VI. TOYOTA PRODUCTION SYSTEM A. Pengertian Toyota Production System (TPS) Perusahaan berupaya untuk meningkatkan taraf kehidupan keryawan melalui usaha yang berkelanjutan untuk menghasilkan laba, sekaligus memberikan kontribusi kepada masyarakat. Dalam jaman dengan persaingan yang ketat ini, memproleh laba terutama yang berkaitan dengan jumlah menjadi sangat sulit. Oleh karena itu, diperlukan usaha untuk menurunkan biaya produksi. Sasaran dari TPS adalah menghasilkan kendaraan dengan kualitas yang lebih baik, lebih murah, lebih tepat waktu, kepada lebih banyak orang. Berdasarkan sasaran tersebut, diperlukan suatu sistem untuk membuat kendaraan dengan kualitas yang lebih baik dan yang lebih murah, serta dapat menciptakan kesejahteraan masyarakat. TPS adalah aktivitas pada tingkat keseluruhan perusahaan berdasarkan pada kesadaran untuk menghilangkan muda secara menyeluruh, mencari rasionalitas cara manufaktur, dan mengembangkan teknik manufaktur yang lebih baik. Jadi, usaha untuk mengurangi biaya produksi ditempuh perusahaan melalui penghilangan muda secara menyeluruh. Pada saat melakukan pekerjaan dalam aktivitas produksi, setidaknya gerakan kerja dapat dibagi menjadi 3 bagian, yaitu : muda, pekerjaan tambahan yang tidak mempunyai nilai tambah, dan pekerjaan pokok (pekerjaan yang mempunyai nilai tambah). Muda adalah berbagai macam fenomena dan efek yang tidak meningkatkan nilai tambah. Dalam TPS, muda dibagi menjadi 7 jenis, yaitu : 1. Muda cacat atau yang perbaikan. Muda karena membuat part cacat atau part yang harus diperbaiki, sehingga menutunkan kualitas dan meningkatkan biaya. 49
2. Muda produksi berlebih (over production) Muda produksi berlebih dibagi menjadi 2 bagian. Pertama adalah membuat melebihi dari jumlah yang diperlukan, yang kedua adalah membuat dengan waktu yang lebih cepat dari waktu yang diperlukan. Muda produksi berlebih akan menyebabkan muda yang lainnya. Sehingga, muda ini merupakan muda yang paling penting untuk diamati. Masalah yang ditimbulkan oleh muda produksi berlebih: Alat dan pekerja yang digunakan berlebihan Material dan part yang digunakan lebih cepat Mengkonsumsi energi listrik lebih besar Menambah penggunaan container. Menambah pengangkutan, seperti pengangkutan dengan tenaga manusia dan forklift Persiapan baru untuk tempat peletakan dan gudang Menambah pekerja untuk mengontrol dan timbulnya stok Menambah bunga pinjaman 3. Muda proses Muda seperti melakukan proses yang tidak diperlukan dan yang tidak ada hubungannya, dalam keakuratan proses dan kemampuan proses (over production). 4. Muda pengangkutan (pengiriman) Yang diangkut bukan hanya barang, tetapi juga berbagai informasi sehingga tugasnya menjadi besar tetapi bukan merupakan pengangkutan yang diperlukan dalam produksi just in time. 50
5. Muda inventory (stok) Muda yang timbul karena trelalu banyaknya jumlah part yang masuk dari supplier. 6. Muda gerakan Gerakan mesin atau alat, serta gerakan orang yang tidak menghasilkan nilai tambah di dalam proses atau pekerjaan 7. Muda menunggu Pada saat mesin atau alat memproses secara otomatis, operator berdiri di sampingnya untuk mengawasi mesin, sehingga meskipun ia ingin melakukan pekerjaan, karena mesin masih berjalan maka ia tidak dapat melakukan apa-apa karena harus menunggu. Selain muda, penyebab utama yang dapat meningkatkan biaya dan membuat kulitas tidak seragam adalah mura dan muri. Mura adalah ketidak teraturan karena perencanaan produksi untuk kendaraan atau part tidak tetap, kadang banyak, kadang sedikit. Dari segi manusia, merupakan baratsuki (ketidakteraturan) beban terhadap suatu standar tertentu. Sedangkan muri adalah mmberi beban berlebih pada pikiran dan tubuh. Dalam hubungannya dengan mesin dan peralatan, muri adalah memberi beban melebihi kemampuan yang dapat ditanggung oleh mesin atau peralatan tersebut. Sedangkan elemen kerja dapat dibagi menjadi empat, yaitu : 1. Pekerjaan persiapan (pekerjaan yang dilakukan pada awal dan akhir operasi) Pekerjaan ini sifatnya hanya terjadi satu kali di awal dan akhir kerja untuk satu unit pekerjaan 51
