Petunjuk Teknis Penggunaan Sistem Pendaftaran Bidikmisi untuk Sekolah/Madrasah

Transkripsi

1 Petunjuk Teknis Penggunaan Sistem Pendaftaran Bidikmisi untuk Sekolah/Madrasah Proses pendaftaran bidikmisi tahun 2013 diawali dengan mengakses sistem pendaftaran melalui laman Proses pendaftaran dibagi menjadi 2 bagian. Proses yang pertama adalah proses yang dilakukan oleh pihak sekolah. Proses selanjutnya adalah proses yang dilakukan oleh pihak siswa. SEKOLAH 1. Setelah mengakses sistem melalui laman pihak sekolah akan mendapati tampilan seperti pada Gambar 1. Gambar 1. Halaman Utama Sistem Pendaftaran Bantuan Bidikmisi

2 2. Pada Gambar 1 terdapat 2 buah menu utama, yakni menu Sekolah dan Siswa. Dalam hal ini pihak sekolah dapat memilih menu Sekolah sehingga akan muncul tampilan seperti pada Gambar 2. Gambar 2. Halaman Sekolah Pada Gambar 2 terdapat 2 buah menu utama yakni : - Sudah terdaftar? Menu ini dipilih ketika sekolah sudah pernah mendaftar di sistem ini Sehingga ketika sekolah memilih menu ini akan diteruskan ke halaman login, seperti yang dapat dilihat pada Gambar 3. - Belum terdaftar? 3. Pada Gambar 2 terdapat 2 buah menu utama yakni : - Sudah terdaftar? Menu ini dipilih ketika sekolah sudah pernah mendaftar di sistem ini (sekolah yang sudah mendaftar tahun sebelumnya harus mendaftar kembali).. Sehingga ketika sekolah memilih menu ini akan diteruskan ke halaman login, seperti yang dapat dilihat pada Gambar 3. - Belum terdaftar? Menu ini dipilih ketika sekolah belum pernah mendaftar di sistem sebelumnya, dan ingin mendaftarkan sekolahnya. Jika menu ini dipilih maka sekolah akan diteruskan ke halaman pendaftaran seperti yang dapat dilihat pada Gambar 4.

3 Gambar 3. Halaman login sekolah Gambar 4. Halaman pendaftaran sekolah 4. Pada laman seperti yang ditampilkan pada Gambar 4 terdapat 3 buah pilihan dimana pilihan pertama pengguna diminta untuk memilih propinsi, kemudian pada pilihan kedua pengguna

4 diminta untuk memilih kota, dan yang terakhir pengguna diminta untuk memilih sekolah yang akan didaftarkan pada sistem bidikmisi. Jika pengguna tidak menemukan sekolah yang ingin didaftarkan, maka pengguna dapat memilih menu tidak menemukan sekolah anda? (pastikan sebelum memilih cara ini, benar benar memastikan nama sekolah tidak tercantum), sehingga nantinya pengguna akan diarahkan pada sebuah halaman yang berisi form kosong pendaftaran sekolah (Gambar 5).

5 Gambar 5. Form pendaftaran sekolah Pada halaman seperti pada Gambar 5, terdapat beberapa isian diantaranya : 1. Propinsi Pengguna diminta untuk memilih propinsi 2. Kota

