SISTEM ADMINISTRASI GUGUSDEPAN BUKU PANDUAN 1. REGISTRASI GUGUSDEPAN (BARU) Pendaftaran baru gugusdepan bagi gugusdepan yang belum pernah menggunakan sistem AdminGudep. Gunakan EMAIL untuk gugusdepan yang valid dan aktif. Masukkan data-data Gugusdepan sesuai dengan isian yang diminta. *** Anda akan menerima EMAIL #1 yang berisikan langkah selanjutnya untuk menyelesaikan proses registrasi gugusdepan. *** 2. KONFIRMASI GUGUSDEPAN BARU Memberikan konfirmasi kepada sistem, bahwa gugusdepan anda sudah membayar biaya registrasi. Setelah melakukan pembayaran, anda WAJIB untuk melakukan konfirmasi. Ini bertujuan agar SISTEM MENGETAHUI bahwa anda sudah melakukan pembayaran. Masukkan KODE PENDAFTARAN yang disertakan melalui EMAIL. Tentukan TANGGAL PEMBAYARAN. Sertakan BUKTI PEMBAYARAN (optional). Klik tombol KONFIRMASI. *** Anda akan menerima EMAIL #2 yang menjelaskan bahwa proses konfirmasi pembayaran sudah diterima dan menunggu verifikasi. *** admingudep.com Halaman: 1
3. AKTIVASI GUGUSDEPAN Pemberitahuan dari sistem, bahwa gugusdepan anda sudah aktif. Setelah proses verifikasi oleh pihak TKKMNPK selesai, anda akan menerima EMAIL #3 yang menjelaskan bahwa Gugusdepan anda sudah aktif dan disertakan DATA LOGIN nya. Untuk selanjutnya, Gugusdepan anda dapat langsung LOGIN ke Sistem AdminGudep dengan menggunakan DATA LOGIN yang diberikan. 4. IMPORT DATA ANGGOTA MUDA (EXCEL) Mengambil data anggota muda dari file sumber Microsoft Excel Sistem Admingudep dirancang untuk dapat mengambil data (import) dari file Excel, hal ini bertujuan untuk MEMBANTU mempercepat proses input data. Pengguna dapat mengunduh file TEMPLATE IMPORT DATA yang sudah disediakan. File template tersebut sudah di atur sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu sistem yang sudah berjalan di Admingudep. PENGGUNA DILARANG UNTUK MENGUBAH STRUKTUR FILE TEMPLATE IMPORT DATA (JUDUL KOLOM & WORKSHEET NAME). Pengguna hanya mengisi data sesuai dengan tulisan judul pada masing-masing kolom. UNGGAH file Excel yang akan digunakan, lalu klik tombol GUNAKAN FILE EXCEL. Klik tombol TAMPILKAN DATA Jika sudah yakin data Excel benar, klik tombol SIMPAN. Data dari file excel akan ditampilkan dalam sebuah tabel. Jika ada data yang harus diperbaiki atau dihapus, pengguna harus memperbaiki pada file excel-nya lalu dilakukan import ulang. Setelah dipastikan datanya benar, klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Jika ada kesulitan, silahkan email pada kami administrator@admingudep.com dengan menyertakan FILE EXCEL-nya admingudep.com Halaman: 2
5. REGISTRASI ANGGOTA MUDA Input data baru data anggota muda Masukkan data-data anggota muda sesuai dengan isian yang diperlukan. 6. REGISTRASI ANGGOTA DEWASA Input data baru data anggota dewasa. Masukkan data-data anggota dewasa sesuai dengan isian yang diperlukan. admingudep.com Halaman: 3
7. DAFTAR ANGGOTA Menampilkan daftar anggota muda & dewasa aktif. Pada saat dijalankan, sistem akan menampilkan semua daftar anggota muda aktif. Untuk mencari data anggota muda berdasarkan NAMA ANGGOTA, masukkan nama anggota yang akan dicari lalu klik tombol TAMPILKAN DATA. Untuk menampilkan kembali semua data anggota muda aktif, kosongkan pada bagian CARI NAMA, lalu klik tombol TAMPILKAN DATA. Untuk MENGHAPUS DATA, tandai data anggota muda yang akan dihapus, lalu klik tombol HAPUS DATA. 8. DATA GOLONGAN & TINGKAT ANGGOTA Mengelola data golongan & tingkat anggota muda. Pada saat awal registrasi data anggota muda, semua anggota muda dianggap belum memiliki golongan & tingkat. Setelah data anggota muda disimpan, pengguna HARUS menentukan terlebih dahulu golongan & tingkat masing-masing anggota muda. Halaman ini berfungsi juga untuk input data kenaikan golongan & tingkat anggota muda, dari Calon Siaga ke Siaga Mula atau Penggalang Ramu ke Penggalang Rakit. Tentukan golongan & tingkat anggota muda saat ini. Tentukan golongan & tingkat anggota muda selanjutnya. Tentukan TANGGAL penetapan. Masukkan data DITETAPKAN OLEH & JABATAN-NYA. Untuk menampilkan daftar anggota berdasarkan golongan & tingkat, pilih GOL & TINGKAT anggota lalu klik tombol TAMPILKAN DATA. Untuk menghapus, tandai data anggota yang akan dihapus lalu klik tombol HAPUS. 9. BARUNG / REGU / SANGGA admingudep.com Halaman: 4