2. Pekerjaan Utama Pekerjaan ini dianggap sebagai sesuatu yang utama. Pekerjaan ini memiliki peranan utama dalam produksi, yaitu pekerjaan yang bertujuan untuk melangsungkan suatu proses kerja. 3. Pekerjaan tambahan Pekerjaan ini biasanya dilakukan pada sebelum atau setelah pekerjaan utama. Pekerjaan ini dilakukan untuk membuat agar kondisi atau lingkungan untuk pekerjaan utama dapat terlaksana dengan baik. 4. Pekerjaan yang tidak tentu Pekerjaan ini tidak termasuk ke dalam jenis kerja persiapan, pekerjaan utama ataupun pekerjaan utama. Toyota Production System mempunyai dua pilar, yaitu just in time dan jidouka. Hubungan kedua pilar tesebut dapat dilihat pada Gambar 6.1. Just in time adalah memproduksi dan mengirim barang yang diperlukan, pada saat diperlukan, dan sejumlah yang diperlukan, untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan dan menghilangkan berbagai macam muda di tempat kerja. Pilar ini merupakan salah satu pilar dari Toyota Production System yang sangat penting untuk melakukan produksi secara efisien tanpa muda dan hanya membuat barang yang sesuai pesanan pelanggan saja. Alat kontrol yang digunakan untuk produksi just in time disebut dengan kanban. Dengan kanban, proses berikut hanya menarik barang yang dibutuhkan, pada saat dibutuhkan sejumlah yang dibutuhkan dari proses sebelum. Proses sebelum hanya memproduksi sejumlah yang telah diambil oleh proses sesudah. Fungsi kanban adalah untuk memberi instruksi produksi dan instruksi pengiriman; sebagai alat kontrol visual yang dapat mencegah produksi berlebih dan sebagai pendeteksi adanya keterlambatan atau proses yang terlalu cepat. 52
TPS (Toyota Production System) Just In Time JIDOUKA STANDARISASI KERJA Gambar 6.1. Dua Pilar TPS Berikut ini adalah tiga prinsip dasar produksi just in time : 1. Pull system (sistem tarik) Perencanaan produsi member petunjuk hanya kepada proses terakhir, artinya hanya boleh memproduksi sejumlah yang telah digunakan oleh proses berikutnya, proses berikut mengambil ke proses sebelum, dan proses sebelum hanya boleh membuat sejumlah yang telah diambil, sehingga dengan pengambilan oleh proses berikut pelaksanaan just in time dapat terjamin. Selain itu, dengan melakukan pengambilan oleh proses berikut, berarti barang tidak stagnan, dan masalah dapat dibuat menjadi jelas dengan menggunakan kanban. 2. Continous Flow Process Untuk dapat memproduksi barang yang diperlukan, pada saat diperlukan, dan sejumlah yang diperlukan, maka produk tidak diproduksi dalam lot, tetai stok ditiadakan sehingga diperluakn produksi dengan cara continous flow process. Bila barang dibuat dengan cara proses berkelanjutan maka lead time produksi menjadi lebih singkat, muda menjadi lebih singkat. 53
3. Membuat sejumlah yang diperlukan berdasarkan takt time Hubungan antara perencanaan poduksi dengan perencanaan penjualan. Rencana produksi harus sesuai dengan pesanan pelanggan. Oleh karena itu, dalam hal menentukan takt time, tidak hanya ditentukan berdasarkan kemampuan mesin atau peralatan, tetapi dihitung berdasarkan jumlah yang diperlukan dan waktu kerja murni. Sedangkan, jidouka adalah alat yang dapat mencegah berulangnya abnormal dan tidak mengalirkan cacat dengan cara mendeteksi sesuatu abnormalitas seperti abnormalitas mesin atau peralatan, abnormal pada kualitas, pekerjaan terlambat, kemudian menghentikan mesin atau line (disebut dengan line stop) dan menginformasikannya. Jadi, dasar pemikiran dari jidouka adalah Proses berikutnya adalah pelanggan, maksudnya setiap line proses melakukan pekerjaannya dengan baik dan menjaga kualitas dengan pengecekan kualitas sebelum masuk ke proses berikutnya. Proses berikutnya dianggap sebagai pelanggan sehingga harus diberikan