6 Pengguna diminta untuk memilih kota 3. NPSN Pengguna diminta untuk memasukkan NPSN sekolah yang ingin didaftarkan, atau jika sekolah belum mempunyai NPSN maka NPSN dapat dibiarkan kosong dan nantinya sekolah tersebut akan diberikan NPSN sementara oleh sistem bidikmisi. 4. Nama sekolah Pengguna diminta untuk memasukkan nama sekolah yang akan didaftarkan. 5. Alamat sekolah Pengguna diminta untuk memasukkan alamat sekolah yang akan didaftarkan. 6. sekolah Pengguna diminta untuk memasukkan sekolah yang akan didaftarkan. sekolah harus valid dan aktif, karena segala pemberitahuan akan dikirimkan melalui Notelp sekolah Pengguna diminta untuk memasukkan nomor telepon sekolah yang akan didaftarkan. Nomor telepon wajib diisi, namun jika sekolah tidak mempunyai sambungan telepon, maka isian ini dapat diisi dengan Nama kepala sekolah Pengguna diminta untuk memasukkan nama kepala sekolah yang akan didaftarkan. Isian ini wajib diisi. 9. Notelp kepala sekolah Pengguna diminta untuk memasukkan nomor telepon kepala sekolah yang akan didaftarkan kepala sekolah Pengguna diminta untuk memasukkan kepala sekolah. 11. Status sekolah Pengguna diminta untuk memilih status sekolah yang akan didaftarkan. Pengguna dapat memilih pilihan pemerintah jika sekolah yang akan didaftarkan adalah sekolah milik pemerintah, atau dapat memilih masyarakat jika sekolah yang akan didaftarkan adalah sekolah dengan kepemilikan masyarakat. 12. Jenis sekolah Pengguna diminta untuk memilih pilihan jenis sekolah yang akan didaftarkan. 13. Akreditasi sekolah Pengguna diminta untuk memilih akreditasi sekolah yang akan didaftarkan. 14. Nilai akreditasi sekolah Pengguna diminta untuk memasukkan nilai akreditas sekolah yang akan didaftarkan dengan akurasi 2 digit dibelakang koma. Jika sekolah belum mempunyai nilai ini maka dapat diisi dengan Lampiran lembar F Pengguna diminta untuk melampirkan file hasil scan dari lembar F, file hasil scan maksimal berukuran 300 kb dan berupa gambar. 5. Setelah melakukan proses pendaftaran, baik pendaftaran dengan mengisi form kosong atau dengan form yang sudah terisi akan diarahkan ke halaman seperti yang ditampilkan pada Gambar 6.

7 Gambar 6. Halaman view sekolah Pada Gambar 6 ditunjukkan detail dari sekolah yang telah didaftarkan, dimana terdapat kode akses, npsn, nama sekolah dan informasi lainnya. Dalam halaman tersebut juga terdapat beberapa menu yakni menu cetak, selesai, dan edit. Pihak sekolah yang telah didaftarkan hendaknya mencetak bukti pendaftaran untuk disimpan. Kemudian jika selesai pengguna dapat memilih menu selesai dan melakukan proses login (proses login dapat dilakukan setelah sekolah yang telah didaftarkan diverifikasi oleh sistem bidikmisi). 6. Setelah melakukan proses pendaftaran dan telah mendapatkan pemberitahuan verifikasi, selanjutnya sekolah dapat melakukan proses login dengan memilih menu Sudah terdaftar seperti yang dapat dilihat pada Gambar Setelah login dengan menggunakan NPSN dan KODE AKSES yang didapatkan pada saat pendaftaran, sekolah akan diarahkan ke halaman dashboard sekolah seperti yang terlihat pada Gambar 7.

8 Gambar 7. Halaman dashboard sekolah 8. Di halaman dashboard sekolah ditampilkan bagaimana dan langkah-langkah perekomendasian siswa (Gambar 8). Langkah-langkah perekomendasian siswa hendaknya dilakukan secara terurut meskipun tidak diwajibkan. Gambar 8. Langkah perekomendasian siswa

