2014 User Manual SIKEMAS 2014 Sistem Informasi Kemahasiswaan Universitas Jenderal Soedirman Bagian Kemahasiswaan UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN PURWOKERTO
User Mahasiswa 1. Login Sistem Informasi Kemahasiswaan (SIKEMAS) merupakan aplikasi berbasis web, sehingga diperlukan browser untuk mengaksesnya. Browser yang direkomendasikan antara lain : Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera. Ketik alamat sikemas pada address bar browser yaitu :, sehingga muncul halaman login sebagai berikut : Ketik username berupa NIM (Nomor Induk Mahasiswa), dan password sesuai dengan password yang dimiliki di Sistem Informasi Akademik, kemudian Klik Login. 2. Halaman Dashboard Mahasiswa 1
Setelah mahasiswa login, maka akan muncul menu Sikemas seperti gambar diatas. Adapun menu untuk mahasiswa terbagi menjadi berapa kelompok bagian yaitu : Beasiswa, PMW (Program Mahasiswa Wirausaha) dan PKM (Program Kreatifitas Mahasiswa) 3. Menu Beasiswa Menu ini digunakan untuk melakukan pengajuan pendaftaran beasiswa secara online. Adapun beasiswa yang ditawarkan antara lain yaitu Beasiswa BBP-PPA ( Beasiswa dan Bantuan Biaya Pendidikan Peningkatan Prestasi Akademik ) dan PPA. a. Pengajuan Beasiswa Halaman ini memunculkan daftar beasiswa yang saat ini sedang ditawarkan kepada mahasiswa. Setiap mahasiswa hanya diperbolehkan mengajukan salah satu beasiswa yang ditawarkan tersebut dan status mahasiswa semester ini berstatus aktif. Jika mahasiswa saat ini bukan berstatus aktif, maka akan muncul pesan seperti dibawah ini : Jika mahasiswa tersebut berstatus aktif, maka akan muncul halaman berikutnya, yaitu Form Pendaftaran Beasiswa seperti dibawah ini : 2
Semua isian form Pendaftaran harus diisi sesuai dengan ketentuan, jika mahasiswa tidak mengisi salah satu isian pada form tersebut maka akan muncul peringatan seperti dibawah ini : Apabila tidak ada kesalahan input, maka setelah mahasiswa meng-klik tombol Daftar, akan muncul tampilan sebagai berikut : 3
b. Pengajuan Beasiswa Langkah berikutnya setelah mengisi form pendaftaran adalah mengupload Foto mahasiswa dengan ketentuan Foto Berwarna, Ukuran File foto maksimal 500 Kb, Latar Belakang Merah, Berbaju Resmi. Klik Choose File untuk memilih foto pada Komputer, 4
Klik, Open, kemudian klik Unggah sehingga akan muncul foto sesuai dengan file yang tadi telah dipilih. c. Finalisasi Data Langkah berikutnya adalah melakukan finalisasi data yang telah dientri pada form pendaftaran tadi. Klik Finalisasi. 5
d. Mencetak Surat Pengajuan 6
e. Surat Bebas Beasiswa ( tidak menerima beasiswa dari sumber lain) Mahasiswa yang akan mengajukan beasiswa harus mencetak surat keterangan tidak menerima beasiswa dari sumber lain yang ditandatangani oleh Pembantu Dekan III atau pejabat yang berwenang. f. Riwayat Beasiswa Menu Riwayat Beasiswa menampilkan daftar beasiswa yang pernah diterima oleh mahasiswa dari semua jalur penerimaan, baik dari Pusat, Fakultas maupun dari sumber pendanaan lainnya. 7
g. Syarat dan Ketentuan Menu ini untuk menampilkan syarat dan ketentuan dari beasiswa yang sedang ditawarkan. 4. Menu PMW ( Program Mahasiswa Wirausaha ) a. Pengajuan PMW Pengajuan PMW hanya dilakukan oleh Ketua Kelompok saja, sedangkan data anggota kelompok akan dientrikan oleh Ketua kelompok. Mahasiswa yang mengajukan PMW harus berstatus aktif pada semester ini, jika tidak maka akan muncul pesan : 8