produk yang sebaik mungkin tanpa ada cacat atau abnormal pada produk tersebut. Prinsip dasarnya adalah menghentikan proses jika terjadi abnormal dengan cara tidak perlu mengawasi peralatan karena jika proses sudah selesai, mesin akan berhenti dengan sendirinya. Sasaran dari jidouka adalah membuat part yang 100% baik, mencegah masalah pada mesin atau alat, dan menghemat sumber daya manusia (tidak perlu pengawas untuk mesin atau alat). Maka, sasaran dari Toyota Production System untuk mengurangi biaya produksi adalah : hanya membuat barang yang berkaitan untuk dijual (produksi just in time berdasarkan pada takt time), membuat kendaraan berkualitas baik (melakukan jidouka), memproduksi produk yang lebih murah (menghilangkan muda secara tuntas), dan menciptakan tempat kerja yang kuat dan dapat merespon terhadap perubahan yang ada. Tujuan dari Toyota Production System adalah agar setiap elemen kerja di perusahaan dapat peka untuk menemukan muda sehingga dapat membuat kaizen. 54
Kaizen adalah suatu upaya untuk mengusahakan perbaikan secara terus menerus pada proses yang ditemukan ada muda, mura, dan muri. Tujuan kaizen adalah menghasilkan produk dengan kualitas yang lebih baik, lebih murah (karena biaya produksinya diturunkan), lebih aman (dengan cara meningkatkan safety), lebih cepat (mempersingkat lead time), dan lebih mudah dibuat (meningkatkan produktivitas). B. Tahapan Kaizen Untuk melakukan kaizen pekerjaan, jika kesadaran akan kaizennya kuat dan tekniknya sudah dikuasai, maka kaizen dapat dilakukan, tetapi jika tidak memahami tahapan kaizen, maka kaizen yang efisien tidak dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu diperlukan tahapan kaizen sebagai berikut 1. Tahap 1. Menemukan poin yang memerlukan kaizen Titik awal kaizen adalah menenmukan apa yang harus diperbaiki. Ada yang merupakan titik masalah di tempat kerja, atau ada juga yang merupakan titik yang perbaikannya sudah jelas, tetapi yang paling penting adalah menemukan apa yang jadi masalah, kemudian menemukan apakah ada muda. 2. Tahap 2. Menganalisa cara saat ini Dengan memahami kondisi yang ada saat ini secara tepat, perbaikan dapat dilakukan dengan lebih baik lagi, dan tidak bercampur dengan dugaan. Diperlukan persiapan yang baik pada saat analisa, yaitu keadaan aktual seperti apa adanya tanpa menduga, menganalisa jumlah yang sudah ditetapkan dengan teliti, dan tidak adanya salah dalam menangkap aktualita dari berbagai sudut. Selain itu, analisa kondisi yang ada dapat dilakukan dengan cara analisa elemen kerja. Analisa elemen kerja untuk mengklasifikasikan pekerjaan berdasarkan besarnya pekerjaan yang dilakukan, dan dapat 55
dilakukan observasi apakah pekerjaan tersebut member nilai tambah yang penting atau tidak. Analisa yang dilakukan selanjutnya adalah analisa gerakan. Pada pekerjaan yang sudah ada standarnya, apabila diamati dengan teliti, pekerja masih melakukan kesalahan dalam cara kerjanya. Jadi, analisa pekerjaan dilakukan untuk menghilangkan gerakan muda, mura, dan muri untuk dapat menemukan gerakan kerja yang terbaik. Analisa ini dapat dilakukan dengan menggunakan video. Apabila ingin mempersingkat waktu gerakan orang dan peralatannya, harus diketahui muda yang ada dalam gerakan sehingga kualitas gerakan dapat ditingkatkan. Dengan menggunakan video, gerakan kerja dapat diputar dengan menggunakan slow motion dan dapat diulang berkalikali, sehingga dapat diamati gerakan muda. 3. Tahap 3. Memperoleh ide Pada tahap ini, yang harus diperhatikan adalah dengan keluarnya konsep, bukan berarti langsung membuat usulan kaizen. Ide adalah mengumpulkan berbagai informasi untuk membuat usulan yang baru. Informasi yang ada dikumpulkan sebagai memory, jumlahnya akan lebih banyak bagi orang yang sudah mempunyai pengalaman yang panjang, tetapi untuk menghasilkan ide tidak hanya diperlukan pengalaman pada bidang yang sama, orang yang mempunyai pengalaman berbeda juga sangat bermanfaat untuk membuat suatu lompatan. Selain itu, tidak hanya diperlukan jumlah memory yang banyak, tetapi juga kemampuan untuk menarik memory yang lama dengan cepat. Kemampuan ide itu berbeda pada setiap orang, tergantung dari latihan dan lingkungan yang mempengaruhi orang tersebut. 56