9 9. Langkah pertama adalah mengisikan data nilai rata-rata UNAS sekolah. Halaman untuk mengisikan data UNAS sekolah dapat dilihat pada Gambar 9. Pada halaman ini terdapat 2 buah menu utama seperti pada Gambar 9 berikut ini. Gambar 9. Menu halaman UNAS Pilih menu Isikan Nilai UNAS sehingga akan keluar tampilan seperti pada Gambar 10, dimana pada halaman ini pengguna diminta untuk memasukkan data nilai unas sekolah. Gambar 10. Form isian data nilai UNAS Pada form pengisian data UNAS (Gambar 10) diberikan isian data UNAS untuk kelas IPA, IPS, BAHASA, dan SMK. Jika pada sekolah terdapat jurusan selain yang telah disediakan diatas maka tidak perlu mengisikan, hanya mengisikan data yang kelasnya telah tersedia pada form. Khusus untuk kelas SMK dan keagamaan hanya dimasukkan salah satu jurusan saja. 10. Langkah kedua adalah memasukkan data prestasi siswa di sekolah, pengisian data prestasi ini tidak wajib bagi sekolah yang belum mempunyai prestasi. Namun, menjadi wajib bagi sekolah yang telah mempunyai prestasi. Bagi sekolah yang mempunyai prestasi hendaknya dimasukkan semuanya kedalam sistem pendaftaran bidikmisi. Nantinya, prestasi-prestasi yang dimasukkan akan ditampilkan pada proses pendaftaran siswa, dimana siswa yang memiliki prestasi dapat mengklaim prestasi yang dimasukkan oleh sekolah. Jika sekolah tidak memasukkan data prestasi kedalam sistem, maka nantinya siswa yang mendaftar tidak akan bisa memilih prestasi yang pernah dia dapatkan disekolah atau di luar sekolah. Pada Gambar 11 berikut adalah form pengisian data prestasi.

10 Gambar 11. Form data prestasi siswa di sekolah 11. Langkah selanjutnya adalah memasukkan data seluruh siswa angkatan 2012 dan yang akan lulus 2013 kedalam sistem pendaftaran bidikmisi. Berikut (Gambar 12) adalah halaman data siswa yang ditampilkan. Gambar 12. Halaman data siswa Untuk memasukkan data siswa kedalam sistem pendaftaran bidikmisi dapat dilakukan dengan 2 cara. 1. Memasukkan data siswa melalui form yang telah disediakan Mengisikan data siswa melalui form dapat dilakukan dengan memilih menu-menu berikut :

11 Gambar 13. Menu input data siswa (form) Setelah memilih menu yang ditunjukkan pada Gambar 13, maka akan diarahkan ke halaman berikut (Gambar 14). Gambar 14. Form pengisian data siswa Pada form diatas nomor induk yang diisikan adalah nomor induk siswa di sekolah (Bukan NISN), kemudian mengisikan nama gadis ibu dari siswa yang akan ditambahkan, namun jika nama gadis ibu tidak diketahui maka dapat diganti dengan nama ayah atau wali. Setelah itu angkatan lulus yang dimasukkan adalah alumni 2012 dan siswa yang akan lulus pada tahun 2013.

12 2. Memasukkan data siswa dengan format excel terstandar Untuk memasukkan data siswa dengan cara ini dapat dilakukan dengan cara memilih menu seperti yang ditunjukkan pada Gambar 15. Gambar 15. Menu import data siswa Setelah memilih menu pada Gambar 15, maka akan diarahkan pada halaman berikut (Gambar 16). Gambar 16. Form import data siswa Langkah-langkah import data siswa menggunakan excel file adalah pertama mengunduh format file yang telah disediakan oleh sistem. Format yang digunakan harus sesuai dengan yang disediakan. Kemudian memasukkan semua data siswa yang akan lulus tahun 2013 dan siswa yang sudah lulus tahun Format penulisan tanggal lahir adalah seperti yang telah dicontohkan pada format yang telah diunduh misal siswa lahir pada tanggal 30 September 1993, maka mengisikan dalam file excelnya adalah Setelah semua data siswa