Untuk memilih Dosen Pendamping, silakan diklik Pilih Dosen : Ketik NIP atau Nama dosen dan klik Enter untuk memfilter Dosen yang diinginkan, kemudian Klik Pilih 9
Setelah selesai mengisi Form, kemudian klik Daftar sehingga akan muncul tampilan sbb : b. Anggota PMW Langkah berikutnya adalah menginput data anggota PMW melalui menu Anggota PMW. Ketik NIM, lalu Klik Tambah. Mahasiswa yang bisa dijadikan anggota adalah mahasiswa yang berstatus aktif. Jika yang dinput adalah bukan mahasiswa aktif, maka akan muncul pesan : 10
Jika yang diinput adalah mahasiswa aktif, maka akan muncul pada daftar anggota PMW. Data anggota PMW maksimal 3 orang mahasiswa, jika melebihi batas, maka akan muncul pesan seperti dibawah ini : c. Unggah Proposal File yang bisa diunggah adalah yang telah berformat pdf, dengan ukuran maksimal 5MB. 11
Klik choose file untuk memilih file Proposal dari Komputer. Pilih file yang diinginkan, klik Open. Kemudian klik Upload untuk memprosesnya. d. Finalisasi Data Apabila mahasiswa telah melakukan finalisasi, maka data yang telah diinput tidak bisa dilakukan perubahan lagi. Finalisasi harus dilakukan sebelum melakukan Cetak Pengajuan PMW. 12
e. Cetak Pengajuan PMW 13
5. Menu PKM ( Program Kreatifitas Mahasiswa ) a. Pengajuan PKM 14
b. Unggah Proposal File yang diunggah harus dalam format pdf dengan ukuran maksimal 5MB. c. Anggota PKM Mahasiwa yang dapat dimasukan kedalam anggota adalah mahasiswa yang saat ini masih berstatus sebagai mahasiswa aktif. d. Cetak Bukti Pengajuan Cetak bukti pengajuan dapat dilakukan apabila Pengusul PKM telah menginputkan data form pengajuan, menambahkan anggota PKM dan juga telah meng-unggah proposal PKM sesuai dengan ketentuan. Adapun contoh cetak Bukti Pengajuan adalah sebagai berikut : 15
16
User Bagian Kemahasiswaan Pusat 1. Login Aplikasi Sistem Informasi Kemahasiswaan untuk Bagian Kemahasiswaan Pusat dan Operator dapat diakses melalui : /index.php/adm. Halaman login sengaja dibuat berbeda dengan login mahasiswa untuk lebih mengamankan sistem dari akses yang tidak berhak. 2. Histori Beasiswa Menu ini digunakan untuk mengelola data beasiswa yang belum diakomodir oleh Sikemas, misal beasiswa yang diberikan oleh Instansi tertentu atau oleh Perusahaan maupun oleh Alumni. a. Master Beasiswa 17
Klik Tanda untuk menambah data master beasiswa. Pilih Jenjang : Pilih Fakultas / Bagian : 18
Klik Simpan untuk menyimpan data isian ke dalam sistem. Untuk melakukan edit data dapat dilakukan dengan mengklik simbol tampilan seperti dibawah ini :, sehingga muncul Klik Simpan untuk menyimpan data perubahan. Untuk menghapus data, klik simbol. http:/ //sikemas.unsoed.ac.id 19
b. Riwayat Beasiswa Menu ini untuk menampilkan daftar beasiswa yang pernah diterima oleh mahasiswa. Klik untuk menambah riwayat beasiswa. Klik Simpan. 20
3. Manajemen Beasiswa a. Jenis Beasiswa Jenis beasiswa digunakan untuk menentukan Jenis Beasiswa yang akan digunakan pada proses penerimaan Beasiswa melalui Sikemas. Klik + untuk menambah jenis beasiswa. Klik Create, untuk menyimpan Data. b. Group User Menampilkan daftar group yang berhubungan dengan Sikemas. 21