4. Tahap 4. Membuat usulan kaizen Dari tahap ini sudah mulai dibuatkan usulan kaizen yang konkrit dari konsep yang telah dipikirkan tanpa ada pembatasan. Untuk dapat menerapkan ide yang original, harus memperhatikan berbagai segi seperti tingkat kemungkinan untuk terlaksana, standard an peraturan, biaya, dan lagi sebagainya, sehingga dari beberapa usulan kaizen akan dilaksanakan usulan kaizen yang paling efisien. Berikut adalah tahapan membuat usulan kaizen yang lebih baik : a. Merupakan tahap yang paling diharapkan untuk mencapai tujuan b. Mengutamakan kaizen pekerjaan yang tidak terlalu memerlukan biaya. Kaizen peralatan harus lebih diutamakan dari kaizen peralatan. c. Tidak hanya produktivitas masing-masing, tetapi juga produktivitas secara total. d. Dengan kaizen tersebut tidak ada hal-hal lain yang menjadi buruk, contohnya dari safety, kualitas, produktivitas, dan lainnya. 5. Tahap 5. Melaksanakan usulan kaizen Mengenai pelaksanaan, perlu diinformasikan dan dimintakan kerjasama dari orang-orang dan dan divisi terkait seperti atasan, bawahan, proses sebelum dan proses berikut. Melaksanakan usulan kaizen tanpa informasi yang cukup tidak akan menghasilkan kaizen yang baik, dan akan mengakibatkan banyak muda. Untuk bawahan yang cara kerjanya diubah karena kaizen, jelaskan dengan baik mengenai alasan kaizen dan tujuannya sehinga mereka merasa cukup puas. 57
6. Tahap 6. Konfirmasi setelah pelaksanaan Jika telah melaksanakan cara yang baru, maka kondisi pelaksanaannya harus dikonfirmasikan, selain itu, jika terdapat keabnormalan, harus segera dilakukan penanggulangannya. Bandingkan hasil yang diharapkan dari pelaksanaan usulan kaizen, serta hasil yang sesungguhnya. Kemudian berdasarkan penilaian itu, maka akan ditemukan poin-poin yang memerlukan kaizen berikutnya. C. Standardisasi Kerja Standardisasi kerja adalah pengaturan pada saat membuat barang di tempat kerja, yaitu cara melakukan produksi yang paling efektif dengan urutan kerj tanpa muda, mengumpulkan pekerjaan, dan memfokuskan gerakan manusia. Standardisasi kerja merupakan cara untuk secara total meningkatkan kualitas, penurunan biaya, safety, produktivitas, dengan cara menggabungkan faktor manusia, barang, dan peralatan secara paling efektif dengan berdasarkan pada kondisi saat ini. selain itu juga merupakan suatu cara untuk menekan pembuatan yang berlebihan, dan untuk melaklukan produksi just in time. Standardisasi kerja juga merupakan cara yang paling efektif sebagai alat untuk melakukan kaizen. Standardisasi kerja merupakan aktualisasi dari sistem produksi untuk melaksanakan prinsip dasar Toyota Production System, serta merupakan standar untuk mengukur peningkatan kualitas, pengurangan biaya, safety, dan peruktivitas. Maka, standardisasi kerja mempunyai tiga unsur penting, di mana semuanya tidak akan berjalan jika satu saja tidak terpenuhi. Tiga unsur penting itu adalah : 1. Takt time, adalah waktu yang menentukan satu unit atau satu part dibuat dalam berapa menit atau berapa detik. 58