13 dimasukkan dalam excel, selanjutnya unggah file excel tadi dengan memilih tombol Import data siswa. 12. Setelah semua data siswa dimasukkan kedalam sistem, pastikan data siswa yang dimasukkan sudah benar dan tidak ada kesalahan data seperti nama, tanggal lahir, jurusan, dan data-data lain, karena setelah proses FINALISASI, data-data tersebut tidak akan dapat diubah, ditambahkan ataupun dihapus. Proses Finalisasi dapat dilakukan dengan memilih menu berikut ini : Gambar 17. Menu finalisasi Gambar 18. Finalisasi 13. Setelah melakukan finalisasi data siswa, proses selanjutnya adalah merekomendasikan siswa yang ingin didaftarkan bidikmisi. Proses rekomendasi dapat dilakukan dengan memilih menu pada Gambar 19. Gambar 19. Menu rekomendasi siswa Gambar 20. Halaman rekomendasi siswa

14 Untuk memulai proses rekomendasi siswa dapat dilakukan dengan memilih tombol rekomendasikan yang ada pada bagian kanan tabel seperti yang ditunjukkan pada Gambar 21. Catatan : Pastikan hanya siswa yang memenuhi syarat Bidikmisi saja yang direkomendasikan, adapun syarat pendaftaran Bidikmisi 2013 pada umumnya adalah 1. Tidak mampu secara ekonomi yang ditandakan a. Gabungan pendapatan kotor orang tua(ayah dan ibu) tidak melebihi 3 juta rupiah b. Besaran pendapatan pada poin a dibagi anggota keluarga tidak melebihi rupiah c. Orang tua berpendidikan setinggi tingginya S1 (Strata 1) atau D4 (Diploma 4) 2. Bukan merupakan penerima Bidikmisi pada tahun sebelumnya 3. Setinggi tingginya berusia 21 (dua puluh satu) tahun pada saat mendaftar 4. Memenuhi persyaratan pendaftaran seleksi masuk perguruan tinggi. Gambar 21. Tombol rekomendasi Setelah memilih tombol pada Gambar 21, selanjutnya akan diarahkan ke halaman seperti pada Gambar 22 (untuk lulusan tahun 2013) atau Gambar 23 (untuk lulusan tahun 2012). Gambar 22. Lulusan 2013

15 Gambar 23. Lulusan tahun 2012 Untuk lulusan tahun 2013, tidak diwajibkan untuk mengisikan data nilai semester 6 dan nilai unas, namun untuk lulusan tahun 2012 diwajibkan untuk mengisikan nilai semester 6 dan nilai UNAS. Pastikan semua data yang dimasukkan pada halaman ini benar, karena setelah proses rekomendasi dilakukan, data tidak bisa dirubah lagi. Untuk isian rangking yang dimasukkan adalah rangking siswa di sekolah(jurusan) bukan rangking siswa perkelas. Setelah mengisikan data-data di form pada Gambar 22 & Gambar 23, selanjutnya akan muncul halaman konfirmasi apakah data yang dimasukkan sudah benar, jika terdapat kesalahan data bisa dikoreksi dengan data yang benar terlebih dahulu, baru kemudian di rekomendasikan. Berikut (Gambar 24) adalah halaman konfirmasi rekomendasi.

16 Gambar 24. Halaman konfirmasi rekomendasi 5. Pada halaman data siswa ataupun halaman rekomendasi, siswa yang direkomendasikan akan memiliki menu lihat kode akses dan detail yang dapat digunakan untuk melihat kode akses yang digunakan untuk login ke halaman siswa nantinya. Gambar 25. Menu siswa sudah direkomendasikan

17 6. Setelah proses rekomendasi selesai, maka tahap-tahap yang dilakukan pihak sekolah telah selesai. Catatan : Pastikan memberikan kode akses dan nomor pendaftaran ke masing masing siswa yang direkomendasikan, hal ini ditujukan agar siswa melanjutkan pendaftaran sendiri. Dalam kasus khusus dimana siswa tidak mempunyai kemampuan entri data maka dapat digantikan oleh pihak sekolah