Mengelola data barung / regu / sangga anggota muda. Tentukan GOLONGAN & TINGKAT anggota. Tentukan nama BARUNG/REGU/SANGGA. Jika nama barung/regu/sangga belum ada dalam daftar pilihan, masukkan nama barung/regu/sangga pada isian TAMBAH BARUNG/REGU/SANGGA. Lalu klik tombol TAMBAHKAN BARUNG/REGU/SANGGA Tentukan JABATAN. Pilih DATA ANGGOTA. Untuk penentuan jabatan sebagai PINRUNG/WAPINRUNG, PINRU/WAPINRU, PINSA/WAPINSA, lakukan sama seperti proses di atas. 10. KEMAJUAN SKU-SKK Mengelola data kemajuan SKU & SKK anggota muda. Tentukan TANGGAL pengujian. Masukkan nama PEMBINA PENGUJI. Tentukan GOL & TINGKAT anggota muda. Tentukan NAMA ANGGOTA. Tentukan KELOMPOK SKU yang di-ujikan. Klik tombol TAMPILKAN SKU. Pilih butir SKU yang di-ujikan. DAFTAR KEMAJUAN SKU admingudep.com Halaman: 5
Jika terdapat data kemajuan SKU yang salah, pengguna HARUS menghapus terlebih dahulu data kemajuan SKU yang sudah di-input sebelumnya, lalu lakukan input ulang sesuai dengan data yang baru. Tentukan GOL & TINGKAT anggota. Tentukan NAMA ANGGOTA. Pilih DATA SKU yang sudah di-ujikan. Klik tombol HAPUS. KEMAJUAN SKK Tentukan TANGGAL pengujian. Masukkan NAMA PENGUJI. Tentukan GOL & TINGKAT ANGGOTA dan pilih NAMA ANGGOTA. Tentukan TINGKAT & SYARAT SKK. Pilih DATA SKK yang di-ujikan. 11. KEAKTIFAN ANGGOTA (MUDA & DEWASA) admingudep.com Halaman: 6
Mengelola data keaktifan anggota muda & dewasa. Masukkan NAMA KEGIATAN. Masukkan NAMA PENYELENGGARA. Masukkan TINGKAT KEGIATAN. Tentukan TANGGAL pelaksanaan. Masukkan PERAN SERTA. Masukkan HASIL yang didapatkan dari kegiatan tersebut. Tentukan GOL & TINGKAT anggota muda. Klik tombol TAMPILKAN ANGGOTA. Pilih NAMA ANGGOTA yang mengikuti kegiatan tersebut. Proses tersebut sama juga dilakukan untuk input data KEAKTIFAN ANGGOTA DEWASA DAFTAR KEAKTIFAN ANGGOTA (MUDA & DEWASA) Tentukan NAMA ANGGOTA. Klik tombol TAMPILKAN DATA. Pilih data KEGIATAN yang akan dihapus. Klik tombol HAPUS untuk menghapus data. Proses tersebut sama juga dilakukan untuk hapus data KEAKTIFAN ANGGOTA MUDA 12. PENGURUS TKK-MPK/BKS admingudep.com Halaman: 7
Registrasi data khusus untuk pengurus TKK-MPK/BKS Formulir ini hanya di-isi bagi mereka yang termasuk dalam KEPENGURUSAN TKK-MPK/BKS. Setiap anggota yang mengisi data tersebut akan DIVERIFIKASI oleh pihak TKK-MPK/BKS. Pengisian data pengurus dilakukan di Gugusdepan masing-masing. Setiap pengurus akan mendapatkan 1 kartu RFID yang berfungsi sebagai sarana PRESENSI untuk setiap pertemuan. Nomor seri yang terdapat pada kartu RFID sekaligus merupakan NOMOR REGISTRASI ANGGOTA pengurus TKK-MPK/BKS. 13. PRESENSI ANGGOTA MUDA Mengelola data presensi anggota muda. Tentukan TANGGAL presensi. Tentukan GOL & TINGKAT anggota muda. Klik tombol TAMPILKAN ANGGOTA. Pilih data anggota yang melakukan presensi. Jika ada data presensi yang salah, pengguna HARUS menghapus terlebih dahulu data presensi sebelumnya, lalu memasukkan kembali data presensi yang baru. admingudep.com Halaman: 8
CARA REGISTRASI PENGURUS TKK-MPK/BKS BESERTA KARTU RFID 1. REGISTRASI ANGGOTA DEWASA Input data-data anggota dewasa pada form REGISTRASI ANGGOTA DEWASA. 2. DAFTARKAN SEBAGAI PENGURUS TKK-MPK/BKS Pilih ** PENGURUS TKK-MPK/BKS ** pada menu KEANGGOTAAN. Tentukan data anggota dewasa yang menjadi pengurus TKK-MPK/BKS, dengan klik tanda Jika sebelumnya sudah memiliki kartu RFID, ceklist sudah memiliki kartu RFID lalu masukkan 10 digit nomor kartu RFID (contoh: 0009129833). Lengkapi data-data yang lainnya, lalu klik tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Jika anda belum memiliki kartu RFID, maka harus menunggu proses AKTIVASI oleh TKK-MPK. admingudep.com Halaman: 9
3. AKTIVASI OLEH TKK-MPK Login ke admingudep menggunakan login TKK-MPK Pada data anggota yang berwarna merah, berarti yang bersangkutan belum di-aktivasi oleh TKK- MPK/BKS. Ceklist pada baris data anggota yang akan di-aktivasi. Klik tombol AKTIVASI DATA untuk meng-aktifkan data pengurus. 4. REGISTRASI KARTU RFID Penyesuaian data nomor kartu RFID dengan data anggota. Pastikan RFID READER sudah terhubung dengan komputer. Pilih data anggota pengurus, dengan klik tanda Scan kartu RFID pada RFID Reader. Otomatis data akan disimpan sesuai dengan data anggota pengurus yang sudah ditentukan. Setelah proses ini, kartu RFID anggota pengurus sudah bisa digunakan. admingudep.com Halaman: 10