c. User Mengelola User yang berhubungan dengan Sikemas. Klik + untuk menambahkan User. 22
Isi iduser dan password, kemudian klik Simpan. Untuk menset hak askes / group, klik Set Group. d. Alokasi Menu ini digunakan untuk mengatur alokasi user berdasarkan unit yang menjadi tanggung jawabnya masing-masing. Setiap alokasi bisa terdiri dari satu program studi atau lebih. 23
Kli tanda + untuk menambah data Alokasi Beasiswa. Klik Simpan untuk menyimpan data entrian. Setelah data dientri, berikutnya melakukan set alokasi untuk user tersebut dengan mengklik Set pada grid. 24
Klik Set untuk men-set user tersebut pada prodi yang merupakan tanggung jawabnya. Klik Unset untuk menghapus prodi yang bukan menjadi tanggung jawabnya. 25
e. Manajemen Jadwal Beasiswa Menu ini untuk mengatur jadwal pendaftaran beasiswa oleh mahasiswa dan pengajuan beasiswa yang diusulkan dari fakultas. Klik untuk menambah jadwal. Klik untuk menyimpan data. Setelah melakukan entri jadwal, berikutnya adalah men-set syarat beasiswa dengan meng-klik syarat pada grid. 26
Isikan persyaratan pada kolom Keterangan, kemudian klik Tambah. f. Manajemen Kuota Beasiswa Kuota beasiswa dikelompokkan berdasarkan operator fakultas / prodi sesuai dengan alokasi masing-masing. Klik tanda + untuk menambah kuota beasiswa. 27
Klik Simpan. g. List Pengajuan Menu ini menampilkan daftar pengajuan beasiswa oleh Operator Fakultas / Jurusan. Tugas bagian Kemahasiswaan Pusat adalah melakukan Finalisasi dengan meng-klik Diterima ataupun Ditolak. Untuk melihat detail pengajuan, klik link Detail. 28
4. Report Beasiswa a. List Pengajuan Beasiswa Fakultas, tahun dan jenis beasiswa digunakan untuk memfilter data. Klik Proses untuk memperbaharui data. Klik tombol.xls untuk meng-eksport data ke dalam format excel. b. List Draft Fakultas Menu ini digunakan untuk menampilkan data pengajuan calon penerima beasiswa dari fakultas. 29
c. List Data Finalisasi Menu ini menampilkan data beasiswa yang telah difinalisasi oleh Bagian Kemahasiswaan Pusat, baik yang disetujui maupun yang ditolak. 5. PMW ( Program Mahasiswa Wirausaha ) a. Bidang Manajemen Bidang PMW. Klik tanda + untuk menambah bidang 30
b. Manajemen Jadwal PMW Klik tanda + untuk menambah jadwal Klik Simpan. 31
Setelah menambah jadwal, berikutnya men-set tahun angkatan dengan mengklik Set Angkatan ada grid. Isi tahun angkatan, kemudian Klik Tambah. c. List Usulan PMW Menu ini untuk menampilkan daftar usulan PMW dari mahasiswa. Klik Link detail untuk melihat informasi pengajuan PMW. 32
6. Utility a. Informasi Menu ini untuk mengatur informasi yang akan ditampilkan kepada user. Klik tanda + untuk menambah data. 33
Klik Simpan untuk menyimpan datanya. 34
User Kemahasiswaan Fakultas / Jurusan 1. Login Aplikasi Sistem Informasi Kemahasiswaan untuk Bagian Kemahasiswaan Pusat dan Operator dapat diakses melalui : /index.php/adm. Halaman login sengaja dibuat berbeda dengan login mahasiswa untuk lebih mengamankan sistem dari akses yang tidak berhak. 2. Manajemen Data a. Manajemen Master Beasiswa Menu ini digunakan untuk mengolah master beasiswa yang pelaksanaanya tidak melalui Sikemas. Klik tanda + untuk menambah data master beasiswa. 35