Takt time actual adalah takt time yang dihitung dengan produksi waktu kerja murni, tetapi jika tidak dapat dihindarkan seperti untuk pengangkutan, maka ada juga takt time yang diatur dengan waktu tidak tetap. Nilai takt time didapatkan dari target penjualan tahun tersebut, kemudian nilai tersebut dibagi dengan jumlah bulan per tahun untuk mendapatkan target produksi per bulan. Setelah didapatkan target produksi perbulan, nilai tersebut dibagi dengan jumlah hari produksi untuk mendapatkan target produksi per hari. Nilai target produksi per hari tersebut dibagi dengan jumlah jam per shift untuk mendapatkan angka jumlah produksi per shift. Waktu kerja shift pagi adalah 8 jam, sedangkan waktu kerja shift malam adalah 7 jam. Dengan didapatkannya target produksi per shift dan waktu kerja per shift sudah ditetapkan, maka nilai takt time dapat ditentukan. Perhitungan tersebut juga dapat digunakan untuk menentukan jumlah tenaga kerja dan kapasitas alat untuk memulai produksi. Cycle time adalah waktu yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan urutan kerja yang telah ditentukan untuk proses yang ditangani oleh satu orang operator. 2. Urutan kerja. Pada pemrosesan dan perakitan barang, operator melakukan pekerjaan dengan urutan yang efektif seperti mengangkut barang, memasang ke mesin, dan melakukan proses. 3. Standard in process stock adalah barang dengan persediaan minimum yang dimiliki di dalam proses agar pekerjaan dapat dilakukan dengan urutan dan gerakan yang sama berulang-ulang, jika melakukan pekerjaan sesuai dengan urutan kerja. 59
D. Tabel Standar Kerja Kombinasi (TSKK) Tabel standar kerja kombinasi adalah instruksi kerja yang menggambarkan gabungan antara gerakan manusia dengan mesin di dalam satu cycle time, yang menggambarkan seberapa area kerjanya, dan bagaimana urutan kerja tersebut dilakukan. Dengan melihat tabel ini, urutan kerja dan berapa lama waktu kerja tersebut berlangsung akan mudah dimengerti, dipergunakan juga untuk menemukan poin-poin yang diperlukan untuk melakukan kaizen pekerjaan. Contoh dari tabel standar kerja kombinasi dapat dilihat di Lampiran 2. E. Tabel Standardisasi Kerja Tabel standardisasi kerja adalah instruksi kerja yang menggambarkan dengan jelas kondisi pekerjaan di tempat tersebut yang sekaligus menggambarkan masing-masing proses tersebut di dalam suatu tempat kerja. Tabel ini menggambarkan gerakan orang dengan lay out dalam satu siklus. Tabel standardisasi kerja ini dipakai juga sebagai alat untuk pengawasan kerja yang dapat langsung terlihat. Selain itu, tabel ini juga memiliki fungsi untuk menangkap poin-poin masalah yang tertangkap secara visual di tiap line, dapat juga digunakan sebagai alat untuk instruksi kepada pelaku kerja. Contoh tabel standardisasi kerja dapat dilihar di Lampiran 3. F. Yamazumi chart Yamazumi chart adalah grafik yang merupakan waktu yang dibutuhkan elemen-elemen pekerjaan pada setiap model yang ditampilkan pada standar operasional pekerjaan. Yamazumi dipakai sebagai alat untuk mengawasi visual keseluruhan proses dan mengawasi elemen pekerjaan. Yamazumi chart berguna untuk membandingkan jumlah pekerjaan di setiap jenis proses dan jenis kendaraan dengan mengklarifikasi beban kerja dan dan rata-rata beban kerja. 60
Bagian-bagian penting dalam grafik yamazumi adalah skala waktu yang diisi dengan menuliskan waktu dalam unit detik, takt time yang digambarkan dengan garis samping yang disesuaikan dengan nilai waktu takt time, proses yang dicatat dengan mengelompokkannya sesuai dengan model kendaraan yang akan dimaksud, yamazumi pekerjaan yang digambarkan dengan elemen pekerjaan setiap model kendaraan sesuai tipe kendaraan dengan waktu jalan yang diperhitungkan, dan kalkulasi waktu kerja. Contoh dari yamazumi chart ini dapat dilihat pada Gambar 6.2. Gambar 6.2. Contoh Yamazumi Chart G. Element Work Sheet (Lembar Elemen Kerja) Lembar elemen kerja adalah salah satu lembar instruksi pengawasan proses yang mencantumkan kualitas kendaraan di assy-line atau cara pengerjaan suatu pekerjaan. Di dalam setiap unit pembuatan lembar elemen kerja tersebut dengan jelas mencantumkan langkah langkah gerakan pekerjaan setiap bagian, waktu pekerjaan, peralatan yang digunakan, dan poin-poin kualitas yang perlu diperhatikan. Ketika terjadi perubahan takt time produksi, lembar elemen kerja dapat digunakan untuk melakukan pengontrolan dan perubahan proses kerja. Contoh lembar elemen kerja dapat dilihat pada Lampiran 4. 61