. Jika username atau password tidak sesuai maka akan muncul pesan username tidak ada atau password salah. Jika sesuai maka akan masuk ke menu utama. Gambar 4.1 Tampilan Menu Login 5
2. Menu Utama Dalam menu utama ini terdapat seluruh menu dan fitur-fitur yang disediakan oleh program. Pengguna dapat dengan mudah menentukan pilihan menu yang ingin dijalankan sesuai dengan hak akses dari masing-masing pengguna Gambar 4.2 Tampilan Menu Utama 3. Menu Master Didalam menu master terdapat empat submenu, yaitu menu jenis barang yang digunakan untuk mengelola data jenis barang, menu barang yang digunakan untuk mengelola data barang, menu pemasok untuk mengelola data pemasok, dan menu pengguna untuk mengelola data pengguna. a. Menu Jenis Barang Gambar 4.3 Tampilan Menu Jenis Barang 6
b. Menu Barang Gambar 4.4 Tampilan Menu Barang c. Menu Pemasok Gambar 4.5 Tampilan Menu Pemasok d. Menu Pengguna Gambar 4.6 Tampilan Menu Pengguna 7
4. Menu Transaksi Menu transaksi terdiri dari tiga submenu yaitu menu penjualan, pembelian, dan retur pembelian. a. Menu Penjualan Gambar 4.7 Tampilan Menu Penjualan b. Menu Pembelian Gambar 4.8 Tampilan Menu Pembelian c. Menu Retur Pembelian Gambar 4.9 Tampilan Menu Retur Pembelian 8
5. Menu Laporan Dalam menu laporan terdapat lima submen yaitu laporan data barang, laporan data pemasok, laporan data pembelian, laporan data penjualan, laporan data retur pembelian. Menu ini dapat diakses melalui menu laporan yang berada dimenu bar bagian atas. Berikut tampilan-tampilan dari menu laporan-laporan tersebut. Gambar 4.10 Tampilan Laporan Data barang Gambar 4.11 Tampilan Laporan Data Pemasok Gambar 4.12 Tampilan Laporan Data Penjualan Periode 9
Gambar 4.13 Tampilan Laporan Data Pembelian Periode Gambar 4.14 Tampilan Laporan Data Retur Pembelian Gambar 4.15 Tampilan Data Barang Terlaris 10
Gambar 4.16 Tampilan Nota Penjualan 4.2 Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem adalah suatu kegiatan untuk menjaga atau mempertahankan sistem agar dapat terus berjalan normal seperti yang diharapkan. Pemeliharaan sistem dilakukan untuk menghindari masalah-masalah yang menyebabkan sistem tidak berjalan secara normal, seperti serangan virus komputer, hilangnya data pada database, dan kerusakan hardware. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam pemeliharaan sistem dapat dijelaskan secara rinci sebagai berikut : 1. Melakukan pelatihan terhadap personil yang akan mengoperasikan sistem. 2. Menyimpan master program (file setup) aplikasi Minimarket Gaul agar dapat diinstal kembali sewaktu-waktu jika dibutuhkan. 3. Melakukan backup database sesering mungkin sesuai dengan kebutuhan dan membuat salinan dari file backup tersebut ke media penyimpanan lain. Hal ini dilakukan agar saat terjadi kerusakan pada database maupun pada perangkat keras, file backup dari database tersebut masih dapat di restore sewaktu-waktu untuk menggantikan database utama. 4. Instal anti virus dan melakukan scanning secara berkala agar computer terbebas dari serangan virus. 5. Mengatur alokasi listrik untuk komputer agar tidak terjadi power failure yang dapat menyebabkan kerusakan pada perangkat keras komputer. 6. Melakukan perbaikan atau penggantian perangkat keras komputer jika terjadi kerusakan. 11
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan yang ada pada halaman sebelumnya dengan adanya penelitian pada Minimarket Gaul, dalam rangka penyusunan skripsi dengan judul Pembuatan Sistem Informasi Penjualan di Minimarket Gaul Dusun Bakungan Yogyakarta, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : Sistem lama yang masih menggunakan cara manual memiliki kelemahan antara lain : a. Pencatatan, pengolahan, dan penyajian data Minimarket Gaul kurang efisien, baik waktu, tenaga maupun biaya. b. Keamanan data Minimarket Gaul kurang terjamin. c. Kesalahan (human error) belum mampu diminimalisir. 5.2 Saran Berdasarkan temuan-temuan dari penelitian yang penulis lakukan pada Minimarket Gaul, ada beberapa saran yang penulis berikan untuk pihak Minimarket Gaul dan untuk pengembang sistem atau peneliti selanjutnya, yaitu : Diharapkan bagi pihak Minimarket Gaul agar dapat mempertimbangkan dan menindaklanjuti aplikasi penjualan Minimarket ini untuk diterapkan secara nyata dalam proses bisnisnya dan apabila nantinya sistem ini benar-benar diterapkan maka diharapkan pihak Minimarket Gaul dapat memberikan masukan ataupun kritikan apabila selama aplikasi penjualan Minimarket Gaul tersebut dioperasikan terdapat kekurangan, kesalahan, dan hal-hal lain yang dapat dijadikan acuan untuk membuat sistem tersebut menjadi lebih baik dalam pengembangan selanjutnya. 12
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : ANDI Gordon B, Davis 1974. Management Information System : Conceptual Foundations, Structure, and Development. Tokyo: McGraw-Hill Kogakusha Jogiyanto, HM. 1989. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : ANDI Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolahan Basis Data. Yogyakarta: ANDI Kusrini. 2006. Sistem Pakar Teori dan Aplikasi. Yogyakarta: ANDI Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : ANDI Philip Kotler, Kevin Lanne Keller. 2008. Manajemen Pemasaran. Penerbit Erlangga http://pcbolong.blogspot.com/2011/04/diagram-alir-data-dad-data-flow-diagram.html [ 18 Juni 2013] 13