Klik Simpan untuk menyimpan data baru. Klik tanda, pada grid untuk mengupdate data master beasiswa. Klik Simpan untuk memperbaharui data. b. Riwayat Penerimaan Beasiswa. Menu ini digunakan untuk melakukan entri data penerimaan beasiswa yang pernah diterima oleh mahasiswa. 36
Klik tanda + untuk menambahkan riwayat penerimaan beasiswa. Klik Simpan. c. Kuota Menu ini digunakan untuk menampilkan kuota berdasarkan operator kemahasiswaan fakultas / jurusan. 37
d. Manajemen Pejabat Pejabat yang dimaksud adalah pejabat yang akan menandatangi setiap berkas pengajuan beasiswa dari mahasiswa. 3. Beasiswa a. List Pengajuan Beasiswa b. Verifikasi Berkas Setiap berkas yang masuk ke fakultas / jurusan, harus diverifikasi terlebih dahulu sebelum diajukan ke Pusat. 38
Klik pada persyaratan yang telah diajukan oleh mahasiswa. Jika semua telah dicentang, maka baru bisa diajukan ke pusat. c. List Mahasiswa Diusulkan Klik pada tombol usulkan untuk mengusulkan beasiswa ke pusat. Klik detail untuk melihat detail data pengajuan beasiswa. 39
4. Report a. List Pengajuan Menu ini untuk menampilkan data pengajuan beasiswa dari mahasiswa. b. List Pengajuan Final Menu ini untuk menampilkan data pengajuan beasiswa yang telah difinalisasi oleh Bagian Kemahasiswaan Pusat. 40
Klik.xls untuk meng-eksport data ke dalam format microsoft excel. 5. Import Data a. Import Pengajuan Beasiswa Menu ini digunakan untuk mengimport data pengajuan beasiswa yang sebelumnya telah dientri ke dalam microsoft excel sesuai dengan template yang disediakan oleh sistem. Sebelum melakukan import data, pastikan bahwa file excel mempunyai tipe format Microsft Excel 97-2003. Klik tanda + untuk menambahkan file yang akan diunggah. Pilih file yang akan diunggah dg meng-klik Browse, kemudian setelah file dipilih, klik Upload. File yang diunggah harus berformat xls, sehingga akan terjadi error jika file yang diunggah berformat lain. 41
Setelah file berhasil diunggah, silakan klik link proses pada grid. Beberapa kesalahan yang mungkin muncul yaitu : Jika pengecekan telah berhasil dilalui maka dilanjutkan dengan mengklik Link Proses, tetapi jika belum dilakukan pengecekan, maka akan muncul pesan : File yang telah diproses tidak dapat dihapus, sehingga jika meng-klik tombol hapus, akan muncul pesan : 42
b. Import Histori Beasiswa Sama juga seperti import pengajuan beasiswa, menu ini digunakan untuk mengimport data histori penerimaan beasiswa yang diterima oleh mahasiswa. Klik tanda + untuk menambahkan file yang akan diunggah. Pilih file yang akan diunggah dg meng-klik Browse, kemudian setelah file dipilih, klik Upload. File yang diunggah harus berformat xls, sehingga akan terjadi error jika file yang diunggah berformat lain. Setelah dilakukan proses data, maka hasil import data dapat dilihat melalui menu Histori Beasiswa. 43
User Pembantu Dekan III 1. Login Aplikasi Sistem Informasi Kemahasiswaan untuk User Pembantu Dekan III dapat diakses melalui : /index.php/adm. Halaman login sengaja dibuat berbeda dengan login mahasiswa untuk lebih mengamankan sistem dari akses yang tidak berhak. 2. Laporan a. List Pengajuan Beasiswa Menu ini untuk melihat pengajuan beasiswa dan status pengajuannya. 44
b. Laporan Histori Beasiswa. c. List Pengajuan PMW. 45